10 passos fáceis para configurar um sistema de reservas online

Um sistema de reservas em linha permite que a sua empresa funcione sem problemas. No entanto, a implementação de um sistema como este requer tempo e esforço para ficar bem feito. Cada empresa e as suas operações específicas são diferentes, pelo que é essencial dedicar algum tempo e fazer tudo bem à primeira.

Sinceramente, o sistema de reservas em linha mais adequado para a sua empresa depende dos objectivos e necessidades específicos da sua empresa. Por exemplo, qual é o seu ramo de actividade e qual é o melhor sistema. Se faz excursões e viagens, precisa de um sistema diferente do de alguém que reserva propriedades para aluguer.

Depois de encontrar o sistema de reservas adequado, pode proceder à sua configuração. Mas, primeiro, comece por compreender o sistema de reservas.

O que é um sistema de reservas online?

Um sistema de reservas online utiliza um software específico que permite aos potenciais clientes reservar determinados produtos ou serviços. A maioria utiliza widgets para ligar o seu sítio Web à plataforma e torná-lo acessível a todos os convidados. Ou pode ser uma forma de organizar a sua empresa e os seus empregados de forma mais eficiente.

Este sistema permite poupar a sua empresa de várias formas. Poderá estar a pensar no porquê de tanto alarido, mas a verdade é que poupa imenso tempo, energia e dinheiro. Já lá vai o tempo em que a triagem de compromissos ocupava metade do seu precioso tempo. Seguem-se apenas algumas das vantagens que pode esperar ao criar um sistema de reservas em linha para a sua empresa.

Benefícios de ter um sistema de reservas online

1. Operações 24/7

Antigamente, marcar consultas significava telefonar ou visitar a empresa durante o horário de expediente. Mas agora, as coisas podem ser diferentes graças à disponibilidade da Internet 24 horas por dia, 7 dias por semana. Tudo o que os seus clientes precisam de fazer é aceder ao seu sítio Web e podem fazer reservas a qualquer hora do dia.

2. Aumento da segurança da informação

Os sistemas de reservas em linha armazenam os conteúdos na nuvem ou utilizando outro software mais sofisticado. Garante a sua segurança, uma vez que não pode ser acedido por pessoas não autorizadas. Agora já não tem de se preocupar com o facto de alguém aceder ao seu ambiente de trabalho para verificar informações cruciais dos clientes. Apenas as pessoas com dados de início de sessão específicos podem aceder a ele.

3. Poupa tempo

A recolha de informações para os clientes significa agora ter um formulário à mão ou preenchê-lo no computador. Não só é um processo fastidioso, como também ocupa muito tempo. Tudo isso muda quando o cliente tem de ser ele próprio a preencher as informações no formulário de reserva. Chegou o momento de verificar as informações e planear em conformidade.

4. Melhora a experiência do cliente

Ter um sistema de reservas online activo e bem personalizado torna a experiência do cliente mais memorável. Por exemplo, após a reserva, os clientes podem receber notificações instantâneas. Estas notificações confirmam a reserva, o pagamento e também agradecem ao cliente pelo seu negócio. Esta gratificação instantânea cria memórias duradouras entre os clientes e pode ser personalizada numa aplicação de agendamento.

5. Melhora a organização

As marcações organizadas melhoram o negócio de muitas maneiras. Agora, o seu pessoal sente-se motivado para trabalhar, uma vez que tudo está em ordem. Podem preparar-se melhor para as próximas reservas. Ao mesmo tempo, pode anotar informações cruciais, tais como:

• Número de reservas ou marcações
• Número de cancelamentos
• Número reprogramado
• Quantos pagamentos totais ou parciais
• Quantos pagaram um depósito

Passos para configurar o sistema de reservas online Bookafy

1. Preencher os dados da empresa

Todos os sistemas necessitam de informações comerciais exactas para funcionarem em perfeitas condições. Assim, o primeiro passo é preencher e personalizar as informações da sua empresa. Como proprietário de uma empresa, começa por criar uma conta com informações cruciais, como o horário de funcionamento, a localização e o fuso horário, as línguas de trabalho e a moeda aceite.

A maioria dos sistemas em linha tem um menu que o ajuda a navegar na secção à medida que vai preenchendo esta informação crucial. Por isso, comece a configurar o sistema de reservas em linha preenchendo o nome da empresa e seleccionando os sectores primário e secundário. Adicione detalhes como localização, número de contacto e localização.

Em seguida, introduza a moeda ou as moedas aceitáveis, caso tenha mais do que uma. Além disso, escolha as línguas que prefere utilizar. É útil ser multilingue, pois isso diversifica a sua clientela. Opcionalmente, se necessário, pode configurar cada passo para determinadas especificações.

Por último, preencha as informações comerciais indicadas, tais como a data de abertura e o horário de funcionamento. Indicar os dias de encerramento da empresa, se for caso disso.

2. Entrada de membros do pessoal, produtos e serviços

Depois de completar as informações da sua empresa durante a configuração do sistema de reservas em linha, tem agora de introduzir os membros do seu pessoal e os serviços ou produtos que fornece. Verificar a secção consoante o sistema e começar por preencher os perfis do pessoal.

Por exemplo, um sistema de marcação de consultas deve incluir médicos, farmacêuticos, enfermeiros e outros membros do pessoal. Certifique-se de que detalha cada entrada para facilitar aos clientes a marcação de consultas. Deve, nomeadamente, indicar os diferentes domínios de especialização de cada médico e os horários disponíveis.

Normalmente, repara que todos os nomes estão por ordem alfabética e indicam os dias em que os médicos estão presentes e as faixas horárias disponíveis. Além disso, pode incluir informações sobre os tempos e dias de ausência dos treinos.

Em serviços e produtos, verifique onde preencher as diferentes categorias. As categorias variam consoante os produtos e serviços que fornece na sua empresa. Mas tente introduzir todos eles para proporcionar variedade aos clientes. Além disso, pode incluir imagens para uma melhor descrição.

Normalmente, os produtos e serviços devem ser acompanhados de informações como o preço, o tamanho e o utilizador recomendado. Desta forma, os clientes vão directamente para os produtos ou serviços de que necessitam sem perderem tempo a procurar. Não se esqueça também de mencionar quaisquer ofertas ou promoções a realizar em breve que possam intrigar os seus clientes.

3. Personalização da página de reserva

Todas as páginas de reserva que criar devem estar em conformidade com a marca da sua empresa. Caso contrário, os clientes podem ter dificuldade em associar as duas coisas. É uma etapa que se insere principalmente na secção de apresentação do sistema de reservas da sua página. Inclua o logótipo da sua empresa e certifique-se de que a cor está de acordo com a sua marca.

Além disso, pode introduzir a imagem da faixa e algumas palavras-chave que sejam facilmente associadas à sua empresa. Também pode configurar a página para aparecer como um widget no seu sítio Web. Agora, os clientes clicam nele e acedem ao sistema para marcar consultas. Não se esqueça também de incluir pormenores sobre quando determinados produtos e serviços estão indisponíveis ou esgotados.

4. Adicionar um formulário de reserva

Todos os sistemas de reserva fornecem aos potenciais clientes um formulário de reserva para que possam especificar os serviços ou produtos de que gostam. Deve personalizar este formulário de reserva de acordo com a sua actividade. Por exemplo, observe se os clientes precisam de preencher os seus dados:

• Nomes
• Idade
• Correio electrónico
• Localização
• Número de contacto
• Endereço
• Outras informações essenciais

Ao configurar um sistema de reservas, indique quais destes campos críticos devem ser preenchidos por cada cliente. É preferível mantê-las num máximo de 3 para poupar tempo. A maioria dos sistemas tem a opção de um formulário de convidado, caso seja necessário recolher mais informações sobre o cliente.

Na verdade, é melhor manter o formulário de reserva curto e encaminhar o cliente para um formulário de convidado quando quiser mais detalhes. Aqui, podem fornecer-lhe quaisquer outros pormenores necessários que beneficiem a sua empresa.

No entanto, certifique-se de que os pormenores do formulário de convidado são apresentados depois de o cliente concluir a marcação de uma consulta. Caso contrário, pode ser uma distracção e acabará por perder a reserva.

5. Configurar a factura de reserva e as opções de pagamento em linha

Uma factura de reserva fornece aos clientes detalhes sobre o serviço ou produto e o seu custo. Tem:

• Logótipo da empresa
• Endereço
• ID de reserva
• Data de criação
• Data da nomeação
• Artigos
• Taxas e montantes
• Detalhes do pagamento
• Política de cancelamento

Não se esqueça de incluir os termos e condições para evitar qualquer confusão aquando da reserva. Além disso, inclua uma política de cancelamento. Por exemplo, a maioria das empresas prevê uma duração específica para cancelar uma reserva. Depois disso, os clientes pagam um determinado montante.

Uma forma de contabilizar as reservas é criar um sistema de back-end com detalhes precisos. Utiliza-o para verificar as reservas que são:

• Reservado
• Pendente
• Pago integralmente
• Depósito pago
• Em espera
• Cancelado

Depois disso, pode especificar os sistemas de pagamento em linha que aceita. Alguns sistemas de pagamento em linha são globais e aceitam várias moedas. No entanto, deve ter em conta a sua localização e onde se encontram os seus clientes antes de escolher.

Indicar se a reserva é um pagamento integral ou apenas um depósito e anotar outras informações cruciais, como impostos. Em seguida, pode ligar todas estas opções de pagamento ao seu sítio Web. Utilizando widgets, os clientes têm mais facilidade em utilizar o sistema de reservas e efectuar pagamentos.

6. Contacto automatizado com o cliente

Com centenas de reservas, torna-se stressante contactar cada cliente e tentar manter um registo das reservas. No entanto, os sistemas de reserva facilitam a utilização de contactos automáticos por correio electrónico ou SMS.

Outro passo crucial na criação de um sistema de reservas é o contacto automatizado com o cliente. Os clientes recebem notificações quando as suas reservas são efectuadas. Além disso, pode definir lembretes à medida que os dias se aproximam, utilizando correio electrónico ou mensagens de texto.

A automatização ajuda-o:

• Confirmações
• Receitas
• Apreciação
• Lembretes
• Projectos do pessoal

Embora a automatização funcione bem para manter os clientes satisfeitos, também desempenha um papel importante para o pessoal. Pode criar lembretes sob a forma de notificações. O pessoal recebe um lembrete quando determinadas marcações estão próximas. Pode organizar reuniões de pessoal e enviar mensagens entre escritórios.

Ao mesmo tempo, ajuda os clientes a perceberem quando é que os cancelamentos são aceitáveis. Além disso, as notificações indicam quando devem ser reagendadas as reservas e se o reagendamento foi bem sucedido. Pode então seleccionar informações cruciais, como novas datas de marcação, para sugerir ao cliente.

7. Documentação crucial

Certos documentos são necessários para que a empresa prospere. Por exemplo, as dispensas dos doentes são obrigatórias antes de se poderem efectuar determinados procedimentos. Para tornar o processo menos entediante e evitar o uso de papéis, a criação de um sistema de reservas online inclui agora formulários de renúncia.

Os melhores sistemas de reservas têm modelos para todos estes documentos cruciais de que a empresa necessita antes de concluir a reserva. Pode criar uma declaração de renúncia em linha utilizando um modelo e preencher todas as informações necessárias.

Na renúncia, ou noutros documentos essenciaissão campos que o cliente pode editar e preencher. Inclui uma breve descrição do significado da isenção ou do documento adicional e da razão da sua existência. Estes documentos têm um prazo para serem apresentados pelo cliente. Depois de preencher o modelo, o cliente pode então prosseguir com a conclusão do processo.

8. Autorização do pessoal

Ao criar um sistema de reservas em linha, não se esqueça de que o seu pessoal precisa de autorização adequada. Uma vez que não será a única pessoa a aceder ao sistema, é melhor criar contas para o seu pessoal. Escolha quem da sua equipa é responsável pelas reservas e comece por essa pessoa. Depois, tenha outros na lista para o caso de não estarem disponíveis.

A maioria dos sistemas fornece separadores para novas contas de utilizador. Verifique se precisa apenas de uma conta ou de mais. Cada conta pode ter certos limites em termos de acesso, habitualmente estabelecidos através da variação dos níveis de permissões. As permissões permitem-lhe, enquanto criador, remover todas as partes do sistema às quais não pretende que um utilizador específico aceda.

Por exemplo, os dados de pagamento são apenas para si e para os olhos do departamento financeiro. Por conseguinte, nenhum outro membro do pessoal está autorizado a consultar estas informações. Além disso, inclui contas para parceiros de negócios com permissões específicas.

9. Configurar relatórios

A existência de relatórios pormenorizados faz parte da operação, o que o ajuda na análise empresarial. Estes relatórios mostram-lhe como a empresa está a reagir e o que precisa de mudar. Exemplos de relatórios que podem ser configurados são:

• Rendimento
• Reservas
• Vendas
• Comissões
• Pagamento

Os relatórios podem ser tão pormenorizados ou breves quanto possível. Os sistemas têm modelos com diferentes capacidades, consoante o que se pretende. Além disso, pode definir permissões para eles, limitando o acesso do pessoal.

10. Ferramentas de apoio adicionais

Não há falta de ferramentas de apoio que podem tornar a experiência do cliente ainda melhor quando se utiliza um sistema empresarial em linha. No entanto, este é também um passo crucial para si, enquanto operador comercial, ao criar uma aplicação de agendamento. Pode tirar partido dos motores de busca que dispõem de ferramentas adicionais, como sistemas de pagamento e portais de reserva.

Além disso, há a publicidade através das plataformas de redes sociais, a facturação e até as newsletters com informações cruciais. O acesso a todos eles melhora a experiência do utilizador após a criação de um sistema de reservas em linha.

Em Conclusão

A Internet continua a facilitar o funcionamento de certas partes de uma empresa, incluindo a marcação de consultas. Agora, tudo o que um cliente tem de fazer é aceder ao sítio Web da empresa e fazer uma reserva através do preenchimento de um formulário.

Normalmente, o formulário requer informações específicas de que necessita para fornecer o serviço ou produto. Além disso, pode agora fornecer aos clientes formulários de convidado e renúncias para preenchimento em linha.

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