10 pași simpli pentru a configura un sistem de rezervare online

Un sistem de rezervări online face posibilă funcționarea fără probleme a afacerii dumneavoastră. Dar implementarea unui astfel de sistem necesită timp și efort pentru a fi perfect. Fiecare afacere și operațiunile sale specifice sunt diferite, este esențial să nu vă grăbiți și să faceți totul bine de prima dată.

Sincer, sistemul de rezervări online potrivit pentru afacerea dvs. depinde de obiectivele și nevoile unice ale afacerii dvs. De exemplu, în ce domeniu de activitate vă ocupați și care este cel mai bun sistem. Dacă vă ocupați de excursii și călătorii, aveți nevoie de un sistem diferit față de cel care face rezervări de proprietăți de închiriat.

După ce ați găsit sistemul de rezervare potrivit, puteți trece la configurarea acestuia. Dar, mai întâi, începeți prin a înțelege sistemul de rezervare.

Ce este un sistem de rezervare online?

Un sistem de rezervare online utilizează un software specific care permite potențialilor clienți să rezerve anumite produse sau servicii. Cele mai multe utilizează widget-uri pentru a vă conecta site-ul dvs. la platformă și pentru a-l face accesibil tuturor oaspeților. Sau poate fi o modalitate de a vă organiza mai eficient afacerea și angajații.

Un astfel de sistem vă salvează afacerea în multe feluri. S-ar putea să vă întrebați de ce atâta agitație, dar adevărul este că vă economisește o grămadă de timp, energie și bani. S-au dus zilele în care sortarea programărilor vă ocupa jumătate din timpul dumneavoastră prețios. Mai jos sunt doar câteva dintre beneficiile la care vă puteți aștepta odată ce ați creat un sistem de rezervări online pentru afacerea dumneavoastră.

Beneficiile de a avea un sistem de rezervare online

1. Operațiuni 24/7

Pe vremuri, programarea de întâlniri însemna să suni sau să vizitezi afacerea în timpul orelor de lucru. Dar acum, lucrurile pot fi diferite datorită disponibilității internetului 24 de ore din 24, 7 zile din 7. Tot ce trebuie să facă clienții dvs. este să vă acceseze site-ul web și pot face rezervări la orice oră din zi.

2. Creșterea securității informațiilor

Sistemele de rezervare online stochează conținutul în cloud sau cu ajutorul altor programe software mai sofisticate. Vă garantează siguranța, deoarece nu poate fi accesat de persoane neautorizate. Acum nu va mai trebui să vă faceți griji că cineva vă poate accesa biroul pentru a verifica informații cruciale despre clienți. Numai cei care au date de conectare specifice pot avea acces la el.

3. Economisește timp

În prezent, preluarea de informații pentru clienți înseamnă să ai un formular la îndemână sau să îl completezi pe calculator. Nu numai că este un proces anevoios, dar necesită mult timp. Toate acestea se schimbă atunci când clientul trebuie să completeze singur informațiile din formularul de rezervare. Acum este momentul să verificați informațiile și să vă planificați în consecință.

4. Îmbunătățește experiența clienților

Un sistem de rezervare online activ și bine personalizat face ca experiența clientului să fie mai memorabilă. De exemplu, după rezervare, clienții pot primi notificări instantanee. Aceste notificări confirmă rezervarea, plata și, de asemenea, mulțumesc clientului pentru afacerea sa. O astfel de gratificare instantanee creează amintiri de durată în rândul clienților și poate fi personalizată într-o aplicație de programare.

5. Îmbunătățește organizarea

Programările organizate îmbunătățesc afacerea în multe feluri. Acum, personalul dumneavoastră se simte motivat să lucreze, deoarece totul este în ordine. Aceștia se pot pregăti mai bine pentru viitoarele rezervări. În același timp, puteți nota informații esențiale, cum ar fi:

• Numărul de rezervări sau programări
• Numărul de anulări
• Număr reprogramat
• Câte plăți integrale sau parțiale
• Câți au plătit un depozit

Pași pentru a configura Bookafy Online Booking System

1. Completați informațiile de afaceri

Fiecare sistem are nevoie de informații de afaceri exacte pentru a funcționa la capacitate maximă. Așadar, primul pas este completarea și personalizarea informațiilor despre afacerea dumneavoastră. În calitate de proprietar de afacere, începeți prin crearea unui cont cu detalii esențiale, cum ar fi programul de lucru, locația și fusul orar, limbile de operare și moneda acceptată.

Cele mai multe sisteme online au un meniu care vă ajută să navigați în secțiune pe măsură ce completați aceste informații esențiale. Așadar, începeți să configurați sistemul de rezervări online completând numele afacerii și selectând industriile principale și secundare. Adăugați detalii precum locația, numărul de contact și locația.

După aceea, introduceți moneda sau monedele acceptabile, dacă luați mai multe. De asemenea, alegeți limbile pe care preferați să le folosiți. Este util să fii multilingv, deoarece astfel îți diversifici clientela. Opțional, puteți configura fiecare etapă în funcție de anumite specificații, dacă este necesar.

În cele din urmă, completați informațiile de afaceri indicate, cum ar fi: când sunteți deschis și programul de lucru. Enumerați zilele în care ați închis afacerea, dacă este cazul.

2. Introduceți membri ai personalului, produse și servicii

După ce ați completat informațiile despre afacerea dvs. în timp ce configurați sistemul de rezervări online, acum trebuie să introduceți membrii personalului dvs. și ce servicii sau produse oferiți. Verificați secțiunea în funcție de sistem și începeți prin completarea profilurilor personalului.

De exemplu, un sistem de rezervare a unei clinici trebuie să includă medici, farmaciști, asistente medicale și alți membri ai personalului. Asigurați-vă că detaliați fiecare intrare pentru a le facilita clienților rezervarea de programări. În special, trebuie să indicați diferitele domenii în care este specializat fiecare medic și orele disponibile.

De obicei, observați că toate numele sunt în ordine alfabetică și indică zilele în care sunt medicii și intervalele orare disponibile. De asemenea, puteți include informații despre orele și zilele de absență de la antrenament.

La secțiunea Servicii și produse, verificați unde trebuie să completați diferitele categorii. Categoriile variază în funcție de produsele și serviciile pe care le oferiți în cadrul afacerii dumneavoastră. Dar încercați să le introduceți pe toate pentru a le oferi clienților o varietate. De asemenea, puteți include imagini pentru o mai bună detaliere.

De obicei, produsele și serviciile trebuie să fie însoțite de informații precum prețul, dimensiunea și utilizatorul recomandat. Astfel, clienții ajung direct la produsele sau serviciile de care au nevoie, fără să piardă timp cu căutările. Nu uitați, de asemenea, să detaliați orice oferte sau promoții care urmează să apară în curând și care ar putea să vă intrige clienții.

3. Personalizarea paginii de rezervare

Fiecare pagină de rezervare pe care o creați trebuie să fie în concordanță cu brandul afacerii dumneavoastră. În caz contrar, clienților le poate fi greu să asocieze cele două. Este un pas care se încadrează în principal în secțiunea de prezentare a sistemului de rezervare pentru pagina dvs. Includeți logo-ul afacerii dvs. și asigurați-vă că culoarea acestuia este în concordanță cu marca dvs.

În plus, puteți introduce imaginea bannerului și câteva cuvinte cheie care sunt ușor de asociat cu afacerea dumneavoastră. De asemenea, puteți configura pagina pentru a apărea ca un widget pe site-ul dvs. web. Acum, clienții fac clic pe el și se îndreaptă către sistem pentru a stabili programări. De asemenea, nu uitați să includeți detalii despre situațiile în care anumite produse și servicii nu sunt disponibile sau nu mai sunt în stoc.

4. Adăugați un formular de rezervare

Fiecare sistem de rezervare oferă potențialilor clienți un formular de rezervare pentru a detalia ce servicii sau produse le plac. Trebuie să personalizați acest formular de rezervare pentru a se potrivi afacerii dumneavoastră. De exemplu, observați dacă clienții trebuie să își completeze:

• Nume
• Vârsta
• Email
• Locație
• Numărul de contact
• Adresa
• Alte informații esențiale

Atunci când configurați un sistem de rezervare, indicați care dintre aceste câmpuri esențiale trebuie completate de fiecare client. Cel mai bine este să le păstrați la maximum 3 pentru a economisi timp. Cele mai multe sisteme au opțiunea unui formular pentru oaspeți, în cazul în care aveți nevoie să adunați mai multe informații despre client.

Sincer, este mai bine să păstrați formularul de rezervare scurt și să direcționați un client către un formular pentru oaspeți atunci când doriți mai multe detalii. Aici vă pot oferi orice alte detalii de care aveți nevoie și care sunt în beneficiul afacerii dumneavoastră.

Cu toate acestea, asigurați-vă că detaliile formularului pentru oaspeți apar după ce clientul a finalizat rezervarea unei programări. În caz contrar, poate distrage atenția și veți ajunge să pierdeți rezervarea.

5. Configurarea facturii de rezervare și a opțiunilor de plată online

O factură de rezervare oferă clienților detalii despre serviciu sau produs și despre costul acestuia. Are:

• Logo de afaceri
• Adresa
• ID de rezervare
• Data creării
• Data numirii
• Articole
• Tarife și sume
• Detalii de plată
• Politica de anulare

Asigurați-vă că includeți termenii și condițiile pentru a evita orice confuzie în momentul rezervării. De asemenea, includeți o politică de anulare. De exemplu, cele mai multe întreprinderi oferă o anumită durată pentru anularea unei rezervări. După aceea, clienții plătesc o anumită sumă.

O modalitate de a contabiliza rezervările este crearea unui sistem back-end cu detalii precise. Îl utilizați pentru a verifica rezervările care sunt:

• Rezervat
• În așteptare
• Plătită integral
• Depozit plătit
• Așteptare
• Anulat

După aceea, puteți detalia sistemele de plată online pe care le acceptați. Unele sisteme de plată online sunt globale și acceptă diferite valute. Cu toate acestea, trebuie să țineți cont de locația dvs. și de locul unde se află clienții dvs. înainte de a alege.

Indicați dacă rezervarea este o plată integrală sau doar un avans și notați alte informații esențiale, cum ar fi taxele. Apoi puteți conecta toate aceste opțiuni de plată la site-ul dvs. web. Cu ajutorul widget-urilor, clienții pot utiliza mai ușor sistemul de rezervare și pot efectua plăți.

6. Contactul automatizat cu clienții

Cu sute de rezervări, devine stresant să contactezi fiecare client și să încerci să ții evidența rezervărilor. Cu toate acestea, sistemele de rezervare vă permit să utilizați mai ușor contactul automatizat prin e-mail sau mesaje text.

Un alt pas crucial în configurarea unui sistem de rezervare este contactul automat cu clienții. Clienții primesc notificări atunci când rezervările lor au fost efectuate. De asemenea, puteți seta memento-uri pe măsură ce se apropie zilele, prin e-mail sau mesaje text.

Automatizarea vă ajută cu:

• Confirmări
• Încasări
• Apreciere
• Reamintiri
• Proiecte ale personalului

În timp ce automatizarea funcționează bine pentru a menține clienții mulțumiți, ea joacă un rol și pentru personal. Puteți crea memento-uri sub formă de notificări. Personalul primește un memento atunci când se apropie anumite rezervări. Puteți stabili întâlniri ale personalului și mesaje între birouri.

În același timp, îi ajută pe clienți să observe când sunt acceptabile anulările. De asemenea, notificările indică momentul reprogramării rezervărilor și dacă reprogramarea a avut succes. Apoi puteți alege informații cruciale, cum ar fi noile date de programare, pe care să le sugerați clientului.

7. Documentație esențială

Anumite documente sunt necesare pentru ca afacerea să prospere. De exemplu, este necesar să se obțină o scutire din partea pacientului înainte de a se putea efectua anumite proceduri. Pentru a face procesul mai puțin plictisitor și pentru a evita utilizarea de documente, crearea unui sistem de rezervare online include acum formulare de renunțare.

Sistemele de rezervare de top au șabloane pentru toate aceste documente esențiale de care are nevoie întreprinderea înainte de a finaliza rezervarea. Puteți crea o declarație de renunțare online folosind un model și completând toate informațiile necesare.

Pe derogare, sau pe alte documente esențiale, sunt câmpuri pe care clientul le poate edita și completa. Este inclusă o scurtă descriere a semnificației și a motivelor pentru care este prezentă scutirea sau documentul suplimentar. Aceste documente au un termen limită în care clientul trebuie să le prezinte. După ce completează modelul, clientul poate trece la finalizarea procesului.

8. Autorizarea personalului

În timp ce configurați un sistem de rezervări online, nu uitați că personalul dvs. are nevoie de o autorizație corespunzătoare. Deoarece nu veți fi singura persoană care accesează sistemul, este mai bine să vă configurați conturile personalului. Alegeți cine din echipa dumneavoastră este responsabil de rezervări și începeți cu el. Apoi, puneți pe listă și alte persoane în cazul în care nu sunt disponibile.

Cele mai multe sisteme oferă file pentru noile conturi de utilizator. Verificați dacă aveți nevoie de un singur cont sau de mai multe. Fiecare cont poate avea anumite limite în ceea ce privește accesul, stabilite în mod obișnuit prin variația nivelurilor de permisiune. Permisiunile vă permit, în calitate de creator, să eliminați toate părțile din sistem la care nu doriți ca un anumit utilizator să aibă acces.

De exemplu, detaliile de plată sunt doar pentru dumneavoastră și pentru departamentul financiar. Prin urmare, niciun alt membru al personalului nu este autorizat să vizualizeze aceste informații. De asemenea, includeți conturi pentru partenerii de afaceri cu permisiuni specifice.

9. Configurarea rapoartelor

Existența unor rapoarte detaliate face parte din operațiune, care vă ajută la analiza afacerilor. Aceste rapoarte vă arată cum merge afacerea și ce trebuie să se schimbe. Exemple de rapoarte pe care le puteți configura sunt:

• Venituri
• Rezervări
• Vânzări
• Comisioane
• Plata

Rapoartele pot fi cât mai detaliate sau mai scurte posibil. Sistemele au șabloane cu capacități diferite, în funcție de ceea ce doriți. De asemenea, puteți seta permisiuni pentru acestea, limitând accesul personalului.

10. Instrumente de sprijin suplimentare

Nu ducem lipsă de instrumente de asistență care pot face ca experiența clienților să fie și mai bună atunci când se utilizează un sistem de afaceri online. Cu toate acestea, acesta este, de asemenea, un pas crucial pentru dumneavoastră, ca operator de afaceri, atunci când creați o aplicație de programare. Puteți profita de motoarele de căutare care dispun de instrumente suplimentare, cum ar fi sistemele de plată și portalurile de rezervări.

În plus, există publicitate prin intermediul platformelor de socializare, facturare și chiar buletine informative cu informații esențiale. Accesarea tuturor acestora îmbunătățește experiența utilizatorului după ce ați creat un sistem de rezervare online.

În concluzie

Internetul continuă să facă ca anumite părți ale unei afaceri să funcționeze fără probleme, inclusiv efectuarea unei programări. Acum, tot ce trebuie să facă un client este să acceseze site-ul web al afacerii și să facă o rezervare prin completarea unui formular.

De obicei, formularul necesită informații specifice de care aveți nevoie pentru a furniza serviciul sau produsul respectiv. De asemenea, acum puteți pune la dispoziția clienților formulare și declarații de renunțare pentru oaspeți pe care să le completeze online.

Doriți să înființați un sistem de rezervare online?
Faceți clic aici
pentru a afla mai multe.