![10 خطوات سهلة لإنشاء نظام حجز عبر الإنترنت | bookafy 10 steps to setup an online booking system](https://bookafy.com/wp-content/uploads/2021/04/10-Easy-Steps-of-Setting-Up-an-Online-Booking-System-1.png)
10 خطوات سهلة لإعداد نظام حجز عبر الإنترنت
يتيح نظام الحجز عبر الإنترنت إدارة أعمالك بسلاسة. لكن تنفيذ نظام كهذا يستغرق وقتًا وجهدًا لتحقيقه تمامًا. تختلف كل شركة وعملياتها المحددة ، فمن الضروري أن تأخذ وقتك وتنجزه بالشكل الصحيح من المرة الأولى.
بصراحة ، يعتمد نظام الحجز المناسب عبر الإنترنت لعملك على أهدافك واحتياجاتك التجارية الفريدة. على سبيل المثال ، ما هو مجال عملك ، وأي نظام هو الأفضل. إذا كنت تقوم بجولات وسفر ، فأنت بحاجة إلى نظام مختلف عن نظام شخص يحجز عقارات للإيجار .
بعد تحديد موقع نظام الحجز الصحيح ، يمكنك بعد ذلك المتابعة لإعداده. لكن ، أولاً ، ابدأ بفهم نظام الحجز.
ما هو نظام الحجز عبر الإنترنت؟
يستخدم نظام الحجز عبر الإنترنت برنامجًا محددًا يسمح للعملاء المحتملين بحجز منتجات أو خدمات معينة. يستخدم معظمهم عناصر واجهة المستخدم لربط موقع الويب الخاص بك بالمنصة وجعله في متناول جميع الضيوف. أو يمكن أن يكون وسيلة لتنظيم عملك والموظفين بشكل أكثر كفاءة.
مثل هذا النظام يحفظ عملك بعدة طرق. قد تفكر في سبب كل هذا العناء ، ولكن الحقيقة هي أنه يوفر لك الكثير من الوقت والطاقة والمال. لقد ولت الأيام التي يستغرق فيها ترتيب المواعيد نصف وقتك الثمين. فيما يلي بعض الفوائد التي يمكنك توقعها بمجرد إنشاء نظام حجز عبر الإنترنت لعملك.
فوائد وجود نظام حجز عبر الإنترنت
1. 24/7 العمليات
مرة أخرى في اليوم ، كان حجز المواعيد يعني الاتصال أو زيارة الشركة خلال ساعات العمل. ولكن الآن ، يمكن أن تكون الأمور مختلفة بفضل توفر الإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. كل ما يحتاجه عملاؤك هو الوصول إلى موقع الويب الخاص بك ، ويمكنهم إجراء الحجوزات في أي ساعة من اليوم.
2. زيادة أمن المعلومات
تقوم أنظمة الحجز عبر الإنترنت بتخزين المحتوى في السحابة أو باستخدام برامج أخرى أكثر تطوراً. إنه يضمن سلامتك حيث لا يمكن لأي شخص غير مصرح له الوصول إليه. الآن لن تقلق بشأن وصول أي شخص إلى سطح المكتب الخاص بك للتحقق من معلومات العملاء المهمة. فقط أولئك الذين لديهم تفاصيل تسجيل دخول محددة يمكنهم الوصول إليها.
3. يوفر الوقت
يعني الحصول على المعلومات للعملاء الآن وجود نموذج في متناول اليد أو ملؤه على الكمبيوتر. هذه ليست عملية شاقة فحسب ، ولكنها تستغرق الكثير من الوقت. كل ذلك يتغير عندما يتعين على العميل ملء المعلومات الموجودة في نموذج الحجز بنفسه. حان الوقت الآن للتحقق من المعلومات والتخطيط وفقًا لذلك.
4. يحسن تجربة العملاء
إن وجود نظام حجز عبر الإنترنت نشط ومخصص جيدًا يجعل تجربة العميل لا تُنسى. على سبيل المثال ، بعد الحجز ، يمكن للعملاء تلقي إشعارات فورية. تؤكد هذه الإخطارات الحجز والدفع وأيضًا تشكر العميل على أعماله. يخلق هذا الإشباع الفوري ذكريات دائمة بين العملاء ويمكن تخصيصه في تطبيق الجدولة.
5. يحسن التنظيم
تعمل المواعيد المنظمة على تحسين العمل بعدة طرق. الآن ، يشعر موظفوك بالحافز للعمل لأن كل شيء على ما يرام. يمكنهم الاستعداد بشكل أفضل للحجوزات القادمة. في الوقت نفسه ، يمكنك تدوين المعلومات المهمة ، مثل:
- عدد الحجوزات أو المواعيد
- عدد الإلغاءات
- تمت إعادة جدولة الرقم
- كم عدد المدفوعات الكاملة أو الجزئية
- كم دفعوا وديعة
خطوات إعداد نظام الحجز عبر الإنترنت Bookafy
1. املأ معلومات العمل
يتطلب كل نظام معلومات عمل دقيقة للعمل في شكل أفضل. لذا فإن الخطوة الأولى هي ملء معلومات عملك وتخصيصها. بصفتك صاحب عمل ، عليك أن تبدأ إنشاء حساب بتفاصيل مهمة مثل ساعات العمل والموقع والمنطقة الزمنية ولغات التشغيل والعملة المقبولة.
تحتوي معظم الأنظمة عبر الإنترنت على قائمة تساعدك على التنقل في القسم أثناء ملء هذه المعلومات المهمة. لذا ابدأ في إعداد نظام الحجز عبر الإنترنت من خلال استكمال اسم النشاط التجاري واختيار الصناعات الأولية والثانوية. أضف إلى التفاصيل مثل الموقع ورقم الاتصال والموقع.
بعد ذلك ، أدخل عملة أو عملات مقبولة إذا أخذت أكثر من عملة. أيضًا ، اختر اللغات التي تفضل استخدامها. من المفيد أن تكون متعدد اللغات لأن هذا ينوع عملائك. اختياريًا ، يمكنك تكوين كل خطوة وفقًا لمواصفات معينة إذا لزم الأمر.
أخيرًا ، أكمل معلومات العمل المشار إليها ، على سبيل المثال ، عندما تكون مفتوحًا وساعات عملك. ضع قائمة بالأيام التي تغلق فيها النشاط التجاري ، إن وجدت.
2. إدخال أعضاء فريق العمل والمنتجات والخدمات
بعد إكمال معلومات عملك أثناء إعداد نظام الحجز عبر الإنترنت ، يتعين عليك الآن إدخال أعضاء فريق العمل لديك وما هي الخدمات أو المنتجات التي تقدمها. تحقق من القسم اعتمادًا على النظام وابدأ بملء ملفات تعريف الموظفين.
على سبيل المثال ، يجب أن يشمل نظام حجز العيادة الأطباء والصيادلة والممرضات والموظفين الآخرين. تأكد من تفصيل كل إدخال لتسهيل حجز المواعيد على العملاء. على وجه الخصوص ، يجب عليك الإشارة إلى المجالات المختلفة التي يتخصص فيها كل طبيب والساعات المتاحة.
عادة ، تلاحظ أن جميع الأسماء مرتبة حسب الترتيب الأبجدي وتشير إلى أيام وجود الأطباء والفترات الزمنية المتاحة. يمكنك أيضًا تضمين معلومات عن الأوقات والأيام البعيدة عن الممارسة.
ضمن الخدمات والمنتجات ، تحقق من مكان ملء الفئات المختلفة. تختلف الفئات اعتمادًا على المنتجات والخدمات التي تقدمها في عملك. لكن ، حاول إدخالها جميعًا لتزويد العملاء بالتنوع. أيضًا ، يمكنك تضمين الصور للحصول على تفاصيل أفضل.
عادة ، يجب أن تكون المنتجات والخدمات مصحوبة بمعلومات مثل السعر والحجم والمستخدم الموصى به. بهذه الطريقة ، ينتقل العملاء مباشرةً إلى المنتجات أو الخدمات التي يحتاجون إليها دون إضاعة الوقت في البحث. تذكر أيضًا تفصيل أي عروض أو عروض ترويجية قادمة قريبًا قد تثير اهتمام عملائك.
3. تخصيص صفحة الحجز
يجب أن تكون كل صفحة حجز تقوم بإعدادها متوافقة مع علامتك التجارية. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يواجه العملاء صعوبة في الربط بين الاثنين. إنها خطوة تندرج بشكل أساسي ضمن قسم تخطيط نظام الحجز لصفحتك. قم بتضمين شعار عملك وتأكد من أن لونه يتماشى مع علامتك التجارية.
إلى جانب ذلك ، يمكنك إدخال صورة البانر وبعض الكلمات الرئيسية التي ترتبط بسهولة بعملك. يمكنك أيضًا إعداد الصفحة لتظهر كأداة على موقع الويب الخاص بك. الآن يقوم العملاء بالنقر فوقه والتوجه إلى النظام لتحديد المواعيد. تذكر أيضًا تضمين تفاصيل عندما تكون بعض المنتجات والخدمات غير متوفرة أو غير متوفرة في المخزون.
4. أضف نموذج حجز
يوفر كل نظام حجز للعملاء المحتملين نموذج حجز يوضح بالتفصيل الخدمات أو المنتجات التي يحبونها. يجب عليك تخصيص نموذج الحجز هذا ليناسب عملك. على سبيل المثال ، لاحظ ما إذا كان العملاء بحاجة إلى ملء:
- الأسماء
- سن
- البريد الإلكتروني
- موقع
- رقم الاتصال
- تبوك
- معلومات مهمة أخرى
عند إعداد نظام الحجز ، تابع لتوضيح أي من هذه الحقول الحرجة يجب على كل عميل ملؤه. من الأفضل الاحتفاظ بها بحد أقصى 3 مرات لتوفير الوقت. تحتوي معظم الأنظمة على خيار نموذج الضيف إذا كنت بحاجة إلى جمع المزيد من المعلومات حول العميل.
بصدق ، من الأفضل الاحتفاظ باستمارة الحجز قصيرة وتوجيه العميل إلى نموذج الضيف عندما تريد مزيدًا من التفاصيل. هنا يمكنهم تزويدك بأي تفاصيل أخرى تحتاجها تفيد عملك.
ومع ذلك ، تأكد من أن تفاصيل نموذج الضيف تأتي بعد أن يكمل العميل حجز موعد. خلاف ذلك ، يمكن أن يكون مشتتًا ، وينتهي بك الأمر بفقدان الحجز.
5. إعداد فاتورة الحجز وخيارات الدفع عبر الإنترنت
تزود فاتورة الحجز العملاء بتفاصيل الخدمة أو المنتج ومقدار تكلفتها. لديها:
- شعار الأعمال
- تبوك
- معرف الحجز
- تاريخ الإنشاء
- تاريخ الموعد
- أغراض
- الأسعار والمبالغ
- بيانات الدفع
- سياسة الإلغاء
تأكد من تضمين الشروط والأحكام لتجنب أي لبس عند الحجز. أيضا ، قم بتضمين سياسة الإلغاء. على سبيل المثال ، توفر معظم الشركات مدة محددة لإلغاء الحجز. بعد ذلك ، يدفع العملاء مبلغًا معينًا.
تتمثل إحدى طرق حساب الحجوزات في إنشاء نظام خلفي بتفاصيل دقيقة. يمكنك استخدامه للتحقق من الحجوزات التي هي:
- محجوز
- قيد الانتظار
- مدفوعة بالكامل
- التأمين المدفوع
- منتظر
- ألغيت
بعد ذلك ، يمكنك تفصيل أنظمة الدفع عبر الإنترنت التي تقبلها. بعض أنظمة الدفع عبر الإنترنت عالمية وتقبل بعملات مختلفة. ومع ذلك ، يجب عليك ملاحظة موقعك ومكان عملائك قبل الاختيار.
وضّح ما إذا كان الحجز عبارة عن دفعة كاملة أو إيداع فقط ولاحظ المعلومات المهمة الأخرى مثل الضرائب. يمكنك بعد ذلك المتابعة لربط جميع خيارات الدفع هذه بموقعك على الويب. باستخدام الأدوات ، يجد العملاء أنه من الأسهل استخدام نظام الحجز وإجراء المدفوعات.
6. الاتصال الآلي بالعميل
مع وجود مئات الحجوزات ، يصبح الاتصال بكل عميل ومحاولة تتبع الحجوزات مرهقًا. ومع ذلك ، فإن أنظمة الحجز تسهل عليك استخدام الاتصال الآلي باستخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
خطوة أخرى مهمة عند إعداد نظام الحجز هي الاتصال الآلي بالعميل. يتلقى العملاء إشعارات عند إتمام حجوزاتهم. يمكنك أيضًا إعداد التذكيرات مع اقتراب الأيام باستخدام البريد الإلكتروني أو النصوص.
تساعدك الأتمتة في:
- التأكيدات
- الإيصالات
- تقدير
- تذكير
- مشاريع الموظفين
بينما تعمل الأتمتة بشكل جيد لإرضاء العملاء ، فإنها تلعب أيضًا دورًا للموظفين. يمكنك إنشاء تذكيرات في شكل إخطارات. يتلقى الموظفون تذكيرًا عند اقتراب بعض الحجوزات. يمكنك إعداد اجتماعات الموظفين والمراسلة بين المكاتب.
في الوقت نفسه ، يساعد العملاء على ملاحظة متى تكون عمليات الإلغاء مقبولة. أيضًا ، تشير الإشعارات إلى وقت إعادة جدولة الحجوزات وما إذا كانت إعادة الجدولة ناجحة. يمكنك بعد ذلك المتابعة لاختيار المعلومات المهمة مثل مواعيد المواعيد الجديدة لاقتراحها على العميل.
7. وثائق حاسمة
وثائق معينة ضرورية لازدهار العمل. على سبيل المثال ، التنازل عن المريض أمر لا بد منه قبل أن تتم إجراءات محددة. لجعل العملية أقل تعقيدًا ، وتجنب استخدام الأوراق ، فإن إعداد نظام الحجز عبر الإنترنت يتضمن الآن نماذج التنازل.
تحتوي أفضل أنظمة الحجز على قوالب لجميع هذه المستندات المهمة التي يحتاجها العمل قبل إتمام الحجز. يمكنك إعداد تنازل عبر الإنترنت باستخدام نموذج وملء جميع المعلومات اللازمة.
على التنازل ، أو غيرها من الوثائق الهامة، هي الحقول التي يمكن للعميل تعديلها وتعبئتها. يشتمل على وصف موجز لما يعنيه التنازل أو المستند الإضافي وسبب وجوده. هذه المستندات لها مهلة زمنية يجب على العميل خلالها تقديمها. بعد الانتهاء من النموذج ، يمكن للعميل متابعة إكمال العملية.
8. تفويض الموظفين
أثناء قيامك بإعداد نظام حجز عبر الإنترنت ، تذكر أن موظفيك بحاجة إلى التفويض المناسب. نظرًا لأنك لن تكون الشخص الوحيد الذي يصل إلى النظام ، فمن الأفضل إعداد حسابات موظفيك. اختر من بين فريقك المسؤول عن الحجوزات وابدأ معهم. ثم اجعل الآخرين في القائمة في حالة عدم توفرهم.
توفر معظم الأنظمة علامات تبويب لحسابات المستخدمين الجدد. تحقق مما إذا كنت بحاجة إلى حساب واحد فقط أو أكثر. يمكن أن يكون لكل حساب حدود معينة فيما يتعلق بالوصول الذي تم إعداده بشكل اعتيادي عن طريق تغيير مستويات الأذونات. تسمح لك الأذونات بصفتك المنشئ بإزالة جميع أجزاء النظام التي لا تريد أن يصل إليها مستخدم معين.
على سبيل المثال ، تفاصيل الدفع مخصصة لك ولأعين قسم الشؤون المالية فقط. لذلك ، لا يُسمح لأي موظف آخر بمشاهدة هذه المعلومات. أيضًا ، تقوم بتضمين حسابات لشركاء الأعمال بأذونات محددة.
9. إعداد التقارير
يعد الحصول على تقارير مفصلة جزءًا من العملية ، مما يساعدك في تحليلات الأعمال. توضح لك هذه التقارير كيف يتم التعامل مع الأعمال التجارية وما الذي يجب تغييره. أمثلة على التقارير التي يمكنك إعدادها هي:
- دخل
- الحجوزات
- مبيعات
- اللجان
- دفع
يمكن أن تكون التقارير مفصلة أو موجزة قدر الإمكان. تحتوي الأنظمة على قوالب بقدرات متفاوتة حسب ما تريده. أيضًا ، يمكنك إعداد أذونات لهم ، مما يحد من وصول الموظفين.
10. أدوات دعم إضافية
لا يوجد نقص في أدوات الدعم التي يمكن أن تجعل تجربة العملاء أفضل عند استخدام نظام الأعمال التجارية عبر الإنترنت. ومع ذلك ، فهذه أيضًا خطوة مهمة بالنسبة لك كمشغل أعمال عند إنشاء تطبيق جدولة. يمكنك الاستفادة من محركات البحث التي تحتوي على أدوات إضافية مثل أنظمة الدفع وبوابات الحجز.
إلى جانب ذلك ، هناك إعلانات باستخدام منصات الوسائط الاجتماعية والفواتير وحتى الرسائل الإخبارية التي تحتوي على معلومات مهمة. يؤدي الوصول إليها جميعًا إلى تحسين تجربة المستخدم الخاصة بك بعد إعداد نظام الحجز عبر الإنترنت.
ختاماً
يستمر الإنترنت في تشغيل أجزاء معينة من العمل بسلاسة ، بما في ذلك تحديد موعد. الآن كل ما يتعين على العميل فعله هو الوصول إلى موقع الويب الخاص بالعمل وإجراء الحجز عن طريق ملء نموذج.
عادة ، يتطلب النموذج معلومات محددة تحتاجها لتقديم الخدمة أو المنتج. أيضًا ، يمكنك الآن تزويد العملاء بنماذج الضيف والإعفاءات لملءها عبر الإنترنت.
هل تريد إنشاء نظام حجز عبر الإنترنت؟ انقر هنا لمعرفة المزيد.