10 sencillos pasos para crear un sistema de reservas en línea

Un sistema de reservas en línea hace posible que su negocio funcione sin problemas. Pero implantar un sistema así requiere tiempo y esfuerzo. Cada empresa y sus operaciones específicas son diferentes, por lo que es esencial tomarse su tiempo y hacerlo bien a la primera.

Francamente, el sistema de reservas en línea adecuado para su empresa depende de sus objetivos y necesidades empresariales particulares. Por ejemplo, a qué sector se dedica y qué sistema es el mejor. Si usted se dedica a viajes y excursiones, necesita un sistema diferente al de alguien que alquila propiedades.

Una vez localizado el sistema de reservas adecuado, puede proceder a configurarlo. Pero, primero, empiece por entender el sistema de reservas.

¿Qué es un sistema de reservas en línea?

Un sistema de reservas en línea utiliza un software específico que permite a los clientes potenciales reservar determinados productos o servicios. La mayoría utiliza widgets para conectar su sitio web a la plataforma y hacerlo accesible a todos los invitados. O puede ser una forma de organizar su empresa y sus empleados de forma más eficiente.

Un sistema de este tipo salva su empresa de muchas maneras. Puede que estés pensando a qué viene tanto alboroto, pero lo cierto es que te ahorra montones de tiempo, energía y dinero. Atrás quedaron los días en los que clasificar las citas ocupaba la mitad de su valioso tiempo. A continuación se enumeran algunas de las ventajas que puede esperar una vez que establezca un sistema de reservas en línea para su empresa.

Ventajas de contar con un sistema de reservas en línea

1. Operaciones 24/7

Antes, para concertar una cita había que llamar o visitar la empresa en horario laboral. Pero ahora, las cosas pueden ser diferentes gracias a la disponibilidad de Internet las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Lo único que tienen que hacer sus clientes es acceder a su sitio web y podrán hacer reservas a cualquier hora del día.

2. Mayor seguridad de la información

Los sistemas de reservas en línea almacenan los contenidos en la nube o mediante otro software más sofisticado. Garantiza su seguridad, ya que ninguna persona no autorizada puede acceder a él. Ahora ya no tendrá que preocuparse de que nadie acceda a su escritorio para consultar información crucial sobre sus clientes. Sólo pueden acceder a ella quienes dispongan de datos de acceso específicos.

3. Ahorra tiempo

La recogida de información para los clientes significa ahora tener un formulario a mano o rellenarlo en el ordenador. No sólo es un proceso tedioso, sino que lleva mucho tiempo. Todo eso cambia cuando el cliente tiene que rellenar él mismo la información del formulario de reserva. Ha llegado el momento de comprobar la información y planificar en consecuencia.

4. Mejora la experiencia del cliente

Contar con un sistema de reservas en línea activo y bien personalizado hace que la experiencia del cliente sea más memorable. Por ejemplo, después de reservar, los clientes pueden recibir notificaciones instantáneas. Estas notificaciones confirman la reserva, el pago y también agradecen al cliente su confianza. Esta gratificación instantánea crea recuerdos duraderos entre los clientes y puede personalizarse en una aplicación de programación.

5. Mejora la organización

Las citas organizadas mejoran el negocio de muchas maneras. Ahora, su personal se siente motivado para trabajar, ya que todo está en orden. Pueden prepararse mejor para las próximas reservas. Al mismo tiempo, puedes anotar información crucial, como:

• Número de reservas o citas
• Número de anulaciones
• Número reprogramado
• Cuántos pagos totales o parciales
• Cuántos han pagado un depósito

Pasos para configurar el sistema de reservas en línea Bookafy

1. Rellene la información empresarial

Todos los sistemas necesitan información empresarial precisa para funcionar a pleno rendimiento. Así que el primer paso es rellenar y personalizar la información de su empresa. Como empresario, debe empezar por crear una cuenta con datos cruciales como el horario comercial, la ubicación y la zona horaria, los idiomas de funcionamiento y la moneda aceptada.

La mayoría de los sistemas en línea tienen un menú que le ayuda a navegar por la sección mientras rellena esta información crucial. Así que empiece a configurar el sistema de reservas en línea completando el nombre de la empresa y seleccionando los sectores primario y secundario. Añade a detalles como ubicación, número de contacto y localización.

A continuación, introduzca la divisa o divisas aceptables si toma más de una. Elige también las lenguas que prefieras utilizar. Ser multilingüe ayuda a diversificar la clientela. Opcionalmente, puede configurar cada paso según determinadas especificaciones si es necesario.

Por último, complete la información comercial indicada, como cuándo está abierto y su horario comercial. Enumere los días que cierra el negocio, si los hay.

2. Miembros del personal, productos y servicios

Después de completar la información de su empresa al configurar el sistema de reservas en línea, ahora tiene que introducir los miembros de su plantilla y los servicios o productos que ofrece. Compruebe la sección en función del sistema y empiece rellenando los perfiles del personal.

Por ejemplo, un sistema de reservas clínicas debe incluir a médicos, farmacéuticos, enfermeras y otros miembros del personal. Asegúrese de detallar cada entrada para facilitar a los clientes la reserva de citas. En particular, debe indicar los distintos campos en los que está especializado cada médico y las horas disponibles.

Por lo general, se observa que todos los nombres están en orden alfabético e indican los días en que hay médicos y las franjas horarias disponibles. Además, puedes incluir información sobre las horas y los días de ausencia de los entrenamientos.

En servicios y productos, compruebe dónde debe rellenar las distintas categorías. Las categorías varían en función de los productos y servicios que ofrezca en su empresa. Pero intente introducirlos todos para ofrecer variedad a los clientes. Además, puedes incluir fotos para detallarlo mejor.

Normalmente, los productos y servicios deben ir acompañados de información como el precio, el tamaño y el usuario recomendado. Así, los clientes van directamente a los productos o servicios que necesitan sin perder tiempo buscando. Acuérdese también de detallar las ofertas o promociones próximas que puedan interesar a sus clientes.

3. Personalización de la página de reservas

Cada página de reservas que configure debe estar en consonancia con la marca de su empresa. Si no es así, los clientes pueden tener dificultades para asociar ambas cosas. Es un paso que corresponde principalmente a la sección de diseño del sistema de reservas de su página. Incluya el logotipo de su empresa y asegúrese de que su color está en consonancia con su marca.

Además, puede introducir la imagen del banner y algunas palabras clave que se asocien fácilmente con su negocio. También puede configurar la página para que aparezca como widget en su sitio web. Ahora los clientes hacen clic en él y se dirigen al sistema para concertar citas. Recuerde también incluir detalles sobre cuándo determinados productos y servicios no están disponibles o están agotados.

4. Añadir un formulario de reserva

Todos los sistemas de reservas ofrecen a los clientes potenciales un formulario de reserva para que detallen qué servicios o productos les gustan. Debe personalizar este formulario de reserva para adaptarlo a su empresa. Por ejemplo, fíjese si los clientes tienen que rellenar su:

• Nombres
• Edad
• Envíe un correo electrónico a
• Ubicación
• Número de contacto
• Dirección
• Otra información crucial

Cuando configure un sistema de reservas, proceda a indicar cuáles de estos campos críticos debe rellenar cada cliente. Es mejor mantenerlos en un máximo de 3 para ahorrar tiempo. La mayoría de los sistemas tienen la opción de un formulario para invitados si necesita recabar más información sobre el cliente.

A decir verdad, es mejor que el formulario de reserva sea breve y dirigir al cliente a un formulario para invitados cuando desee más detalles. Aquí podrán facilitarle cualquier otro detalle que necesite en beneficio de su negocio.

Sin embargo, asegúrese de que los datos del formulario de invitados se introducen después de que el cliente haya reservado una cita. De lo contrario, puede distraerle y acabar perdiendo la reserva.

5. Configurar la factura de reserva y las opciones de pago en línea

Una factura de reserva proporciona a los clientes detalles del servicio o producto y cuánto cuesta. Lo tiene:

• Logotipo empresarial
• Dirección
• Número de reserva
• Fecha de creación
• Fecha de nombramiento
• Artículos
• Tarifas e importes
• Datos de pago
• Política de anulación

Asegúrese de incluir los términos y condiciones para evitar cualquier confusión a la hora de reservar. Incluya también una política de cancelación. Por ejemplo, la mayoría de las empresas establecen un plazo determinado para cancelar una reserva. Después, los clientes pagan una determinada cantidad.

Una forma de contabilizar las reservas es crear un sistema back-end con datos precisos. Se utiliza para comprobar las reservas que son:

• Reservado
• Pendiente
• Pagado en su totalidad
• Depósito pagado
• En espera
• Cancelado

Después, puede detallar los sistemas de pago en línea que acepta. Algunos sistemas de pago en línea son globales y aceptan distintas divisas. Sin embargo, debe tener en cuenta su ubicación y dónde están sus clientes antes de elegir.

Indique si la reserva es un pago completo o sólo un depósito y anote otros datos cruciales, como los impuestos. A continuación, puede proceder a conectar todas estas opciones de pago a su sitio web. Los widgets facilitan a los clientes el uso del sistema de reservas y los pagos.

6. Contacto automatizado con el cliente

Con cientos de reservas, resulta estresante ponerse en contacto con cada cliente e intentar hacer un seguimiento de las reservas. Sin embargo, los sistemas de reservas facilitan el contacto automático por correo electrónico o SMS.

Otro paso crucial a la hora de crear un sistema de reservas es el contacto automatizado con el cliente. Los clientes reciben notificaciones cuando sus reservas se han realizado. Además, puedes establecer recordatorios a medida que se acercan los días mediante correo electrónico o mensajes de texto.

La automatización le ayuda con:

• Confirmaciones
• Recibos
• Agradecimiento
• Recordatorios
• Proyectos del personal

Aunque la automatización funciona bien para mantener contentos a los clientes, también desempeña un papel para el personal. Puedes crear recordatorios en forma de notificaciones. El personal recibe un recordatorio cuando se acercan determinadas reservas. Puedes organizar reuniones de personal y mensajería entre oficinas.

Al mismo tiempo, ayuda a los clientes a darse cuenta de cuándo son aceptables las cancelaciones. Además, las notificaciones indican cuándo reprogramar las reservas y si la reprogramación se ha realizado correctamente. A continuación, puede seleccionar información crucial como nuevas fechas de citas para sugerir al cliente.

7. Documentación crucial

Ciertos documentos son necesarios para que la empresa prospere. Por ejemplo, las exenciones de los pacientes son imprescindibles para poder realizar determinados procedimientos. Para que el proceso sea menos tedioso y evitar el uso de papeles, la creación de un sistema de reservas en línea incluye ahora formularios de renuncia.

Los mejores sistemas de reservas disponen de plantillas para todos estos documentos cruciales que la empresa necesita antes de completar la reserva. Puede crear una renuncia en línea utilizando una plantilla y rellenar toda la información necesaria.

En la renuncia, u otros documentos crucialesson campos que el cliente puede editar y rellenar. Se incluye una breve descripción de lo que significa la exención o el documento adicional y por qué está presente. Dichos documentos tienen un plazo durante el cual el cliente debe presentarlos. Una vez cumplimentada la plantilla, el cliente puede proceder a completar el proceso.

8. Autorización del personal

Al configurar un sistema de reservas en línea, recuerde que su personal necesita la autorización adecuada. Como no serás la única persona que acceda al sistema, lo mejor es que configures las cuentas de tu personal. Elige quién de tu equipo se encarga de las reservas y empieza por él. Entonces, ten a otros en la lista por si no están disponibles.

La mayoría de los sistemas ofrecen pestañas para las nuevas cuentas de usuario. Compruebe si sólo necesita una cuenta o más. Cada cuenta puede tener ciertos límites en términos de acceso establecidos habitualmente variando los niveles de permisos. Los permisos te permiten, como creador, eliminar todas las partes del sistema a las que no quieres que acceda un usuario concreto.

Por ejemplo, los datos de pago son sólo para ti y para el departamento financiero. Por lo tanto, ningún otro miembro del personal puede ver esta información. Además, se incluyen cuentas para socios comerciales con permisos específicos.

9. Configurar informes

Disponer de informes detallados forma parte de la operación, que le ayuda con la analítica empresarial. Estos informes le muestran cómo va la empresa y qué debe cambiar. Algunos ejemplos de informes que puede configurar son:

• Ingresos
• Reservas
• Ventas
• Comisiones
• Pago

Los informes pueden ser tan detallados o breves como sea posible. Los sistemas tienen plantillas con distintas capacidades en función de lo que quieras. Además, puedes establecer permisos para ellos, limitando el acceso del personal.

10. Herramientas de apoyo adicionales

No faltan herramientas de asistencia que pueden mejorar aún más la experiencia del cliente cuando utiliza un sistema de negocio en línea. Sin embargo, este es también un paso crucial para usted como operador de negocios a la hora de crear una aplicación de programación. Puede aprovechar los motores de búsqueda que disponen de herramientas adicionales como sistemas de pago y portales de reservas.

Además, hay publicidad a través de plataformas de medios sociales, facturación e incluso boletines con información crucial. Acceder a todos ellos mejora la experiencia del usuario tras configurar un sistema de reservas en línea.

En conclusión

Internet sigue facilitando ciertas partes de un negocio, incluida la concertación de una cita. Ahora, todo lo que tiene que hacer un cliente es acceder al sitio web de la empresa y hacer una reserva rellenando un formulario.

Normalmente, el formulario requiere información específica que usted necesita para prestar el servicio o suministrar el producto. Además, ahora puede proporcionar a los clientes formularios de invitados y exenciones para rellenar en línea.

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