10 مرحله آسان برای راه اندازی سیستم رزرو آنلاین

یک سیستم رزرو آنلاین این امکان را برای شما فراهم می کند تا کسب و کار شما به خوبی اجرا شود. اما، پیاده سازی چنین سیستمی به زمان و تلاش نیاز دارد تا درست انجام شود. هر کسب و کار و عملیات خاص آنها متفاوت است، ضروری است که وقت خود را صرف کنید و در اولین بار آن را به درستی انجام دهید.

صادقانه بگویم، سیستم رزرو آنلاین مناسب برای کسب و کار شما به اهداف و نیازهای تجاری منحصر به فرد شما بستگی دارد. به عنوان مثال، شما در چه رشته ای از کسب و کار هستید و کدام سیستم بهترین است. اگر تور و مسافرت انجام می دهید، به سیستمی متفاوت از کسی که ملک اجاره ای رزرو می کند نیاز دارید.

پس از اینکه سیستم رزرو مناسب را پیدا کردید، سپس می توانید آن را راه اندازی کنید. اما، ابتدا با درک سیستم رزرو شروع کنید.

سیستم رزرو آنلاین چیست؟

یک سیستم رزرو آنلاین از نرم افزار خاصی استفاده می کند که به مشتریان بالقوه اجازه می دهد محصولات یا خدمات خاصی را رزرو کنند. بیشتر آنها از ویجت ها برای اتصال وب سایت شما به پلتفرم و در دسترس قرار دادن آن برای همه مهمانان استفاده می کنند. یا می تواند راهی برای سازماندهی کارآمدتر کسب و کار و کارمندان شما باشد.

چنین سیستمی از بسیاری جهات کسب و کار شما را نجات می دهد. ممکن است به این فکر کنید که این همه هیاهو برای چیست، اما حقیقت این است که باعث صرفه جویی در زمان، انرژی و پول شما می شود. روزهایی که مرتب کردن قرار ملاقات ها نیمی از زمان ارزشمند شما را می گیرد، گذشته است. در زیر تنها برخی از مزایایی است که می توانید پس از راه اندازی یک سیستم رزرو آنلاین برای کسب و کار خود انتظار داشته باشید.

مزایای داشتن سیستم رزرو آنلاین

1. عملیات 24/7

در گذشته، رزرو قرار به معنای تماس یا بازدید از کسب و کار در ساعات کاری بود. اما اکنون، به لطف در دسترس بودن اینترنت 24 ساعته، همه چیز می تواند متفاوت باشد. تمام کاری که مشتریان شما باید انجام دهند این است که به وب سایت شما دسترسی داشته باشند و می توانند در هر ساعت از روز رزرو کنند.

2. افزایش امنیت اطلاعات

سیستم های رزرو آنلاین محتوا را در فضای ابری یا با استفاده از نرم افزارهای پیچیده تر ذخیره می کنند. این امنیت شما را تضمین می کند زیرا هیچ افراد غیرمجاز نمی توانند به آن دسترسی داشته باشند. اکنون دیگر نگران دسترسی شخصی به دسکتاپ شما برای بررسی اطلاعات مهم مشتری نخواهید بود. فقط کسانی که دارای جزئیات ورود به سیستم هستند می توانند به آن دسترسی داشته باشند.

3. صرفه جویی در زمان

در حال حاضر دریافت اطلاعات برای مشتریان به معنای داشتن یک فرم در دسترس یا پر کردن آن در رایانه است. این نه تنها یک فرآیند خسته کننده است، بلکه زمان زیادی را نیز می طلبد. همه اینها زمانی تغییر می کند که مشتری باید اطلاعات مربوط به فرم رزرو را خودش پر کند. اکنون وقت شما برای بررسی اطلاعات و برنامه ریزی بر اساس آن است.

4. تجربه مشتری را بهبود می بخشد

وجود یک سیستم رزرو آنلاین فعال و سفارشی شده، تجربه مشتری را به یاد ماندنی تر می کند. به عنوان مثال، پس از رزرو، مشتریان می توانند اعلان های فوری را دریافت کنند. این اعلان‌ها رزرو، پرداخت را تأیید می‌کنند و همچنین از مشتری برای تجارت خود تشکر می‌کنند. چنین رضایت فوری خاطراتی ماندگار در بین مشتریان ایجاد می کند و می تواند در یک برنامه زمان بندی سفارشی شود.

5. سازمان را بهبود می بخشد

قرارهای ملاقات سازماندهی شده از بسیاری جهات باعث بهبود کسب و کار می شود. اکنون کارکنان شما برای کار انگیزه دارند زیرا همه چیز مرتب است. آنها بهتر می توانند برای رزروهای آینده آماده شوند. در عین حال، می توانید اطلاعات مهمی مانند:

• تعداد رزرو یا قرار ملاقات
• تعداد لغو
• شماره عوض شد
• چند پرداخت کامل یا جزئی
• چند نفر سپرده پرداخت کرده اند

مراحل راه اندازی سیستم رزرو آنلاین Bookafy

1. اطلاعات کسب و کار را پر کنید

هر سیستمی به اطلاعات تجاری دقیق نیاز دارد تا در بهترین شکل کار کند. بنابراین مرحله اول پر کردن و سفارشی کردن اطلاعات کسب و کار شما است. به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما شروع می کنید ایجاد یک حساب کاربری با جزئیات مهم مانند ساعات کاری، مکان و منطقه زمانی، زبان های عامل و ارز قابل قبول.

اکثر سیستم‌های آنلاین دارای منویی هستند که به شما کمک می‌کند تا هنگام پر کردن این اطلاعات مهم، در بخش پیمایش کنید. پس راه اندازی سامانه رزرو آنلاین را با تکمیل نام کسب و کار و انتخاب صنایع اولیه و فرعی شروع کنید. به جزئیاتی مانند مکان، شماره تماس و مکان اضافه کنید.

پس از آن، اگر بیش از یک ارز دریافت می کنید، ارز یا ارز قابل قبول را وارد کنید. همچنین، زبان‌هایی را که ترجیح می‌دهید استفاده کنید، انتخاب کنید. چندزبانه بودن به شما کمک می کند، زیرا این کار مشتریان شما را متنوع می کند. به صورت اختیاری، در صورت نیاز می توانید هر مرحله را با مشخصات خاصی پیکربندی کنید.

در نهایت، اطلاعات کسب و کار مشخص شده مانند، زمانی که باز هستید و ساعات کاری خود را تکمیل کنید. روزهایی را که کسب و کار را تعطیل می‌کنید، در صورت وجود فهرست کنید.

2. ورودی کارکنان، محصولات و خدمات

پس از تکمیل اطلاعات کسب و کار خود در حین راه اندازی سیستم رزرو آنلاین، اکنون باید اعضای کارکنان خود و خدمات یا محصولاتی که ارائه می دهید را وارد کنید. بسته به سیستم، بخش را بررسی کنید و با پر کردن مشخصات کارکنان شروع کنید.

به عنوان مثال، سیستم رزرو کلینیک باید شامل پزشکان، داروسازان، پرستاران و سایر کارکنان باشد. اطمینان حاصل کنید که هر ورودی را با جزئیات در نظر بگیرید تا رزرو قرار برای مشتریان آسان‌تر شود. به ویژه، شما باید رشته های مختلفی را که هر پزشک در آن تخصص دارد و ساعات در دسترس را مشخص کنید.

معمولاً متوجه می‌شوید که همه نام‌ها به ترتیب حروف الفبا قرار می‌گیرند و روزهای حضور پزشکان و زمان‌های موجود را نشان می‌دهند. همچنین، می توانید اطلاعاتی را در مورد زمان ها و روزهای دور از تمرین اضافه کنید.

در بخش خدمات و محصولات، محل پر کردن دسته‌های مختلف را بررسی کنید. بسته به محصولات و خدماتی که در کسب و کار خود ارائه می دهید، دسته بندی ها متفاوت است. اما، سعی کنید همه آنها را وارد کنید تا تنوع را به مشتریان ارائه دهید. همچنین، می توانید تصاویر را برای جزئیات بهتر اضافه کنید.

معمولاً محصولات و خدمات باید همراه با اطلاعاتی مانند قیمت، اندازه و کاربر پیشنهادی باشد. به این ترتیب مشتریان بدون اتلاف وقت برای جستجو مستقیماً به سراغ محصولات یا خدمات مورد نیاز خود می روند. همچنین به یاد داشته باشید که هر پیشنهاد یا تبلیغاتی را که به زودی ارائه می شود و ممکن است مشتریان شما را مجذوب خود کند، جزئیات دهید.

3. شخصی سازی صفحه رزرو

هر صفحه رزروی که راه‌اندازی می‌کنید باید مطابق با برند تجاری شما باشد. در غیر این صورت، مشتریان می توانند برای ارتباط این دو با مشکل مواجه شوند. این مرحله ای است که عمدتاً تحت بخش طرح بندی سیستم رزرو برای صفحه شما قرار می گیرد. لوگوی کسب و کار خود را وارد کنید و مطمئن شوید که رنگ آن با برند شما همخوانی دارد.

علاوه بر این، می توانید تصویر بنر و برخی از کلمات کلیدی را وارد کنید که به راحتی با کسب و کار شما مرتبط هستند. همچنین می توانید صفحه را طوری تنظیم کنید که به عنوان یک ویجت در وب سایت شما ظاهر شود. اکنون مشتریان روی آن کلیک کرده و برای تنظیم قرار ملاقات به سیستم می روند. همچنین، به یاد داشته باشید که جزئیات مربوط به زمانی که محصولات و خدمات خاصی در دسترس نیستند یا موجودی ندارند را درج کنید.

4. یک فرم رزرو اضافه کنید

هر سیستم رزرو به مشتریان بالقوه فرم رزرو ارائه می دهد تا جزئیات خدمات یا محصولاتی را که دوست دارند ارائه دهد. شما باید این فرم رزرو را متناسب با کسب و کار خود سفارشی کنید. به عنوان مثال، توجه داشته باشید که آیا مشتریان باید موارد زیر را پر کنند:

• نام ها
• سن
• پست الکترونیک
• محل
• شماره تماس
• نشانی
• اطلاعات مهم دیگر

هنگام راه‌اندازی سیستم رزرو، مشخص کنید که هر مشتری باید کدام یک از این فیلدهای مهم را پر کند. برای صرفه جویی در زمان، بهتر است آنها را حداکثر 3 نگه دارید. اگر شما نیاز به جمع آوری اطلاعات بیشتر در مورد مشتری دارید، اکثر سیستم ها گزینه ای از فرم مهمان دارند.

راستش، بهتر است فرم رزرو را کوتاه نگه دارید و زمانی که جزئیات بیشتری می خواهید مشتری را به فرم مهمان هدایت کنید. در اینجا آنها می توانند جزئیات دیگری را که به سود کسب و کار شما نیاز دارید در اختیار شما قرار دهند.

با این حال، اطمینان حاصل کنید که جزئیات فرم مهمان پس از تکمیل رزرو قرار ملاقات توسط مشتری ارائه می شود. در غیر این صورت، ممکن است حواس‌تان را پرت کند و در نهایت رزرو را از دست بدهید.

5. فاکتور رزرو و گزینه های پرداخت آنلاین را تنظیم کنید

فاکتور رزرو جزئیات خدمات یا محصول و هزینه آن را در اختیار مشتریان قرار می دهد. این دارد:

• لوگوی کسب و کار
• نشانی
• شناسه رزرو
• تاریخ ایجاد
• تاریخ قرار
• موارد
• نرخ ها و مقادیر
• جزئیات پرداخت
• سیاست لغو

برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی هنگام رزرو، حتماً شرایط و ضوابط را لحاظ کنید. همچنین، یک خط مشی لغو را نیز لحاظ کنید. به عنوان مثال، بیشتر کسب و کارها مدت زمان مشخصی را برای لغو رزرو ارائه می دهند. پس از آن، مشتریان مبلغ مشخصی را پرداخت می کنند.

یکی از راه های محاسبه رزرو، ایجاد یک سیستم پشتیبان با جزئیات دقیق است. از آن برای بررسی رزروهایی استفاده می کنید که عبارتند از:

• رزرو شده است
• انتظار
• به طور کامل پرداخت شده است
• سپرده پرداخت می شود
• در انتظار
• لغو شد

پس از آن، می‌توانید سیستم‌های پرداخت آنلاینی را که می‌پذیرید، جزئیات دهید. برخی از سیستم های پرداخت آنلاین جهانی هستند و ارزهای مختلفی را می پذیرند. با این حال، قبل از انتخاب باید به موقعیت مکانی و مکانی که مشتریان شما هستند توجه داشته باشید.

مشخص کنید که رزرو فقط یک پرداخت کامل یا واریز است و سایر اطلاعات مهم مانند مالیات را یادداشت کنید. سپس می توانید تمام این گزینه های پرداخت را به وب سایت خود متصل کنید. با استفاده از ویجت ها، مشتریان استفاده از سیستم رزرو و پرداخت را آسان تر می کنند.

6. تماس خودکار با مشتری

با صدها رزرو، تماس با هر مشتری و تلاش برای پیگیری رزروها استرس زا می شود. با این حال، سیستم های رزرو استفاده از تماس خودکار با استفاده از ایمیل یا پیامک را برای شما آسان تر می کند.

یکی دیگر از گام‌های مهم هنگام راه‌اندازی سیستم رزرو، تماس خودکار با مشتری است. مشتریان پس از اتمام رزرو، اعلان دریافت می کنند. همچنین، می‌توانید یادآوری‌ها را با نزدیک شدن به روزها با استفاده از ایمیل یا متن تنظیم کنید.

اتوماسیون به شما کمک می کند:

• تاییدیه ها
• رسیدها
• قدردانی
• یادآوری ها
• پروژه های کارکنان

در حالی که اتوماسیون برای راضی نگه داشتن مشتریان خوب عمل می کند، اما نقشی را برای کارکنان نیز ایفا می کند. می توانید یادآورهایی را در قالب اعلان ایجاد کنید. وقتی رزروهای خاصی نزدیک است، کارکنان یادآوری دریافت می کنند. می‌توانید جلسات کارکنان و پیام‌رسانی بین دفتری را تنظیم کنید.

در عین حال، به مشتریان کمک می کند تا متوجه شوند چه زمانی لغو قابل قبول است. همچنین، اعلان‌ها بیان می‌کنند که چه زمانی باید رزرو مجدد زمان‌بندی شود و آیا زمان‌بندی مجدد موفقیت‌آمیز بوده است. سپس می‌توانید اطلاعات مهمی مانند تاریخ‌های قرار ملاقات جدید را برای پیشنهاد به مشتری انتخاب کنید.

7. مستندات مهم

مدارک خاصی برای رونق کسب و کار ضروری است. به عنوان مثال، معافیت بیمار قبل از انجام اقدامات خاص ضروری است. برای اینکه فرآیند کمتر خسته کننده شود و از استفاده از اوراق استفاده نکنید، راه اندازی یک سیستم رزرو آنلاین اکنون شامل فرم های معافیت است.

سیستم‌های رزرو برتر دارای الگوهایی برای تمام این اسناد حیاتی هستند که تجارت قبل از تکمیل رزرو به آنها نیاز دارد. می توانید با استفاده از یک الگو، یک معافیت آنلاین تنظیم کنید و تمام اطلاعات لازم را پر کنید.

در مورد معافیت، یا سایر اسناد مهم، فیلدهایی هستند که مشتری می تواند آنها را ویرایش و پر کند. شامل شرح مختصری از معنای معافیت یا سند اضافی و دلیل وجود آن است. چنین اسنادی دارای محدودیت زمانی هستند که در طی آن مشتری باید آنها را ارسال کند. پس از تکمیل الگو، مشتری می تواند مراحل را تکمیل کند.

8. مجوز کارکنان

همانطور که در حال راه اندازی یک سیستم رزرو آنلاین هستید، به یاد داشته باشید که کارکنان شما به مجوز مناسب نیاز دارند. از آنجایی که شما تنها فردی نخواهید بود که به سیستم دسترسی پیدا می کند، بهتر است حساب های کارکنان خود را تنظیم کنید. انتخاب کنید که چه کسی در بین تیم شما مسئول رزرو است و با آنها شروع کنید. سپس در صورت در دسترس نبودن، دیگران را در لیست قرار دهید.

اکثر سیستم ها برگه هایی را برای حساب های کاربری جدید ارائه می دهند. بررسی کنید که آیا فقط به یک حساب یا بیشتر نیاز دارید. هر حساب می‌تواند محدودیت‌های خاصی از نظر دسترسی داشته باشد که معمولاً با تغییر سطوح مجوزها تنظیم می‌شود. مجوزها به شما این امکان را می دهد که به عنوان خالق تمام قسمت هایی از سیستم را که نمی خواهید کاربر خاصی به آن دسترسی داشته باشد حذف کنید.

به عنوان مثال، جزئیات پرداخت فقط برای شما و بخش مالی است. بنابراین، هیچ کارمند دیگری اجازه مشاهده این اطلاعات را ندارد. همچنین، حساب‌هایی را برای شرکای تجاری با مجوزهای خاص درج می‌کنید.

9. تنظیم گزارش

داشتن گزارش های دقیق بخشی از عملیات است که به شما در تجزیه و تحلیل کسب و کار کمک می کند. این گزارش‌ها به شما نشان می‌دهند که کسب‌وکار چگونه است و چه چیزی باید تغییر کند. نمونه هایی از گزارش هایی که می توانید تنظیم کنید عبارتند از:

• درآمد
• رزروها
• حراجی
• کمیسیون ها
• پرداخت

گزارش ها می توانند تا حد امکان جزئی یا مختصر باشند. این سیستم ها دارای قالب هایی با ظرفیت های متفاوت بسته به آنچه شما می خواهید هستند. همچنین، می توانید مجوزهایی را برای آنها تنظیم کنید و دسترسی کارکنان را محدود کنید.

10. ابزارهای پشتیبانی اضافی

هیچ کمبودی در ابزار پشتیبانی وجود ندارد که بتواند تجربه مشتری را در هنگام استفاده از سیستم کسب و کار آنلاین بهتر کند. با این حال، این یک گام مهم برای شما به عنوان یک اپراتور تجاری هنگام ایجاد یک برنامه زمان بندی است. می‌توانید از موتورهای جستجویی که ابزارهای اضافی مانند سیستم‌های پرداخت و درگاه‌های رزرو دارند، استفاده کنید.

علاوه بر این، تبلیغاتی با استفاده از پلتفرم های رسانه های اجتماعی، صورتحساب و حتی خبرنامه هایی با اطلاعات مهم وجود دارد. دسترسی به همه آنها تجربه کاربری شما را پس از راه اندازی سیستم رزرو آنلاین بهبود می بخشد.

در نتیجه

اینترنت همچنان بخش‌های خاصی از یک کسب‌وکار را بدون مشکل اجرا می‌کند، از جمله گرفتن قرار ملاقات. اکنون تنها کاری که مشتری باید انجام دهد این است که به وب سایت کسب و کار دسترسی پیدا کند و با پر کردن یک فرم رزرو را انجام دهد.

به طور معمول، فرم به اطلاعات خاصی نیاز دارد که برای ارائه خدمات یا محصول به آن نیاز دارید. همچنین، اکنون می توانید فرم های مهمان و معافیت هایی را برای پر کردن آنلاین به مشتریان ارائه دهید.

آیا می خواهید یک سیستم رزرو آنلاین راه اندازی کنید؟ برای کسب اطلاعات بیشتر اینجا را کلیک کنید .