10 enkle trinn for å sette opp en Online Booking System

En online booking system gjør det mulig for din bedrift å kjøre problemfritt. Men å implementere et system som dette tar tid og krefter på å få helt riktig. Hver bedrift og deres spesifikke operasjoner er forskjellige, det er viktig å ta deg god tid og få det riktig første gang.

Oppriktig, riktig online booking system for din bedrift avhenger av dine unike forretningsmål og behov. For eksempel hvilken bransje du er i, og hvilket system som er best. Hvis du gjør turer og reiser, trenger du et annet system enn noen som bestiller utleieboliger.

Etter at du har funnet riktig bookingsystem, kan du fortsette å sette det opp. Men først, start med å forstå bookingsystemet.

Hva er et Online Booking System?

Et online bookingsystem benytter spesifikk programvare som tillater potensielle kunder å bestille bestemte produkter eller tjenester. De fleste bruker widgets for å koble nettstedet ditt til plattformen og gjøre det tilgjengelig for alle gjester. Eller det kan være en måte å organisere virksomheten og de ansatte mer effektivt på.

Et slikt system sparer virksomheten din på mange måter. Du tenker kanskje på hva alt oppstyret handler om, men sannheten er at det sparer deg for mye tid, energi og penger. Borte er de dagene hvor sortering gjennom avtaler tar opp halvparten av din verdifulle tid. Nedenfor er bare noen av fordelene du kan forvente når du setter opp en online booking system for din bedrift.

Fordeler med å ha en Online Booking System

1. 24/7 Operasjoner

Før i tiden betydde bestilling av avtaler å ringe eller besøke virksomheten i arbeidstiden. Men nå kan ting være annerledes takket være internettets 24/7 tilgjengelighet. Alt kundene dine trenger å gjøre er å få tilgang til nettstedet ditt, og de kan gjøre bestillinger når som helst på dagen.

2. Økt informasjonssikkerhet

Online bookingsystemer lagrer innhold i skyen eller ved hjelp av annen, mer sofistikert programvare. Det garanterer din sikkerhet siden ingen uautoriserte personer kan få tilgang til den. Nå trenger du ikke å bekymre deg for at noen får tilgang til skrivebordet ditt for å sjekke viktig kundeinformasjon. Bare de med spesifikke påloggingsdetaljer har tilgang til den.

3. Sparer tid

Å ta informasjon til kunder betyr nå å ha et skjema for hånden eller fylle det ut på datamaskinen. Ikke bare er dette en kjedelig prosess, men det tar mye tid. Alt dette endres når kunden må fylle ut informasjonen på bestillingsskjemaet selv. Din tid er nå for å sjekke informasjonen og planlegge deretter.

4. Forbedrer kundeopplevelsen

Å ha et aktivt og godt tilpasset online bookingsystem gjør kundeopplevelsen mer minneverdig. For eksempel, etter bestilling, kan kundene motta øyeblikkelige varsler. Disse varslene bekrefter bestillingen, betalingen og takker også klienten for deres virksomhet. Slik øyeblikkelig tilfredsstillelse skaper varige minner blant kunder og kan tilpasses på en planleggingsapp.

5. Forbedrer organisasjonen

Organiserte avtaler forbedrer virksomheten på mange måter. Nå føler de ansatte seg motivert til å jobbe siden alt er i orden. De kan bedre forberede seg på kommende bestillinger. Samtidig kan du merke viktig informasjon, for eksempel:

• Antall bestillinger eller avtaler
• Antall kanselleringer
• Antall planlagt på nytt
• Hvor mange fulle eller delvise betalinger
• Hvor mange har betalt depositum

Fremgangsmåte for å sette opp Bookafy Online Booking System

1. Fyll ut forretningsinformasjon

Hvert system krever nøyaktig forretningsinformasjon for å operere i toppform. Så trinn én er å fylle ut og tilpasse forretningsinformasjonen din. Som bedriftseier starter du med opprette en konto med viktige detaljer som åpningstider, sted og tidssone, driftsspråk og akseptabel valuta.

De fleste elektroniske systemer har en meny som hjelper deg med å navigere i delen når du fyller ut denne viktige informasjonen. Så begynne å sette opp online booking system ved å fylle ut firmanavn og velge primær-og sekundære næringer. Legg til detaljer som plassering, kontaktnummer og plassering.

Etterpå legger du inn akseptabel valuta eller valutaer hvis du tar mer enn en. Velg også språkene du foretrekker å bruke. Det hjelper å være flerspråklig da dette diversifiserer klientellet ditt. Eventuelt kan du konfigurere hvert trinn til bestemte spesifikasjoner om nødvendig.

Til slutt fyller du ut forretningsinformasjonen som er angitt, for eksempel når du er åpen og åpningstidene dine. Før opp dagene du stenger bedriften, hvis noen.

2. Innspill til ansatte, produkter og tjenester

Etter å ha fullført din forretningsinformasjon mens du setter opp online booking system, må du nå legge inn dine ansatte og hvilke tjenester eller produkter du tilbyr. Sjekk delen avhengig av systemet og start med å fylle ut profiler av ansatte.

For eksempel må et klinikkbestillingssystem inkludere leger, farmasøyter, sykepleiere og andre ansatte. Sørg for å detaljere hver inngang for å gjøre det lettere for kundene å bestille avtaler. Spesielt må du angi de forskjellige feltene hver lege spesialiserer seg på og tilgjengelige timer.

Vanligvis legger du merke til at alle navnene faller i alfabetisk rekkefølge og angir dagene legene er i og tilgjengelige tidsluker. Du kan også inkludere informasjon om tider og dager borte fra praksis.

Under tjenester og produkter kan du sjekke hvor du skal fylle ut de forskjellige kategoriene. Kategoriene varierer avhengig av produktene og tjenestene du tilbyr i bedriften din. Men prøv å legge inn dem alle for å gi kundene variasjon. Du kan også inkludere bilder for bedre detaljering.

Vanligvis må produktene og tjenestene følge med informasjon som pris, størrelse og anbefalt bruker. På den måten går kundene direkte til produktene eller tjenestene de trenger uten å kaste bort tid på å søke. Husk også å detaljere eventuelle tilbud eller kampanjer som kommer snart som kan fascinere kundene dine.

3. Personalisering av bestillingssider

Hver bestillingsside du konfigurerer, må være i tråd med bedriftens merkevare. Hvis ikke, kan kundene ha vanskelig for å knytte de to. Det er et trinn som hovedsakelig faller under booking system layout delen for siden din. Inkluder bedriftslogoen din og sørg for at fargen er i tråd med merkevaren din.

Dessuten kan du legge inn bannerbildet og noen nøkkelord som lett kan knyttes til virksomheten din. Du kan også konfigurere siden til å vises som en widget på nettstedet ditt. Nå klikker kundene på den og går til systemet for å sette opp avtaler. Husk også å inkludere detaljer om når visse produkter og tjenester er utilgjengelige eller utsolgt.

4. Legg til et bestillingsskjema

Hvert bookingsystem gir potensielle kunder et bestillingsskjema for å detaljere hvilke tjenester eller produkter de liker. Du må tilpasse dette bestillingsskjemaet slik at det passer din virksomhet. Vær for eksempel oppmerksom på om kundene trenger å fylle ut sine:

• Navn
• Alder
• E-post
• Plassering
• Kontakt nummer
• Adresse
• Annen viktig informasjon

Når du setter opp et bookingsystem, fortsett å indikere hvilke av disse kritiske feltene hver kunde må fylle ut. Det er best å holde dem på maksimalt 3 for å spare tid. De fleste systemer har mulighet for et gjesteskjema hvis du trenger å samle mer informasjon om kunden.

Sannferdig er det bedre å holde bestillingsskjemaet kort og lede en kunde til et gjesteskjema når du vil ha mer informasjon. Her kan de gi deg andre detaljer du trenger som kommer virksomheten din til gode.

Sørg imidlertid for at gjesteskjemadetaljene kommer etter at kunden har fullført bestillingen av en avtale. Ellers kan det være distraherende, og du ender opp med å miste bestillingen.

5. Sett opp bestillingsfaktura og online betalingsalternativer

En bestillingsfaktura gir kundene detaljer om tjenesten eller produktet og hvor mye det koster. Den har:

• Business Logo
• Adresse
• Booking-ID
• Dato opprettet
• Avtale dato
• Elementer
• Priser og beløp
• Betalingsdetaljer
• Avbestilling

Sørg for å inkludere vilkår og betingelser for å unngå forvirring når du bestiller. Inkluder også avbestillingsregler. For eksempel gir de fleste bedrifter en bestemt varighet for å kansellere en bestilling. Etter det betaler kundene et visst beløp.

En måte å gjøre rede for bestillinger på er å lage et back-end-system med presise detaljer. Du bruker den til å sjekke bestillinger som er:

• Reservert
• Ventende
• Betalt fullt ut
• Depositum betalt
• Venter
• Avlyst

Etter det kan du detaljere de elektroniske betalingssystemene du godtar. Noen online betalingssystemer er globale og aksepterer varierende valutaer. Du må imidlertid notere posisjonen din og hvor kundene dine er før du velger.

Angi om bestillingen bare er en full betaling eller depositum, og noter annen viktig informasjon som skatt. Du kan deretter fortsette å koble alle disse betalingsalternativene til nettstedet ditt. Ved hjelp av widgets finner kundene det enklere å bruke bookingsystemet og foreta betalinger.

6. Automatisert kundekontakt

Med hundrevis av bestillinger blir det stressende å kontakte hver kunde og prøve å holde oversikt over bestillinger. Bookingsystemer gjør det imidlertid enklere for deg å bruke automatisert kontakt via e-post eller tekstmeldinger.

Et annet viktig skritt når du setter opp et bookingsystem er automatisert kundekontakt. Kunder mottar varsler når bestillingene deres har gått gjennom. Du kan også sette opp påminnelser når dagene nærmer seg ved hjelp av e-post eller tekster.

Automatisering hjelper deg med:

• Bekreftelser
• Mottak
• Takknemlighet
• Påminnelser
• Personale prosjekter

Selv om automatisering fungerer bra for å holde kundene fornøyde, spiller de også en rolle for personalet. Du kan opprette påminnelser i form av varsler. Personalet får en påminnelse når enkelte bestillinger er i nærheten. Du kan sette opp personalmøter og kontormeldinger.

Samtidig hjelper det kundene å merke seg når kanselleringer er akseptable. Varsler angir også når bestillinger skal planlegges på nytt, og om omplanleggingen var vellykket. Du kan deretter fortsette å plukke ut viktig informasjon som nye avtaledatoer for å foreslå for kunden.

7. Avgjørende dokumentasjon

Visse dokumenter er nødvendige for at virksomheten skal blomstre. For eksempel er pasientfrafall et must før spesifikke prosedyrer kan finne sted. For å gjøre prosessen mindre kjedelig, og unngå å bruke papirer, sette opp en online booking system inkluderer nå fraskrivelse skjemaer.

Topp booking systemer har maler for alle disse viktige dokumenter som virksomheten trenger før du fullfører bestillingen. Du kan sette opp en online fraskrivelse ved hjelp av en mal og fylle ut all nødvendig informasjon.

På fraskrivelsen, eller andre viktige dokumenter, er felt som kunden kan redigere og fylle ut. Inkludert er en kort beskrivelse av hva fraskrivelsen eller tilleggsdokumentet betyr og hvorfor det er til stede. Slike dokumenter har en frist der kunden må sende dem inn. Etter å ha fullført malen, kan klienten fortsette gjennom å fullføre prosessen.

8. Autorisasjon av personalet

Når du setter opp et online bookingsystem, husk at de ansatte trenger riktig autorisasjon. Siden du ikke vil være den eneste personen som får tilgang til systemet, er det best å sette opp personalkontoene dine. Velg ut hvem i teamet ditt som har ansvaret for bestillinger, og begynn med dem. Ha deretter andre på listen i tilfelle de ikke er tilgjengelige.

De fleste systemer har faner for nye brukerkontoer. Sjekk om du bare trenger én konto eller flere. Hver konto kan ha visse grenser når det gjelder tilgang som vanligvis er satt opp ved å variere tillatelsesnivåene. Tillatelser lar deg som skaper fjerne alle deler av systemet du ikke vil at en bestemt bruker skal få tilgang til.

For eksempel er betalingsdetaljer bare for deg og økonomiavdelingens øyne. Derfor har ingen andre ansatte lov til å se denne informasjonen. Du inkluderer også kontoer for forretningspartnere med spesifikke tillatelser.

9. Sett opp rapporter

Å ha detaljerte rapporter er en del av operasjonen, noe som hjelper deg med forretningsanalyse. Disse rapportene viser deg hvordan virksomheten er rettferdig og hva som må endres. Eksempler på rapporter du kan definere er:

• Inntekt
• Bestillinger
• Salg
• Provisjoner
• Betaling

Rapportene kan være så detaljerte eller korte som mulig. Systemene har maler med varierende kapasitet avhengig av hva du ønsker. Du kan også sette opp tillatelser for dem, noe som begrenser tilgangen til personalet.

10. Ytterligere støtteverktøy

Det er ingen mangel på støtteverktøy som kan gjøre kundeopplevelsen enda bedre når du bruker et online forretningssystem. Dette er imidlertid også et viktig skritt for deg som forretningsoperatør når du oppretter en planleggingsapp. Du kan dra nytte av søkemotorer som har tilleggsverktøy som betalingssystemer og bestillingsportaler.

Dessuten er det annonsering ved hjelp av sosiale medieplattformer, fakturering og til og med nyhetsbrev med viktig informasjon. Tilgang til dem alle forbedrer brukeropplevelsen din etter å ha satt opp et online bookingsystem.

I Konklusjon

Internett fortsetter å gjøre visse deler av en virksomhet jevn, inkludert å gjøre en avtale. Nå er alt en kunde trenger å gjøre å få tilgang til bedriftens nettside og legge inn en bestilling ved å fylle ut et skjema.

Skjemaet krever vanligvis spesifikk informasjon som du trenger for å levere tjenesten eller produktet. Du kan nå også gi kundene gjesteskjemaer og fritak for å fylle ut online.

Vil du sette opp et online booking system? Klikk her

for å lære mer.