10 lihtsat sammu veebipõhise broneerimissüsteemi loomiseks

Veebipõhine broneerimissüsteem võimaldab teie äri sujuvalt toimida. Kuid sellise süsteemi rakendamine nõuab aega ja pingutust, et see õigesti tööle panna. Iga ettevõte ja nende spetsiifilised tegevused on erinevad, mistõttu on oluline võtta aega ja teha see esimesel korral õigesti.

Ausalt öeldes sõltub teie ettevõtte jaoks õige veebipõhine broneerimissüsteem teie unikaalsetest ärieesmärkidest ja -vajadustest. Näiteks, mis valdkonnas te tegutsete ja milline süsteem on parim. Kui teete ekskursioone ja reise, on teil vaja teistsugust süsteemi kui kellelgi, kes broneerib üüripindu.

Kui olete leidnud õige broneerimissüsteemi, saate selle seadistada. Kuid kõigepealt alustage broneerimissüsteemi mõistmisest.

Mis on veebipõhine broneerimissüsteem?

Veebipõhine broneerimissüsteem kasutab spetsiaalset tarkvara, mis võimaldab potentsiaalsetel klientidel broneerida teatud tooteid või teenuseid. Enamik kasutab vidinaid, et ühendada teie veebisait platvormiga ja teha see kõigile külalistele kättesaadavaks. Või võib see olla võimalus oma ettevõtte ja töötajate tõhusamaks organiseerimiseks.

Selline süsteem säästab teie ettevõtet mitmel viisil. Sa võid mõelda, mida kogu see lärm endast kujutab, kuid tõde on see, et see säästab sulle hulgaliselt aega, energiat ja raha. Möödas on päevad, mil kohtumiste sorteerimine võtab poole teie väärtuslikust ajast. Allpool on toodud vaid mõned eelised, mida võite oodata, kui olete oma ettevõtte jaoks sisse seadnud veebipõhise broneerimissüsteemi.

Online broneerimissüsteemi eelised

1. 24/7 operatsioonid

Vanasti tähendas kohtumiste broneerimine helistamist või ettevõtte külastamist tööajal. Kuid nüüd võivad asjad olla teisiti tänu interneti 24/7 kättesaadavusele. Kõik, mida teie kliendid peavad tegema, on juurdepääs teie veebisaidile ja nad saavad teha broneeringuid mis tahes kellaaegadel.

2. Suurenenud infoturve

Veebipõhised broneerimissüsteemid salvestavad sisu pilves või kasutavad muud, keerukamat tarkvara. See tagab teie turvalisuse, kuna ükski kõrvaline isik ei pääse sellele ligi. Nüüd ei pea te enam muretsema, et keegi pääseb teie töölauale ligi, et kontrollida olulist klienditeavet. Sellele saavad juurdepääsu ainult need, kellel on konkreetsed sisselogimisandmed.

3. Säästab aega

Klientide jaoks teabe vastuvõtmine tähendab nüüd, et neil on vorm käepärast või nad täidavad seda arvutis. See ei ole mitte ainult tüütu protsess, vaid võtab ka palju aega. Kõik see muutub, kui klient peab ise täitma broneerimisvormi andmed. Teie aeg on nüüd teavet kontrollida ja vastavalt planeerida.

4. Parandab kliendikogemust

Aktiivne ja hästi kohandatud veebipõhine broneerimissüsteem muudab kliendikogemuse meeldejäävamaks. Näiteks saavad kliendid pärast broneerimist koheselt teateid. Need teated kinnitavad broneeringu ja makse ning tänavad klienti tema tegevuse eest. Selline vahetu rahuldus loob klientidele püsivaid mälestusi ja seda saab kohandada ajakava rakenduses.

5. Parandab organisatsiooni

Organiseeritud kohtumised parandavad ettevõtlust mitmel viisil. Nüüd on teie töötajad motiveeritud töötama, sest kõik on korras. Nad saavad paremini valmistuda eelseisvateks broneeringuteks. Samal ajal saate märkida olulist teavet, näiteks:

• Broneeringute või kohtumiste arv
• Tühistamiste arv
• Ümberplaneeritud arv
• Mitu täielikku või osalist makset
• Kui paljud on tasunud tagatisraha

Bookafy online broneerimissüsteemi seadistamise sammud

1. Täitke äriteave

Iga süsteem vajab tipptasemel toimimiseks täpset äriteavet. Seega on esimene samm teie äriteabe täitmine ja kohandamine. Ettevõtte omanikuna alustate sellest, et konto loomine koos selliste oluliste üksikasjadega nagu lahtiolekuaeg, asukoht ja ajavöönd, töökeeled ja vastuvõetav valuuta.

Enamikul veebipõhistel süsteemidel on menüü, mis aitab teil selle olulise teabe täitmisel jaotises liikuda. Seega alustage veebipõhise broneerimissüsteemi loomist, täites ärinime ja valides esmase ja teisese tööstusharu. Lisage üksikasjad, nagu asukoht, kontaktnumber ja asukoht.

Seejärel sisestage vastuvõetav valuuta või valuutad, kui võtate rohkem kui ühe valuuta. Samuti valige välja keeled, mida eelistate kasutada. Mitmekeelsus on abiks, sest see mitmekesistab teie klientuuri. Vajaduse korral saate iga sammu konfigureerida teatud spetsifikatsioonide järgi.

Lõpuks täitke äriteave, näiteks millal olete avatud ja millal on teie lahtiolekuajad. Loetlege, millal te ettevõtte sulgete, kui see on olemas.

2. Töötajad, tooted ja teenused

Pärast seda, kui olete veebipõhise broneerimissüsteemi seadistamisel täitnud oma äriteavet, peate nüüd sisestama oma töötajad ja andmed selle kohta, milliseid teenuseid või tooteid te pakute. Kontrollige süsteemist sõltuvat jaotist ja alustage töötajate profiilide täitmisega.

Näiteks peab kliiniku broneerimissüsteem hõlmama arste, apteekreid, meditsiiniõdesid ja teisi töötajaid. Veenduge, et iga sisend oleks üksikasjalikult kirjeldatud, et klientidel oleks lihtsam kohtumisi broneerida. Eelkõige peate märkima iga arsti eri erialad ja kättesaadavad tööajad.

Tavaliselt märkate, et kõik nimed on tähestikulises järjekorras ja näitavad, millised päevad on arstid ja millised on vabad ajad. Samuti võite lisada teavet treeningutest eemalviibimise aegade ja päevade kohta.

Teenuste ja toodete all vaadake, kuhu tuleb täita erinevad kategooriad. Kategooriad varieeruvad sõltuvalt toodetest ja teenustest, mida te oma ettevõttes pakute. Kuid proovige sisestada kõik need, et pakkuda klientidele mitmekesisust. Samuti võite lisada pilte parema üksikasjalikkuse tagamiseks.

Tavaliselt peavad toodete ja teenuste puhul olema kaasas sellised andmed nagu hind, suurus ja soovitatav kasutaja. Nii jõuavad kliendid otse vajalike toodete või teenuste juurde, ilma et nad raiskaksid aega otsingutele. Ärge unustage ka üksikasjalikult kirjeldada peatselt toimuvaid pakkumisi või kampaaniaid, mis võiksid teie kliente intrigeerida.

3. Broneerimislehe isikupärastamine

Iga broneerimisleht peab olema kooskõlas teie ettevõtte kaubamärgiga. Vastasel juhul võib klientidel olla raske neid kahte seostada. See on samm, mis kuulub peamiselt teie lehe broneerimissüsteemi kujunduse sektsiooni alla. Lisage oma ettevõtte logo ja veenduge, et selle värv on kooskõlas teie kaubamärgiga.

Lisaks saate sisestada bänneri pildi ja mõned märksõnad, mis on teie ettevõttega kergesti seostatavad. Saate seadistada lehe ka nii, et see ilmuks teie veebisaidil vidina. Nüüd klõpsavad kliendid sellel ja suunduvad süsteemi, et määrata kohtumisi. Samuti ärge unustage lisada üksikasjad selle kohta, millal teatud tooted ja teenused ei ole saadaval või kui need on otsas.

4. Broneerimisvormi lisamine

Iga broneerimissüsteem pakub potentsiaalsetele klientidele broneerimisvormi, kus nad saavad üksikasjalikult kirjeldada, millised teenused või tooted neile meeldivad. Te peate selle broneerimisvormi kohandama oma ettevõttele sobivaks. Näiteks märkige, kas kliendid peavad täitma oma:

• Nimed
• Vanus
• E-post
• Asukoht
• Kontaktnumber
• Aadress
• Muu oluline teave

Broneerimissüsteemi seadistamisel märkige, millised neist kriitilistest väljadest peab iga klient täitma. Aja kokkuhoiu huvides on kõige parem, kui neid on maksimaalselt 3. Enamikus süsteemides on võimalus kasutada külaliste vormi, kui teil on vaja koguda kliendi kohta rohkem teavet.

Tõsi, parem on hoida broneerimisvorm lühike ja suunata klient külaliste vormi, kui soovite rohkem üksikasju. Siin saavad nad anda teile mis tahes muid üksikasju, mida vajate, mis on teie ettevõttele kasulikud.

Veenduge siiski, et külaliste vormi andmed tulevad pärast seda, kui klient on broneerinud kohtumise. Vastasel juhul võib see olla häiriv ja te kaotate lõpuks broneeringu.

5. Broneeringuarve ja online maksevõimaluste seadistamine

Broneerimisarve annab klientidele üksikasjalikud andmed teenuse või toote kohta ja selle maksumuse kohta. See on:

• Ettevõtte logo
• Aadress
• Broneeringu ID
• Loomiskuupäev
• Ametisse määramise kuupäev
• Artiklid
• Hinnad ja summad
• Maksmise üksikasjad
• Tühistamispoliitika

Kindlasti lisage tingimused, et vältida segadust broneerimisel. Lisage ka tühistamispõhimõtted. Näiteks enamik ettevõtteid annab broneeringu tühistamiseks kindla aja. Pärast seda maksavad kliendid teatava summa.

Üks võimalus broneeringute arvestamiseks on luua täpseid andmeid sisaldav tagasisüsteem. Kasutate seda broneeringute kontrollimiseks, mis on:

• Reserveeritud
• Pending
• Täielikult makstud
• Hoius makstud
• Oodates
• Tühistatud

Pärast seda saate üksikasjalikult kirjeldada online-maksesüsteeme, mida te aktsepteerite. Mõned online-maksesüsteemid on ülemaailmsed ja aktsepteerivad erinevaid valuutasid. Enne valimist peate siiski tähele panema oma asukohta ja seda, kus teie kliendid on.

Märkige, kas broneeringu puhul on tegemist täismaksega või ainult ettemaksuga, ning märkige muu oluline teave, näiteks maksud. Seejärel saate ühendada kõik need maksevõimalused oma veebisaidiga. Vidinate abil on klientidel lihtsam broneerimissüsteemi kasutada ja makseid teha.

6. Automatiseeritud kliendikontakt

Sadade broneeringute puhul muutub iga kliendiga kontakteerumine ja broneeringute jälgimine stressirohkeks. Broneerimissüsteemid lihtsustavad aga automaatse kontakti võtmist e-posti või tekstisõnumite abil.

Teine oluline samm broneerimissüsteemi loomisel on automatiseeritud kliendikontakt. Kliendid saavad teateid, kui nende broneeringud on tehtud. Samuti saate määrata meeldetuletusi, kui päevad lähenevad, kasutades e-kirju või tekstsõnumeid.

Automatiseerimine aitab teid:

• Kinnitused
• Kviitungid
• Tunnustus
• Meeldetuletused
• Töötajate projektid

Kuigi automatiseerimine töötab hästi, et hoida kliente rahul, on neil oma roll ka töötajate jaoks. Saate luua meeldetuletusi teadete kujul. Personal saab meeldetuletuse, kui teatud broneeringud on lähedal. Saate korraldada töötajate koosolekuid ja kontoritevahelisi sõnumeid.

Samal ajal aitab see klientidel märgata, millal tühistamised on vastuvõetavad. Samuti teatatakse, millal broneeringuid ümber planeerida ja kas ümberplaneerimine oli edukas. Seejärel saate valida välja olulise teabe, näiteks uued kohtumiste kuupäevad, mida kliendile soovitada.

7. Oluline dokumentatsioon

Ettevõtte õitsenguks on vaja teatavaid dokumente. Näiteks on patsientide loobumine kohustuslik enne konkreetsete protseduuride läbiviimist. Et muuta protsess vähem tüütuks ja vältida paberite kasutamist, hõlmab veebipõhise broneerimissüsteemi loomine nüüd ka loobumisvorme.

Parimatel broneerimissüsteemidel on mallid kõigi nende oluliste dokumentide jaoks, mida ettevõte vajab enne broneeringu lõpetamist. Võite luua veebipõhise loobumisavalduse, kasutades selleks malli, ja täita kogu vajaliku teabe.

Loobumise kohta või muu olulistele dokumentidele, on väljad, mida klient saab muuta ja täita. Lisatud on lühikirjeldus selle kohta, mida loobumine või lisadokument tähendab ja miks see on olemas. Sellistel dokumentidel on tähtaeg, mille jooksul klient peab need esitama. Pärast malli täitmist saab klient jätkata protsessi lõpuleviimist.

8. Töötajate volitused

Veebipõhise broneerimissüsteemi loomisel pidage meeles, et teie töötajad vajavad nõuetekohast autoriseerimist. Kuna te ei ole ainus inimene, kes süsteemile ligi pääseb, on kõige parem luua oma töötajate kontod. Valige välja, kes teie meeskonnast vastutab broneeringute eest, ja alustage nendega. Siis on teised nimekirjas juhuks, kui nad ei ole saadaval.

Enamik süsteeme pakub uute kasutajakontode jaoks vahekaarte. Kontrollige, kas teil on vaja ainult ühte või mitut kontot. Igal kontol võivad olla teatud juurdepääsupiirangud, mis on tavaliselt kehtestatud õiguste tasemeid muutes. Õigused võimaldavad teil loojana eemaldada kõik süsteemi osad, millele te ei soovi, et konkreetne kasutaja pääseks ligi.

Näiteks makseandmed on ainult teie ja finantsosakonna jaoks. Seetõttu ei ole teistel töötajatel lubatud seda teavet vaadata. Samuti lisate kontod äripartnerite jaoks konkreetsete õigustega kontod.

9. Aruannete seadistamine

Üksikasjalike aruannete olemasolu on osa tegevusest, mis aitab teid ärianalüüsiga. Need aruanded näitavad teile, kuidas äri seisab ja mida on vaja muuta. Näited aruannetest, mida saate koostada, on järgmised:

• Sissetulek
• Broneeringud
• Müük
• Komisjonid
• Maksmine

Aruanded võivad olla võimalikult üksikasjalikud või lühikesed. Süsteemidel on erineva võimsusega mallid, sõltuvalt sellest, mida soovite. Samuti saate määrata neile õigused, piirates töötajate juurdepääsu.

10. Täiendavad abivahendid

Tugivahenditest, mis võivad kliendikogemuse veelgi paremaks muuta, kui kasutate veebipõhist ärisüsteemi, ei ole puudust. See on aga ka teie kui ettevõtja jaoks oluline samm, kui te loote ajakava rakendust. Võite kasutada ära otsingumootoreid, millel on lisavahendeid, nagu maksesüsteemid ja broneerimisportaalid.

Lisaks sellele on olemas reklaam, kasutades sotsiaalmeediaplatvorme, arvete esitamine ja isegi uudiskirjad, mis sisaldavad olulist teavet. Kõigile neile juurdepääs parandab teie kasutajakogemust pärast veebipõhise broneerimissüsteemi loomist.

Kokkuvõttes

Internet muudab teatud äritegevuse osad, sealhulgas kohtumiste kokkuleppimise, jätkuvalt sujuvaks. Nüüd on kõik, mida klient peab tegema, juurdepääs ettevõtte veebisaidile ja broneeringu tegemine, täites vormi.

Tavaliselt nõutakse vormil konkreetset teavet, mida on vaja teenuse või toote pakkumiseks. Samuti saate nüüd pakkuda klientidele külaliste vorme ja loobumisavaldusi, mida nad saavad täita veebis.

Kas soovite luua veebipõhise broneerimissüsteemi?
Klõpsake siin
et rohkem teada saada.