10 einfache Schritte zum Einrichten eines Online-Buchungssystems

Ein Online-Buchungssystem ermöglicht einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Unternehmen. Aber die Einführung eines solchen Systems erfordert Zeit und Mühe, um es richtig zu machen. Jedes Unternehmen und seine spezifischen Abläufe sind anders, und es ist wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen und es beim ersten Mal richtig machen.

Welches Online-Buchungssystem für Ihr Unternehmen das richtige ist, hängt von Ihren individuellen Unternehmenszielen und -anforderungen ab. Zum Beispiel, in welcher Branche Sie tätig sind und welches System das beste ist. Wenn Sie Touren und Reisen anbieten, brauchen Sie ein anderes System als jemand, der Mietobjekte bucht.

Nachdem Sie das richtige Buchungssystem gefunden haben, können Sie es einrichten. Doch zunächst sollten Sie das Buchungssystem verstehen.

Was ist ein Online-Buchungssystem?

Ein Online-Buchungssystem nutzt eine spezielle Software, die es potenziellen Kunden ermöglicht, bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu buchen. Die meisten verwenden Widgets, um Ihre Website mit der Plattform zu verbinden und sie für alle Gäste zugänglich zu machen. Oder es könnte eine Möglichkeit sein, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter effizienter zu organisieren.

Ein solches System sichert Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Vielleicht fragen Sie sich, was der ganze Wirbel soll, aber in Wahrheit sparen Sie damit eine Menge Zeit, Energie und Geld. Vorbei sind die Zeiten, in denen das Sortieren von Terminen die Hälfte Ihrer wertvollen Zeit in Anspruch nimmt. Im Folgenden sind nur einige der Vorteile aufgeführt, die Sie erwarten können, wenn Sie ein Online-Buchungssystem für Ihr Unternehmen einrichten.

Vorteile eines Online-Buchungssystems

1. 24/7 Betrieb

Früher bedeutete die Buchung von Terminen einen Anruf oder einen Besuch im Unternehmen während der Geschäftszeiten. Doch dank der 24/7-Verfügbarkeit des Internets kann das jetzt anders sein. Ihre Kunden brauchen nur auf Ihre Website zuzugreifen und können zu jeder Tageszeit Buchungen vornehmen.

2. Erhöhte Informationssicherheit

Online-Buchungssysteme speichern Inhalte in der Cloud oder mit Hilfe anderer, ausgefeilterer Software. Es garantiert Ihre Sicherheit, da keine unbefugten Personen darauf zugreifen können. Jetzt müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass jemand auf Ihren Desktop zugreift, um wichtige Kundendaten zu prüfen. Nur Personen mit bestimmten Anmeldedaten können darauf zugreifen.

3. Spart Zeit

Die Aufnahme von Informationen für Kunden bedeutet heute, ein Formular zur Hand zu haben oder es am Computer auszufüllen. Das ist nicht nur ein mühsamer Prozess, sondern auch sehr zeitaufwändig. All das ändert sich, wenn der Kunde die Informationen im Buchungsformular selbst ausfüllen muss. Jetzt ist es an der Zeit, die Informationen zu prüfen und entsprechend zu planen.

4. Verbessert das Kundenerlebnis

Ein aktives und gut angepasstes Online-Buchungssystem macht das Kundenerlebnis unvergesslich. So können die Kunden beispielsweise nach der Buchung sofortige Benachrichtigungen erhalten. Diese Benachrichtigungen bestätigen die Buchung und die Zahlung und danken dem Kunden für sein Geschäft. Eine solche sofortige Befriedigung schafft bleibende Erinnerungen bei den Kunden und kann in einer Terminplanungs-App angepasst werden.

5. Verbessert die Organisation

Organisierte Termine verbessern das Geschäft in vielerlei Hinsicht. Jetzt sind Ihre Mitarbeiter motiviert zu arbeiten, weil alles in Ordnung ist. So können sie sich besser auf anstehende Buchungen vorbereiten. Gleichzeitig können Sie wichtige Informationen notieren, wie z. B:

• Anzahl der Buchungen oder Termine
• Anzahl der Annullierungen
• Anzahl umgeschriebener Termine
• Wie viele Voll- oder Teilzahlungen
• Wie viele haben eine Anzahlung geleistet

Schritte zur Einrichtung des Bookafy Online Buchungssystems

1. Ausfüllen der Geschäftsinformationen

Jedes System benötigt genaue Geschäftsinformationen, um optimal zu funktionieren. Der erste Schritt ist also das Ausfüllen und Anpassen Ihrer Unternehmensdaten. Als Geschäftsinhaber beginnen Sie mit Erstellung eines Kontos mit wichtigen Angaben wie Geschäftszeiten, Standort und Zeitzone, Arbeitssprachen und akzeptierte Währungen.

Die meisten Online-Systeme verfügen über ein Menü, das Sie beim Ausfüllen dieser wichtigen Informationen unterstützt. Beginnen Sie also mit der Einrichtung des Online-Buchungssystems, indem Sie den Unternehmensnamen ausfüllen und die primären und sekundären Branchen auswählen. Fügen Sie Details wie Ort, Kontaktnummer und Standort hinzu.

Geben Sie anschließend die zulässige(n) Währung(en) ein, wenn Sie mehr als eine Währung nehmen. Wählen Sie außerdem die Sprachen aus, die Sie verwenden möchten. Es ist hilfreich, mehrsprachig zu sein, da dies Ihren Kundenkreis diversifiziert. Optional können Sie jeden Schritt bei Bedarf nach bestimmten Vorgaben konfigurieren.

Vervollständigen Sie abschließend die angegebenen Geschäftsinformationen, wie z. B. die Öffnungszeiten und die Öffnungszeiten Ihres Unternehmens. Führen Sie die Tage auf, an denen Sie das Geschäft schließen, falls vorhanden.

2. Input Mitarbeiter, Produkte und Dienstleistungen

Nachdem Sie bei der Einrichtung des Online-Buchungssystems Ihre Unternehmensdaten eingegeben haben, müssen Sie nun Ihre Mitarbeiter und die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen oder Produkte eingeben. Überprüfen Sie den Abschnitt je nach System und beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Profile der Mitarbeiter.

Ein Klinikbuchungssystem muss beispielsweise Ärzte, Apotheker, Krankenschwestern und andere Mitarbeiter umfassen. Achten Sie darauf, jede Eingabe genau zu beschreiben, um den Kunden die Terminbuchung zu erleichtern. Sie müssen insbesondere die verschiedenen Fachgebiete jedes Arztes und die verfügbaren Stunden angeben.

In der Regel sind die Namen alphabetisch geordnet und geben an, an welchen Tagen die Ärzte anwesend sind und welche Zeitfenster zur Verfügung stehen. Sie können auch Informationen über Zeiten und Tage außerhalb der Praxis einfügen.

Prüfen Sie unter Dienstleistungen und Produkte, wo Sie die verschiedenen Kategorien ausfüllen müssen. Die Kategorien hängen von den Produkten und Dienstleistungen ab, die Sie in Ihrem Unternehmen anbieten. Versuchen Sie aber, sie alle einzugeben, um den Kunden Abwechslung zu bieten. Sie können auch Bilder einfügen, um die Details besser darzustellen.

Normalerweise müssen die Produkte und Dienstleistungen mit Informationen wie Preis, Größe und empfohlenem Benutzer versehen sein. Auf diese Weise gelangen die Kunden direkt zu den Produkten oder Dienstleistungen, die sie benötigen, ohne Zeit mit der Suche zu verschwenden. Denken Sie auch daran, baldige Angebote oder Werbeaktionen zu nennen, die Ihre Kunden interessieren könnten.

3. Personalisierung der Buchungsseite

Jede Buchungsseite, die Sie einrichten, muss mit Ihrer Unternehmensmarke übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, kann es den Kunden schwer fallen, die beiden Begriffe zu verbinden. Dies ist ein Schritt, der hauptsächlich in den Bereich des Buchungssystems für Ihre Seite fällt. Fügen Sie das Logo Ihres Unternehmens ein und achten Sie darauf, dass die Farbe mit Ihrer Marke übereinstimmt.

Außerdem können Sie das Bannerbild und einige Schlüsselwörter eingeben, die leicht mit Ihrem Unternehmen in Verbindung gebracht werden. Sie können die Seite auch so einrichten, dass sie als Widget auf Ihrer Website erscheint. Jetzt klicken die Kunden darauf und gehen zum System, um Termine zu vereinbaren. Denken Sie auch daran, anzugeben, wann bestimmte Produkte und Dienstleistungen nicht verfügbar oder nicht auf Lager sind.

4. Ein Buchungsformular hinzufügen

Jedes Buchungssystem bietet potenziellen Kunden ein Buchungsformular, in dem sie angeben können, welche Dienstleistungen oder Produkte sie wünschen. Sie müssen dieses Buchungsformular an Ihr Unternehmen anpassen. Beachten Sie zum Beispiel, ob die Kunden ihre Daten ausfüllen müssen:

• Namen
• Alter
• E-Mail
• Standort
• Kontaktnummer
• Adresse
• Andere wichtige Informationen

Wenn Sie ein Buchungssystem einrichten, geben Sie an, welche dieser kritischen Felder jeder Kunde ausfüllen muss. Um Zeit zu sparen, ist es am besten, sie auf maximal 3 zu beschränken. Die meisten Systeme bieten die Möglichkeit eines Gastformulars, wenn Sie weitere Informationen über den Kunden einholen möchten.

Ehrlich gesagt ist es besser, das Buchungsformular kurz zu halten und den Kunden auf ein Gästeformular zu verweisen, wenn Sie weitere Einzelheiten wünschen. Hier können sie Ihnen alle weiteren Informationen geben, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen.

Achten Sie jedoch darauf, dass die Angaben im Gästeformular erst nach Abschluss der Terminbuchung erfolgen. Andernfalls kann es zu Ablenkungen kommen, und Sie verlieren die Buchung.

5. Buchungsrechnungen und Online-Zahlungsoptionen einrichten

Eine Buchungsrechnung gibt dem Kunden Auskunft über die Dienstleistung oder das Produkt und den Preis, den es kostet. Sie hat:

• Geschäftslogo
• Adresse
• Buchungs-ID
• Datum der Erstellung
• Datum der Ernennung
• Artikel
• Preise und Beträge
• Einzelheiten zur Zahlung
• Annullierungspolitik

Achten Sie darauf, dass Sie die allgemeinen Geschäftsbedingungen mit angeben, um Unklarheiten bei der Buchung zu vermeiden. Fügen Sie außerdem eine Widerrufsbelehrung bei. Die meisten Unternehmen geben zum Beispiel eine bestimmte Dauer für die Stornierung einer Buchung vor. Danach zahlen die Kunden einen bestimmten Betrag.

Eine Möglichkeit, Buchungen zu verbuchen, ist die Einrichtung eines Backend-Systems mit genauen Angaben. Sie verwenden es, um Buchungen zu überprüfen, die es gibt:

• Reserviert
• Anhängig
• Vollständig gezahlt
• Gezahlte Kaution
• Warten
• Abgesagt

Danach können Sie angeben, welche Online-Zahlungssysteme Sie akzeptieren. Einige Online-Zahlungssysteme sind global und akzeptieren unterschiedliche Währungen. Sie müssen jedoch Ihren Standort und den Standort Ihrer Kunden beachten, bevor Sie sich entscheiden.

Geben Sie an, ob es sich bei der Buchung um eine vollständige Zahlung oder nur um eine Anzahlung handelt, und vermerken Sie weitere wichtige Informationen wie die Steuer. Anschließend können Sie alle diese Zahlungsoptionen mit Ihrer Website verbinden. Die Verwendung von Widgets erleichtert den Kunden die Nutzung des Buchungssystems und die Durchführung von Zahlungen.

6. Automatisierter Kundenkontakt

Bei Hunderten von Buchungen wird es stressig, jeden Kunden zu kontaktieren und den Überblick über die Buchungen zu behalten. Buchungssysteme erleichtern Ihnen jedoch die automatische Kontaktaufnahme per E-Mail oder SMS.

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Einrichtung eines Buchungssystems ist der automatische Kundenkontakt. Die Kunden werden benachrichtigt, wenn ihre Buchungen abgeschlossen sind. Sie können auch Erinnerungen per E-Mail oder SMS einrichten, wenn die Tage näher rücken.

Automatisierung hilft Ihnen dabei:

• Bestätigungen
• Quittungen
• Anerkennung
• Mahnungen
• Projekte des Personals

Während die Automatisierung gut funktioniert, um die Kunden zufrieden zu stellen, spielt sie auch für das Personal eine Rolle. Sie können Erinnerungen in Form von Benachrichtigungen erstellen. Die Mitarbeiter erhalten eine Erinnerung, wenn bestimmte Buchungen anstehen. Sie können Mitarbeiterbesprechungen und interne Nachrichtenübermittlung einrichten.

Gleichzeitig hilft es den Kunden zu erkennen, wann eine Stornierung akzeptabel ist. Außerdem wird in den Benachrichtigungen angegeben, wann die Buchungen neu geplant werden sollen und ob die Neuplanung erfolgreich war. Sie können dann wichtige Informationen wie neue Termine heraussuchen und dem Kunden vorschlagen.

7. Entscheidende Dokumentation

Bestimmte Dokumente sind für das Gedeihen eines Unternehmens erforderlich. So ist beispielsweise eine Patientenverfügung erforderlich, bevor bestimmte Verfahren durchgeführt werden können. Um das Verfahren weniger mühsam zu gestalten und die Verwendung von Papieren zu vermeiden, umfasst die Einrichtung eines Online-Buchungssystems jetzt auch Verzichtsformulare.

Die besten Buchungssysteme verfügen über Vorlagen für all diese wichtigen Dokumente, die das Unternehmen vor Abschluss der Buchung benötigt. Sie können eine Online-Verzichtserklärung anhand einer Vorlage erstellen und alle erforderlichen Angaben machen.

Auf der Verzichtserklärung oder anderen wichtige Dokumentesind Felder, die der Kunde bearbeiten und ausfüllen kann. Dazu gehört auch eine kurze Beschreibung, was die Verzichtserklärung oder das zusätzliche Dokument bedeutet und warum es vorhanden ist. Für diese Dokumente gilt eine Frist, innerhalb derer der Kunde sie vorlegen muss. Nachdem der Kunde die Vorlage ausgefüllt hat, kann er den Prozess abschließen.

8. Personal Autorisierung

Denken Sie bei der Einrichtung eines Online-Buchungssystems daran, dass Ihre Mitarbeiter eine entsprechende Genehmigung benötigen. Da Sie nicht die einzige Person sein werden, die auf das System zugreift, ist es am besten, wenn Sie Konten für Ihre Mitarbeiter einrichten. Bestimmen Sie, wer in Ihrem Team für die Buchungen zuständig ist, und beginnen Sie mit ihm. Dann setzen Sie andere auf die Liste, falls sie nicht verfügbar sind.

Die meisten Systeme bieten Registerkarten für neue Benutzerkonten. Prüfen Sie, ob Sie nur ein Konto oder mehrere benötigen. Jedes Konto kann bestimmte Zugriffsbeschränkungen haben, die üblicherweise durch unterschiedliche Berechtigungsstufen festgelegt werden. Mit Berechtigungen können Sie als Ersteller alle Teile des Systems entfernen, auf die ein bestimmter Benutzer keinen Zugriff haben soll.

So sind beispielsweise die Zahlungsdaten nur für Sie und die Finanzabteilung bestimmt. Daher ist es keinem anderen Personal gestattet, diese Informationen einzusehen. Sie können auch Konten für Geschäftspartner mit bestimmten Berechtigungen einrichten.

9. Berichte einrichten

Detaillierte Berichte sind Teil der Operation, die Ihnen bei der Geschäftsanalyse hilft. Diese Berichte zeigen Ihnen, wie es um Ihr Unternehmen bestellt ist und was sich ändern muss. Beispiele für Berichte, die Sie einrichten können, sind:

• Einkommen
• Buchungen
• Vertrieb
• Provisionen
• Zahlung

Die Berichte können so ausführlich oder kurz wie möglich sein. Die Systeme verfügen über Vorlagen mit unterschiedlichen Kapazitäten, je nachdem, was Sie wünschen. Außerdem können Sie Berechtigungen für sie einrichten, um den Zugriff der Mitarbeiter einzuschränken.

10. Zusätzliche Hilfsmittel

Es gibt eine ganze Reihe von Support-Tools, die das Kundenerlebnis bei der Nutzung eines Online-Geschäftssystems noch verbessern können. Aber auch für Sie als Unternehmer ist dies ein entscheidender Schritt bei der Erstellung einer Terminplanungs-App. Sie können die Vorteile von Suchmaschinen nutzen, die über zusätzliche Tools wie Zahlungssysteme und Buchungsportale verfügen.

Außerdem gibt es Werbung über Social-Media-Plattformen, Rechnungsstellung und sogar Rundschreiben mit wichtigen Informationen. Der Zugriff auf alle diese Funktionen verbessert die Nutzererfahrung nach der Einrichtung eines Online-Buchungssystems.

Fazit

Das Internet ermöglicht nach wie vor den reibungslosen Ablauf bestimmter Geschäftsabläufe, darunter auch die Terminvereinbarung. Jetzt muss der Kunde nur noch auf die Website des Unternehmens zugreifen und durch Ausfüllen eines Formulars eine Buchung vornehmen.

In der Regel verlangt das Formular bestimmte Informationen, die Sie für die Erbringung der Dienstleistung oder des Produkts benötigen. Außerdem können Sie Ihren Kunden jetzt Gastformulare und Verzichtserklärungen zur Verfügung stellen, die sie online ausfüllen können.

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