10 простых шагов по настройке системы онлайн-бронирования

Система онлайн-бронирования позволяет вашему бизнесу работать бесперебойно. Но внедрение подобной системы требует времени и усилий, чтобы все сделать правильно. Каждый бизнес и его специфические операции отличаются друг от друга, поэтому важно не торопиться и сделать все правильно с первого раза.

Откровенно говоря, правильный выбор системы онлайн-бронирования для вашего бизнеса зависит от ваших уникальных бизнес-целей и потребностей. Например, в какой сфере деятельности вы работаете и какая система лучше всего подходит. Если вы занимаетесь турами и путешествиями, вам нужна иная система, чем тем, кто бронирует аренду недвижимости.

После того как вы нашли подходящую систему бронирования, вы можете приступить к ее настройке. Но прежде всего, начните с понимания системы бронирования.

Что такое система онлайн-бронирования?

Система онлайн-бронирования использует специальное программное обеспечение, позволяющее потенциальным клиентам бронировать определенные продукты или услуги. Большинство из них используют виджеты, чтобы подключить ваш сайт к платформе и сделать его доступным для всех гостей. Или это может быть способ более эффективной организации вашего бизнеса и сотрудников.

Такая система спасет ваш бизнес во многих отношениях. Возможно, вы размышляете о том, к чему вся эта суета, но на самом деле это сэкономит вам массу времени, энергии и денег. Прошли те времена, когда сортировка назначенных встреч занимала половину вашего драгоценного времени. Ниже перечислены лишь некоторые из преимуществ, которые вы можете ожидать, установив систему онлайн-бронирования для своего бизнеса.

Преимущества наличия системы онлайн-бронирования

1. круглосуточная работа

В прежние времена запись на прием означала звонок или посещение предприятия в рабочее время. Но теперь, благодаря круглосуточной доступности Интернета, все может быть иначе. Все, что нужно сделать вашим клиентам, — это зайти на ваш сайт, и они смогут забронировать номер в любое время суток.

2. Повышение уровня информационной безопасности

Системы онлайн-бронирования хранят содержимое в облаке или с помощью другого, более сложного программного обеспечения. Это гарантирует вашу безопасность, поскольку посторонние лица не могут получить к нему доступ. Теперь вам не придется беспокоиться о том, что кто-то может получить доступ к вашему рабочему столу, чтобы проверить важную информацию о клиентах. Доступ к нему могут получить только те, кто имеет специальные данные для входа в систему.

3. Экономит время

Получение информации для клиентов теперь означает иметь под рукой бланк или заполнить его на компьютере. Это не только утомительный процесс, но и отнимает много времени. Все меняется, когда клиенту приходится самому заполнять информацию в форме бронирования. Сейчас ваше время для проверки информации и соответствующего планирования.

4. Улучшает клиентский опыт

Наличие активной и хорошо настроенной системы онлайн-бронирования делает впечатления клиентов более запоминающимися. Например, после бронирования клиенты могут получать мгновенные уведомления. Эти уведомления подтверждают бронирование, оплату, а также благодарят клиента за его бизнес. Такое мгновенное удовлетворение создает неизгладимые воспоминания у клиентов и может быть настроено в приложении для составления расписания.

5. Улучшает организацию

Организованные встречи улучшают бизнес во многих отношениях. Теперь ваши сотрудники чувствуют мотивацию к работе, поскольку все в порядке. Они могут лучше подготовиться к предстоящим заказам. В то же время вы можете отметить важную информацию, такую как:

• Количество бронирований или назначений
• Количество отмен
• Количество перенесенных
• Сколько полных или частичных платежей
• Сколько человек внесли депозит

Шаги по настройке системы онлайн-бронирования Bookafy

1. Заполните информацию о предприятии

Каждая система требует точной деловой информации, чтобы работать в оптимальном режиме. Итак, шаг первый — заполнение и настройка информации о вашем бизнесе. Как владелец бизнеса, вы начинаете с того, что создание аккаунта с такими важными данными, как часы работы, местоположение и часовой пояс, языки работы и принимаемая валюта.

В большинстве онлайн-систем есть меню, которое поможет вам сориентироваться в разделе при заполнении этой важной информации. Итак, начните настройку системы онлайн-бронирования, заполнив название предприятия и выбрав основную и второстепенную отрасли. Добавьте такие детали, как местоположение, контактный номер и местонахождение.

После этого введите приемлемую валюту или валюты, если вы берете несколько валют. Кроме того, выберите языки, которые вы предпочитаете использовать. Полезно быть многоязычным, так как это разнообразит вашу клиентуру. При необходимости вы можете настроить каждый шаг в соответствии с определенными спецификациями.

Наконец, заполните указанную информацию о бизнесе, например, когда вы открыты и часы работы. Перечислите дни закрытия бизнеса, если таковые имеются.

2. Ввод сотрудников, продуктов и услуг

После заполнения информации о вашем бизнесе при настройке системы онлайн-бронирования, вам теперь нужно ввести данные о ваших сотрудниках и о том, какие услуги или продукты вы предоставляете. Проверьте раздел в зависимости от системы и начните с заполнения профилей сотрудников.

Например, система бронирования клиники должна включать врачей, фармацевтов, медсестер и других сотрудников. Обязательно детализируйте каждый вход, чтобы клиентам было проще забронировать встречу. В частности, вы должны указать, в каких областях специализируется каждый врач, а также доступные часы работы.

Обычно вы замечаете, что все имена расположены в алфавитном порядке и указывают дни приема врачей и свободные временные интервалы. Также можно включить информацию о времени и днях, проведенных вне тренировок.

В разделе «Услуги и продукты» проверьте, где нужно заполнить различные категории. Категории зависят от продуктов и услуг, которые вы предоставляете в своем бизнесе. Но постарайтесь ввести их все, чтобы обеспечить клиентам разнообразие. Кроме того, вы можете приложить фотографии для более подробного описания.

Обычно товары и услуги должны сопровождаться такой информацией, как цена, размер и рекомендуемый пользователь. Таким образом, клиенты переходят непосредственно к нужным им товарам или услугам, не тратя время на поиск. Не забудьте также подробно описать любые предложения или акции, которые скоро появятся, и которые могут заинтриговать ваших клиентов.

3. Персонализация страницы бронирования

Каждая созданная вами страница бронирования должна соответствовать вашему бизнес-бренду. В противном случае покупателям будет трудно ассоциировать эти два понятия. Это шаг, который в основном относится к разделу макета системы бронирования для вашей страницы. Включите логотип вашего бизнеса и убедитесь, что его цвет соответствует вашему бренду.

Кроме того, вы можете ввести изображение баннера и несколько ключевых слов, которые легко ассоциируются с вашим бизнесом. Вы также можете настроить страницу для отображения в виде виджета на вашем сайте. Теперь клиенты нажимают на него и переходят в систему для назначения встреч. Также не забудьте указать, когда определенные товары и услуги отсутствуют в наличии или на складе.

4. Добавить форму бронирования

Любая система бронирования предоставляет потенциальным клиентам форму бронирования, в которой подробно описывается, какие услуги или продукты им нравятся. Вы должны настроить эту форму бронирования в соответствии с требованиями вашего бизнеса. Например, обратите внимание, нужно ли клиентам заполнять свои:

• Имена
• Возраст
• Электронная почта
• Местонахождение
• Контактный номер
• Адрес
• Другая важная информация

При настройке системы бронирования укажите, какие из этих важнейших полей должен заполнить каждый клиент. Лучше всего, если их будет не более 3, чтобы сэкономить время. В большинстве систем есть опция гостевой формы, если вам нужно собрать больше информации о клиенте.

По правде говоря, лучше сделать форму бронирования короткой и направить клиента на форму для гостей, если вам нужна более подробная информация. Здесь они могут предоставить вам любую другую необходимую информацию, которая принесет пользу вашему бизнесу.

Однако убедитесь, что данные в гостевой форме появляются после того, как клиент завершил бронирование встречи. В противном случае это может отвлекать, и в итоге вы потеряете заказ.

5. Настройка счета за бронирование и вариантов оплаты онлайн

Счет-фактура предоставляет клиентам подробную информацию об услуге или товаре и о том, сколько это стоит. В нем есть:

• Бизнес-логотип
• Адрес
• Идентификатор бронирования
• Дата создания
• Дата назначения
• Предметы
• Ставки и суммы
• Платежные реквизиты
• Правила аннулирования

Обязательно укажите условия и положения, чтобы избежать путаницы при бронировании. Также укажите правила отмены бронирования. Например, большинство компаний предоставляют определенный срок для отмены бронирования. После этого клиенты платят определенную сумму.

Одним из способов учета бронирований является создание внутренней системы с точной детализацией. Вы используете его для проверки бронирований, которые есть:

• Зарезервировано
• В ожидании
• Оплачено полностью
• Оплаченный депозит
• Ожидание
• Отменено

После этого вы можете детализировать принимаемые вами системы онлайн-платежей. Некоторые системы онлайн-платежей являются глобальными и принимают различные валюты. Однако перед выбором следует обратить внимание на местоположение и местонахождение ваших клиентов.

Укажите, является ли бронирование полной оплатой или только депозитом, и укажите другую важную информацию, например, налог. Затем вы можете подключить все эти варианты оплаты к вашему сайту. С помощью виджетов клиентам проще пользоваться системой бронирования и производить оплату.

6. Автоматизированный контакт с клиентами

При наличии сотен заказов становится напряженным связываться с каждым клиентом и пытаться отслеживать заказы. Однако системы бронирования облегчают использование автоматизированных контактов с помощью электронной почты или текстовых сообщений.

Еще один важнейший шаг при настройке системы бронирования — автоматизация контактов с клиентами. Клиенты получают уведомления о том, что их заказы выполнены. Кроме того, можно настроить напоминания по мере приближения дней с помощью электронной почты или текстовых сообщений.

Автоматизация поможет вам:

• Подтверждения
• Поступления
• Амортизация
• Напоминания
• Проекты персонала

Хотя автоматизация хорошо работает для того, чтобы клиенты были довольны, она также играет определенную роль для персонала. Вы можете создавать напоминания в виде уведомлений. Сотрудники получают напоминание о приближении определенного бронирования. Вы можете организовать встречи сотрудников и обмен сообщениями между офисами.

В то же время это помогает клиентам отметить, когда отмена заказа допустима. Кроме того, в уведомлениях указывается, когда следует перенести бронирование и было ли оно успешным. Затем вы можете выбрать важную информацию, например, даты новых встреч, чтобы предложить ее клиенту.

7. Важнейшая документация

Для процветания бизнеса необходимы определенные документы. Например, отказ от пациента является обязательным условием для проведения определенных процедур. Чтобы сделать процесс менее утомительным и избежать использования бумаг, при создании системы онлайн-бронирования теперь можно использовать формы отказа.

Лучшие системы бронирования имеют шаблоны для всех этих важнейших документов, которые необходимы бизнесу перед завершением бронирования. Вы можете оформить отказ в режиме онлайн, используя шаблон и заполнив всю необходимую информацию.

На отказ от претензий или другие важные документыэто поля, которые клиент может редактировать и заполнять. Прилагается краткое описание того, что означает отказ или дополнительный документ и почему он присутствует. Такие документы имеют срок, в течение которого клиент должен их предоставить. После заполнения шаблона клиент может приступить к завершению процесса.

8. Уполномочивание персонала

Настраивая систему онлайн-бронирования, помните, что вашим сотрудникам необходима соответствующая авторизация. Поскольку вы будете не единственным человеком, имеющим доступ к системе, лучше всего настроить учетные записи сотрудников. Выберите, кто из вашей команды отвечает за бронирования, и начните с них. Затем включите в список других на случай их отсутствия.

Большинство систем предоставляют вкладки для новых учетных записей пользователей. Проверьте, нужна ли вам только одна учетная запись или несколько. Каждая учетная запись может иметь определенные ограничения по доступу, которые обычно устанавливаются путем изменения уровней разрешений. Разрешения позволяют вам как создателю удалить все части системы, к которым вы не хотите, чтобы конкретный пользователь имел доступ.

Например, платежные реквизиты предназначены только для вас и финансового отдела. Поэтому другим сотрудникам не разрешается просматривать эту информацию. Кроме того, вы включаете учетные записи для деловых партнеров с определенными полномочиями.

9. Настройка отчетов

Наличие подробных отчетов — это часть работы, которая помогает вам в бизнес-аналитике. Эти отчеты показывают, как обстоят дела в бизнесе и что необходимо изменить. Примерами отчетов, которые можно настроить, являются:

• Доход
• Бронирование
• Продажи
• Комиссионные
• Оплата

Отчеты могут быть как подробными, так и краткими. В системах есть шаблоны с различной емкостью в зависимости от того, что вам нужно. Кроме того, вы можете установить для них права доступа, ограничив доступ персонала.

10. Дополнительные инструменты поддержки

Нет недостатка в инструментах поддержки, которые могут сделать работу с клиентами еще лучше при использовании онлайновой бизнес-системы. Однако это также является важным шагом для вас как бизнес-оператора при создании приложения для составления расписания. Вы можете воспользоваться преимуществами поисковых систем, которые имеют дополнительные инструменты, такие как платежные системы и порталы бронирования.

Кроме того, есть реклама с использованием социальных сетей, выставление счетов и даже информационные бюллетени с важной информацией. Доступ ко всем из них улучшает пользовательский опыт после установки системы онлайн-бронирования.

В заключении

Интернет продолжает обеспечивать бесперебойную работу некоторых частей бизнеса, включая запись на прием. Теперь все, что нужно сделать клиенту, это зайти на сайт компании и забронировать номер, заполнив форму.

Как правило, в форме требуется конкретная информация, которая необходима для предоставления услуги или товара. Кроме того, теперь вы можете предоставлять клиентам гостевые формы и отказы для заполнения в режиме онлайн.

Хотите установить систему онлайн-бронирования?
Нажмите здесь
чтобы узнать больше.