10 semplici passi per impostare un sistema di prenotazione online

Un sistema di prenotazione online permette alla vostra attività di funzionare senza problemi. Tuttavia, l’implementazione di un sistema come questo richiede tempo e impegno per essere realizzato nel modo giusto. Ogni azienda e le sue operazioni specifiche sono diverse, è essenziale prendersi il tempo necessario e fare le cose per bene la prima volta.

Francamente, il sistema di prenotazione online giusto per la vostra azienda dipende dai vostri obiettivi e dalle vostre esigenze. Ad esempio, qual è il vostro settore di attività e qual è il sistema migliore. Se vi occupate di tour e viaggi, avete bisogno di un sistema diverso rispetto a chi prenota immobili in affitto.

Una volta individuato il sistema di prenotazione giusto, si può procedere alla sua configurazione. Ma, prima di tutto, iniziate a capire il sistema di prenotazione.

Che cos’è un sistema di prenotazione online?

Un sistema di prenotazione online utilizza un software specifico che consente ai potenziali clienti di prenotare determinati prodotti o servizi. La maggior parte utilizza i widget per collegare il vostro sito web alla piattaforma e renderlo accessibile a tutti gli ospiti. Oppure potrebbe essere un modo per organizzare l’azienda e i dipendenti in modo più efficiente.

Un sistema di questo tipo consente alla vostra azienda di risparmiare in molti modi. Potreste pensare a cosa sia tutto questo casino, ma la verità è che vi fa risparmiare tempo, energia e denaro. Sono finiti i tempi in cui la selezione degli appuntamenti occupava metà del vostro tempo prezioso. Di seguito sono elencati solo alcuni dei vantaggi che potrete aspettarvi una volta impostato un sistema di prenotazione online per la vostra azienda.

I vantaggi di un sistema di prenotazione online

1. Operazioni 24/7

Un tempo, prenotare appuntamenti significava chiamare o visitare l’azienda durante l’orario di lavoro. Ma oggi le cose possono essere diverse, grazie alla disponibilità di Internet 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Tutto ciò che i vostri clienti devono fare è accedere al vostro sito web e possono effettuare prenotazioni a qualsiasi ora del giorno.

2. Maggiore sicurezza delle informazioni

I sistemi di prenotazione online archiviano i contenuti nel cloud o utilizzando altri software più sofisticati. Garantisce la vostra sicurezza poiché nessuna persona non autorizzata può accedervi. Ora non dovrete più preoccuparvi che qualcuno acceda al vostro desktop per controllare informazioni cruciali sui clienti. Solo chi dispone di specifici dati di accesso può accedervi.

3. Risparmio di tempo

Per i clienti, prendere informazioni significa oggi avere un modulo a portata di mano o compilarlo al computer. Questo processo non solo è noioso, ma richiede molto tempo. Tutto questo cambia quando il cliente deve compilare personalmente le informazioni sul modulo di prenotazione. È il momento di verificare le informazioni e di pianificare di conseguenza.

4. Migliora l’esperienza del cliente

Un sistema di prenotazione online attivo e ben personalizzato rende l’esperienza del cliente più memorabile. Ad esempio, dopo la prenotazione, i clienti possono ricevere notifiche istantanee. Queste notifiche confermano la prenotazione, il pagamento e ringraziano il cliente per la sua attività. Questa gratificazione istantanea crea ricordi duraturi tra i clienti e può essere personalizzata su un’app di programmazione.

5. Migliora l’organizzazione

Gli appuntamenti organizzati migliorano l’attività in molti modi. Ora il personale è motivato a lavorare perché tutto è in ordine. Possono prepararsi meglio per le prossime prenotazioni. Allo stesso tempo, è possibile annotare informazioni cruciali, come ad esempio:

• Numero di prenotazioni o appuntamenti
• Numero di cancellazioni
• Numero riprogrammato
• Quanti pagamenti completi o parziali
• Quanti hanno versato un deposito

Passi per configurare il sistema di prenotazione online Bookafy

1. Compilare le informazioni aziendali

Ogni sistema necessita di informazioni aziendali accurate per funzionare al meglio. Il primo passo consiste nel compilare e personalizzare le informazioni sulla vostra azienda. In qualità di proprietari di un’azienda, iniziate con creare un account con dettagli fondamentali come l’orario di lavoro, la posizione e il fuso orario, le lingue di lavoro e la valuta accettata.

La maggior parte dei sistemi online dispone di un menu che aiuta a navigare nella sezione mentre si compilano queste informazioni cruciali. Iniziate quindi a configurare il sistema di prenotazione online completando il nome dell’azienda e selezionando le industrie primarie e secondarie. Aggiungete dettagli come la posizione, il numero di contatto e l’ubicazione.

Successivamente, inserire la valuta o le valute accettabili, se ne prendete più di una. Inoltre, scegliete le lingue che preferite utilizzare. È utile essere multilingue per diversificare la clientela. Se necessario, è possibile configurare ogni fase in base a determinate specifiche.

Infine, completate le informazioni commerciali indicate, come ad esempio l’orario di apertura e gli orari di lavoro. Elencare gli eventuali giorni di chiusura dell’attività.

2. Membri del personale, prodotti e servizi in ingresso

Dopo aver completato le informazioni sulla vostra azienda durante la configurazione del sistema di prenotazione online, dovete ora inserire i membri del vostro staff e i servizi o i prodotti che offrite. Controllare la sezione a seconda del sistema e iniziare a compilare i profili del personale.

Per esempio, un sistema di prenotazione di una clinica deve includere medici, farmacisti, infermieri e altri membri del personale. Assicuratevi di dettagliare ogni input per facilitare la prenotazione degli appuntamenti da parte dei clienti. In particolare, è necessario indicare i diversi settori in cui ciascun medico è specializzato e le ore disponibili.

Di solito, si nota che tutti i nomi sono in ordine alfabetico e indicano i giorni in cui i medici sono presenti e le fasce orarie disponibili. Inoltre, è possibile includere informazioni sugli orari e i giorni di assenza dagli allenamenti.

Alla voce servizi e prodotti, verificare dove compilare le diverse categorie. Le categorie variano a seconda dei prodotti e dei servizi offerti dall’azienda. Ma cercate di inserirli tutti per offrire ai clienti una certa varietà. Inoltre, è possibile includere immagini per una migliore descrizione dei dettagli.

Di solito, i prodotti e i servizi devono essere accompagnati da informazioni quali il prezzo, le dimensioni e l’utente consigliato. In questo modo, i clienti accedono direttamente ai prodotti o ai servizi di cui hanno bisogno senza perdere tempo nella ricerca. Ricordate anche di dettagliare eventuali offerte o promozioni in arrivo che potrebbero incuriosire i vostri clienti.

3. Personalizzazione della pagina di prenotazione

Ogni pagina di prenotazione creata deve essere in linea con il vostro marchio aziendale. In caso contrario, i clienti possono avere difficoltà ad associare le due cose. È una fase che rientra principalmente nella sezione del layout del sistema di prenotazione della pagina. Includete il logo della vostra azienda e assicuratevi che il colore sia in linea con il vostro marchio.

Inoltre, è possibile inserire l’immagine del banner e alcune parole chiave facilmente associabili alla propria attività. È anche possibile impostare la pagina in modo che appaia come widget sul proprio sito web. Ora i clienti ci cliccano sopra e accedono al sistema per fissare gli appuntamenti. Inoltre, ricordate di includere i dettagli di quando alcuni prodotti e servizi non sono disponibili o sono esauriti.

4. Aggiungere un modulo di prenotazione

Ogni sistema di prenotazione fornisce ai potenziali clienti un modulo di prenotazione per specificare i servizi o i prodotti di loro gradimento. È necessario personalizzare questo modulo di prenotazione per adattarlo alla propria attività. Ad esempio, si noti se i clienti devono compilare i loro dati:

• Nomi
• Età
• Email
• Posizione
• Numero di contatto
• Indirizzo
• Altre informazioni fondamentali

Quando si imposta un sistema di prenotazione, si procede a indicare quali di questi campi critici ogni cliente deve compilare. È meglio mantenerli a un massimo di 3 per risparmiare tempo. La maggior parte dei sistemi prevede l’opzione di un modulo per gli ospiti, nel caso in cui sia necessario raccogliere ulteriori informazioni sul cliente.

In verità, è meglio mantenere il modulo di prenotazione breve e indirizzare il cliente a un modulo per gli ospiti quando si desiderano maggiori dettagli. Qui possono fornirvi tutti gli altri dettagli di cui avete bisogno a beneficio della vostra attività.

Tuttavia, assicuratevi che i dettagli del modulo per gli ospiti vengano forniti dopo che il cliente ha completato la prenotazione di un appuntamento. Altrimenti, può essere fonte di distrazione e si finisce per perdere la prenotazione.

5. Impostazione della fattura di prenotazione e delle opzioni di pagamento online

Una fattura di prenotazione fornisce ai clienti i dettagli del servizio o del prodotto e il suo costo. Dispone di:

• Logo aziendale
• Indirizzo
• ID prenotazione
• Data di creazione
• Data di nomina
• Articoli
• Tariffe e importi
• Dettagli del pagamento
• Politica di cancellazione

Assicuratevi di includere i termini e le condizioni per evitare qualsiasi confusione al momento della prenotazione. Includete anche una politica di cancellazione. Ad esempio, la maggior parte delle aziende prevede una durata specifica per cancellare una prenotazione. Dopodiché, i clienti pagano un determinato importo.

Un modo per contabilizzare le prenotazioni è creare un sistema di back-end con dettagli precisi. Lo si usa per controllare le prenotazioni che sono:

• Riservato
• In attesa
• Pagato completamente
• Deposito versato
• In attesa
• Annullato

Dopodiché, è possibile dettagliare i sistemi di pagamento online accettati. Alcuni sistemi di pagamento online sono globali e accettano diverse valute. Tuttavia, prima di scegliere, è necessario tenere conto della propria posizione e di dove si trovano i clienti.

Indicare se si tratta di un pagamento completo o solo di un acconto e annotare altre informazioni fondamentali come le tasse. Si può quindi procedere a collegare tutte queste opzioni di pagamento al proprio sito web. Grazie ai widget, i clienti trovano più facile utilizzare il sistema di prenotazione ed effettuare i pagamenti.

6. Contatto automatizzato con il cliente

Con centinaia di prenotazioni, diventa stressante contattare ogni cliente e cercare di tenere traccia delle prenotazioni. Tuttavia, i sistemi di prenotazione facilitano il contatto automatizzato tramite e-mail o messaggi.

Un’altra fase cruciale nella creazione di un sistema di prenotazione è il contatto automatico con i clienti. I clienti ricevono notifiche quando le loro prenotazioni sono andate a buon fine. Inoltre, è possibile impostare dei promemoria all’avvicinarsi dei giorni tramite e-mail o messaggi.

L’automazione vi aiuta con:

• Conferme
• Ricevute
• Apprezzamento
• Promemoria
• Progetti del personale

Se da un lato l’automazione funziona bene per rendere felici i clienti, dall’altro svolge un ruolo importante anche per il personale. È possibile creare promemoria sotto forma di notifiche. Il personale riceve un promemoria quando certe prenotazioni sono vicine. È possibile impostare riunioni del personale e messaggistica interna all’ufficio.

Allo stesso tempo, aiuta i clienti a notare quando le cancellazioni sono accettabili. Inoltre, le notifiche indicano quando riprogrammare le prenotazioni e se la riprogrammazione è andata a buon fine. Si può quindi procedere alla selezione di informazioni cruciali, come le date dei nuovi appuntamenti, da proporre al cliente.

7. Documentazione fondamentale

Alcuni documenti sono necessari per la prosperità dell’azienda. Per esempio, le rinunce dei pazienti sono obbligatorie prima di poter effettuare determinate procedure. Per rendere il processo meno noioso ed evitare l’uso di documenti, la creazione di un sistema di prenotazione online include ora i moduli di rinuncia.

I migliori sistemi di prenotazione dispongono di modelli per tutti questi documenti cruciali di cui l’azienda ha bisogno prima di completare la prenotazione. È possibile creare una rinuncia online utilizzando un modello e compilando tutte le informazioni necessarie.

Sulla rinuncia, o su altri documenti documenti fondamentalisono campi che il cliente può modificare e compilare. È inclusa una breve descrizione del significato dell’esonero o del documento aggiuntivo e del motivo della sua presenza. Tali documenti hanno un termine entro il quale il cliente deve presentarli. Dopo aver completato il modello, il cliente può procedere al completamento del processo.

8. Autorizzazione del personale

Quando impostate un sistema di prenotazione online, ricordate che il vostro personale deve essere adeguatamente autorizzato. Poiché non sarete gli unici ad accedere al sistema, è meglio impostare gli account del personale. Scegliete chi tra i vostri collaboratori è responsabile delle prenotazioni e iniziate con lui. Poi, nel caso in cui non siano disponibili, mettetene in lista altri.

La maggior parte dei sistemi fornisce schede per i nuovi account utente. Verificate se avete bisogno di un solo conto o di più conti. Ogni account può avere determinati limiti di accesso, solitamente stabiliti variando i livelli di autorizzazione. I permessi consentono al creatore di rimuovere tutte le parti del sistema a cui non si vuole che un utente specifico possa accedere.

Ad esempio, i dati di pagamento sono solo per voi e per il reparto finanziario. Pertanto, nessun altro personale è autorizzato a visualizzare queste informazioni. Inoltre, è possibile includere account per i partner commerciali con autorizzazioni specifiche.

9. Impostazione dei rapporti

La disponibilità di rapporti dettagliati è parte integrante dell’operazione, che vi aiuta nell’analisi del business. Questi rapporti mostrano come si sta comportando l’azienda e cosa deve cambiare. Esempi di rapporti che si possono impostare sono:

• Reddito
• Prenotazioni
• Vendite
• Commissioni
• Pagamento

I rapporti possono essere il più possibile dettagliati o brevi. I sistemi hanno modelli con capacità diverse a seconda di ciò che si desidera. Inoltre, è possibile impostare le autorizzazioni per questi strumenti, limitando l’accesso del personale.

10. Strumenti di supporto aggiuntivi

Non mancano gli strumenti di supporto che possono rendere l’esperienza del cliente ancora migliore quando si utilizza un sistema aziendale online. Tuttavia, questo è anche un passo cruciale per voi, in quanto operatori economici, quando create un’app di programmazione. Potete sfruttare i motori di ricerca che dispongono di strumenti aggiuntivi come sistemi di pagamento e portali di prenotazione.

Inoltre, c’è la pubblicità attraverso le piattaforme dei social media, la fatturazione e persino le newsletter con informazioni cruciali. L’accesso a tutti questi strumenti migliora l’esperienza dell’utente dopo la creazione di un sistema di prenotazione online.

In conclusione

Internet continua a rendere fluide alcune parti di un’attività commerciale, tra cui la fissazione di un appuntamento. Ora tutto ciò che il cliente deve fare è accedere al sito web dell’azienda e prenotare compilando un modulo.

In genere, il modulo richiede informazioni specifiche necessarie per fornire il servizio o il prodotto. Inoltre, ora è possibile fornire ai clienti moduli per gli ospiti e rinunce da compilare online.

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