10 snadných kroků k nastavení online rezervačního systému

Online rezervační systém umožňuje bezproblémový chod vaší firmy. Zavedení takového systému však vyžaduje čas a úsilí. Každý podnik a jeho specifické činnosti jsou jiné, je proto nezbytné věnovat jim čas a provést je správně hned napoprvé.

Upřímně řečeno, správný online rezervační systém pro vaši firmu závisí na vašich jedinečných obchodních cílech a potřebách. Například v jakém oboru podnikáte a který systém je nejlepší. Pokud se zabýváte zájezdy a cestováním, potřebujete jiný systém než ten, kdo rezervuje pronájem nemovitostí.

Po vyhledání správného rezervačního systému můžete přistoupit k jeho nastavení. Nejprve však začněte tím, že pochopíte rezervační systém.

Co je online rezervační systém?

Online rezervační systém využívá specifický software, který umožňuje potenciálním zákazníkům rezervovat určité produkty nebo služby. Většina z nich používá widgety, které propojí vaše webové stránky s platformou a zpřístupní je všem hostům. Nebo to může být způsob, jak efektivněji organizovat podnikání a zaměstnance.

Takový systém šetří vaši firmu v mnoha ohledech. Možná si říkáte, proč je kolem toho tolik povyku, ale pravdou je, že vám ušetří spoustu času, energie a peněz. Pryč jsou doby, kdy vám třídění schůzek zabíralo polovinu drahocenného času. Níže uvádíme jen některé z výhod, které můžete očekávat, jakmile si pro svou firmu zřídíte online rezervační systém.

Výhody online rezervačního systému

1. Provoz 24/7

Kdysi rezervace schůzek znamenala zavolat nebo navštívit firmu v pracovní době. Díky nepřetržité dostupnosti internetu však nyní může být všechno jinak. Stačí, aby vaši zákazníci navštívili vaše webové stránky, a mohou si rezervovat místa v kteroukoli denní hodinu.

2. Zvýšená bezpečnost informací

Online rezervační systémy ukládají obsah v cloudu nebo pomocí jiného, sofistikovanějšího softwaru. Zaručuje vaši bezpečnost, protože k němu nemají přístup žádné nepovolané osoby. Nyní se nemusíte obávat, že by někdo získal přístup k vaší ploše a zkontroloval důležité informace o zákaznících. Přístup k němu mají pouze osoby s konkrétními přihlašovacími údaji.

3. Úspora času

Přijímání informací pro zákazníky dnes znamená mít po ruce formulář nebo jej vyplnit na počítači. Nejenže je to zdlouhavý proces, ale zabírá i spoustu času. To vše se změní, když zákazník musí sám vyplnit informace v rezervačním formuláři. Nyní je čas zkontrolovat si informace a podle nich plánovat.

4. Zlepšuje zkušenosti zákazníků

Díky aktivnímu a dobře přizpůsobenému online rezervačnímu systému si zákazník lépe zapamatuje svůj zážitek. Například po provedení rezervace mohou zákazníci dostávat okamžitá oznámení. Tato oznámení potvrzují rezervaci, platbu a také děkují klientovi za jeho obchod. Takové okamžité uspokojení vytváří u zákazníků trvalé vzpomínky a lze je přizpůsobit v aplikaci pro plánování.

5. Zlepšuje organizaci

Organizované schůzky zlepšují podnikání v mnoha ohledech. Nyní mají vaši zaměstnanci motivaci k práci, protože je vše v pořádku. Mohou se lépe připravit na nadcházející rezervace. Zároveň si můžete poznamenat důležité informace, jako jsou:

• Počet rezervací nebo schůzek
• Počet zrušení
• Počet přeložených termínů
• Kolik celých nebo částečných plateb
• Kolik lidí zaplatilo zálohu

Kroky k nastavení online rezervačního systému Bookafy

1. Vyplňte obchodní informace

Každý systém potřebuje přesné obchodní informace, aby mohl fungovat ve špičkové formě. Prvním krokem je tedy vyplnění a přizpůsobení informací o vaší firmě. Jako majitel firmy můžete začít tím, že vytvoření účtu s důležitými údaji, jako je pracovní doba, místo a časové pásmo, provozní jazyky a přijatelná měna.

Většina online systémů má nabídku, která vám pomůže s navigací v sekci, kde vyplňujete tyto důležité informace. Začněte tedy nastavovat online rezervační systém vyplněním názvu firmy a výběrem primárního a sekundárního odvětví. Přidejte podrobnosti, jako je umístění, kontaktní číslo a poloha.

Poté zadejte přijatelnou měnu nebo měny, pokud jich berete více. Vyberte si také jazyky, které chcete používat. Vícejazyčnost je užitečná, protože diverzifikuje vaši klientelu. V případě potřeby můžete každý krok nakonfigurovat podle určitých specifikací.

Nakonec vyplňte uvedené obchodní údaje, například kdy máte otevřeno a jaká je vaše pracovní doba. Uveďte případné dny, kdy jste podnik uzavřeli.

2. Vstupní údaje o zaměstnancích, produktech a službách

Po vyplnění údajů o vaší firmě při nastavování online rezervačního systému musíte nyní zadat své zaměstnance a služby nebo produkty, které poskytujete. Zkontrolujte sekci v závislosti na systému a začněte vyplňovat profily zaměstnanců.

Například rezervační systém kliniky musí zahrnovat lékaře, lékárníky, zdravotní sestry a další pracovníky. Nezapomeňte podrobně popsat každý vstup, abyste zákazníkům usnadnili rezervaci schůzek. Zejména je třeba uvést, na jaké obory se jednotliví lékaři specializují a kolik hodin mají k dispozici.

Obvykle si všimnete, že všechny názvy jsou řazeny abecedně a označují dny, kdy jsou lékaři v provozu, a volné časové intervaly. Můžete také uvést informace o časech a dnech mimo trénink.

V části Služby a produkty se podívejte, kde vyplnit jednotlivé kategorie. Kategorie se liší v závislosti na produktech a službách, které ve svém podnikání poskytujete. Snažte se je však zadat všechny, abyste zákazníkům poskytli rozmanitost. Můžete také přiložit obrázky pro lepší popis.

K výrobkům a službám musí být obvykle připojeny informace, jako je cena, velikost a doporučený uživatel. Zákazníci se tak dostanou přímo k produktům nebo službám, které potřebují, aniž by ztráceli čas hledáním. Nezapomeňte také podrobně popsat všechny nabídky nebo akce, které se v nejbližší době chystají a které by mohly vaše zákazníky zaujmout.

3. Personalizace rezervační stránky

Každá nastavená rezervační stránka musí být v souladu s vaší obchodní značkou. V opačném případě si zákazníci mohou tyto dvě věci těžko spojit. Jedná se o krok, který spadá především do sekce rozvržení rezervačního systému vaší stránky. Zahrňte logo své firmy a ujistěte se, že jeho barva je v souladu s vaší značkou.

Kromě toho můžete zadat obrázek banneru a některá klíčová slova, která jsou snadno spojitelná s vaší firmou. Stránku můžete také nastavit tak, aby se zobrazovala jako widget na vašich webových stránkách. Nyní na něj zákazníci kliknou a přejdou do systému, aby si mohli domluvit schůzku. Nezapomeňte také uvést podrobnosti o tom, kdy jsou některé produkty a služby nedostupné nebo vyprodané.

4. Přidání rezervačního formuláře

Každý rezervační systém poskytuje potenciálním zákazníkům rezervační formulář, ve kterém mohou podrobně popsat, jaké služby nebo produkty se jim líbí. Tento rezervační formulář je nutné přizpůsobit tak, aby vyhovoval vaší firmě. Všimněte si například, zda zákazníci potřebují vyplnit své:

• Jména
• Věk
• E-mail
• Umístění
• Kontaktní číslo
• Adresa
• Další důležité informace

Při nastavování rezervačního systému určete, která z těchto kritických polí musí každý zákazník vyplnit. Nejlépe je ponechat maximálně 3, abyste ušetřili čas. Většina systémů nabízí možnost formuláře pro hosty, pokud potřebujete o zákazníkovi získat více informací.

Popravdě řečeno, je lepší udržovat rezervační formulář krátký a v případě, že chcete získat více informací, odkázat zákazníka na formulář pro hosty. Zde vám mohou poskytnout další potřebné informace, které jsou pro vaše podnikání přínosné.

Zajistěte však, aby údaje z formuláře pro hosty byly uvedeny až poté, co zákazník dokončí rezervaci schůzky. V opačném případě to může působit rušivě a nakonec o rezervaci přijdete.

5. Nastavení faktury za rezervaci a možnosti online platby

Rezervační faktura poskytuje zákazníkům podrobné informace o službě nebo produktu a jejich ceně. Má:

• Obchodní logo
• Adresa
• ID rezervace
• Datum vytvoření
• Datum jmenování
• Položky
• Sazby a částky
• Platební údaje
• Storno podmínky

Nezapomeňte uvést podmínky, abyste předešli případným nejasnostem při rezervaci. Uveďte také storno podmínky. Většina podniků například poskytuje určitou dobu pro zrušení rezervace. Poté zákazníci zaplatí určitou částku.

Jedním ze způsobů, jak účtovat rezervace, je vytvoření back-end systému s přesnými údaji. Používáte ji ke kontrole rezervací, které jsou:

• Rezervováno
• Čeká se na
• Plně zaplaceno
• Zaplacená záloha
• Čekání
• Zrušeno

Poté můžete podrobně popsat online platební systémy, které přijímáte. Některé online platební systémy jsou globální a přijímají různé měny. Před výběrem si však musíte uvědomit, kde se nacházíte a kde jsou vaši zákazníci.

Uveďte, zda se jedná o plnou platbu nebo pouze o zálohu, a zaznamenejte další důležité informace, jako je daň. Poté můžete všechny tyto platební možnosti připojit ke svým webovým stránkám. Pomocí widgetů mohou zákazníci snadněji používat rezervační systém a provádět platby.

6. Automatizovaný kontakt se zákazníky

Při stovkách rezervací se stává stresujícím kontaktovat každého zákazníka a snažit se mít přehled o rezervacích. Rezervační systémy vám však usnadní automatické kontaktování pomocí e-mailu nebo textových zpráv.

Dalším zásadním krokem při nastavování rezervačního systému je automatizovaný kontakt se zákazníky. Zákazníci dostávají upozornění, když jejich rezervace projdou. Můžete si také nastavit připomenutí, jak se dny blíží, pomocí e-mailu nebo textových zpráv.

Automatizace vám pomůže s:

• Potvrzení
• Příjmy
• Ocenění
• Připomínky
• Projekty zaměstnanců

Automatizace sice dobře slouží k udržení spokojenosti klientů, ale hraje roli i pro zaměstnance. Připomínky můžete vytvářet ve formě oznámení. Zaměstnanci dostanou upozornění, když se blíží určité rezervace. Můžete nastavit schůzky zaměstnanců a zasílání zpráv mezi jednotlivými kancelářemi.

Současně pomáhá zákazníkům zaznamenat, kdy je zrušení rezervace přijatelné. V oznámeních je také uvedeno, kdy se rezervace přeplánují a zda bylo přeplánování úspěšné. Poté můžete vybrat důležité informace, jako jsou nové termíny schůzek, které chcete zákazníkovi navrhnout.

7. Zásadní dokumentace

Pro prosperitu podniku jsou nezbytné určité dokumenty. Například před provedením určitých zákroků je nutné, aby se pacient zprostil povinnosti. Aby byl proces méně zdlouhavý a abyste nemuseli používat papíry, nastavení online rezervačního systému nyní zahrnuje formuláře pro zřeknutí se práva.

Špičkové rezervační systémy mají šablony pro všechny tyto klíčové dokumenty, které firma potřebuje před dokončením rezervace. Zřeknutí se odpovědnosti můžete nastavit online pomocí šablony a vyplnit všechny potřebné informace.

Na výjimce nebo jiném klíčových dokumentech, jsou pole, která může zákazník upravit a vyplnit. Součástí je stručný popis toho, co daná výjimka nebo dodatečný dokument znamená a proč je přítomen. Tyto dokumenty mají stanovenou lhůtu, ve které je zákazník musí předložit. Po vyplnění šablony může klient pokračovat v dokončení procesu.

8. Autorizace zaměstnanců

Při nastavování online rezervačního systému nezapomeňte, že vaši zaměstnanci potřebují řádné oprávnění. Protože nebudete jedinou osobou, která bude mít k systému přístup, je nejlepší nastavit účty zaměstnanců. Zjistěte, kdo z vašeho týmu má na starosti rezervace, a začněte s ním. Pak si na seznam zapište další pro případ, že by nebyli k dispozici.

Většina systémů poskytuje karty pro nové uživatelské účty. Zkontrolujte, zda potřebujete pouze jeden účet nebo více. Každý účet může mít určitá omezení přístupu, která se obvykle nastavují pomocí různých úrovní oprávnění. Oprávnění vám jako tvůrci umožňují odstranit všechny části systému, ke kterým nechcete, aby měl konkrétní uživatel přístup.

Například platební údaje jsou určeny pouze pro vás a finanční oddělení. Proto tyto informace nesmí zobrazovat žádný jiný zaměstnanec. Zahrnujete také účty pro obchodní partnery se specifickými oprávněními.

9. Nastavení přehledů

Součástí provozu jsou podrobné reporty, které vám pomohou s obchodní analýzou. Tyto zprávy vám ukáží, jak se podniku daří a co je třeba změnit. Příklady sestav, které můžete nastavit, jsou:

• Příjmy
• Rezervace
• Prodej
• Provize
• Platba

Zprávy mohou být co nejpodrobnější nebo nejstručnější. Systémy mají šablony s různou kapacitou podle toho, co chcete. Můžete pro ně také nastavit oprávnění a omezit přístup zaměstnanců.

10. Další podpůrné nástroje

Není nouze o nástroje podpory, které mohou ještě více zlepšit zákaznickou zkušenost při používání online obchodního systému. Při vytváření aplikace pro plánování je to však pro vás jako provozovatele podniku také zásadní krok. Můžete využít vyhledávače, které mají další nástroje, jako jsou platební systémy a rezervační portály.

Kromě toho je tu reklama na sociálních sítích, fakturace a dokonce i newslettery s důležitými informacemi. Přístup ke všem z nich zlepšuje uživatelský komfort po nastavení online rezervačního systému.

Závěrem

Internet nadále umožňuje hladký průběh některých částí podnikání, včetně sjednávání schůzek. Nyní stačí, když zákazník navštíví webové stránky firmy a provede rezervaci vyplněním formuláře.

Formulář obvykle vyžaduje konkrétní informace, které potřebujete k poskytnutí služby nebo produktu. Nyní můžete zákazníkům poskytnout také formuláře pro hosty a zřeknutí se práv, které mohou vyplnit online.

Chcete nastavit online rezervační systém?
Klikněte zde
a dozvíte se více.