10 jednostavnih koraka za postavljanje sustava online rezervacija

Sustav online rezervacija omogućuje glatko odvijanje vašeg poslovanja. No, za implementaciju ovakvog sustava potrebno je vrijeme i trud da bi bio ispravan. Svako poduzeće i njihove specifične operacije su različiti, važno je uzeti vremena i učiniti sve kako treba prvi put.

Iskreno govoreći, pravi sustav online rezervacija za vašu tvrtku ovisi o vašim jedinstvenim poslovnim ciljevima i potrebama. Na primjer, kojom se linijom poslovanja bavite i koji je sustav najbolji. Ako idete na obilaske i putujete, potreban vam je drugačiji sustav od onoga koji rezervira nekretnine za iznajmljivanje .

Nakon što pronađete pravi sustav rezervacija , možete nastaviti s njegovim postavljanjem. Ali prvo počnite s razumijevanjem sustava rezervacija.

Što je sustav online rezervacija?

Sustav online rezervacija koristi poseban softver koji potencijalnim kupcima omogućuje rezerviranje određenih proizvoda ili usluga. Većina koristi widgete kako bi svoju web stranicu povezala s platformom i učinila je dostupnom svim gostima. Ili bi to mogao biti način da učinkovitije organizirate svoje poslovanje i zaposlenike.

Takav sustav na više načina štedi vaše poslovanje. Možda razmišljate oko čega je sva ta strka, ali istina je da vam štedi gomile vremena, energije i novca. Prošli su dani u kojima je sortiranje termina oduzimalo pola vašeg dragocjenog vremena. U nastavku su navedene samo neke od pogodnosti koje možete očekivati nakon što postavite sustav online rezervacija za svoju tvrtku.

Prednosti posjedovanja sustava online rezervacija

1. Operacije 24/7

Nekada je rezerviranje termina značilo nazvati ili posjetiti tvrtku tijekom radnog vremena. Ali sada stvari mogu biti drugačije zahvaljujući dostupnosti interneta 24/7. Sve što vaši klijenti trebaju učiniti je pristupiti vašoj web stranici i mogu izvršiti rezervacije u bilo koje doba dana.

2. Povećana sigurnost informacija

Sustavi za online rezervaciju pohranjuju sadržaj u oblaku ili koristeći drugi, sofisticiraniji softver. Jamči vašu sigurnost jer neovlaštene osobe nemaju pristup. Sada se više nećete morati brinuti hoće li itko pristupiti vašoj radnoj površini kako bi provjerio ključne informacije o kupcima. Samo oni s određenim podacima za prijavu mogu mu pristupiti.

3. Štedi vrijeme

Prikupljanje podataka za klijente sada znači imati obrazac pri ruci ili ga ispuniti na računalu. Ne samo da je to naporan proces, već oduzima i puno vremena. Sve se to mijenja kada gost mora sam ispuniti podatke na formularu za rezervaciju. Sada je vaše vrijeme za provjeru informacija i planiranje u skladu s tim.

4. Poboljšava korisničko iskustvo

Aktivan i dobro prilagođen sustav online rezervacija čini korisničko iskustvo nezaboravnijim. Na primjer, nakon rezervacije korisnici mogu primati trenutne obavijesti. Ove obavijesti potvrđuju rezervaciju, plaćanje i također zahvaljuju klijentu na poslu. Takvo trenutačno zadovoljstvo stvara trajna sjećanja među kupcima i može se prilagoditi u aplikaciji za zakazivanje.

5. Poboljšava organizaciju

Organizirani sastanci višestruko poboljšavaju poslovanje. Sada se vaše osoblje osjeća motivirano za rad jer je sve u redu. Mogu se bolje pripremiti za nadolazeće rezervacije. U isto vrijeme možete zabilježiti ključne informacije, kao što su:

• Broj rezervacija ili termina
• Broj otkaza
• Broj pomaknut
• Koliko potpunih ili djelomičnih plaćanja
• Koliko ih je uplatilo depozit

Koraci za postavljanje sustava online rezervacija Bookafy

1. Ispunite poslovne podatke

Svaki sustav zahtijeva točne poslovne informacije kako bi funkcionirao u vrhunskoj formi. Dakle, prvi korak je ispunjavanje i prilagođavanje podataka o vašoj tvrtki. Kao vlasnik tvrtke, počinjete od stvaranje računa s ključnim detaljima kao što su radno vrijeme, lokacija i vremenska zona, radni jezici i prihvatljiva valuta.

Većina online sustava ima izbornik koji vam pomaže u kretanju odjeljkom dok ispunjavate ove ključne informacije. Stoga počnite s postavljanjem sustava online rezervacija dovršavanjem naziva tvrtke i odabirom primarne i sekundarne industrije. Dodajte detaljima kao što su lokacija, kontakt broj i lokacija.

Nakon toga unesite prihvatljivu valutu ili valute ako uzmete više od jedne. Također, odaberite jezike koje želite koristiti. Pomaže biti višejezičan jer to diverzificira vašu klijentelu. Po želji, svaki korak možete konfigurirati prema određenim specifikacijama ako je potrebno.

Na kraju, ispunite navedene podatke o poslovanju, kao što su, kada ste otvoreni i vaše radno vrijeme. Navedite dane kada zatvarate tvrtku, ako ih ima.

2. Unesite članove osoblja, proizvode i usluge

Nakon što unesete podatke o svom poslovanju tijekom postavljanja sustava online rezervacija, sada morate unijeti svoje osoblje i koje usluge ili proizvode pružate. Provjerite odjeljak ovisno o sustavu i započnite ispunjavanjem profila osoblja.

Na primjer, sustav rezervacija klinike mora uključivati liječnike, ljekarnike, medicinske sestre i ostalo osoblje. Obavezno detaljno opišite svaki unos kako biste klijentima olakšali rezerviranje termina. Posebno morate navesti različita područja za koja je svaki liječnik specijaliziran i raspoložive sate.

Obično primijetite da su sva imena poredana abecednim redom i označavaju dane kada su liječnici spremni i raspoložive termine. Također, možete uključiti informacije o terminima i danima izostanka s treninga.

Pod uslugama i proizvodima provjerite gdje ispuniti različite kategorije. Kategorije se razlikuju ovisno o proizvodima i uslugama koje pružate u svom poslovanju. No, pokušajte unijeti sve kako biste kupcima pružili raznolikost. Također, možete uključiti slike za bolje detalje.

Obično proizvodi i usluge moraju pratiti informacije kao što su cijena, veličina i preporučeni korisnik. Na taj način korisnici idu izravno do proizvoda ili usluga koje trebaju bez gubljenja vremena na traženje. Također ne zaboravite navesti detalje o svim ponudama ili promocijama koje uskoro dolaze, a koje bi mogle zaintrigirati vaše kupce.

3. Personalizacija stranice za rezervacije

Svaka stranica za rezervacije koju postavite mora biti u skladu s vašim poslovnim brendom. U suprotnom, kupcima može biti teško povezati to dvoje. To je korak koji uglavnom spada u odjeljak izgleda sustava rezervacija za vašu stranicu. Uključite svoj poslovni logotip i provjerite je li njegova boja u skladu s vašim brendom.

Osim toga, možete unijeti sliku natpisa i neke ključne riječi koje se lako povezuju s vašim poslom. Također možete postaviti stranicu da se prikazuje kao widget na vašoj web stranici. Sada kupci kliknu na njega i odu u sustav za postavljanje termina. Također, ne zaboravite uključiti pojedinosti o tome kada određeni proizvodi i usluge nisu dostupni ili ih nema na zalihama.

4. Dodajte obrazac za rezervaciju

Svaki sustav rezervacija nudi potencijalnim klijentima obrazac za rezervaciju u kojem se navode koje usluge ili proizvodi vole. Morate prilagoditi ovaj obrazac za rezervaciju kako bi odgovarao vašem poslovanju. Na primjer, imajte na umu trebaju li kupci ispuniti svoje:

• Imena
• Dob
• E-mail
• Mjesto
• Kontakt broj
• Adresa
• Druge bitne informacije

Prilikom postavljanja sustava rezervacija, nastavite s naznakom koja od ovih kritičnih polja svaki kupac mora ispuniti. Najbolje ih je držati najviše 3 kako biste uštedjeli na vremenu. Većina sustava ima opciju gostujućeg obrasca ako trebate prikupiti više informacija o kupcu.

Iskreno, bolje je da obrazac za rezervaciju bude kratak i da klijenta usmjerite na obrazac za goste kada želite više detalja. Ovdje vam mogu dati sve ostale pojedinosti koje su vam potrebne, a koje mogu koristiti vašem poslovanju.

Međutim, pobrinite se da detalji obrasca za gosta stignu nakon što kupac dovrši rezervaciju termina. U protivnom to može ometati i na kraju ćete izgubiti rezervaciju.

5. Postavite fakture za rezervacije i opcije online plaćanja

Faktura za rezervaciju pruža klijentima pojedinosti o usluzi ili proizvodu i njihovu cijenu. Ima:

• Poslovni logotip
• Adresa
• ID rezervacije
• Datum kreiranja
• Datum imenovanja
• Predmeti
• Cijene i iznosi
• Pojedinosti o plaćanju
• Politika otkazivanja

Obavezno uključite odredbe i uvjete kako biste izbjegli zabunu prilikom rezervacije. Također uključite politiku otkazivanja. Na primjer, većina tvrtki navodi određeno trajanje za otkazivanje rezervacije. Nakon toga kupci plaćaju određeni iznos.

Jedan od načina za obračunavanje rezervacija je stvaranje pozadinskog sustava s preciznim detaljima. Koristite ga za provjeru rezervacija koje su:

• Rezervirano
• U tijeku
• Plaćeno u potpunosti
• Depozit plaćen
• Čekanje
• Otkazano

Nakon toga možete navesti pojedinosti o online sustavima plaćanja koje prihvaćate. Neki sustavi plaćanja na mreži su globalni i prihvaćaju različite valute. Međutim, prije odabira morate zabilježiti svoju lokaciju i gdje se nalaze vaši kupci.

Označite je li rezervacija potpuno plaćanje ili samo depozit i zabilježite druge ključne informacije kao što je porez. Zatim možete nastaviti s povezivanjem svih ovih opcija plaćanja sa svojim web mjestom. Korištenjem widgeta korisnici lakše koriste sustav rezervacija i vrše plaćanja.

6. Automatizirani kontakt s kupcima

Uz stotine rezervacija, postaje stresno kontaktirati svakog kupca i pokušavati pratiti rezervacije. Međutim, sustavi rezervacija olakšavaju vam korištenje automatiziranog kontakta putem e-pošte ili SMS-ova.

Drugi ključni korak pri postavljanju sustava rezervacija je automatizirani kontakt s klijentima. Korisnici primaju obavijesti kada su njihove rezervacije prošle. Također, možete postaviti podsjetnike kako se dani približavaju pomoću e-pošte ili SMS-ova.

Automatizacija vam pomaže u:

• Potvrde
• Primici
• Zahvalnost
• Podsjetnici
• Projekti osoblja

Iako automatizacija dobro funkcionira kako bi klijenti bili zadovoljni, ona također igra ulogu za osoblje. Možete kreirati podsjetnike u obliku obavijesti. Osoblje dobiva podsjetnik kada su određene rezervacije blizu. Možete postaviti sastanke osoblja i međuuredsku razmjenu poruka.

U isto vrijeme, pomaže korisnicima da zabilježe kada su otkazivanja prihvatljiva. Također, u obavijestima je navedeno kada treba promijeniti termin rezervacije i je li promjena termina bila uspješna. Zatim možete nastaviti s odabirom ključnih informacija poput novih datuma termina koje ćete predložiti kupcu.

7. Ključna dokumentacija

Određeni dokumenti su potrebni da bi posao mogao napredovati. Na primjer, odricanje pacijenata je neophodno prije nego što se određeni postupci mogu provesti. Kako biste postupak učinili manje zamornim i izbjegli korištenje papira, postavljanje online sustava za rezervacije sada uključuje obrasce za odricanje.

Najbolji sustavi za rezervacije imaju predloške za sve te ključne dokumente koji su potrebni tvrtki prije dovršetka rezervacije. Možete postaviti online odricanje pomoću predloška i ispuniti sve potrebne podatke.

Na odricanju ili drugim bitnim dokumentima, su polja koja kupac može uređivati i ispunjavati. Uključen je kratak opis onoga što znači odricanje ili dodatni dokument i zašto postoji. Takvi dokumenti imaju vremensko ograničenje u kojem ih kupac mora dostaviti. Nakon dovršetka predloška, klijent može nastaviti s dovršavanjem procesa.

8. Ovlaštenje osoblja

Dok postavljate online sustav za rezervacije, imajte na umu da vaše osoblje treba odgovarajuću autorizaciju. Budući da nećete biti jedina osoba koja pristupa sustavu, najbolje je da postavite svoje račune osoblja. Odaberite tko je u vašem timu zadužen za rezervacije i počnite s njima. Onda imajte druge na popisu u slučaju da nisu dostupni.

Većina sustava nudi kartice za nove korisničke račune. Provjerite trebate li samo jedan račun ili više njih. Svaki račun može imati određena ograničenja u pogledu pristupa koja se uobičajeno postavljaju mijenjanjem razina dopuštenja. Dozvole vam kao kreatoru omogućuju da uklonite sve dijelove sustava za koje ne želite da određeni korisnik pristupa.

Na primjer, podaci o plaćanju samo su za vas i oči odjela za financije. Stoga nijednom drugom osoblju nije dopušteno vidjeti ove informacije. Također, uključujete račune za poslovne partnere s određenim dopuštenjima.

9. Postavite izvješća

Imati detaljna izvješća dio je operacije, što vam pomaže u poslovnoj analitici. Ova izvješća vam pokazuju kako poslovanje ide i što treba promijeniti. Primjeri izvješća koje možete postaviti su:

• Prihod
• Rezervacije
• Prodajni
• provizije
• Plaćanje

Izvještaji mogu biti što detaljniji ili kraći. Sustavi imaju predloške s različitim kapacitetima ovisno o tome što želite. Također, možete postaviti dopuštenja za njih, ograničavajući pristup osoblja.

10. Dodatni alati za podršku

Nema manjka alata za podršku koji mogu učiniti korisničko iskustvo još boljim pri korištenju online poslovnog sustava. Međutim, ovo je također ključan korak za vas kao poslovnog operatera prilikom izrade aplikacije za zakazivanje. Možete iskoristiti prednosti tražilica koje imaju dodatne alate poput sustava plaćanja i portala za rezervacije.

Osim toga, tu je oglašavanje putem platformi društvenih medija, fakturiranje, pa čak i bilteni s ključnim informacijama. Pristup svima njima poboljšava vaše korisničko iskustvo nakon postavljanja sustava online rezervacija.

U zaključku

Internet i dalje omogućuje glatko odvijanje određenih dijelova poslovanja, uključujući zakazivanje termina. Sada sve što kupac treba učiniti jest pristupiti poslovnoj web stranici i izvršiti rezervaciju ispunjavanjem obrasca.

Obično obrazac zahtijeva specifične podatke koji su vam potrebni za pružanje usluge ili proizvoda. Također, sada možete klijentima pružiti obrasce za goste i odricanja za ispunjavanje online.

Želite postaviti online booking sustav? Kliknite ovdje da saznate više.