10 egyszerű lépés egy online foglalási rendszer létrehozásához

Az online foglalási rendszer lehetővé teszi vállalkozása zökkenőmentes működését. Egy ilyen rendszer bevezetése azonban időbe és erőfeszítésbe telik, hogy a megfelelőt hozza létre. Minden vállalkozás és annak sajátos működése más és más, ezért fontos, hogy időt szánjon rá, és elsőre mindent jól csináljon.

Őszintén szólva, az Ön vállalkozása számára megfelelő online foglalási rendszer az Ön egyedi üzleti céljaitól és igényeitől függ. Például, hogy milyen üzletágban tevékenykedik, és melyik rendszer a legjobb. Ha túrákkal és utazásokkal foglalkozik, más rendszerre van szüksége, mint annak, aki bérleményeket foglal.

Miután megtalálta a megfelelő foglalási rendszert, folytathatja annak beállítását. De először is kezdje a foglalási rendszer megértésével.

Mi az az online foglalási rendszer?

Az online foglalási rendszer olyan speciális szoftvert használ, amely lehetővé teszi a potenciális ügyfelek számára, hogy bizonyos termékeket vagy szolgáltatásokat foglaljanak. A legtöbben widgeteket használnak, hogy weboldalát a platformhoz kapcsolják, és minden vendég számára elérhetővé tegyék. Vagy lehet egy módja annak, hogy hatékonyabban szervezze meg vállalkozását és alkalmazottait.

Egy ilyen rendszer több szempontból is megmenti vállalkozását. Lehet, hogy elgondolkodik azon, hogy mi ez a nagy felhajtás, de az igazság az, hogy rengeteg időt, energiát és pénzt takarít meg. Elmúltak azok az idők, amikor az értékes időd felét az időpontok rendezése vette el. Az alábbiakban bemutatunk néhányat az előnyök közül, amelyekre számíthat, ha online foglalási rendszert hoz létre vállalkozása számára.

Az online foglalási rendszer előnyei

1. 24/7 Műveletek

Régebben az időpontfoglalás azt jelentette, hogy munkaidőben felhívták vagy felkeresték az üzletet. Most azonban az internet 24/7-es elérhetőségének köszönhetően a dolgok másképp alakulnak. Ügyfeleinek csak annyit kell tenniük, hogy belépnek a weboldalára, és a nap bármely órájában foglalhatnak.

2. Fokozott információbiztonság

Az online foglalási rendszerek a tartalmat a felhőben vagy más, kifinomultabb szoftverek segítségével tárolják. Ez garantálja az Ön biztonságát, mivel illetéktelen személyek nem férhetnek hozzá. Mostantól nem kell aggódnia amiatt, hogy bárki hozzáférhet az asztalához, hogy ellenőrizze a fontos ügyféladatokat. Csak az adott bejelentkezési adatokkal rendelkezők férhetnek hozzá.

3. Időt takarít meg

Az ügyfelek számára az információk felvétele ma már azt jelenti, hogy kéznél van egy űrlap, vagy a számítógépen töltik ki. Ez nem csak fárasztó folyamat, de sok időt is elvesz. Mindez megváltozik, amikor az ügyfélnek magának kell kitöltenie a foglalási űrlapon szereplő információkat. Most van itt az ideje, hogy ellenőrizze az információkat és ennek megfelelően tervezzen.

4. Javítja az ügyfélélményt

Az aktív és jól testre szabott online foglalási rendszer emlékezetesebbé teszi az ügyfélélményt. A foglalás után például az ügyfelek azonnali értesítéseket kaphatnak. Ezek az értesítések megerősítik a foglalást és a fizetést, valamint megköszönik az ügyfélnek az üzletet. Az ilyen azonnali elégedettség maradandó emlékeket teremt az ügyfelek körében, és egy ütemező alkalmazáson testre szabható.

5. Javítja a szervezettséget

A szervezett találkozók több szempontból is javítják az üzletmenetet. Mostantól a munkatársai motiváltan dolgoznak, mivel minden rendben van. Jobban fel tudnak készülni a közelgő foglalásokra. Ugyanakkor fontos információkat jegyezhet fel, például:

• A foglalások vagy találkozók száma
• Lemondások száma
• Átütemezett szám
• Hány teljes vagy részleges kifizetés
• Hányan fizettek előleget

A Bookafy online foglalási rendszer beállításának lépései

1. Töltse ki az üzleti információkat

Minden rendszernek pontos üzleti információkra van szüksége ahhoz, hogy csúcsformában működjön. Az első lépés tehát az üzleti adatok kitöltése és testreszabása. Üzlettulajdonosként azzal kezded, hogy fiók létrehozása olyan fontos adatokkal, mint a nyitvatartási idő, a helyszín és az időzóna, a működési nyelvek és az elfogadható pénznem.

A legtöbb online rendszernek van egy menüje, amely segít navigálni a szakaszban, miközben kitölti ezeket a fontos információkat. Kezdje tehát az online foglalási rendszer beállítását az üzleti név kitöltésével és az elsődleges és másodlagos iparágak kiválasztásával. Adjon hozzá olyan részleteket, mint a helyszín, az elérhetőségi szám és a helyszín.

Ezután adja meg az elfogadható pénznemet vagy pénznemeket, ha több pénznemet is bevesz. Válassza ki azokat a nyelveket is, amelyeket használni szeretne. Segít, ha többnyelvű, mivel ez diverzifikálja az ügyfélkört. Opcionálisan, ha szükséges, az egyes lépéseket bizonyos specifikációk szerint konfigurálhatja.

Végül töltse ki a megadott üzleti információkat, például azt, hogy mikor van nyitva, és az üzleti órákat. Sorolja fel azokat a napokat, amikor bezárja az üzletet, ha van ilyen.

2. Input munkatársak, termékek és szolgáltatások

Miután az online foglalási rendszer beállítása során kitöltötte az üzleti adatait, most be kell írnia a munkatársait és azt, hogy milyen szolgáltatásokat vagy termékeket nyújt. Ellenőrizze a rendszertől függő részt, és kezdje a személyzet profiljának kitöltésével.

Például egy klinikai előjegyzési rendszernek tartalmaznia kell az orvosokat, gyógyszerészeket, ápolókat és más személyzetet. Győződjön meg róla, hogy minden egyes bemenetet részletez, hogy megkönnyítse az ügyfelek számára a találkozók lefoglalását. Különösen fel kell tüntetnie az egyes orvosok szakterületeit és a rendelkezésre álló óraszámokat.

Általában észreveheti, hogy az összes név alfabetikus sorrendben szerepel, és jelzi az orvosok napjait és a rendelkezésre álló idősávokat. A gyakorláson kívüli időkre és napokra vonatkozó információkat is megadhatja.

A szolgáltatások és termékek alatt nézze meg, hol kell kitölteni a különböző kategóriákat. A kategóriák a vállalkozásában nyújtott termékektől és szolgáltatásoktól függően változnak. De próbálja meg mindegyiket bevinni, hogy az ügyfelek számára változatosságot biztosítson. A jobb részletezés érdekében képeket is mellékelhet.

Általában a termékeknek és szolgáltatásoknak olyan információkat kell tartalmazniuk, mint az ár, a méret és az ajánlott felhasználó. Így az ügyfelek közvetlenül a szükséges termékekhez vagy szolgáltatásokhoz jutnak el, anélkül, hogy időt pazarolnának a keresésre. Ne feledje, hogy részletezze a hamarosan megjelenő ajánlatokat vagy promóciókat, amelyek érdekelhetik az ügyfeleit.

3. Foglalási oldal személyre szabása

Minden foglalási oldalnak, amelyet létrehoz, összhangban kell lennie az Ön üzleti márkájával. Ha nem, akkor az ügyfelek nehezen tudják a kettőt összekapcsolni. Ez egy olyan lépés, amely főként az oldalad foglalási rendszer elrendezése szakaszába tartozik. Vegye fel üzleti logóját, és győződjön meg róla, hogy annak színe összhangban van a márkájával.

Emellett megadhatja a banner képét és néhány kulcsszót, amelyek könnyen kapcsolatba hozhatók az Ön vállalkozásával. Az oldalt úgy is beállíthatja, hogy widgetként jelenjen meg a weboldalán. Most az ügyfelek rákattintanak, és a rendszerbe lépnek, hogy időpontot adjanak meg. Ne felejtse el megadni a részleteket arról sem, ha bizonyos termékek és szolgáltatások nem elérhetők vagy elfogytak.

4. Foglalási űrlap hozzáadása

Minden foglalási rendszer egy foglalási űrlapot biztosít a potenciális ügyfeleknek, hogy részletezzék, milyen szolgáltatásokat vagy termékeket szeretnének. Ezt a foglalási űrlapot az Ön vállalkozásának megfelelően kell testre szabnia. Például vegye figyelembe, ha az ügyfeleknek ki kell tölteniük a:

• Nevek
• Kor
• E-mail
• Helyszín
• Kapcsolattartási szám
• Cím:
• Egyéb lényeges információk

A foglalási rendszer beállításakor jelezze, hogy ezek közül a kritikus mezők közül melyeket kell minden ügyfélnek kitöltenie. A legjobb, ha legfeljebb 3 darabot tartunk, hogy időt takarítsunk meg. A legtöbb rendszerben lehetőség van vendég űrlap kitöltésére, ha több információt szeretne gyűjteni az ügyfélről.

Igazság szerint jobb, ha a foglalási űrlapot rövidre fogjuk, és a vendéget egy vendég űrlapra irányítjuk, ha további részletekre van szükségünk. Itt minden egyéb olyan részletet megadhatnak, amelyre szüksége van, és amely az Ön vállalkozásának előnyére válik.

Biztosítsa azonban, hogy a vendég űrlap adatai azután érkezzenek, hogy az ügyfél befejezte az időpontfoglalását. Ellenkező esetben zavaró lehet, és a végén elveszítheti a foglalást.

5. Foglalási számla és online fizetési lehetőségek beállítása

A foglalási számla részletesen tájékoztatja az ügyfeleket a szolgáltatásról vagy termékről és annak költségéről. Van:

• Üzleti logó
• Cím:
• Foglalási azonosító
• Létrehozás dátuma
• Kinevezés időpontja
• Tételek
• Árak és összegek
• Fizetési részletek
• Lemondási szabályzat

Ügyeljen arra, hogy a foglaláskor a félreértések elkerülése végett tartalmazza a feltételeket. Tartalmazzon egy lemondási szabályzatot is. A legtöbb vállalkozás például meghatározott időtartamot biztosít a foglalás lemondására. Ezt követően az ügyfelek fizetnek egy bizonyos összeget.

A foglalások elszámolásának egyik módja egy pontos adatokat tartalmazó back-end rendszer létrehozása. Ezt arra használja, hogy ellenőrizze a foglalásokat, amelyek:

• Fenntartott
• Pending
• Teljesen kifizetve
• Befizetett letét
• Várakozás
• Törölt

Ezt követően részletezheti az Ön által elfogadott online fizetési rendszereket. Egyes online fizetési rendszerek globálisak és különböző pénznemeket fogadnak el. A választás előtt azonban meg kell jegyeznie, hogy hol van a helyszín, és hol vannak az ügyfelei.

Jelezze, hogy a foglalás teljes összegű vagy csak előleg, és jegyezze meg az egyéb fontos információkat, például az adót. Ezután csatlakoztathatja ezeket a fizetési lehetőségeket a weboldalához. A widgetek használatával az ügyfelek könnyebben tudják használni a foglalási rendszert és könnyebben tudnak fizetni.

6. Automatizált ügyfélkapcsolat

Több száz foglalás esetén stresszessé válik minden egyes ügyféllel való kapcsolatfelvétel és a foglalások nyomon követése. A foglalási rendszerek azonban megkönnyítik az automatikus kapcsolatfelvételt e-mail vagy szöveges üzenetek segítségével.

Egy másik fontos lépés a foglalási rendszer felállításakor az automatizált ügyfélkapcsolat. Az ügyfelek értesítést kapnak, ha a foglalásuk átment. Emlékeztetőket is beállíthat, ahogy a napok közelednek e-mailben vagy sms-ben.

Az automatizálás segít Önnek a következőkben:

• Megerősítések
• Bevételek
• Értékelés
• Emlékeztetők
• Személyzeti projektek

Miközben az automatizálás jól működik az ügyfelek elégedettségének megőrzése érdekében, a személyzet számára is szerepet játszik. Emlékeztetőket hozhat létre értesítések formájában. A személyzet emlékeztetőt kap, ha bizonyos foglalások közelednek. Személyzeti értekezleteket és irodán belüli üzenetküldést hozhat létre.

Ugyanakkor segít az ügyfeleknek megjegyezni, hogy mikor fogadható el a lemondás. Az értesítésekben az is szerepel, hogy mikor kell átütemezni a foglalásokat, és hogy az átütemezés sikeres volt-e. Ezután kiválaszthatja az olyan fontos információkat, mint például az új időpontok, amelyeket javasolhat az ügyfélnek.

7. Lényeges dokumentáció

Bizonyos dokumentumok szükségesek a vállalkozás virágzásához. Például bizonyos eljárások elvégzéséhez elengedhetetlen a betegek lemondása. Annak érdekében, hogy a folyamat kevésbé legyen fárasztó, és elkerülje a papírok használatát, az online foglalási rendszer beállítása már magában foglalja a lemondási formanyomtatványokat is.

A legjobb foglalási rendszerek rendelkeznek sablonokkal mindezen kulcsfontosságú dokumentumokhoz, amelyekre a vállalkozásnak szüksége van a foglalás befejezése előtt. Online lemondó nyilatkozatot hozhat létre egy sablon segítségével, és kitöltheti az összes szükséges információt.

A lemondó nyilatkozaton, vagy más fontos dokumentumokon, olyan mezők, amelyeket az ügyfél szerkeszthet és kitölthet. Tartalmazza annak rövid leírását, hogy mit jelent a mentesítés vagy a kiegészítő dokumentum, és miért van jelen. Az ilyen dokumentumok benyújtására az ügyfélnek határidőt kell szabnia. A sablon kitöltése után az ügyfél folytathatja a folyamat befejezését.

8. Személyzeti felhatalmazás

Az online foglalási rendszer beállítása során ne feledje, hogy a személyzetnek megfelelő engedélyre van szüksége. Mivel nem Ön lesz az egyetlen személy, aki hozzáfér a rendszerhez, a legjobb, ha beállítja a munkatársai fiókjait. Válassza ki, hogy a csapatából ki a felelős a foglalásokért, és kezdje velük. Aztán legyenek mások is a listán arra az esetre, ha ők nem érnének rá.

A legtöbb rendszer biztosít lapokat az új felhasználói fiókok számára. Ellenőrizze, hogy csak egy vagy több fiókra van-e szüksége. Minden fióknak lehetnek bizonyos hozzáférési korlátai, amelyeket általában a jogosultsági szintek változtatásával állítanak be. A jogosultságok lehetővé teszik, hogy Ön mint létrehozó eltávolítsa a rendszer minden olyan részét, amelyhez nem szeretné, hogy egy adott felhasználó hozzáférjen.

A fizetési adatok például csak az Ön és a pénzügyi osztály számára készültek. Ezért más alkalmazottak nem tekinthetik meg ezeket az információkat. Emellett az üzleti partnerek fiókjait is felveheti bizonyos jogosultságokkal.

9. Jelentések beállítása

A részletes jelentések készítése része a működésnek, ami segít az üzleti elemzésben. Ezek a jelentések megmutatják, hogyan áll az üzlet, és miben kell változtatni. A következő jelentéseket állíthatja be például:

• Jövedelem
• Foglalások
• Értékesítés
• Jutalékok
• Fizetés

A jelentések a lehető legrészletesebbek vagy legrövidebbek lehetnek. A rendszerek különböző kapacitású sablonokkal rendelkeznek, attól függően, hogy mit szeretne. Emellett engedélyeket is beállíthat számukra, korlátozva a személyzet hozzáférését.

10. További támogató eszközök

Nincs hiány olyan támogató eszközökből, amelyek még jobbá tehetik az ügyfélélményt, ha online üzleti rendszert használ. Ez azonban az Ön, mint vállalkozás üzemeltetője számára is kulcsfontosságú lépés, amikor ütemező alkalmazást hoz létre. Kihasználhatja az olyan keresőmotorok előnyeit, amelyek további eszközökkel, például fizetési rendszerekkel és foglalási portálokkal rendelkeznek.

Emellett a közösségi médiafelületeken történő reklámozás, a számlázás és még a fontos információkat tartalmazó hírlevelek is. Mindegyikhez való hozzáférés javítja a felhasználói élményt az online foglalási rendszer beállítása után.

Összefoglalva

Az internet továbbra is zökkenőmentessé teszi az üzlet bizonyos részeit, beleértve a találkozót is. Most már csak annyit kell tennie az ügyfélnek, hogy belép az üzleti weboldalra, és egy űrlap kitöltésével foglalást ad le.

Az űrlapon általában olyan konkrét információkat kell megadni, amelyekre a szolgáltatás vagy a termék nyújtásához van szüksége. Emellett mostantól az ügyfelek számára online kitölthető vendégnyomtatványokat és lemondó nyilatkozatokat is biztosíthat.

Szeretne online foglalási rendszert létrehozni?
Kattintson ide
ha többet szeretne megtudni.