ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली स्थापित करने के 10 आसान उपाय

एक ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली आपके व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाना संभव बनाती है। लेकिन, इस तरह की व्यवस्था को लागू करने में समय और मेहनत लगती है। प्रत्येक व्यवसाय और उनके विशिष्ट संचालन अलग-अलग होते हैं, यह आवश्यक है कि आप अपना समय लें और इसे पहली बार ठीक करें।

स्पष्ट रूप से, आपके व्यवसाय के लिए सही ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली आपके विशिष्ट व्यावसायिक लक्ष्यों और आवश्यकताओं पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, आप किस प्रकार के व्यवसाय में हैं और कौन सी प्रणाली सबसे अच्छी है। यदि आप पर्यटन और यात्रा करते हैं, तो आपको किराये की संपत्ति बुक करने वाले किसी व्यक्ति की तुलना में एक अलग प्रणाली की आवश्यकता होती है।

आपके द्वारा सही बुकिंग प्रणाली का पता लगाने के बाद, आप इसे सेट अप करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। लेकिन, सबसे पहले बुकिंग सिस्टम को समझकर शुरुआत करें।

ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली क्या है?

एक ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली विशिष्ट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करती है जो संभावित ग्राहकों को कुछ उत्पादों या सेवाओं को बुक करने की अनुमति देती है। अधिकांश अपनी वेबसाइट को प्लेटफॉर्म से जोड़ने और इसे सभी मेहमानों के लिए सुलभ बनाने के लिए विजेट का उपयोग करते हैं। या यह आपके व्यवसाय और कर्मचारियों को अधिक कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करने का एक तरीका हो सकता है।

ऐसी प्रणाली आपके व्यवसाय को कई तरह से बचाती है। हो सकता है कि आप इस बात पर विचार कर रहे हों कि यह सब उपद्रव किस बारे में है, लेकिन सच्चाई यह है कि यह आपके समय, ऊर्जा और धन की बचत करता है। वे दिन गए जब नियुक्तियों के माध्यम से छंटनी आपके मूल्यवान समय का आधा हिस्सा लेती थी। नीचे केवल कुछ लाभ दिए गए हैं जिनकी आप एक बार अपने व्यवसाय के लिए ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली स्थापित करने के बाद अपेक्षा कर सकते हैं।

ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली होने के लाभ

1. 24/7 संचालन

पुराने समय में, अपॉइंटमेंट बुक करने का मतलब था काम के घंटों के दौरान कॉल करना या व्यवसाय पर जाना। लेकिन अब, इंटरनेट की 24/7 उपलब्धता के कारण चीजें अलग हो सकती हैं। आपके ग्राहकों को केवल आपकी वेबसाइट तक पहुंचने की आवश्यकता है, और वे दिन के किसी भी समय बुकिंग कर सकते हैं।

2. सूचना सुरक्षा में वृद्धि

ऑनलाइन बुकिंग सिस्टम सामग्री को क्लाउड में या अन्य, अधिक परिष्कृत सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके संग्रहीत करता है। यह आपकी सुरक्षा की गारंटी देता है क्योंकि कोई भी अनधिकृत व्यक्ति इसे एक्सेस नहीं कर सकता है। अब आपको महत्वपूर्ण ग्राहक जानकारी की जांच करने के लिए किसी के द्वारा आपके डेस्कटॉप तक पहुंचने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी। विशिष्ट लॉग-इन विवरण वाले ही इसे एक्सेस कर सकते हैं।

3. समय की बचत होती है

ग्राहकों के लिए जानकारी लेने का अर्थ अब हाथ में एक फॉर्म होना या उसे कंप्यूटर पर भरना है। यह न केवल एक थकाऊ प्रक्रिया है, बल्कि इसमें बहुत समय लगता है। वह सब बदल जाता है जब ग्राहक को बुकिंग फॉर्म पर खुद जानकारी भरनी होती है। अब आपका समय सूचनाओं की जांच करने और उसके अनुसार योजना बनाने का है।

4. ग्राहक अनुभव में सुधार करता है

एक सक्रिय और अच्छी तरह से अनुकूलित ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली होने से ग्राहक का अनुभव अधिक यादगार हो जाता है। उदाहरण के लिए, बुकिंग के बाद ग्राहक तत्काल सूचनाएं प्राप्त कर सकते हैं। ये सूचनाएं बुकिंग, भुगतान की पुष्टि करती हैं और ग्राहक को उनके व्यवसाय के लिए धन्यवाद भी देती हैं। इस तरह की तत्काल संतुष्टि ग्राहकों के बीच स्थायी यादें बनाती है और इसे शेड्यूलिंग ऐप पर अनुकूलित किया जा सकता है।

5. संगठन में सुधार करता है

संगठित नियुक्तियाँ व्यवसाय को कई तरह से सुधारती हैं। अब, आपका स्टाफ काम करने के लिए प्रेरित महसूस करता है क्योंकि सब कुछ व्यवस्थित है। वे आगामी बुकिंग के लिए बेहतर तैयारी कर सकते हैं। उसी समय, आप महत्वपूर्ण जानकारी नोट कर सकते हैं, जैसे:

• बुकिंग या अपॉइंटमेंट की संख्या
• रद्दीकरण की संख्या
• संख्या पुनर्निर्धारित
• कितने पूर्ण या आंशिक भुगतान
• कितनों ने जमा किया है

Bookafy ऑनलाइन बुकिंग सिस्टम स्थापित करने के चरण

1. व्यावसायिक जानकारी भरें

टिप-टॉप आकार में संचालित करने के लिए हर सिस्टम को सटीक व्यावसायिक जानकारी की आवश्यकता होती है। तो चरण एक आपकी व्यावसायिक जानकारी को भर रहा है और अनुकूलित कर रहा है। एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप शुरुआत करते हैं व्यवसाय के घंटे, स्थान और समय क्षेत्र, ऑपरेटिंग भाषा और स्वीकार्य मुद्रा जैसे महत्वपूर्ण विवरणों के साथ एक खाता बनाना ।

अधिकांश ऑनलाइन सिस्टम में एक मेनू होता है जो आपको इस महत्वपूर्ण जानकारी को भरते समय अनुभाग को नेविगेट करने में मदद करता है। इसलिए व्यवसाय का नाम पूरा करके और प्राथमिक और द्वितीयक उद्योगों का चयन करके ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली की स्थापना शुरू करें। स्थान, संपर्क नंबर और स्थान जैसे विवरण जोड़ें।

बाद में, यदि आप एक से अधिक लेते हैं तो स्वीकार्य मुद्रा या मुद्राएँ इनपुट करें। साथ ही, उन भाषाओं को चुनें जिन्हें आप उपयोग करना पसंद करते हैं। यह बहुभाषी होने में मदद करता है क्योंकि यह आपके ग्राहकों में विविधता लाता है। वैकल्पिक रूप से, यदि आवश्यक हो तो आप प्रत्येक चरण को कुछ विनिर्देशों के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

अंत में, बताई गई व्यावसायिक जानकारी को पूरा करें, जैसे कि आप कब खुले हैं और आपके व्यवसाय के घंटे क्या हैं। यदि कोई हो, तो व्यवसाय बंद करने के दिनों की सूची बनाएं।

2. इनपुट स्टाफ सदस्य, उत्पाद और सेवाएं

ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली की स्थापना करते समय अपनी व्यावसायिक जानकारी को पूरा करने के बाद, अब आपको अपने स्टाफ के सदस्यों और आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं या उत्पादों को इनपुट करना होगा। सिस्टम के आधार पर अनुभाग की जांच करें और कर्मचारियों की प्रोफाइल भरकर प्रारंभ करें।

उदाहरण के लिए, एक क्लिनिक बुकिंग प्रणाली में डॉक्टर, फार्मासिस्ट, नर्स और अन्य स्टाफ सदस्य शामिल होने चाहिए। ग्राहकों के लिए अपॉइंटमेंट बुक करना आसान बनाने के लिए प्रत्येक इनपुट का विवरण देना सुनिश्चित करें। विशेष रूप से, आपको उन विभिन्न क्षेत्रों का संकेत देना चाहिए जिनमें प्रत्येक डॉक्टर विशेषज्ञता रखता है और उपलब्ध घंटे।

आमतौर पर, आप देखते हैं कि सभी नाम वर्णानुक्रम में आते हैं और इंगित करते हैं कि डॉक्टर कितने दिनों में हैं और उपलब्ध समय स्लॉट हैं। साथ ही, आप अभ्यास से दूर समय और दिनों की जानकारी शामिल कर सकते हैं।

सेवाओं और उत्पादों के अंतर्गत, देखें कि विभिन्न श्रेणियों को कहां भरना है। श्रेणियां आपके द्वारा अपने व्यवसाय में प्रदान किए जाने वाले उत्पादों और सेवाओं के आधार पर भिन्न होती हैं। लेकिन, ग्राहकों को विविधता प्रदान करने के लिए उन सभी को शामिल करने का प्रयास करें। साथ ही, आप बेहतर डिटेलिंग के लिए तस्वीरें भी शामिल कर सकते हैं।

आमतौर पर, उत्पादों और सेवाओं को मूल्य, आकार और अनुशंसित उपयोगकर्ता जैसी जानकारी के साथ होना चाहिए। इस तरह, ग्राहक समय बर्बाद किए बिना सीधे उन उत्पादों या सेवाओं पर जाते हैं जिनकी उन्हें आवश्यकता होती है। यह भी याद रखें कि जल्द ही आने वाले किसी भी ऑफ़र या प्रचार के बारे में विस्तार से बताएं जो आपके ग्राहकों को आकर्षित कर सकता है।

3. बुकिंग पृष्ठ वैयक्तिकरण

आपके द्वारा सेट किया गया प्रत्येक बुकिंग पृष्ठ आपके व्यावसायिक ब्रांड के अनुरूप होना चाहिए। यदि नहीं, तो ग्राहकों को दोनों को जोड़ने में कठिनाई हो सकती है। यह एक ऐसा कदम है जो मुख्य रूप से आपके पृष्ठ के बुकिंग सिस्टम लेआउट अनुभाग के अंतर्गत आता है। अपने व्यवसाय का लोगो शामिल करें और सुनिश्चित करें कि उसका रंग आपके ब्रांड के अनुरूप हो।

इसके अलावा, आप बैनर की छवि और कुछ कीवर्ड इनपुट कर सकते हैं जो आसानी से आपके व्यवसाय से जुड़े होते हैं। आप पृष्ठ को अपनी वेबसाइट पर विजेट के रूप में प्रदर्शित होने के लिए भी सेट कर सकते हैं। अब ग्राहक इस पर क्लिक करते हैं और अपॉइंटमेंट सेट अप करने के लिए सिस्टम पर जाते हैं। साथ ही, कुछ उत्पादों और सेवाओं के अनुपलब्ध होने या स्टॉक से बाहर होने के विवरण शामिल करना याद रखें।

4. एक बुकिंग फॉर्म जोड़ें

प्रत्येक बुकिंग प्रणाली संभावित ग्राहकों को बुकिंग फॉर्म के साथ प्रदान करती है ताकि वे बता सकें कि उन्हें कौन सी सेवाएं या उत्पाद पसंद हैं। आपको अपने व्यवसाय के अनुरूप इस बुकिंग फॉर्म को अनुकूलित करना होगा। उदाहरण के लिए, ध्यान दें कि क्या ग्राहकों को अपना भरना है:

• नाम
• आयु
• ईमेल
• जगह
• संपर्क संख्या
• पता
• अन्य महत्वपूर्ण जानकारी

बुकिंग प्रणाली की स्थापना करते समय, यह इंगित करने के लिए आगे बढ़ें कि प्रत्येक ग्राहक को इनमें से कौन सी महत्वपूर्ण फ़ील्ड भरनी चाहिए। समय बचाने के लिए उन्हें अधिकतम 3 पर रखना सबसे अच्छा है। यदि आपको ग्राहक के बारे में अधिक जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है, तो अधिकांश प्रणालियों में अतिथि फ़ॉर्म का विकल्प होता है।

सच में, बुकिंग फॉर्म को छोटा रखना और जब आप अधिक विवरण चाहते हैं तो ग्राहक को अतिथि फॉर्म पर निर्देशित करना बेहतर होता है। यहां वे आपको कोई अन्य विवरण प्रदान कर सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है जिससे आपके व्यवसाय को लाभ हो।

हालांकि, सुनिश्चित करें कि ग्राहक द्वारा अपॉइंटमेंट बुक करने के बाद अतिथि प्रपत्र विवरण आते हैं। अन्यथा, यह विचलित करने वाला हो सकता है, और आप बुकिंग खो देते हैं।

5. बुकिंग चालान और ऑनलाइन भुगतान विकल्प सेट अप करें

एक बुकिंग चालान ग्राहकों को सेवा या उत्पाद का विवरण प्रदान करता है और इसकी लागत कितनी है। यह है:

• व्यापार लोगो
• पता
• बुकिंग आईडी
• बनाया गया दिनांक
• नियुक्ति तिथि
• सामान
• दरें और राशियाँ
• भुगतान विवरण
• रद्द करने की नीति

बुकिंग करते समय किसी भी भ्रम से बचने के लिए नियम और शर्तें शामिल करना सुनिश्चित करें। रद्दीकरण नीति भी शामिल करें। उदाहरण के लिए, अधिकांश व्यवसाय बुकिंग रद्द करने के लिए एक विशिष्ट अवधि प्रदान करते हैं। उसके बाद, ग्राहक एक निश्चित राशि का भुगतान करते हैं।

बुकिंग के खाते का एक तरीका सटीक विवरण के साथ एक बैक-एंड सिस्टम बनाना है। आप इसका उपयोग उन बुकिंग की जांच करने के लिए करते हैं जो:

• सुरक्षित
• लंबित
• पूरा भुगतान किया
• जमा भुगतान
• इंतज़ार में
• रद्द

उसके बाद, आप अपने द्वारा स्वीकार की जाने वाली ऑनलाइन भुगतान प्रणाली का विवरण दे सकते हैं। कुछ ऑनलाइन भुगतान प्रणालियां वैश्विक हैं और अलग-अलग मुद्राएं स्वीकार करती हैं। हालाँकि, चुनने से पहले आपको अपना स्थान और आपके ग्राहक कहाँ हैं, इस पर ध्यान देना चाहिए।

इंगित करें कि क्या बुकिंग पूर्ण भुगतान या केवल जमा है और टैक्स जैसी अन्य महत्वपूर्ण जानकारी नोट करें। फिर आप इन सभी भुगतान विकल्पों को अपनी वेबसाइट से जोड़ने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। विजेट्स का उपयोग करके, ग्राहकों को बुकिंग प्रणाली का उपयोग करना और भुगतान करना आसान लगता है।

6. स्वचालित ग्राहक संपर्क

सैकड़ों बुकिंग के साथ, हर ग्राहक से संपर्क करना और बुकिंग पर नज़र रखने की कोशिश करना तनावपूर्ण हो जाता है। हालाँकि, बुकिंग सिस्टम आपके लिए ईमेल या टेक्स्ट का उपयोग करके स्वचालित संपर्क का उपयोग करना आसान बनाता है।

बुकिंग प्रणाली की स्थापना करते समय एक और महत्वपूर्ण कदम स्वचालित ग्राहक संपर्क है। जब ग्राहक की बुकिंग पूरी हो जाती है तो ग्राहक सूचनाएं प्राप्त करते हैं। साथ ही, आप ईमेल या टेक्स्ट का उपयोग करके रिमाइंडर सेट कर सकते हैं जैसे-जैसे दिन नजदीक आ रहे हैं।

स्वचालन आपकी मदद करता है:

• पुष्टिकरण
• प्राप्तियां
• प्रशंसा
• अनुस्मारक
• कर्मचारी परियोजनाएं

जबकि स्वचालन ग्राहकों को खुश रखने के लिए अच्छा काम करता है, वे कर्मचारियों के लिए भी एक भूमिका निभाते हैं। आप सूचनाओं के रूप में अनुस्मारक बना सकते हैं। कुछ बुकिंग निकट होने पर कर्मचारियों को एक रिमाइंडर मिलता है। आप स्टाफ मीटिंग और इंटरऑफिस मैसेजिंग सेट कर सकते हैं।

साथ ही, यह ग्राहकों को यह नोट करने में मदद करता है कि रद्दीकरण कब स्वीकार्य है। साथ ही, सूचनाएँ बताती हैं कि बुकिंग को कब पुनर्निर्धारित करना है और क्या पुनर्निर्धारण सफल रहा। फिर आप ग्राहक को सुझाव देने के लिए नई नियुक्ति तिथियों जैसी महत्वपूर्ण जानकारी लेने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

7. महत्वपूर्ण दस्तावेज

व्यवसाय को समृद्ध करने के लिए कुछ दस्तावेज आवश्यक हैं। उदाहरण के लिए, विशिष्ट प्रक्रियाएं होने से पहले रोगी की छूट जरूरी है। प्रक्रिया को कम कठिन बनाने के लिए, और कागजात का उपयोग करने से बचने के लिए, एक ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली स्थापित करने में अब छूट प्रपत्र शामिल हैं।

टॉप बुकिंग सिस्टम में इन सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए टेम्प्लेट होते हैं जिनकी बुकिंग पूरी करने से पहले व्यवसाय को आवश्यकता होती है। आप एक टेम्प्लेट का उपयोग करके एक ऑनलाइन छूट सेट कर सकते हैं और सभी आवश्यक जानकारी भर सकते हैं।

छूट या अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेजों पर, वे फ़ील्ड हैं जिन्हें ग्राहक संपादित और भर सकता है। शामिल एक संक्षिप्त विवरण है कि छूट या अतिरिक्त दस्तावेज़ का क्या अर्थ है और यह क्यों मौजूद है। ऐसे दस्तावेजों की एक समय सीमा होती है जिसके दौरान ग्राहक को उन्हें जमा करना होता है। टेम्प्लेट पूरा करने के बाद, ग्राहक प्रक्रिया को पूरा करके आगे बढ़ सकता है।

8. कर्मचारी प्राधिकरण

जैसा कि आप एक ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली स्थापित कर रहे हैं, याद रखें कि आपके कर्मचारियों को उचित प्राधिकरण की आवश्यकता है। चूंकि आप सिस्टम तक पहुंचने वाले अकेले व्यक्ति नहीं होंगे, इसलिए अपने स्टाफ खाते को सेट करना सबसे अच्छा है। चुनें कि आपकी टीम में से कौन बुकिंग का प्रभारी है और उनके साथ शुरू करें। फिर सूची में दूसरों के उपलब्ध न होने की स्थिति में उन्हें रखें।

अधिकांश प्रणालियाँ नए उपयोगकर्ता खातों के लिए टैब प्रदान करती हैं। जांचें कि क्या आपको केवल एक या अधिक खाते की आवश्यकता है। अनुमतियों के स्तर को अलग-अलग करके प्रत्येक खाते में पहुंच के संदर्भ में कुछ सीमाएँ हो सकती हैं। अनुमतियाँ आपको निर्माता के रूप में सिस्टम के उन सभी हिस्सों को हटाने की अनुमति देती हैं जिन्हें आप किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता तक नहीं पहुँचाना चाहते हैं।

उदाहरण के लिए, भुगतान विवरण केवल आपके और वित्त विभाग के लिए हैं। इसलिए, किसी अन्य कर्मचारी को इस जानकारी को देखने की अनुमति नहीं है। साथ ही, आप विशिष्ट अनुमतियों वाले व्यावसायिक भागीदारों के लिए खाते शामिल करते हैं।

9. रिपोर्ट सेट अप करें

विस्तृत रिपोर्ट रखना ऑपरेशन का हिस्सा है, जो आपको बिजनेस एनालिटिक्स में मदद करता है। ये रिपोर्ट आपको दिखाती हैं कि व्यवसाय कैसा चल रहा है और क्या बदलने की आवश्यकता है। आप सेट अप कर सकने वाली रिपोर्ट के उदाहरण हैं:

• आय
• बुकिंग के
• बिक्री
• आयोगों
• भुगतान

रिपोर्ट यथासंभव विस्तृत या संक्षिप्त हो सकती है। आप जो चाहते हैं उसके आधार पर सिस्टम में अलग-अलग क्षमता वाले टेम्पलेट होते हैं। साथ ही, आप कर्मचारियों की पहुँच को सीमित करते हुए उनके लिए अनुमतियाँ सेट कर सकते हैं।

10. अतिरिक्त सहायता उपकरण

समर्थन उपकरणों की कोई कमी नहीं है जो ऑनलाइन व्यापार प्रणाली का उपयोग करते समय ग्राहक अनुभव को और भी बेहतर बना सकते हैं। हालाँकि, शेड्यूलिंग ऐप बनाते समय व्यवसाय संचालक के रूप में यह आपके लिए भी एक महत्वपूर्ण कदम है। आप उन खोज इंजनों का लाभ उठा सकते हैं जिनमें भुगतान प्रणाली और बुकिंग पोर्टल जैसे अतिरिक्त उपकरण हैं।

इसके अलावा, सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म, चालान, और यहां तक कि महत्वपूर्ण जानकारी वाले न्यूजलेटर का उपयोग करके विज्ञापन भी है। ऑनलाइन बुकिंग प्रणाली स्थापित करने के बाद उन सभी तक पहुँचने से आपके उपयोगकर्ता अनुभव में सुधार होता है।

निष्कर्ष के तौर पर

इंटरनेट व्यवसाय के कुछ हिस्सों को सुचारू रूप से चलाना जारी रखता है, जिसमें अपॉइंटमेंट लेना भी शामिल है। अब ग्राहक को बस इतना करना है कि वह व्यवसाय की वेबसाइट पर जाए और एक फॉर्म भरकर बुकिंग करे।

विशिष्ट रूप से, प्रपत्र में विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता होती है जिसकी आपको सेवा या उत्पाद प्रदान करने के लिए आवश्यकता होती है। साथ ही, अब आप ग्राहकों को ऑनलाइन भरने के लिए गेस्ट फॉर्म और छूट प्रदान कर सकते हैं।

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