オンライン予約システムをセットアップするための10の簡単なステップ

オンライン予約システムがあれば、ビジネスを円滑に進めることができます。 しかし、このようなシステムを導入するには、ちょうど良い状態にするために時間と労力が必要です。 ビジネスやその具体的なオペレーションはそれぞれ異なるため、時間をかけて、最初に正しく理解することが不可欠です。

正直なところ、あなたのビジネスに適したオンライン予約システムは、あなた独自のビジネスゴールとニーズによって異なります。 例えば、どのような業務内容で、どのようなシステムが最適なのか、などです。 ツアーや旅行をする場合、賃貸物件を予約する人とは違うシステムが必要です。

適切なブッキングシステムを見つけたら、次はそのセットアップを進めていきます。 でも、まずは、予約システムを理解することから始めましょう。

オンラインブッキングシステムとは？

オンライン予約システムは、潜在的な顧客が特定の製品やサービスを予約することを可能にする特定のソフトウェアを利用しています。 多くはウィジェットを使用して、お客様のウェブサイトをプラットフォームに接続し、すべてのゲストにアクセスできるようにします。 あるいは、ビジネスや従業員をより効率的に組織化するための方法かもしれません。

このようなシステムは、あなたのビジネスをさまざまな意味で救います。 と思われるかもしれませんが、実は、時間、エネルギー、お金の節約になるのです。 予約の整理に貴重な時間の半分を割かれるようなことはもうありません。 以下は、オンライン予約システムを導入することで期待できるメリットのほんの一部です。

オンライン予約システムのメリット

1.24時間365日のオペレーション

昔は、アポイントメントを取るということは、営業時間内に電話をしたり、会社を訪問したりすることでした。 しかし、今はインターネットが24時間365日使えるようになったおかげで、状況が変わってきているのです。 お客様はウェブサイトにアクセスするだけで、いつでも予約することができるのです。

2.情報セキュリティの強化

オンライン予約システムは、クラウドやより高度なソフトウェアを使ってコンテンツを保存します。 不正な人がアクセスできないので、安全が保障されます。 これで、誰かがデスクトップにアクセスして重要な顧客情報をチェックする心配がなくなります。 特定のログイン情報をお持ちの方のみアクセス可能です。

3.時間を節約する

お客様の情報を取り込むということは、手元に用紙があるか、パソコンで入力することです。 面倒なだけでなく、時間も取られる。 それが、お客様が自分で予約フォームに情報を入力するようになると、すべてが変わってしまうのです。 今こそ、情報を確認し、計画的に行動するときです。

4.カスタマーエクスペリエンスを向上させる

アクティブでカスタマイズされたオンライン予約システムを持つことで、顧客体験はより記憶に残るものになります。 例えば、予約後、お客様にすぐにお知らせすることができます。 この通知は、予約の確認、支払いの確認、そしてお客様へのお礼を伝えるものです。 このような即時の満足は、顧客の間で永続的な思い出を作り、スケジュール管理アプリでカスタマイズすることができます。

5.整理整頓の向上

組織化されたアポイントメントは、さまざまな点でビジネスを向上させます。 これで、すべてが整ったので、スタッフも意欲的に仕事に取り組めるようになりました。 今後の予約に備えることができるのです。 同時に、次のような重要な情報をメモすることができます：

• 予約数またはアポイントメント数
• キャンセルの数
• 再延期した数
• 何回目の全額または一部支払いか
• 予約金を支払った人数

Bookafyオンライン予約システムの設定手順

1.ビジネス情報を記入する

あらゆるシステムが最高の状態で稼働するためには、正確なビジネス情報が必要です。 そこで、ステップ1では、ビジネス情報の記入とカスタマイズを行います。 経営者としては、まず アカウント作成営業時間、所在地、タイムゾーン、使用言語、使用可能な通貨など、重要な情報が記載されています。

ほとんどのオンラインシステムでは、この重要な情報を入力する際に、セクションをナビゲートするためのメニューが用意されています。 そこで、ビジネスネームを完成させ、第一次産業と第二次産業を選択することで、オンライン予約システムのセットアップを開始します。 所在地、連絡先、場所などの詳細に追加します。

その後、複数の通貨をお持ちの場合は、許容できる通貨を入力してください。 また、自分が好んで使う言語をピックアップしてください。 多言語であることは、顧客層を多様化させるために有効です。 オプションで、必要に応じて各ステップを特定の仕様に設定することも可能です。

最後に、営業日や営業時間など、表示されている営業情報を記入します。 事業を終了した日があれば記載する。

2.スタッフ・商品・サービスの入力

オンライン予約システムの設定と同時にビジネス情報の入力が完了したら、今度はスタッフ構成と提供するサービスや商品を入力します。 システムによってセクションを確認し、スタッフのプロフィールを記入することから始めます。

例えば、クリニックの予約システムには、医師や薬剤師、看護師などのスタッフが必要です。 お客様が予約しやすいように、各入力項目を詳しく説明するようにしましょう。 特に、各医師が得意とする分野の違いや、対応可能な時間帯を明記する必要があります。

通常、すべての名前がアルファベット順に並んでいて、医師がいる日や利用可能な時間帯が示されていることに気づきます。 また、練習から離れた時間や日数などの情報も記載することができます。

サービスや製品では、さまざまなカテゴリーのどこに記入するのかをチェックします。 カテゴリは、ビジネスで提供する製品やサービスによって異なります。 しかし、お客様にバラエティを提供するために、全部入力するようにしましょう。 また、写真を添付するとより詳細な情報を得ることができます。

通常、商品やサービスには、価格やサイズ、推奨ユーザーなどの情報が付随しているはずです。 そうすれば、お客様は無駄な検索をすることなく、必要な商品やサービスに直接アクセスすることができます。 また、顧客の興味を引くようなキャンペーンやプロモーションが近々行われる場合は、その内容を詳しく説明することも忘れないようにしましょう。

3.予約ページのパーソナライズ

設定するすべての予約ページは、あなたのビジネスブランドに沿ったものでなければなりません。 そうでないと、お客様はこの2つを連想しづらくなってしまいます。 これは、主にページの予約システムレイアウトのセクションに該当するステップです。 ビジネスロゴを入れ、その色もブランドに合わせてください。

また、バナー画像や、あなたのビジネスを連想させるキーワードを入力することができます。 また、ホームページのウィジェットとして表示されるように設定することも可能です。 今、お客様はそれをクリックして、アポイントメントを設定するシステムに向かいます。 また、商品・サービスによっては、在庫がない場合、入手できない場合もありますので、その旨も忘れずに記載してください。

4.予約フォームを追加する

すべての予約システムは、潜在的な顧客に予約フォームを提供し、どのようなサービスや製品が好きかを詳細に説明します。 この予約フォームは、お客様のビジネスに合わせてカスタマイズしていただく必要があります。 例えば、お客様の記入が必要な場合は注意しましょう：

• 名称
• 年齢
• 電子メール
• 所在地
• お問い合わせ番号
• 住所
• その他重要な情報

予約システムを構築する際には、すべての顧客がこれらの重要な項目のうち、どれを記入しなければならないかを示すように進めてください。 時間を節約するために、最大3つまでにしておくのがベストです。 ほとんどのシステムには、お客様に関するより多くの情報を収集する必要がある場合、ゲストフォームのオプションがあります。

本当は、予約フォームは短くまとめ、より詳細な情報が欲しいときにはゲストフォームに誘導するのがよいのですが。 このほかにも、ビジネスに役立つあらゆる情報を提供してくれます。

ただし、ゲストフォームの詳細は、お客様が予約を完了した後に表示するようにしてください。 そうでないと、気が散ってしまい、結局ブッキングが取れなくなってしまうからです。

5.予約請求書とオンライン決済オプションの設定

予約請求書は、お客様にサービスや商品の詳細とその金額をお知らせするものです。 持っているのです：

• ビジネスロゴ
• 住所
• ブッキングID
• 作成日
• 予約日
• 項目
• 料金・金額
• お支払い方法について
• キャンセルポリシー

予約時に混乱しないよう、必ず規約を記載すること。 また、キャンセルポリシーも記載しましょう。 例えば、ほとんどの企業では、予約をキャンセルするための期間を定めています。 その後、お客さまに一定の金額をお支払いいただいています。

予約の計上方法としては、バックエンドシステムを構築し、正確な詳細を把握することが挙げられます。 という予約の確認に使うんですね：

• 予約
• 保留中
• 全額支払済み
• デポジット支払い済み
• 待機中
• キャンセル

その後、受け入れているオンライン決済システムを詳細に説明することができます。 オンライン決済システムの中には、グローバルに展開し、さまざまな通貨に対応するものがあります。 ただし、選ぶ前に自分の住んでいる場所やお客さんがどこにいるのかに注意する必要があります。

ご予約が全額払いか予約金のみかを明記し、税金などその他の重要な情報を記載してください。 その後、これらの支払いオプションをすべてあなたのウェブサイトに接続するために進むことができます。 ウィジェットを使うことで、お客様は予約システムの利用や決済が簡単にできるようになります。

6.カスタマーコンタクトの自動化

数百件の予約があると、すべてのお客様に連絡を取り、予約状況を把握することがストレスになります。 しかし、予約システムを利用すれば、メールやテキストを使った自動連絡を簡単に利用することができます。

予約システムを設定する際のもう一つの重要なステップは、自動化された顧客とのコンタクトです。 予約が成立すると、お客さまに通知が届きます。 また、メールやテキストを使って、日が近づくにつれてリマインダーを設定することができます。

オートメーションがあなたをサポートします：

• 確認事項
• 領収書
• 感謝の気持ち
• リマインダ
• スタッフプロジェクト

自動化はクライアントを満足させるために有効ですが、スタッフにとっても重要な役割を果たします。 通知という形でリマインダーを作成することができます。 特定の予約が近くなると、スタッフにリマインダが届きます。 スタッフミーティングやオフィス間メッセージの設定も可能です。

同時に、お客様がキャンセルを受け入れられるタイミングを把握することができます。 また、通知には、予約を再スケジュールするタイミングと再スケジュールが成功したかどうかが記載されています。 そして、新しい予約日などの重要な情報をピックアップして、お客様に提案することができます。

7.重要なドキュメンテーション

ビジネスを繁栄させるためには、ある種の書類が必要です。 例えば、特定の手続きを行う際には、患者さんの免責が必須となります。 オンライン予約システムには、面倒な手続きや書類の使用を避けるために、権利放棄のためのフォームが用意されています。

トップクラスの予約システムには、予約を完了する前にビジネスが必要とするこれらすべての重要な文書のテンプレートが用意されています。 テンプレートを使ってオンライン放棄を設定し、必要事項を記入することができます。

ウェーバーに、または他の ひつようなものは、お客様が編集して記入できる項目です。 含まれるのは、免除または追加書類の意味とその存在理由についての簡単な説明です。 このような書類には、お客様が提出しなければならない期限があります。 テンプレートが完成したら、クライアントはプロセスを完了するために進むことができます。

8.スタッフの承認

オンライン予約システムを構築する際には、スタッフの適切な承認が必要であることを忘れないでください。 システムにアクセスするのはあなただけではありませんから、スタッフのアカウントを設定するのがベストです。 チームの中で予約を担当する人を決めて、その人から始めましょう。 そして、その人が使えない場合に備えて、他の人もリストアップしておいてください。

ほとんどのシステムで、新規ユーザーアカウント用のタブが用意されています。 1アカウントだけでよいのか、複数必要なのかを確認する。 各アカウントは、アクセス権のレベルを変化させることで一定の制限を設けることができるのが通例です。 パーミッションは、制作者であるあなたが、特定のユーザーにアクセスしてほしくない部分をすべて削除することができます。

例えば、支払いに関する詳細は、あなたと財務部の目だけに触れるものです。 そのため、他のスタッフが閲覧することはできません。 また、特定の権限を持つビジネスパートナー用のアカウントも含まれます。

9.レポートのセットアップ

詳細なレポートを持つことは運用の一部であり、ビジネス分析に役立ちます。 これらのレポートは、ビジネスがどのような状況にあり、何を変える必要があるのかを示しています。 設定できるレポートの例は以下の通りです：

• 収入
• ブッキング
• 売上高
• コミッション
• 支払方法

報告書の内容は、できるだけ詳しく、あるいは簡潔に書くことができます。 システムには、求めるものによって容量が異なるテンプレートが用意されています。 また、スタッフのアクセスを制限して、権限を設定することもできます。

10.追加サポートツール

オンラインビジネスシステムを利用する際に、顧客体験をより良いものにするためのサポートツールに事欠きません。 しかし、これは事業者であるあなたがスケジュール管理アプリを作るときの重要なステップでもあります。 決済システムや予約ポータルサイトなどの追加ツールを持つ検索エンジンを活用することができます。

さらに、ソーシャルメディアを使った広告、請求書の発行、重要な情報を記載したニュースレターなどもあります。 これらすべてにアクセスすることで、オンライン予約システムを設定した後のユーザーエクスペリエンスが向上します。

おわりに

インターネットは、アポイントを取ることを含め、ビジネスのある部分を円滑に進め続けています。 これで、お客様は企業のウェブサイトにアクセスし、フォームに入力して予約を入れるだけでよくなりました。

通常、フォームには、サービスや製品を提供するために必要な特定の情報が必要です。 また、お客様にゲストフォームや免状を提供し、オンラインで記入していただくことも可能になりました。

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