10 prostych kroków do stworzenia systemu rezerwacji online

System rezerwacji online umożliwia sprawne funkcjonowanie Twojego biznesu. Wdrożenie takiego systemu wymaga jednak czasu i wysiłku, aby był on właściwy. Każda firma i jej specyficzne operacje są inne, ważne jest, aby poświęcić swój czas i zrobić to dobrze za pierwszym razem.

Szczerze mówiąc, odpowiedni system rezerwacji online dla Twojej firmy zależy od Twoich unikalnych celów biznesowych i potrzeb. Na przykład, w jakiej branży działasz i jaki system jest najlepszy. Jeśli robisz wycieczki i podróże, potrzebujesz innego systemu niż ktoś, kto rezerwuje nieruchomości do wynajęcia.

Po zlokalizowaniu odpowiedniego systemu rezerwacji, można następnie przystąpić do jego konfiguracji. Ale, po pierwsze, zacznij od zrozumienia systemu rezerwacji.

Czym jest system rezerwacji online?

System rezerwacji online wykorzystuje specjalne oprogramowanie, które pozwala potencjalnym klientom na rezerwację określonych produktów lub usług. Większość używa widżetów, aby połączyć swoją stronę z platformą i udostępnić ją wszystkim gościom. Albo może to być sposób na bardziej efektywną organizację firmy i pracowników.

Taki system oszczędza Twoją firmę na wiele sposobów. Być może zastanawiasz się, co to całe zamieszanie, ale prawda jest taka, że oszczędza ci to mnóstwo czasu, energii i pieniędzy. Minęły już czasy, kiedy sortowanie terminów zajmuje połowę Twojego cennego czasu. Poniżej znajdują się tylko niektóre z korzyści, których możesz się spodziewać po skonfigurowaniu systemu rezerwacji online dla swojej firmy.

Korzyści z posiadania systemu rezerwacji online

1. operacje 24/7

W tamtych czasach rezerwowanie terminów oznaczało dzwonienie lub odwiedzanie firmy w godzinach pracy. Teraz jednak, dzięki dostępności internetu przez całą dobę, wszystko może być inaczej. Wystarczy, że Twoi klienci wejdą na Twoją stronę internetową i będą mogli dokonywać rezerwacji o każdej godzinie dnia.

2. Zwiększone bezpieczeństwo informacji

Systemy rezerwacji online przechowują treści w chmurze lub za pomocą innego, bardziej zaawansowanego oprogramowania. Gwarantuje Ci bezpieczeństwo, ponieważ nie mają do niego dostępu osoby niepowołane. Teraz nie musisz się martwić, że ktoś wejdzie na Twój pulpit, aby sprawdzić kluczowe informacje o klientach. Dostęp do niej mają tylko osoby posiadające określone dane logowania.

3. Oszczędność czasu

Przyjmowanie informacji od klientów oznacza obecnie posiadanie pod ręką formularza lub wypełnianie go na komputerze. Nie dość, że jest to proces żmudny, to jeszcze zajmuje dużo czasu. Wszystko to zmienia się, gdy klient musi sam wypełnić informacje w formularzu rezerwacyjnym. Twój czas jest teraz na sprawdzenie informacji i odpowiednie zaplanowanie.

4. Poprawia doświadczenie klienta

Posiadanie aktywnego i dobrze dostosowanego systemu rezerwacji online sprawia, że doświadczenie klienta jest bardziej pamiętne. Na przykład po dokonaniu rezerwacji klienci mogą otrzymywać natychmiastowe powiadomienia. Powiadomienia te potwierdzają rezerwację, płatność, a także dziękują klientowi za jego biznes. Taka natychmiastowa gratyfikacja tworzy trwałe wspomnienia wśród klientów i może być dostosowana w aplikacji do planowania.

5. Poprawia organizację

Zorganizowane spotkania usprawniają biznes na wiele sposobów. Teraz Twoi pracownicy czują się zmotywowani do pracy, ponieważ wszystko jest uporządkowane. Mogą lepiej przygotować się do nadchodzących rezerwacji. Jednocześnie można odnotować istotne informacje, takie jak:

• Liczba rezerwacji lub spotkań
• Liczba unieważnień
• Liczba przesuniętych terminów
• Ile pełnych lub częściowych płatności
• Ile osób wpłaciło wadium

Kroki do skonfigurowania systemu rezerwacji online Bookafy

1. Wypełnij informacje o firmie

Każdy system wymaga dokładnych informacji biznesowych, aby działać w najlepszej formie. Tak więc krok pierwszy to wypełnienie i dostosowanie informacji o swojej firmie. Jako właściciel firmy, zaczynasz od zakładanie konta z podaniem istotnych szczegółów, takich jak godziny pracy, lokalizacja i strefa czasowa, języki operacyjne i akceptowana waluta.

Większość systemów online posiada menu, które pomaga w nawigacji po sekcji podczas wypełniania tych kluczowych informacji. Zacznij więc konfigurację systemu rezerwacji online od uzupełnienia nazwy firmy oraz wyboru branży podstawowej i dodatkowej. Dodaj do szczegółów takich jak lokalizacja, numer kontaktowy.

Następnie wprowadź akceptowaną walutę lub waluty, jeśli bierzesz więcej niż jedną. Wybierz też języki, które preferujesz. Pomocne jest bycie wielojęzycznym, ponieważ to dywersyfikuje Twoją klientelę. Opcjonalnie, w razie potrzeby, można skonfigurować każdy krok do określonych specyfikacji.

Na koniec uzupełnij wskazane informacje o działalności gospodarczej takie jak, kiedy jesteś otwarty i godziny pracy. Wymień dni, w których zamykasz działalność gospodarczą, jeśli takie są.

2. Członkowie personelu wejściowego, produkty i usługi

Po uzupełnieniu informacji o firmie podczas konfigurowania systemu rezerwacji online, musisz teraz wprowadzić swoich pracowników i jakie usługi lub produkty zapewniasz. Sprawdź sekcję zależną od systemu i zacznij od wypełnienia profili pracowników.

Na przykład system rezerwacji przychodni musi obejmować lekarzy, farmaceutów, pielęgniarki i innych członków personelu. Upewnij się, że wyszczególniasz każde wejście, aby ułatwić klientom rezerwację terminów. W szczególności należy wskazać różne dziedziny, w których specjalizuje się każdy lekarz oraz dostępne godziny.

Zazwyczaj zauważasz, że wszystkie nazwy spadają w porządku alfabetycznym i wskazują na dni, w których lekarze są i dostępne szczeliny czasowe. Można też zamieścić informacje o godzinach i dniach wolnych od ćwiczeń.

W zakładce usługi i produkty sprawdź, gdzie należy wypełnić poszczególne kategorie. Kategorie różnią się w zależności od produktów i usług, które świadczysz w swojej firmie. Ale postaraj się wprowadzić je wszystkie, aby zapewnić klientom różnorodność. Ponadto, możesz dołączyć zdjęcia dla lepszego uszczegółowienia.

Zazwyczaj produktom i usługom muszą towarzyszyć takie informacje jak cena, rozmiar, czy polecany użytkownik. Dzięki temu klienci przechodzą bezpośrednio do potrzebnych im produktów lub usług, nie tracąc czasu na poszukiwania. Pamiętaj również, aby wyszczególnić wszelkie oferty lub promocje nadchodzące wkrótce, które mogą zaintrygować Twoich klientów.

3. Personalizacja strony rezerwacyjnej

Każda założona przez Ciebie strona rezerwacyjna musi być zgodna z marką Twojej firmy. Jeśli nie, klienci mogą mieć problem z kojarzeniem tych dwóch rzeczy. Jest to krok, który głównie podlega sekcji układu systemu rezerwacji dla Twojej strony. Zamieść logo swojej firmy i upewnij się, że jego kolor jest zgodny z Twoją marką.

Poza tym możesz wprowadzić obraz banera i kilka słów kluczowych, które są łatwo kojarzone z Twoją firmą. Możesz również ustawić stronę, aby pojawiła się jako widget na Twojej stronie. Teraz klienci klikają na nią i kierują się do systemu, aby umówić się na spotkanie. Pamiętaj również, aby zawrzeć szczegółowe informacje o tym, kiedy pewne produkty i usługi są niedostępne lub wyczerpane.

4. Dodaj formularz rezerwacji

Każdy system rezerwacji udostępnia potencjalnym klientom formularz rezerwacji, w którym można wyszczególnić, jakie usługi lub produkty im się podobają. Musisz dostosować ten formularz rezerwacji do swojej firmy. Na przykład zauważ, czy klienci muszą wypełniać swoje:

• Nazwy
• Wiek
• Email
• Lokalizacja
• Numer kontaktowy
• Adres
• Inne istotne informacje

Podczas konfigurowania systemu rezerwacji przystąp do wskazania, które z tych krytycznych pól musi wypełnić każdy klient. Najlepiej, żeby było ich maksymalnie 3, żeby zaoszczędzić na czasie. Większość systemów ma opcję formularza dla gości, jeśli trzeba zebrać więcej informacji o kliencie.

Prawdę mówiąc, lepiej jest zachować krótki formularz rezerwacji i skierować klienta do formularza gościa, gdy chcesz uzyskać więcej szczegółów. Tutaj mogą dostarczyć Ci wszelkich innych potrzebnych szczegółów, które przyniosą korzyści Twojej firmie.

Zadbaj jednak o to, by szczegóły formularza dla gości pojawiły się po zakończeniu przez klienta rezerwacji terminu. W przeciwnym razie może to być rozpraszające i kończy się utratą rezerwacji.

5. Ustawienie faktury rezerwacyjnej i opcji płatności online

Faktura rezerwacyjna dostarcza klientom szczegółowych informacji o usłudze lub produkcie oraz o tym, ile kosztuje. Posiada:

• Logo biznesowe
• Adres
• Identyfikator rezerwacji
• Data utworzenia
• Data powołania
• Pozycje
• Stawki i kwoty
• Szczegóły dotyczące płatności
• Polityka anulowania

Pamiętaj, aby uwzględnić warunki, aby uniknąć zamieszania podczas rezerwacji. Zamieść również politykę anulowania rezerwacji. Na przykład, większość firm zapewnia określony czas na anulowanie rezerwacji. Po tym czasie klienci płacą określoną kwotę.

Jednym ze sposobów rozliczania rezerwacji jest stworzenie systemu zaplecza z dokładnymi danymi. Używasz go do sprawdzania rezerwacji, które są:

• Zarezerwowane
• W oczekiwaniu na
• Wypłacone w całości
• Wpłacona kaucja
• Czekając
• Anulowane

Po tym możesz wyszczególnić systemy płatności online, które akceptujesz. Niektóre systemy płatności online są globalne i akceptują różne waluty. Jednak przed wyborem musisz zwrócić uwagę na swoją lokalizację i to, gdzie są Twoi klienci.

Należy zaznaczyć, czy rezerwacja jest w pełni płatna czy tylko w formie depozytu oraz podać inne istotne informacje, takie jak podatek. Następnie możesz przystąpić do podłączenia wszystkich tych opcji płatności do swojej witryny. Dzięki zastosowaniu widgetów klienci łatwiej korzystają z systemu rezerwacji i dokonują płatności.

6. Zautomatyzowany kontakt z klientem

Przy setkach rezerwacji staje się stresujące kontaktowanie się z każdym klientem i próba śledzenia rezerwacji. Systemy rezerwacyjne ułatwiają jednak korzystanie z automatycznego kontaktu za pomocą maili lub smsów.

Kolejnym kluczowym krokiem przy tworzeniu systemu rezerwacji jest zautomatyzowany kontakt z klientem. Klienci otrzymują powiadomienia o tym, że ich rezerwacje przeszły. Można również ustawić przypomnienia w miarę zbliżania się dni za pomocą wiadomości e-mail lub tekstów.

Automatyka pomaga w:

• Potwierdzenia
• Wpływy
• Docenienie
• Przypomnienia
• Projekty pracowników

Podczas gdy automatyzacja sprawdza się w celu utrzymania zadowolenia klientów, odgrywa również rolę dla pracowników. Możesz tworzyć przypomnienia w formie powiadomień. Personel dostaje przypomnienie, gdy pewne rezerwacje są bliskie. Możesz ustawić spotkania pracowników i wiadomości między biurami.

Jednocześnie pomaga klientom zauważyć, kiedy odwołanie jest dopuszczalne. Ponadto powiadomienia informują o zmianie terminu rezerwacji i czy zmiana terminu zakończyła się sukcesem. Następnie można przystąpić do wybierania istotnych informacji, takich jak nowe terminy spotkań, aby zasugerować je klientowi.

7. Kluczowa dokumentacja

Pewne dokumenty są niezbędne, aby biznes mógł dobrze prosperować. Na przykład, zrzeczenie się przez pacjenta jest koniecznością przed przeprowadzeniem określonych procedur. Aby uczynić proces mniej żmudnym i uniknąć używania papierów, ustawienie systemu rezerwacji online obejmuje teraz formularze zrzeczenia się.

Najlepsze systemy rezerwacyjne mają szablony wszystkich tych kluczowych dokumentów, które firma potrzebuje przed zakończeniem rezerwacji. Możesz założyć zrzeczenie się online korzystając z szablonu i wypełnić wszystkie niezbędne informacje.

Na zrzeczeniu się lub innych kluczowych dokumentach, to pola, które klient może edytować i wypełnić. W załączeniu krótki opis, co oznacza zwolnienie lub dodatkowy dokument i dlaczego jest obecny. Takie dokumenty mają określony czas, w którym klient musi je złożyć. Po wypełnieniu szablonu klient może następnie przystąpić do realizacji procesu.

8. Upoważnienie dla personelu

Tworząc system rezerwacji online pamiętaj, że Twoi pracownicy potrzebują odpowiedniej autoryzacji. Ponieważ nie będziesz jedyną osobą mającą dostęp do systemu, najlepiej skonfigurować konta pracowników. Wybierz, kto z Twojego zespołu jest odpowiedzialny za rezerwacje i zacznij od nich. Potem mieć innych na liście na wypadek, gdyby nie byli dostępni.

Większość systemów udostępnia zakładki dla nowych kont użytkowników. Sprawdź, czy potrzebujesz tylko jednego konta, czy więcej. Każde konto może mieć pewne ograniczenia w dostępie zwyczajowo ustawiane poprzez zróżnicowanie poziomów uprawnień. Uprawnienia pozwalają Tobie jako twórcy usunąć wszystkie części systemu, do których nie chcesz, aby konkretny użytkownik miał dostęp.

Na przykład dane dotyczące płatności są przeznaczone tylko dla Ciebie i działu finansowego. W związku z tym żaden inny pracownik nie ma prawa przeglądać tych informacji. Ponadto dołączasz konta dla partnerów biznesowych z określonymi uprawnieniami.

9. Konfiguracja raportów

Posiadanie szczegółowych raportów jest częścią działania, które pomaga w analityce biznesowej. Raporty te pokazują, jak radzi sobie biznes i co należy zmienić. Przykłady raportów, które można ustawić to:

• Dochód
• Rezerwacje
• Sprzedaż
• Komisje
• Płatność

Raporty mogą być tak szczegółowe lub krótkie, jak to tylko możliwe. Systemy posiadają szablony o różnej pojemności w zależności od tego, czego oczekujesz. Można też ustawić dla nich uprawnienia, ograniczając dostęp pracowników.

10. Dodatkowe narzędzia pomocnicze

Nie brakuje narzędzi wsparcia, które mogą sprawić, że doświadczenie klienta będzie jeszcze lepsze podczas korzystania z systemu biznesowego online. Jednak jest to również kluczowy krok dla Ciebie jako przedsiębiorcy podczas tworzenia aplikacji do planowania. Możesz skorzystać z wyszukiwarek, które posiadają dodatkowe narzędzia, takie jak systemy płatności czy portale rezerwacyjne.

Poza tym jest reklama z wykorzystaniem platform społecznościowych, fakturowanie, a nawet newslettery z kluczowymi informacjami. Dostęp do wszystkich z nich poprawia doświadczenie użytkownika po skonfigurowaniu systemu rezerwacji online.

W podsumowaniu.

Internet wciąż usprawnia pewne elementy działalności, w tym umawianie się na spotkania. Teraz wszystko, co musi zrobić klient, to wejść na stronę internetową firmy i dokonać rezerwacji poprzez wypełnienie formularza.

Zazwyczaj formularz wymaga podania konkretnych informacji, które są potrzebne do wykonania usługi lub produktu. Ponadto możesz teraz udostępnić klientom formularze dla gości i zrzeczenia się praw do wypełnienia online.

Chcesz założyć system rezerwacji online?
Kliknij tutaj
aby dowiedzieć się więcej.