10 passos senzills per configurar un sistema de reserves en línia

Un sistema de reserves en línia fa possible que el vostre negoci funcioni sense problemes. Però, implementar un sistema com aquest requereix temps i esforç per fer-ho bé. Cada negoci i les seves operacions específiques són diferents, és essencial prendre el seu temps i fer-ho bé la primera vegada.

Francament, el sistema de reserves en línia adequat per al vostre negoci depèn dels vostres objectius i necessitats comercials úniques. Per exemple, en quina línia de negoci us trobeu i quin sistema és el millor. Si feu excursions i viatges, necessiteu un sistema diferent al d’algú que reserven propietats de lloguer .

Després de localitzar el sistema de reserves adequat , podeu procedir a configurar-lo. Però, primer, comenceu per entendre el sistema de reserves.

Què és un sistema de reserves en línia?

Un sistema de reserves en línia utilitza un programari específic que permet als clients potencials reservar determinats productes o serveis. La majoria utilitzen ginys per connectar el vostre lloc web a la plataforma i fer-lo accessible per a tots els convidats. O podria ser una manera d’organitzar el vostre negoci i els vostres empleats de manera més eficient.

Aquest sistema salva el vostre negoci de moltes maneres. És possible que estigueu contemplant de què es tracta tot l’enrenou, però la veritat és que us estalvia temps, energia i diners. Enrere han quedat els dies en què ordenar les cites us ocupa la meitat del vostre valuós temps. A continuació es mostren només alguns dels avantatges que podeu esperar un cop hàgiu configurat un sistema de reserves en línia per al vostre negoci.

Avantatges de tenir un sistema de reserves en línia

1. Operacions 24/7

En el seu dia, reservar cites significava trucar o visitar el negoci durant l’horari laboral. Però ara, les coses poden ser diferents gràcies a la disponibilitat d’Internet les 24 hores del dia. L’únic que han de fer els vostres clients és accedir al vostre lloc web i poden fer reserves a qualsevol hora del dia.

2. Augment de la seguretat de la informació

Els sistemes de reserves en línia emmagatzemen contingut al núvol o utilitzant un altre programari més sofisticat. Et garanteix la teva seguretat ja que cap persona no autoritzada hi pot accedir. Ara no us haureu de preocupar perquè ningú accedeixi al vostre escriptori per comprovar la informació crucial del client. Només hi poden accedir aquells que tinguin dades d’inici de sessió específiques.

3. Estalvia temps

Recollir informació per als clients ara significa tenir un formulari a mà o omplir-lo a l’ordinador. Aquest no només és un procés tediós, sinó que requereix molt de temps. Tot això canvia quan el client ha d’omplir ell mateix la informació del formulari de reserva. El vostre moment és ara per comprovar la informació i planificar en conseqüència.

4. Millora l’experiència del client

Tenir un sistema de reserves en línia actiu i ben personalitzat fa que l’experiència del client sigui més memorable. Per exemple, després de la reserva, els clients poden rebre notificacions instantànies. Aquestes notificacions confirmen la reserva, el pagament i també agraeixen al client el seu negoci. Aquesta gratificació instantània crea records duradors entre els clients i es pot personalitzar en una aplicació de programació.

5. Millora l’organització

Les cites organitzades milloren el negoci de moltes maneres. Ara, el vostre personal se sent motivat per treballar, ja que tot està en ordre. Poden preparar-se millor per a les properes reserves. Al mateix temps, podeu anotar informació crucial, com ara:

• Nombre de reserves o cites
• Nombre de cancel·lacions
• Número reprogramat
• Quants pagaments totals o parcials
• Quants han pagat un dipòsit

Passos per configurar el sistema de reserves en línia de Bookafy

1. Ompliu la informació de l’empresa

Cada sistema requereix informació empresarial precisa per funcionar al màxim. Així que el primer pas és omplir i personalitzar la informació de la vostra empresa. Com a empresari, comenceu per crear un compte amb detalls crucials com ara l’horari comercial, la ubicació i la zona horària, els idiomes de funcionament i la moneda acceptable.

La majoria dels sistemes en línia tenen un menú que us ajuda a navegar per la secció mentre ompleu aquesta informació crucial. Així que comenceu a configurar el sistema de reserves en línia completant el nom de l’empresa i seleccionant les indústries primàries i secundàries. Afegeix a detalls com ara la ubicació, el número de contacte i la ubicació.

A continuació, introduïu moneda o monedes acceptables si n’agafeu més d’una. A més, escolliu els idiomes que preferiu utilitzar. Ajuda ser multilingüe, ja que això diversifica la vostra clientela. Opcionalment, podeu configurar cada pas amb determinades especificacions si cal.

Finalment, completeu la informació comercial indicada, com ara quan esteu obert i el vostre horari comercial. Enumereu els dies que tanqueu el negoci, si n’hi ha.

2. Introduïu membres del personal, productes i serveis

Després d’haver completat la informació de la vostra empresa mentre configureu el sistema de reserves en línia, ara heu d’introduir els membres del vostre personal i quins serveis o productes proporcioneu. Consulteu l’apartat en funció del sistema i comenceu omplint perfils de personal.

Per exemple, un sistema de reserva de clíniques ha d’incloure metges, farmacèutics, infermeres i altres membres del personal. Assegureu-vos de detallar cada entrada per facilitar als clients reservar cites. En particular, cal indicar els diferents àmbits d’especialització de cada metge i les hores disponibles.

Normalment, observeu que tots els noms cauen per ordre alfabètic i indiquen els dies en què es troben els metges i les franges horàries disponibles. A més, podeu incloure informació sobre hores i dies fora de la pràctica.

A serveis i productes, consulta on s’han d’emplenar les diferents categories. Les categories varien en funció dels productes i serveis que proporcioneu a la vostra empresa. Però, proveu d’introduir-los tots per oferir als clients varietat. A més, podeu incloure imatges per a un millor detall.

Normalment, els productes i serveis han d’acompanyar informació com ara el preu, la mida i l’usuari recomanat. D’aquesta manera, els clients van directament als productes o serveis que necessiten sense perdre temps buscant. Recordeu també detallar les ofertes o promocions properes que puguin intrigar els vostres clients.

3. Personalització de la pàgina de reserves

Cada pàgina de reserva que configureu ha d’estar en línia amb la marca de la vostra empresa. Si no, els clients poden tenir dificultats per associar els dos. És un pas que es troba principalment a la secció de disseny del sistema de reserves de la vostra pàgina. Incloeu el logotip del vostre negoci i assegureu-vos que el seu color coincideixi amb la vostra marca.

A més, podeu introduir la imatge del bàner i algunes paraules clau que s’associen fàcilment amb el vostre negoci. També podeu configurar la pàgina perquè aparegui com a widget al vostre lloc web. Ara els clients hi fan clic i es dirigeixen al sistema per configurar cites. A més, recordeu incloure detalls de quan determinats productes i serveis no estan disponibles o no estan disponibles.

4. Afegiu un formulari de reserva

Cada sistema de reserves ofereix als clients potencials un formulari de reserva per detallar quins serveis o productes els agraden. Heu de personalitzar aquest formulari de reserva perquè s’adapti al vostre negoci. Per exemple, tingueu en compte si els clients han d’omplir el seu:

• Noms
• Edat
• Correu electrònic
• Ubicació
• Nombre de contacte
• adreça
• Altres informacions crucials

Quan configureu un sistema de reserves, procediu a indicar quins d’aquests camps crítics ha d’omplir cada client. El millor és mantenir-los en un màxim de 3 per estalviar temps. La majoria dels sistemes tenen l’opció d’un formulari de convidat si necessiteu recopilar més informació sobre el client.

La veritat és que és millor mantenir el formulari de reserva breu i dirigir un client a un formulari de convidat quan vulgueu més detalls. Aquí et poden proporcionar qualsevol altra informació que necessitis que beneficiï el teu negoci.

Tanmateix, assegureu-vos que els detalls del formulari de convidat arribin després que el client hagi completat la reserva d’una cita. En cas contrari, pot ser una distracció i acabaràs perdent la reserva.

5. Configura la factura de reserva i les opcions de pagament en línia

Una factura de reserva proporciona als clients els detalls del servei o producte i quant costa. Té:

• Logotip de l’empresa
• adreça
• ID de reserva
• Data de creació
• Data de la cita
• Elements
• Tarifes i imports
• Detalls del pagament
• Política de cancel · lació

Assegureu-vos d’incloure els termes i condicions per evitar qualsevol confusió a l’hora de reservar. A més, inclou una política de cancel·lació. Per exemple, la majoria de les empreses proporcionen una durada específica per cancel·lar una reserva. Després d’això, els clients paguen una determinada quantitat.

Una manera de comptabilitzar les reserves és creant un sistema de fons amb detalls precisos. L’utilitza per comprovar les reserves que són:

• Reservat
• Pendents
• Pagat íntegrament
• Dipòsit pagat
• Esperant
• Cancel·lat

Després d’això, podeu detallar els sistemes de pagament en línia que accepteu. Alguns sistemes de pagament en línia són globals i accepten diferents monedes. Tanmateix, heu d’anotar la vostra ubicació i on es troben els vostres clients abans de triar.

Indiqueu si la reserva només és un pagament o dipòsit complet i tingueu en compte altres dades crucials, com ara impostos. A continuació, podeu procedir a connectar totes aquestes opcions de pagament al vostre lloc web. Mitjançant ginys, als clients els resulta més fàcil utilitzar el sistema de reserves i fer pagaments.

6. Contacte automatitzat amb el client

Amb centenars de reserves, és estressant contactar amb tots els clients i intentar fer un seguiment de les reserves. Tanmateix, els sistemes de reserves us faciliten l’ús de contactes automatitzats mitjançant correu electrònic o missatges de text.

Un altre pas crucial a l’hora de configurar un sistema de reserves és el contacte automatitzat amb el client. Els clients reben notificacions quan s’han acabat les seves reserves. A més, podeu configurar recordatoris a mesura que s’acosten els dies mitjançant correu electrònic o missatges de text.

L’automatització t’ajuda amb:

• Confirmacions
• Rebuts
• Apreciació
• Recordatoris
• Projectes de personal

Tot i que l’automatització funciona bé per mantenir els clients contents, també juguen un paper per al personal. Podeu crear recordatoris en forma de notificacions. El personal rep un recordatori quan hi ha algunes reserves a prop. Podeu configurar reunions de personal i missatgeria entre oficines.

Al mateix temps, ajuda els clients a notar quan les cancel·lacions són acceptables. A més, les notificacions indiquen quan reprogramar les reserves i si la reprogramació va tenir èxit. A continuació, podeu procedir a escollir informació crucial, com ara noves dates de cita per suggerir al client.

7. Documentació crucial

Alguns documents són necessaris perquè l’empresa prosperi. Per exemple, les exempcions dels pacients són imprescindibles abans que es puguin dur a terme procediments específics. Per fer el procés menys tediós i evitar l’ús de papers, la configuració d’un sistema de reserves en línia ara inclou formularis de renúncia.

Els sistemes de reserves principals tenen plantilles per a tots aquests documents crucials que l’empresa necessita abans de completar la reserva. Podeu configurar una exempció en línia mitjançant una plantilla i omplir tota la informació necessària.

Sobre la renúncia o altres documents crucials, són camps que el client pot editar i omplir. S’inclou una breu descripció del que significa la renúncia o el document addicional i per què està present. Aquests documents tenen un termini durant el qual el client els ha de presentar. Després de completar la plantilla, el client pot continuar completant el procés.

8. Autorització del personal

Quan esteu configurant un sistema de reserves en línia, recordeu que el vostre personal necessita l’autorització adequada. Com que no seràs l’única persona que accedeixi al sistema, el millor és configurar els teus comptes de personal. Tria qui del teu equip s’encarrega de les reserves i comença amb ells. A continuació, tingueu altres a la llista en cas que no estiguin disponibles.

La majoria dels sistemes proporcionen pestanyes per a nous comptes d’usuari. Comproveu si només necessiteu un compte o més. Cada compte pot tenir certs límits en termes d’accés configurats habitualment en variar els nivells de permisos. Els permisos us permeten, com a creador, eliminar totes les parts del sistema a les quals no voleu que accedeixi un usuari específic.

Per exemple, els detalls de pagament només són per a vostè i el departament financer. Per tant, cap altre personal té permís per veure aquesta informació. A més, incloeu comptes per a socis comercials amb permisos específics.

9. Configurar informes

Tenir informes detallats forma part de l’operació, que us ajuda amb l’anàlisi de negocis. Aquests informes us mostren com està el negoci i què ha de canviar. Alguns exemples d’informes que podeu configurar són:

• Ingressos
• Reserves
• Vendes
• Comissions
• Pagament

Els informes poden ser tan detallats o breus com sigui possible. Els sistemes tenen plantilles amb capacitats variables segons el que vulgueu. A més, podeu configurar-los permisos, limitant l’accés del personal.

10. Eines de suport addicionals

No hi ha escassetat d’eines de suport que poden millorar l’experiència del client quan s’utilitza un sistema de negocis en línia. Tanmateix, aquest també és un pas crucial per a vostè com a operador comercial a l’hora de crear una aplicació de programació. Podeu aprofitar els motors de cerca que tenen eines addicionals com sistemes de pagament i portals de reserves.

A més, hi ha publicitat amb plataformes de xarxes socials, facturació i fins i tot butlletins amb informació crucial. L’accés a tots ells millora la vostra experiència d’usuari després de configurar un sistema de reserves en línia.

En conclusió

Internet continua fent que certes parts d’un negoci funcionin sense problemes, inclosa la concertació de cita. Ara l’únic que ha de fer un client és accedir al lloc web de l’empresa i fer una reserva omplint un formulari.

Normalment, el formulari requereix informació específica que necessiteu per oferir el servei o producte. A més, ara podeu proporcionar als clients formularis de convidats i exempcions per omplir en línia.

Vols configurar un sistema de reserves en línia? Feu clic aquí per obtenir més informació.