10 enkla steg för att inrätta ett bokningssystem online

Ett bokningssystem online gör det möjligt för din verksamhet att fungera smidigt. Men det tar tid och kraft att införa ett sådant system för att få det att fungera perfekt. Alla företag och deras specifika verksamhet är olika, så det är viktigt att du tar dig tid och gör rätt från början.

Det rätta bokningssystemet online för ditt företag beror på dina unika affärsmål och behov. Till exempel vilken bransch du är verksam inom och vilket system som är bäst. Om du gör utflykter och resor behöver du ett annat system än om du bokar hyresfastigheter.

När du har hittat rätt bokningssystem kan du fortsätta att konfigurera det. Men först måste du börja med att förstå bokningssystemet.

Vad är ett bokningssystem online?

Ett bokningssystem online använder en särskild programvara som gör det möjligt för potentiella kunder att boka vissa produkter eller tjänster. De flesta använder widgets för att ansluta din webbplats till plattformen och göra den tillgänglig för alla gäster. Det kan också vara ett sätt att organisera ditt företag och dina anställda på ett effektivare sätt.

Ett sådant system räddar ditt företag på många sätt. Du kanske undrar varför det är så viktigt, men sanningen är att du sparar massor av tid, energi och pengar. Det är slut med dagar då det tar halva din värdefulla tid att sortera igenom möten. Nedan följer några av de fördelar som du kan förvänta dig när du har inrättat ett bokningssystem online för ditt företag.

Fördelar med att ha ett bokningssystem online

1. Drift dygnet runt

Förr i tiden innebar tidsbokning att man ringde eller besökte företaget under arbetstid. Men nu kan saker och ting vara annorlunda tack vare Internets tillgänglighet dygnet runt. Allt dina kunder behöver göra är att gå in på din webbplats och de kan göra bokningar när som helst på dygnet.

2. Ökad informationssäkerhet

Bokningssystem online lagrar innehållet i molnet eller med hjälp av annan, mer sofistikerad programvara. Det garanterar din säkerhet eftersom ingen obehörig kan komma åt den. Nu behöver du inte oroa dig för att någon ska få tillgång till ditt skrivbord för att kontrollera viktig kundinformation. Endast de som har särskilda inloggningsuppgifter kan få tillgång till den.

3. Sparar tid

Att ta emot information från kunderna innebär numera att ha ett formulär till hands eller att fylla i det på datorn. Det är inte bara en omständlig process, utan tar också mycket tid i anspråk. Allt detta förändras när kunden själv måste fylla i informationen på bokningsformuläret. Det är nu dags att kontrollera informationen och planera i enlighet med den.

4. Förbättrar kundupplevelsen

Ett aktivt och välanpassat bokningssystem online gör kundens upplevelse mer minnesvärd. Till exempel kan kunderna få omedelbara meddelanden efter bokning. Dessa meddelanden bekräftar bokningen, betalningen och tackar kunden för att han eller hon har gjort affärer. En sådan omedelbar tillfredsställelse skapar bestående minnen hos kunderna och kan anpassas i en schemaläggningsapp.

5. Förbättrar organisationen

Organiserade möten förbättrar verksamheten på många sätt. Nu känner sig personalen motiverad att arbeta eftersom allt är i ordning. De kan förbereda sig bättre för kommande bokningar. Samtidigt kan du notera viktig information, till exempel:

• Antal bokningar eller möten
• Antal avbokningar
• Antal omdisponeringar
• Hur många hela eller delvisa betalningar?
• Hur många har betalat en handpenning?

Steg för att installera Bookafy Online Booking System

1. Fyll i företagsinformation

Varje system behöver korrekt affärsinformation för att fungera på topp. Steg ett är att fylla i och anpassa din företagsinformation. Som företagare börjar du med att skapa ett konto med viktiga uppgifter som öppettider, plats och tidszon, språk som används och godtagbar valuta.

De flesta onlinesystem har en meny som hjälper dig att navigera i avsnittet när du fyller i denna viktiga information. Börja med att skapa ett bokningssystem online genom att fylla i företagsnamnet och välja primär- och sekundärbranscher. Lägg till detaljer som plats, kontaktnummer och plats.

Därefter anger du godtagbar valuta eller godtagbara valutor om du tar mer än en. Välj också ut de språk som du föredrar att använda. Det är bra att vara flerspråkig eftersom det gör din kundkrets bredare. Du kan även konfigurera varje steg enligt vissa specifikationer om det behövs.

Slutligen fyller du i den information om företaget som anges, t.ex. när du är öppen och vilka öppettider du har. Ange de dagar då du stänger verksamheten, om det finns några.

2. Input av personal, produkter och tjänster

När du har fyllt i din företagsinformation och konfigurerat bokningssystemet online måste du nu ange dina anställda och vilka tjänster eller produkter du erbjuder. Kontrollera avsnittet beroende på system och börja med att fylla i personalens profiler.

Ett bokningssystem för en klinik måste till exempel omfatta läkare, apotekare, sjuksköterskor och annan personal. Se till att du beskriver varje inmatning för att göra det lättare för kunderna att boka möten. Du måste särskilt ange de olika områden som varje läkare är specialiserad på och hur många timmar som finns tillgängliga.

Vanligtvis märker du att alla namn är i alfabetisk ordning och anger vilka dagar läkarna är på plats och vilka tider som är tillgängliga. Du kan också inkludera information om tider och dagar då du inte är på träning.

Under tjänster och produkter kan du se var du ska fylla i de olika kategorierna. Kategorierna varierar beroende på vilka produkter och tjänster du tillhandahåller i ditt företag. Men försök att använda dem alla för att ge kunderna variation. Du kan också bifoga bilder för att få bättre information.

Vanligtvis måste produkterna och tjänsterna åtföljas av information som pris, storlek och rekommenderad användare. På så sätt kommer kunderna direkt till de produkter eller tjänster de behöver utan att slösa tid på att leta. Kom ihåg att även nämna eventuella erbjudanden eller kampanjer som snart kommer och som kan intressera dina kunder.

3. Personalisering av bokningssidan

Varje bokningssida som du skapar måste vara i linje med ditt företags varumärke. Om inte, kan kunderna ha svårt att associera de två. Det är ett steg som huvudsakligen ingår i avsnittet om bokningssystemets layout för din sida. Ta med din företagslogotyp och se till att färgen är i linje med ditt varumärke.

Dessutom kan du ange bannerns bild och några nyckelord som lätt associeras med ditt företag. Du kan också ställa in sidan så att den visas som en widget på din webbplats. Nu klickar kunderna på den och går till systemet för att boka möten. Kom också ihåg att ange när vissa produkter och tjänster är otillgängliga eller slut i lager.

4. Lägg till ett bokningsformulär

Varje bokningssystem ger potentiella kunder ett bokningsformulär där de kan ange vilka tjänster eller produkter de vill ha. Du måste anpassa bokningsformuläret så att det passar ditt företag. Observera till exempel om kunderna behöver fylla i sina:

• Namn
• Ålder
• E-post
• Plats
• Kontaktnummer
• Adress
• Annan viktig information

När du inrättar ett bokningssystem bör du ange vilka av dessa kritiska fält som varje kund måste fylla i. Det är bäst att hålla dem på högst tre för att spara tid. De flesta system har ett gästformulär om du behöver samla in mer information om kunden.

Det är faktiskt bättre att hålla bokningsformuläret kort och hänvisa kunden till ett gästformulär när du vill ha mer information. Här kan de ge dig all annan information som du behöver för att gynna ditt företag.

Se dock till att uppgifterna i gästformuläret kommer efter att kunden har bokat ett möte. Annars kan det bli störande och du förlorar bokningen.

5. Konfigurera bokningsfaktura och betalningsalternativ online

En bokningsfaktura ger kunderna information om tjänsten eller produkten och hur mycket den kostar. Den har:

• Logotyp för företag
• Adress
• Boknings-ID
• Datum skapad
• Datum för utnämning
• Artiklar
• Priser och belopp
• Betalningsuppgifter
• Avbokningspolicy

Se till att inkludera villkor för att undvika förvirring när du bokar. Ange också en avbokningspolicy. De flesta företag erbjuder till exempel en viss tid för att avboka en bokning. Därefter betalar kunderna ett visst belopp.

Ett sätt att redovisa bokningar är att skapa ett backend-system med exakta uppgifter. Du använder den för att kontrollera bokningar som är:

• Reserverat
• I väntan på
• Betalas helt och hållet
• Betald deposition
• Väntar
• Avbokad

Därefter kan du ange vilka betalningssystem du accepterar. Vissa betalningssystem på nätet är globala och accepterar olika valutor. Du måste dock tänka på var du befinner dig och var dina kunder befinner sig innan du väljer.

Ange om bokningen är en full betalning eller endast en handpenning och notera annan viktig information, t.ex. skatt. Du kan sedan ansluta alla dessa betalningsalternativ till din webbplats. Med hjälp av widgets är det lättare för kunderna att använda bokningssystemet och göra betalningar.

6. Automatiserad kundkontakt

Med hundratals bokningar blir det stressigt att kontakta varje kund och försöka hålla reda på bokningarna. Bokningssystem gör det dock lättare för dig att använda automatiserad kontakt via e-post eller sms.

Ett annat viktigt steg när du inrättar ett bokningssystem är automatiserad kundkontakt. Kunderna får meddelanden när deras bokningar har gått igenom. Du kan också ställa in påminnelser med hjälp av e-post eller sms när dagarna närmar sig.

Automatisering hjälper dig med:

• Bekräftelser
• Inkomster
• Uppskattning
• Påminnelser
• Personalens projekt

Automatisering fungerar bra för att hålla kunderna nöjda, men den spelar också en roll för personalen. Du kan skapa påminnelser i form av meddelanden. Personalen får en påminnelse när vissa bokningar är nära. Du kan ordna personalmöten och meddelanden mellan kontoren.

Samtidigt hjälper det kunderna att veta när avbokningar är acceptabla. Meddelanden anger också när bokningar ska ombokas och om ombokningen lyckades. Du kan sedan välja ut viktig information, t.ex. datum för nya möten, som du kan föreslå kunden.

7. Viktig dokumentation

Vissa dokument är nödvändiga för att företaget ska kunna blomstra. Till exempel måste patienten ge sitt tillstånd för att vissa förfaranden ska kunna genomföras. För att göra processen mindre tråkig och undvika att använda papper ingår det nu i ett onlinebokningssystem att skapa ett formulär för avstående.

De bästa bokningssystemen har mallar för alla dessa viktiga dokument som företaget behöver innan bokningen slutförs. Du kan skapa ett online-avstående med hjälp av en mall och fylla i all nödvändig information.

På dispensavtalet, eller på annat sätt viktiga dokument, är fält som kunden kan redigera och fylla i. En kort beskrivning av vad undantaget eller tilläggsdokumentet innebär och varför det finns med. Sådana handlingar har en tidsfrist inom vilken kunden måste lämna in dem. Efter att ha fyllt i mallen kan klienten fortsätta med att slutföra processen.

8. Bemyndigande från personalen

När du inrättar ett bokningssystem online ska du komma ihåg att din personal måste ha rätt behörighet. Eftersom du inte kommer att vara den enda personen som har tillgång till systemet är det bäst att konfigurera personalens konton. Välj ut vem i ditt team som ansvarar för bokningar och börja med dem. Ha sedan andra på listan om de inte är tillgängliga.

De flesta system har flikar för nya användarkonton. Kontrollera om du bara behöver ett eller flera konton. Varje konto kan ha vissa begränsningar i fråga om åtkomst som vanligtvis fastställs genom att ändra behörighetsnivåerna. Med behörigheter kan du som skapare ta bort alla delar av systemet som du inte vill att en viss användare ska få tillgång till.

Betalningsuppgifter är till exempel endast avsedda för dig och finansavdelningen. Därför får ingen annan personal ta del av denna information. Du kan också inkludera konton för affärspartners med särskilda behörigheter.

9. Upprätta rapporter

Att ha detaljerade rapporter är en del av verksamheten, vilket hjälper dig med affärsanalyser. Rapporterna visar hur det går för verksamheten och vad som behöver förändras. Exempel på rapporter som du kan skapa är:

• Inkomst
• Bokningar
• Försäljning
• Provisioner
• Betalning

Rapporterna kan vara så detaljerade eller korta som möjligt. Systemen har mallar med olika kapacitet beroende på vad du vill ha. Du kan också ställa in behörigheter för dem och begränsa personalens åtkomst.

10. Ytterligare stödverktyg

Det råder ingen brist på supportverktyg som kan göra kundupplevelsen ännu bättre när du använder ett affärssystem online. Detta är dock också ett viktigt steg för dig som företagare när du skapar en schemaläggningsapp. Du kan dra nytta av sökmotorer som har ytterligare verktyg som betalningssystem och bokningsportaler.

Dessutom finns det annonsering via sociala medier, fakturering och även nyhetsbrev med viktig information. Att få tillgång till alla dessa förbättrar användarupplevelsen efter att du har inrättat ett bokningssystem online.

Slutsats

Internet fortsätter att göra vissa delar av ett företag smidigt, till exempel att boka ett möte. Nu behöver kunden bara gå in på företagets webbplats och göra en bokning genom att fylla i ett formulär.

Vanligtvis kräver formuläret specifik information som du behöver för att tillhandahålla tjänsten eller produkten. Dessutom kan du nu ge kunderna gästformulär och ansvarsfrihet som de kan fylla i online.

Vill du inrätta ett bokningssystem online?
Klicka här
för att få veta mer.