10 eenvoudige stappen om een online reserveringssysteem op te zetten

Een online reserveringssysteem maakt het mogelijk om uw bedrijf soepel te laten verlopen. Maar het kost tijd en moeite om een dergelijk systeem goed te implementeren. Elk bedrijf en zijn specifieke activiteiten zijn anders, het is essentieel om de tijd te nemen en het in één keer goed te doen.

Eerlijk gezegd hangt het juiste online boekingssysteem voor uw bedrijf af van uw unieke bedrijfsdoelstellingen en -behoeften. Bijvoorbeeld, in welke branche zit u en welk systeem is het beste. Als u tours en reizen doet, hebt u een ander systeem nodig dan iemand die huurwoningen boekt.

Nadat u het juiste boekingssysteem hebt gevonden, kunt u het instellen. Maar begin eerst met het begrijpen van het boekingssysteem.

Wat is een online reserveringssysteem?

Een online boekingssysteem maakt gebruik van specifieke software waarmee potentiële klanten bepaalde producten of diensten kunnen boeken. De meeste gebruiken widgets om uw website met het platform te verbinden en toegankelijk te maken voor alle gasten. Of het kan een manier zijn om uw bedrijf en werknemers efficiënter te organiseren.

Een dergelijk systeem bespaart uw bedrijf op vele manieren. U vraagt zich misschien af waar al die ophef over gaat, maar de waarheid is dat het u veel tijd, energie en geld bespaart. Voorbij zijn de dagen dat het sorteren van afspraken de helft van uw kostbare tijd in beslag neemt. Hieronder zijn slechts enkele van de voordelen die u kunt verwachten zodra u een online reserveringssysteem voor uw bedrijf.

Voordelen van een online reserveringssysteem

1. 24/7 Operaties

Vroeger betekende afspraken maken dat je tijdens de werkuren naar de zaak moest bellen of langsgaan. Maar nu kan het anders zijn dankzij de 24/7 beschikbaarheid van het internet. Het enige wat uw klanten moeten doen is uw website openen, en ze kunnen op elk uur van de dag reserveren.

2. Verhoogde informatiebeveiliging

Online boekingssystemen slaan inhoud op in de cloud of met behulp van andere, meer geavanceerde software. Het garandeert uw veiligheid omdat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Nu hoeft u zich geen zorgen meer te maken dat iemand toegang heeft tot uw bureaublad om cruciale klantgegevens te controleren. Alleen degenen met specifieke inloggegevens hebben toegang.

3. Bespaart tijd

Informatie opnemen voor klanten betekent nu een formulier bij de hand hebben of invullen op de computer. Dit is niet alleen een vervelend proces, maar het kost ook veel tijd. Dat verandert allemaal wanneer de klant zelf de informatie op het boekingsformulier moet invullen. Het is nu tijd om de informatie te controleren en dienovereenkomstig te plannen.

4. Verbetert de klantervaring

Een actief en goed aangepast online boekingssysteem maakt de klantervaring gedenkwaardiger. Zo kunnen klanten na een boeking onmiddellijk meldingen ontvangen. Deze kennisgevingen bevestigen de reservering en de betaling en bedanken de klant voor zijn zaak. Dergelijke onmiddellijke bevrediging creëert blijvende herinneringen bij klanten en kan worden aangepast op een planning app.

5. Verbetert de organisatie

Georganiseerde afspraken verbeteren het bedrijf op vele manieren. Nu is uw personeel gemotiveerd om te werken omdat alles in orde is. Ze kunnen zich beter voorbereiden op komende boekingen. Tegelijkertijd kunt u cruciale informatie noteren, zoals:

• Aantal boekingen of afspraken
• Aantal annuleringen
• Aantal herschikt
• Hoeveel volledige of gedeeltelijke betalingen
• Hoeveel hebben een voorschot betaald?

Stappen om Bookafy Online Booking System op te zetten

1. Vul bedrijfsinformatie in

Elk systeem heeft nauwkeurige bedrijfsinformatie nodig om in topvorm te kunnen functioneren. Dus stap één is het invullen en aanpassen van uw bedrijfsinformatie. Als ondernemer begin je met een account aanmaken met cruciale gegevens zoals openingstijden, locatie en tijdzone, werktalen en geaccepteerde valuta.

De meeste online systemen hebben een menu dat u helpt te navigeren terwijl u deze cruciale informatie invult. Begin dus met het opzetten van het online boekingssysteem door de bedrijfsnaam in te vullen en de primaire en secundaire branches te selecteren. Voeg details toe zoals locatie, contactnummer en plaats.

Voer daarna de aanvaardbare valuta of valuta’s in als u er meer dan één neemt. Kies ook de talen die u het liefst gebruikt. Het helpt om meertalig te zijn omdat dit uw klantenkring diversifieert. Desgewenst kunt u elke stap volgens bepaalde specificaties configureren.

Vul tenslotte de aangegeven bedrijfsinformatie in, zoals, wanneer u open bent en uw openingstijden. Vermeld de dagen waarop u het bedrijf sluit, indien van toepassing.

2. Input personeelsleden, producten en diensten

Na het invullen van uw bedrijfsinformatie tijdens het opzetten van het online boekingssysteem, moet u nu uw medewerkers invoeren en welke diensten of producten u levert. Controleer de rubriek afhankelijk van het systeem en begin met het invullen van de profielen van het personeel.

Een reserveringssysteem voor een kliniek moet bijvoorbeeld artsen, apothekers, verpleegkundigen en ander personeel omvatten. Zorg ervoor dat elke invoer gedetailleerd is, zodat klanten gemakkelijker een afspraak kunnen maken. U moet met name de verschillende vakgebieden aangeven waarin elke arts gespecialiseerd is en de beschikbare uren.

Meestal zie je dat alle namen in alfabetische volgorde staan en aangeven op welke dagen artsen aanwezig zijn en welke tijdstippen beschikbaar zijn. U kunt ook informatie opnemen over tijden en dagen waarop u niet kunt oefenen.

Kijk onder diensten en producten waar u de verschillende categorieën moet invullen. De categorieën variëren afhankelijk van de producten en diensten die u in uw bedrijf aanbiedt. Maar probeer ze allemaal in te voeren om de klanten afwisseling te bieden. U kunt ook foto’s toevoegen voor een betere detaillering.

Meestal moeten de producten en diensten vergezeld gaan van informatie zoals prijs, grootte en aanbevolen gebruiker. Zo gaan klanten direct naar de producten of diensten die ze nodig hebben, zonder tijd te verspillen met zoeken. Denk er ook aan om eventuele aanbiedingen of promoties te vermelden die uw klanten zouden kunnen interesseren.

3. Boekingspagina Personalisatie

Elke boekingspagina die u opzet moet in lijn zijn met uw bedrijfsmerk. Zo niet, dan kunnen klanten het moeilijk hebben om de twee te associëren. Het is een stap die voornamelijk valt onder het onderdeel lay-out van het boekingssysteem voor uw pagina. Neem uw bedrijfslogo op en zorg ervoor dat de kleur ervan in overeenstemming is met uw merk.

Bovendien kunt u de bannerafbeelding en enkele trefwoorden invoeren die gemakkelijk met uw bedrijf worden geassocieerd. U kunt de pagina ook instellen om als widget op uw website te verschijnen. Nu klikken klanten erop en gaan naar het systeem om afspraken te maken. Vergeet ook niet aan te geven wanneer bepaalde producten en diensten niet beschikbaar of niet op voorraad zijn.

4. Een boekingsformulier toevoegen

Elk boekingssysteem biedt potentiële klanten een boekingsformulier om aan te geven welke diensten of producten ze willen. U moet dit boekingsformulier aanpassen aan uw bedrijf. Merk bijvoorbeeld op of de klanten hun:

• Namen
• Leeftijd
• E-mail
• Locatie
• Contactgegevens
• Adres
• Andere cruciale informatie

Ga bij het opzetten van een boekingssysteem na welke van deze kritieke velden elke klant moet invullen. Het beste is om ze op maximaal 3 te houden om tijd te besparen. De meeste systemen hebben een optie voor een gastformulier als u meer informatie over de klant wilt verzamelen.

Eerlijk gezegd is het beter om het boekingsformulier kort te houden en een klant door te verwijzen naar een gastenformulier als u meer details wilt. Hier kunnen zij u voorzien van alle andere details die u nodig heeft en die uw bedrijf ten goede komen.

Zorg er wel voor dat de gegevens van het gastenformulier komen nadat de klant klaar is met het maken van een afspraak. Anders kan het afleiden, en verlies je de boeking.

5. Boekingsfactuur en online betalingsopties instellen

Een boekingsfactuur geeft klanten details over de dienst of het product en hoeveel het kost. Het heeft:

• Bedrijfslogo
• Adres
• Boeking ID
• Datum gemaakt
• Datum afspraak
• Items
• Tarieven en bedragen
• Betalingsgegevens
• Annuleringsbeleid

Zorg ervoor dat u de voorwaarden vermeldt om verwarring bij het boeken te voorkomen. Vermeld ook de annuleringsvoorwaarden. De meeste bedrijven geven bijvoorbeeld een bepaalde duur voor het annuleren van een boeking. Daarna betalen de klanten een bepaald bedrag.

Een manier om boekingen te verantwoorden is door een back-end systeem te creëren met precieze details. Je gebruikt het om boekingen te controleren:

• Gereserveerde
• In afwachting van
• Volledig betaald
• Borg betaald
• Wachten
• Geannuleerd

Daarna kunt u aangeven welke online betalingssystemen u accepteert. Sommige online betalingssystemen zijn wereldwijd en accepteren verschillende valuta. U moet echter rekening houden met uw locatie en waar uw klanten zich bevinden voordat u een keuze maakt.

Geef aan of de boeking een volledige betaling of alleen een aanbetaling betreft en noteer andere cruciale informatie zoals belasting. Vervolgens kunt u al deze betalingsmogelijkheden aan uw website koppelen. Met behulp van widgets kunnen klanten gemakkelijker het boekingssysteem gebruiken en betalingen verrichten.

6. Geautomatiseerd klantencontact

Met honderden boekingen wordt het stressvol om met elke klant contact op te nemen en te proberen de boekingen bij te houden. Met boekingssystemen kunt u echter gemakkelijker gebruik maken van geautomatiseerd contact via e-mail of sms.

Een andere cruciale stap bij het opzetten van een boekingssysteem is geautomatiseerd klantcontact. Klanten ontvangen meldingen wanneer hun boekingen zijn verwerkt. U kunt ook herinneringen instellen wanneer de dagen naderen, via e-mail of sms.

Automatisering helpt je met:

• Bevestigingen
• Ontvangsten
• Waardering
• Herinneringen
• Projecten van het personeel

Hoewel automatisering goed werkt om klanten tevreden te houden, spelen ze ook een rol voor het personeel. U kunt herinneringen aanmaken in de vorm van meldingen. Het personeel krijgt een herinnering wanneer bepaalde boekingen nabij zijn. U kunt personeelsvergaderingen en interofficiële berichtgeving opzetten.

Tegelijkertijd helpt het de klanten op te merken wanneer annuleringen aanvaardbaar zijn. Ook vermelden de kennisgevingen wanneer boekingen opnieuw moeten worden ingepland en of de herschikking succesvol was. U kunt dan cruciale informatie zoals nieuwe afspraakdata uitzoeken om aan de klant voor te stellen.

7. Cruciale documentatie

Bepaalde documenten zijn noodzakelijk voor een bloeiend bedrijf. Zo moeten patiënten bijvoorbeeld afstand doen van hun rechten voordat bepaalde procedures kunnen plaatsvinden. Om het proces minder vervelend te maken en het gebruik van papieren te vermijden, omvat het opzetten van een online boekingssysteem nu ook ontheffingsformulieren.

De beste boekingssystemen hebben sjablonen voor al deze cruciale documenten die het bedrijf nodig heeft om de boeking te voltooien. U kunt online een verklaring van afstand opstellen met behulp van een sjabloon en alle noodzakelijke informatie invullen.

Op de ontheffing, of andere cruciale documentenzijn velden die de klant kan bewerken en invullen. Het bevat een korte beschrijving van wat de vrijstelling of het aanvullende document inhoudt en waarom het aanwezig is. Voor deze documenten geldt een termijn waarbinnen de klant ze moet indienen. Na het invullen van het sjabloon kan de klant het proces doorlopen.

8. Toestemming van het personeel

Als u een online boekingssysteem opzet, moet u niet vergeten dat uw personeel de juiste autorisatie nodig heeft. Aangezien u niet de enige persoon zult zijn die toegang heeft tot het systeem, kunt u het beste uw personeelsaccounts instellen. Zoek uit wie van uw team verantwoordelijk is voor boekingen en begin met hen. Zet dan anderen op de lijst voor het geval ze niet beschikbaar zijn.

De meeste systemen bieden tabbladen voor nieuwe gebruikersaccounts. Controleer of u slechts één of meer rekeningen nodig hebt. Elke account kan bepaalde toegangsbeperkingen hebben die gewoonlijk worden ingesteld door de niveaus van de machtigingen te variëren. Met machtigingen kunt u als maker alle delen van het systeem verwijderen waartoe u niet wilt dat een bepaalde gebruiker toegang heeft.

Zo zijn de betalingsgegevens alleen voor u en de financiële afdeling bestemd. Daarom mogen andere personeelsleden deze informatie niet inzien. Ook neemt u accounts op voor zakenpartners met specifieke machtigingen.

9. Rapporten opstellen

Gedetailleerde rapporten maken deel uit van de operatie, die u helpt met bedrijfsanalyses. Deze rapporten laten u zien hoe het bedrijf ervoor staat en wat er moet veranderen. Voorbeelden van rapporten die u kunt instellen zijn:

• Inkomen
• Boekingen
• Verkoop
• Commissies
• Betaling

De verslagen kunnen zo gedetailleerd of zo kort mogelijk zijn. De systemen hebben sjablonen met verschillende capaciteiten, afhankelijk van wat u wilt. U kunt er ook machtigingen voor instellen, waardoor de toegang voor het personeel wordt beperkt.

10. Aanvullende ondersteunende hulpmiddelen

Er is geen tekort aan ondersteunende tools die de klantervaring nog beter kunnen maken bij het gebruik van een online bedrijfssysteem. Dit is echter ook een cruciale stap voor u als ondernemer bij het maken van een planningsapp. U kunt gebruik maken van zoekmachines met extra hulpmiddelen zoals betalingssystemen en boekingsportalen.

Daarnaast is er reclame via social media platforms, facturatie en zelfs nieuwsbrieven met cruciale informatie. De toegang tot al deze elementen verbetert uw gebruikerservaring na het opzetten van een online boekingssysteem.

Conclusie

Het internet blijft bepaalde onderdelen van een bedrijf soepel laten verlopen, waaronder het maken van een afspraak. Nu hoeft een klant alleen maar naar de website van het bedrijf te gaan en een reservering te plaatsen door een formulier in te vullen.

Gewoonlijk vereist het formulier specifieke informatie die u nodig hebt om de dienst of het product te leveren. Ook kunt u klanten nu online gastformulieren en afstandsverklaringen laten invullen.

Wilt u een online reserveringssysteem opzetten?
Klik hier
voor meer informatie.