10 nemme trin til at oprette et online bookingsystem

Et online-reservationssystem gør det muligt for din virksomhed at køre gnidningsløst. Men det tager tid og kræfter at implementere et system som dette at få det helt rigtigt. Alle virksomheder og deres specifikke aktiviteter er forskellige, og det er vigtigt at tage sig god tid og gøre det rigtigt første gang.

Det rigtige online-reservationssystem til din virksomhed afhænger af dine unikke forretningsmål og behov. For eksempel, hvilken branche du er i, og hvilket system der er det bedste. Hvis du laver ture og rejser, har du brug for et andet system end hvis du booker udlejningsejendomme.

Når du har fundet det rigtige bookingsystem, kan du fortsætte med at opsætte det. Men først skal du starte med at forstå bookingsystemet.

Hvad er et online-reservationssystem?

Et online-reservationssystem anvender specifik software, der gør det muligt for potentielle kunder at bestille bestemte produkter eller tjenester. De fleste bruger widgets til at forbinde dit websted med platformen og gøre det tilgængeligt for alle gæster. Eller det kan være en måde at organisere din virksomhed og dine medarbejdere mere effektivt.

Et sådant system sparer din virksomhed på mange måder. Du overvejer måske, hvad al den ståhej handler om, men sandheden er, at det sparer dig for masser af tid, energi og penge. Det er slut med at sortere aftaler, der tager halvdelen af din værdifulde tid. Nedenfor er blot nogle af de fordele, du kan forvente, når du opretter et online bookingsystem til din virksomhed.

Fordele ved at have et online-reservationssystem

1. 24/7 drift

I gamle dage betød tidsbestilling, at man skulle ringe eller besøge virksomheden i arbejdstiden. Men nu kan tingene være anderledes takket være internettets tilgængelighed døgnet rundt. Det eneste, dine kunder skal gøre, er at gå ind på dit websted, og de kan foretage reservationer på alle tidspunkter af døgnet.

2. Øget informationssikkerhed

Online-reservationssystemer lagrer indholdet i skyen eller ved hjælp af anden, mere avanceret software. Det garanterer din sikkerhed, da ingen uautoriserede personer kan få adgang til den. Nu behøver du ikke længere at bekymre dig om, at nogen kan få adgang til dit skrivebord for at tjekke vigtige kundeoplysninger. Kun personer med specifikke log-in-oplysninger kan få adgang til den.

3. Sparer tid

At indhente oplysninger til kunderne betyder nu, at de skal have en formular ved hånden eller udfylde den på computeren. Det er ikke kun en kedelig proces, men den tager også meget tid. Alt dette ændrer sig, når kunden selv skal udfylde oplysningerne på reservationsformularen. Det er nu, du skal tjekke oplysningerne og planlægge i overensstemmelse hermed.

4. Forbedrer kundeoplevelsen

Et aktivt og veltilpasset online-reservationssystem gør kundeoplevelsen mere mindeværdig. For eksempel kan kunderne modtage øjeblikkelige meddelelser efter booking. Disse meddelelser bekræfter reservationen og betalingen og takker kunden for hans eller hendes køb. En sådan øjeblikkelig tilfredsstillelse skaber varige minder hos kunderne og kan tilpasses på en planlægningsapp.

5. Forbedrer organisationen

Organiserede aftaler forbedrer virksomheden på mange måder. Nu føler dine medarbejdere sig motiverede til at arbejde, fordi alt er i orden. De kan bedre forberede sig på kommende bookinger. Samtidig kan du notere vigtige oplysninger som f.eks:

• Antal bookinger eller aftaler
• Antal aflysninger
• Antal omprogrammerede
• Hvor mange fulde eller delvise betalinger
• Hvor mange har betalt et depositum

Trin for at oprette Bookafy Online Booking System

1. Udfyld virksomhedsoplysninger

Alle systemer kræver nøjagtige forretningsoplysninger for at kunne fungere optimalt. Første trin er at udfylde og tilpasse dine virksomhedsoplysninger. Som virksomhedsejer starter du med at oprettelse af en konto med vigtige oplysninger om f.eks. åbningstider, beliggenhed og tidszone, sprog og accepteret valuta.

De fleste onlinesystemer har en menu, der hjælper dig med at navigere i afsnittet, mens du udfylder disse vigtige oplysninger. Så start med at oprette online-reservationssystemet ved at udfylde virksomhedsnavnet og vælge primær og sekundær industri. Tilføj detaljer som placering, kontaktnummer og placering.

Indtast derefter den eller de acceptable valutaer, hvis du tager mere end én. Du kan også vælge de sprog, du foretrækker at bruge. Det hjælper at være flersproget, da det spreder din kundekreds. Du kan eventuelt konfigurere hvert trin til bestemte specifikationer, hvis det er nødvendigt.

Endelig skal du udfylde de angivne virksomhedsoplysninger, f.eks. hvornår du har åbent og dine åbningstider. Angiv de dage, hvor du lukker virksomheden, hvis der er nogen.

2. Input medarbejdere, produkter og tjenester

Når du har udfyldt dine virksomhedsoplysninger, mens du opretter onlinebooking-systemet, skal du nu indtaste dine medarbejdere og de tjenester eller produkter, du tilbyder. Tjek afsnittet afhængigt af systemet, og begynd med at udfylde personalets profiler.

Et system til booking af klinikker skal f.eks. omfatte læger, farmaceuter, sygeplejersker og andet personale. Sørg for at beskrive hver enkelt indgang for at gøre det lettere for kunderne at bestille aftaler. Du skal især angive de forskellige områder, som hver læge er specialiseret i, og de tilgængelige timer.

Normalt bemærker du, at alle navnene falder i alfabetisk rækkefølge og angiver de dage, hvor lægerne er til stede, og de ledige tidsrum. Du kan også medtage oplysninger om tidspunkter og dage uden for træning.

Under tjenester og produkter kan du se, hvor du skal udfylde de forskellige kategorier. Kategorierne varierer afhængigt af de produkter og tjenester, du tilbyder i din virksomhed. Men prøv at indtaste dem alle for at give kunderne variation. Du kan også vedlægge billeder for at give en bedre beskrivelse af detaljerne.

Normalt skal produkterne og tjenesterne ledsages af oplysninger som pris, størrelse og anbefalet bruger. På den måde kan kunderne gå direkte til de produkter eller tjenester, de har brug for, uden at spilde tid på at søge. Husk også at oplyse om eventuelle tilbud eller kampagner, der kommer snart, og som kan interessere dine kunder.

3. Personalisering af bookingsiden

Alle de bookingsider, du opretter, skal være i overensstemmelse med din virksomheds brand. Hvis ikke, kan kunderne have svært ved at forbinde de to ting. Det er et trin, der hovedsageligt hører under afsnittet om bookingsystemets layout for din side. Medtag dit firmalogo, og sørg for, at farven er i overensstemmelse med dit brand.

Desuden kan du indtaste bannerbilledet og nogle nøgleord, der nemt kan forbindes med din virksomhed. Du kan også indstille siden til at blive vist som en widget på dit websted. Nu klikker kunderne på den og går ind i systemet for at oprette aftaler. Husk også at medtage oplysninger om, hvornår visse produkter og tjenester ikke er tilgængelige eller ikke er på lager.

4. Tilføj en reservationsformular

Alle bookingsystemer giver potentielle kunder en bookingformular, hvor de kan angive, hvilke tjenester eller produkter de kan lide. Du skal tilpasse denne reservationsformular, så den passer til din virksomhed. Bemærk for eksempel, om kunderne skal udfylde deres:

• Navne
• Alder
• E-mail
• Placering
• Kontaktnummer
• Adresse
• Andre vigtige oplysninger

Når du opretter et bookingsystem, skal du angive, hvilke af disse kritiske felter hver kunde skal udfylde. Det er bedst at holde dem på højst 3 for at spare tid. De fleste systemer har en mulighed for at oprette en gæsteformular, hvis du har brug for at indsamle flere oplysninger om kunden.

Det er faktisk bedre at holde reservationsformularen kort og henvise kunden til en gæsteformular, når du vil have flere oplysninger. Her kan de give dig alle andre oplysninger, som du har brug for, og som er til gavn for din virksomhed.

Sørg dog for, at oplysningerne i gæsteformularen kommer efter, at kunden har booket en aftale. Ellers kan det være distraherende, og du ender med at miste bookingen.

5. Opsætning af bookingfaktura og online betalingsmuligheder

En bookingfaktura giver kunderne oplysninger om tjenesten eller produktet, og hvor meget det koster. Den har:

• Business Logo
• Adresse
• Booking ID
• Oprettelsesdato
• Dato for udnævnelse
• Varer
• Satser og beløb
• Betalingsoplysninger
• Afbestillingsregler

Sørg for at medtage vilkår og betingelser for at undgå forvirring, når du booker. Medtag også en afbestillingspolitik. De fleste virksomheder giver f.eks. en bestemt frist for at annullere en booking. Derefter betaler kunderne et vist beløb.

En måde at bogføre bookinger på er ved at oprette et backend-system med præcise oplysninger. Du bruger den til at kontrollere de reservationer, der er:

• Reserveret
• I vente
• Betalt fuldt ud
• Indbetalt depositum
• Venter
• Annulleret

Derefter kan du angive de online betalingssystemer, du accepterer. Nogle online betalingssystemer er globale og accepterer forskellige valutaer. Du skal dog være opmærksom på din placering og på, hvor dine kunder befinder sig, før du vælger.

Angiv, om reservationen er en fuld betaling eller kun et depositum, og noter andre vigtige oplysninger, f.eks. om skat. Du kan derefter tilslutte alle disse betalingsmuligheder til dit websted. Ved hjælp af widgets er det lettere for kunderne at bruge bookingsystemet og foretage betalinger.

6. Automatiseret kundekontakt

Med hundredvis af bookinger bliver det stressende at kontakte hver enkelt kunde og forsøge at holde styr på bookingerne. Men bookingsystemer gør det nemmere for dig at bruge automatiseret kontakt via e-mail eller sms’er.

Et andet vigtigt skridt, når du opretter et bookingsystem, er automatiseret kundekontakt. Kunderne modtager meddelelser, når deres bookinger er gennemført. Du kan også oprette påmindelser, når dagene nærmer sig, ved hjælp af e-mail eller sms’er.

Automatisering hjælper dig med:

• Konfirmationer
• Indtægter
• Anerkendelse
• Påmindelser
• Personaleprojekter

Selv om automatisering fungerer godt for at holde kunderne tilfredse, spiller de også en rolle for personalet. Du kan oprette påmindelser i form af notifikationer. Personalet får en påmindelse, når visse bookinger er nært forestående. Du kan oprette personalemøder og meddelelser mellem kontorer.

Samtidig hjælper det kunderne med at bemærke, hvornår aflysninger er acceptable. Meddelelser angiver også, hvornår bookinger skal ombookes, og om om ombookingen lykkedes. Du kan derefter vælge vigtige oplysninger som f.eks. nye aftaletidspunkter, som du kan foreslå kunden.

7. Vigtig dokumentation

Visse dokumenter er nødvendige for, at virksomheden kan trives. F.eks. er det nødvendigt med patienters dispensation, før bestemte procedurer kan finde sted. For at gøre processen mindre besværlig og undgå at bruge papirer omfatter oprettelsen af et online-reservationssystem nu formularer til fritagelse.

De bedste bookingsystemer har skabeloner til alle disse vigtige dokumenter, som virksomheden har brug for, før den gennemfører bookingen. Du kan oprette en online fritagelse ved hjælp af en skabelon og udfylde alle de nødvendige oplysninger.

På fritagelsen eller anden vigtige dokumenter, er felter, som kunden kan redigere og udfylde. Der medfølger en kort beskrivelse af, hvad dispensationen eller det supplerende dokument betyder, og hvorfor det er til stede. Sådanne dokumenter har en tidsfrist, inden for hvilken kunden skal indsende dem. Når skabelonen er udfyldt, kan kunden derefter fortsætte med at gennemføre processen.

8. Bemyndigelse fra personalet

Når du opretter et online-reservationssystem, skal du huske, at dine medarbejdere skal have den rette autorisation. Da du ikke vil være den eneste person, der har adgang til systemet, er det bedst at oprette dine medarbejderkonti. Find ud af, hvem i dit team der er ansvarlig for bookinger, og start med dem. Så har du andre på listen, hvis de ikke er tilgængelige.

De fleste systemer indeholder faner til nye brugerkonti. Kontroller, om du kun har brug for én eller flere konti. Hver konto kan have visse adgangsbegrænsninger, som normalt fastsættes ved at variere tilladelsesniveauerne. Med tilladelser kan du som opretter fjerne alle de dele af systemet, som du ikke ønsker, at en bestemt bruger skal have adgang til.

Betalingsoplysninger er f.eks. kun for dig og for økonomiafdelingen. Derfor har ingen andre ansatte lov til at se disse oplysninger. Du kan også inkludere konti til forretningspartnere med specifikke tilladelser.

9. Opsætning af rapporter

Detaljerede rapporter er en del af driften, som hjælper dig med forretningsanalyser. Disse rapporter viser dig, hvordan virksomheden klarer sig, og hvad der skal ændres. Eksempler på rapporter, du kan oprette, er:

• Indkomst
• Bookinger
• Salg
• Kommissioner
• Betaling

Rapporterne kan være så detaljerede eller korte som muligt. Systemerne har skabeloner med forskellige kapaciteter, alt efter hvad du ønsker. Du kan også oprette tilladelser til dem og begrænse personalets adgang.

10. Yderligere støtteværktøjer

Der er ingen mangel på supportværktøjer, der kan gøre kundeoplevelsen endnu bedre, når du bruger et online forretningssystem. Dette er dog også et afgørende skridt for dig som virksomhedsleder, når du opretter en planlægningsapp. Du kan drage fordel af søgemaskiner, der har ekstra værktøjer som betalingssystemer og bookingportaler.

Desuden er der reklamer via sociale medier, fakturering og endda nyhedsbreve med vigtige oplysninger. Adgang til dem alle forbedrer din brugeroplevelse, når du har oprettet et online bookingsystem.

Konklusion

Internettet gør fortsat visse dele af en forretning smidig, herunder at lave en aftale. Nu skal en kunde blot gå ind på virksomhedens websted og foretage en booking ved at udfylde en formular.

Formularen kræver typisk specifikke oplysninger, som du har brug for for at kunne levere tjenesten eller produktet. Du kan nu også give kunderne gæsteformularer og fritagelser, som de kan udfylde online.

Ønsker du at oprette et online-reservationssystem?
Klik her
for at få mere at vide.