10 helppoa vaihetta online-varausjärjestelmän perustamiseen

Online-varausjärjestelmä mahdollistaa yrityksesi sujuvan toiminnan. Tällaisen järjestelmän käyttöönotto vaatii kuitenkin aikaa ja vaivaa, jotta se saadaan juuri oikeanlaiseksi. Jokainen yritys ja sen erityiset toiminnot ovat erilaisia, joten on tärkeää käyttää aikaa ja tehdä se oikein ensimmäisellä kerralla.

Suoraan sanottuna oikea online-varausjärjestelmä yrityksellesi riippuu yrityksesi ainutlaatuisista tavoitteista ja tarpeista. Esimerkiksi, millä alalla olet ja mikä järjestelmä on paras. Jos teet retkiä ja matkoja, tarvitset eri järjestelmän kuin joku, joka varaa vuokra-asuntoja.

Kun olet löytänyt oikean varausjärjestelmän, voit ryhtyä sen käyttöönottoon. Aloita kuitenkin ensin ymmärtämällä varausjärjestelmä.

Mikä on online-varausjärjestelmä?

Online-varausjärjestelmässä käytetään erityistä ohjelmistoa, jonka avulla potentiaaliset asiakkaat voivat varata tiettyjä tuotteita tai palveluja. Useimmat käyttävät widgettejä, joilla verkkosivustosi liitetään alustaan ja saat sen kaikkien vieraiden ulottuville. Tai se voi olla tapa organisoida yrityksesi ja työntekijäsi tehokkaammin.

Tällainen järjestelmä säästää yrityksesi monin tavoin. Saatat miettiä, mistä tässä kaikessa hössötyksessä on kyse, mutta totuus on, että se säästää aikaa, energiaa ja rahaa. Menneet ovat ne ajat, jolloin tapaamisten lajittelu vei puolet arvokkaasta ajastasi. Alla on lueteltu vain joitakin etuja, joita voit odottaa, kun otat käyttöön verkkovarausjärjestelmän yrityksellesi.

Online-varausjärjestelmän edut

1. 24/7-toiminta

Aikaisemmin ajanvaraus tarkoitti soittamista tai käyntiä yrityksessä työaikana. Mutta nyt asiat voivat olla toisin, koska internet on käytettävissä 24/7. Asiakkaidesi tarvitsee vain päästä verkkosivustollesi, ja he voivat tehdä varauksia mihin vuorokauden aikaan tahansa.

2. Lisääntynyt tietoturva

Online-varausjärjestelmät tallentavat sisällön pilvipalveluun tai muiden, kehittyneempien ohjelmistojen avulla. Se takaa turvallisuutesi, koska asiattomat henkilöt eivät pääse siihen käsiksi. Nyt sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että kukaan pääsee työpöydällesi tarkistamaan tärkeitä asiakastietoja. Vain ne, joilla on tietyt kirjautumistiedot, voivat käyttää sitä.

3. Säästää aikaa

Tietojen vastaanottaminen asiakkaille tarkoittaa nykyään sitä, että asiakkaalla on käsillä lomake tai että se täytetään tietokoneella. Tämä on työläs prosessi, ja lisäksi se vie paljon aikaa. Kaikki tämä muuttuu, kun asiakkaan on itse täytettävä varauslomakkeen tiedot. Sinun on nyt aika tarkistaa tiedot ja suunnitella niiden mukaisesti.

4. Parantaa asiakaskokemusta

Aktiivinen ja hyvin räätälöity online-varausjärjestelmä tekee asiakaskokemuksesta mieleenpainuvamman. Esimerkiksi varauksen jälkeen asiakkaat voivat saada välittömiä ilmoituksia. Näissä ilmoituksissa vahvistetaan varaus ja maksu sekä kiitetään asiakasta hänen asioinnistaan. Tällainen välitön mielihyvä luo asiakkaille pysyviä muistoja, ja se voidaan mukauttaa aikataulusovelluksella.

5. Parantaa organisaatiota

Järjestetyt tapaamiset parantavat liiketoimintaa monin tavoin. Nyt henkilökuntasi on motivoitunut työskentelemään, koska kaikki on kunnossa. He voivat paremmin valmistautua tuleviin varauksiin. Samalla voit merkitä muistiin tärkeitä tietoja, kuten:

• Varausten tai tapaamisten määrä
• Peruutusten määrä
• Uudelleen aikataulutettu määrä
• Kuinka monta täyttä tai osittaista maksua
• Kuinka moni on maksanut käsirahan

Vaiheet Bookafy Online Booking Systemin perustamiseen

1. Täytä yritystiedot

Jokainen järjestelmä tarvitsee tarkkaa liiketoimintatietoa toimiakseen huippukunnossa. Ensimmäinen vaihe on siis yritystietojesi täyttäminen ja mukauttaminen. Yrityksen omistajana aloitat tilin luominen tärkeät tiedot, kuten aukioloajat, sijainti ja aikavyöhyke, käyttökielet ja hyväksyttävä valuutta.

Useimmissa online-järjestelmissä on valikko, joka auttaa sinua navigoimaan osiossa, kun täytät nämä tärkeät tiedot. Aloita siis online-varausjärjestelmän perustaminen täyttämällä yrityksen nimi ja valitsemalla ensisijainen ja toissijainen toimiala. Lisää tietoja, kuten sijainti, yhteystiedot ja sijainti.

Syötä sen jälkeen hyväksyttävä valuutta tai hyväksyttävät valuutat, jos otat useamman kuin yhden valuutan. Valitse myös kielet, joita haluat käyttää. Monikielisyys auttaa, sillä se monipuolistaa asiakaskuntaasi. Voit tarvittaessa määrittää jokaisen vaiheen tiettyjen määritysten mukaan.

Täydennä lopuksi yritystiedot, kuten milloin olet avoinna ja aukioloaikasi. Luettele päivät, jolloin suljit yrityksen, jos sellaisia on.

2. Henkilöstön jäsenet, tuotteet ja palvelut

Kun olet täyttänyt yritystietosi verkkovarausjärjestelmän perustamisen yhteydessä, sinun on nyt syötettävä henkilökuntasi jäsenet ja tarjoamasi palvelut tai tuotteet. Tarkista järjestelmästä riippuva osio ja aloita täyttämällä henkilöstön profiilit.

Esimerkiksi klinikan ajanvarausjärjestelmän on sisällettävä lääkärit, farmaseutit, sairaanhoitajat ja muu henkilökunta. Muista eritellä jokainen syöttö yksityiskohtaisesti, jotta asiakkaiden on helpompi varata tapaamisia. Erityisesti on ilmoitettava kunkin lääkärin erikoisalat ja käytettävissä olevat työtunnit.

Yleensä huomaat, että kaikki nimet ovat aakkosjärjestyksessä, ja niissä ilmoitetaan, minä päivinä lääkärit ovat paikalla ja mitkä ovat käytettävissä olevat ajat. Voit myös lisätä tietoja harjoituksista poissaoloajoista ja -päivistä.

Katso kohdasta Palvelut ja tuotteet, mihin eri luokkiin ne täytetään. Luokat vaihtelevat yrityksesi tarjoamien tuotteiden ja palvelujen mukaan. Yritä kuitenkin syöttää ne kaikki, jotta asiakkaat saisivat vaihtelua. Voit myös liittää mukaan kuvia, jotta saat paremmat tiedot.

Yleensä tuotteisiin ja palveluihin on liitettävä tietoja, kuten hinta, koko ja suositeltu käyttäjä. Näin asiakkaat pääsevät suoraan tarvitsemiinsa tuotteisiin tai palveluihin tuhlaamatta aikaa etsimiseen. Muista myös mainita yksityiskohtaisesti kaikki lähiaikoina tulevat tarjoukset tai kampanjat, jotka saattavat kiehtoa asiakkaitasi.

3. Varaussivun personointi

Jokaisen varaussivun, jonka perustat, on oltava yrityksesi brändin mukainen. Jos näin ei ole, asiakkaiden voi olla vaikea yhdistää näitä kahta. Tämä vaihe kuuluu pääasiassa sivusi varausjärjestelmän ulkoasuosioon. Sisällytä yrityksesi logo ja varmista, että sen väri on brändisi mukainen.

Lisäksi voit syöttää bannerin kuvan ja joitakin avainsanoja, jotka liittyvät helposti yritykseesi. Voit myös määrittää sivun näkymään widgetinä verkkosivustollasi. Nyt asiakkaat klikkaavat sitä ja siirtyvät järjestelmään sopiakseen tapaamisia. Muista myös ilmoittaa, milloin tietyt tuotteet ja palvelut eivät ole saatavilla tai loppuneet varastosta.

4. Lisää varauslomake

Jokainen varausjärjestelmä tarjoaa potentiaalisille asiakkaille varauslomakkeen, jossa he voivat ilmoittaa yksityiskohtaisesti, mistä palveluista tai tuotteista he pitävät. Sinun on mukautettava tämä varauslomake yrityksellesi sopivaksi. Huomaa esimerkiksi, jos asiakkaiden on täytettävä:

• Nimet
• Ikä
• Sähköposti
• Sijainti
• Yhteystiedot
• Osoite
• Muut olennaiset tiedot

Kun perustat varausjärjestelmää, ilmoita, mitkä näistä kriittisistä kentistä jokaisen asiakkaan on täytettävä. Niitä on parasta pitää enintään 3, jotta säästät aikaa. Useimmissa järjestelmissä on mahdollisuus vieraslomakkeeseen, jos haluat kerätä lisätietoja asiakkaasta.

On parempi pitää varauslomake lyhyenä ja ohjata asiakas vieraslomakkeelle, kun haluat lisätietoja. Täällä he voivat antaa sinulle kaikki muut tarvitsemasi tiedot, jotka hyödyttävät liiketoimintaasi.

Varmista kuitenkin, että vieraslomakkeen tiedot tulevat sen jälkeen, kun asiakas on tehnyt ajanvarauksen. Muuten se voi olla häiritsevää, ja lopulta menetät varauksen.

5. Varauksen laskun ja verkkomaksuvaihtoehtojen määrittäminen

Varauslasku antaa asiakkaalle yksityiskohtaiset tiedot palvelusta tai tuotteesta ja sen hinnasta. Siinä on:

• Yrityksen logo
• Osoite
• Varaustunnus
• Luontipäivämäärä
• Nimityspäivä
• Tuotteet
• Hinnat ja määrät
• Maksutiedot
• Peruutusehdot

Muista sisällyttää ehdot ja edellytykset, jotta vältät epäselvyyksiä varausta tehdessäsi. Ilmoita myös peruutusehdot. Useimmat yritykset antavat esimerkiksi tietyn ajan varauksen peruuttamiselle. Sen jälkeen asiakkaat maksavat tietyn summan.

Yksi tapa tehdä varaukset selväksi on luoda taustajärjestelmä, jossa on tarkat tiedot. Tarkistat sillä varaukset, jotka ovat:

• Varattu
• Vireillä
• Maksettu kokonaan
• Maksettu talletus
• Odottelu
• Peruutettu

Sen jälkeen voit ilmoittaa yksityiskohtaisesti hyväksymäsi verkkomaksujärjestelmät. Jotkin verkkomaksujärjestelmät ovat maailmanlaajuisia ja hyväksyvät eri valuuttoja. Sinun on kuitenkin huomioitava sijaintisi ja se, missä asiakkaasi ovat, ennen kuin valitset.

Ilmoita, onko varaus maksettava kokonaan vai vain ennakkomaksu, ja merkitse muut tärkeät tiedot, kuten vero. Tämän jälkeen voit liittää kaikki nämä maksuvaihtoehdot verkkosivustoosi. Widgettien avulla asiakkaiden on helpompi käyttää varausjärjestelmää ja suorittaa maksuja.

6. Automatisoitu asiakaskontakti

Kun varauksia on satoja, on stressaavaa ottaa yhteyttä jokaiseen asiakkaaseen ja yrittää pitää kirjaa varauksista. Varausjärjestelmät helpottavat kuitenkin automaattisen yhteydenpidon käyttöä sähköpostin tai tekstiviestien avulla.

Toinen ratkaiseva vaihe varausjärjestelmää perustettaessa on automatisoitu asiakasyhteydenpito. Asiakkaat saavat ilmoituksia, kun heidän varauksensa ovat menneet läpi. Voit myös asettaa muistutuksia sähköpostitse tai tekstiviesteillä päivien lähestyessä.

Automaatio auttaa sinua:

• Vahvistukset
• Kuitit
• Arvostus
• Muistutukset
• Henkilöstön hankkeet

Vaikka automaatio toimii hyvin asiakkaiden pitämiseksi tyytyväisinä, sillä on merkitystä myös henkilöstön kannalta. Voit luoda muistutuksia ilmoitusten muodossa. Henkilökunta saa muistutuksen, kun tietyt varaukset ovat lähellä. Voit järjestää henkilökunnan kokouksia ja toimistojen välisiä viestejä.

Samalla se auttaa asiakkaita huomaamaan, milloin peruutukset ovat hyväksyttäviä. Ilmoituksissa ilmoitetaan myös, milloin varauksia on siirrettävä ja onnistuiko uudelleenjärjestely. Tämän jälkeen voit poimia asiakkaalle ehdottamasi tärkeät tiedot, kuten uudet tapaamispäivät.

7. Ratkaiseva dokumentaatio

Tietyt asiakirjat ovat välttämättömiä, jotta yritys voi menestyä. Esimerkiksi potilaan luopuminen on välttämätöntä, ennen kuin tietyt toimenpiteet voidaan suorittaa. Jotta prosessi olisi vähemmän työläs ja jotta vältyttäisiin paperien käyttämiseltä, verkkovarausjärjestelmän perustaminen sisältää nyt myös luopumislomakkeet.

Huippuluokan varausjärjestelmissä on mallit kaikille näille tärkeille asiakirjoille, joita yritys tarvitsee ennen varauksen tekemistä. Voit laatia sähköisen luopumisilmoituksen mallin avulla ja täyttää kaikki tarvittavat tiedot.

Luopumisilmoituksessa tai muussa tärkeät asiakirjatovat kenttiä, joita asiakas voi muokata ja täyttää. Mukana on lyhyt kuvaus siitä, mitä poikkeuslupa tai lisäasiakirja tarkoittaa ja miksi se on mukana. Näillä asiakirjoilla on määräaika, jonka kuluessa asiakkaan on toimitettava ne. Kun asiakas on täyttänyt mallin, hän voi jatkaa prosessin loppuun saattamista.

8. Henkilöstön valtuutus

Kun perustat online-varausjärjestelmää, muista, että henkilökuntasi tarvitsee asianmukaisen valtuutuksen. Koska et ole ainoa henkilö, joka käyttää järjestelmää, on parasta perustaa henkilökunnan tilit. Valitse, kuka tiimistäsi vastaa varauksista, ja aloita heidän kanssaan. Pidä sitten muita listalla siltä varalta, että he eivät ole käytettävissä.

Useimmissa järjestelmissä on välilehdet uusia käyttäjätilejä varten. Tarkista, tarvitsetko vain yhden vai useamman tilin. Kullakin tilillä voi olla tietyt käyttöoikeusrajoitukset, jotka yleensä asetetaan vaihtelemalla käyttöoikeustasoja. Käyttöoikeuksien avulla voit luojana poistaa kaikki järjestelmän osat, joihin et halua tietyn käyttäjän pääsevän.

Esimerkiksi maksutiedot ovat vain sinua ja rahoitusosastoa varten. Näin ollen muu henkilökunta ei saa nähdä näitä tietoja. Voit myös sisällyttää tilit liikekumppaneille, joilla on erityisoikeudet.

9. Raporttien määrittäminen

Yksityiskohtaiset raportit ovat osa toimintaa, joka auttaa sinua liiketoiminnan analysoinnissa. Näistä raporteista näet, miten liiketoiminta sujuu ja mitä on muutettava. Esimerkkejä määritettävistä raporteista ovat:

• Tulot
• Varaukset
• Myynti
• Palkkiot
• Maksu

Raportit voivat olla mahdollisimman yksityiskohtaisia tai lyhyitä. Järjestelmissä on malleja, joiden kapasiteetti vaihtelee sen mukaan, mitä haluat. Voit myös määrittää niille käyttöoikeudet ja rajoittaa henkilöstön pääsyä.

10. Lisätukityökalut

Tukityökaluista ei ole pulaa, sillä ne voivat parantaa asiakaskokemusta entisestään, kun käytät verkkoliiketoimintajärjestelmää. Tämä on kuitenkin myös ratkaiseva vaihe, kun luot aikataulusovellusta yrityksen toimijana. Voit hyödyntää hakukoneita, joilla on lisätyökaluja, kuten maksujärjestelmät ja varausportaalit.

Lisäksi on mainontaa sosiaalisen median alustoilla, laskutusta ja jopa uutiskirjeitä, joissa on tärkeää tietoa. Kaikkien niiden käyttäminen parantaa käyttäjäkokemusta verkkovarausjärjestelmän perustamisen jälkeen.

Johtopäätös

Internetin avulla tietyt liiketoiminnan osat, kuten ajanvarauksen tekeminen, sujuvat edelleen. Nyt asiakkaan ei tarvitse tehdä muuta kuin mennä yrityksen verkkosivustolle ja tehdä varaus täyttämällä lomake.

Lomakkeessa vaaditaan yleensä tiettyjä tietoja, joita tarvitset palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi. Lisäksi voit nyt tarjota asiakkaille vieraslomakkeita ja vastuuvapautuksia, jotka he voivat täyttää verkossa.

Haluatteko perustaa online-varausjärjestelmän?
Klikkaa tästä
saadaksesi lisätietoja.