10 Kolay Adımda Online Rezervasyon Sistemi Kurun

Online rezervasyon sistemi, işletmenizin sorunsuz bir şekilde çalışmasını mümkün kılar. Ancak, böyle bir sistemi doğru bir şekilde uygulamak zaman ve çaba gerektirir. Her işletme ve kendine özgü operasyonları farklıdır, acele etmemek ve ilk seferde doğru olanı yapmak çok önemlidir.

Açıkçası, işletmeniz için doğru online rezervasyon sistemi, benzersiz iş hedeflerinize ve ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Örneğin, hangi iş kolundasınız ve hangi sistem en iyisidir. Tur ve seyahat yapıyorsanız, kiralık mülk rezervasyonu yapan birinden farklı bir sisteme ihtiyacınız vardır.

Doğru rezervasyon sistemini bulduktan sonra, onu kurmaya devam edebilirsiniz. Ama önce rezervasyon sistemini anlamakla işe başlayın.

Online Rezervasyon Sistemi Nedir?

Çevrimiçi rezervasyon sistemi, potansiyel müşterilerin belirli ürün veya hizmetler için rezervasyon yapmasına izin veren özel bir yazılım kullanır. Çoğu, web sitenizi platforma bağlamak ve tüm konuklar için erişilebilir hale getirmek için widget’lar kullanır. Ya da işinizi ve çalışanlarınızı daha verimli bir şekilde organize etmenin bir yolu olabilir.

Böyle bir sistem işletmenizi birçok yönden kurtarır. Tüm bu yaygaranın ne hakkında olduğunu düşünüyor olabilirsiniz, ancak gerçek şu ki, size zaman, enerji ve para tasarrufu sağlar. Randevuları sıralamanın değerli zamanınızın yarısını aldığı günler geride kaldı. Aşağıda, işletmeniz için bir çevrimiçi rezervasyon sistemi kurduğunuzda bekleyebileceğiniz avantajlardan sadece bazıları yer almaktadır.

Online Rezervasyon Sistemine Sahip Olmanın Faydaları

1. 7/24 Operasyon

Eskiden randevu almak, mesai saatleri içinde işletmeyi aramak veya ziyaret etmek anlamına geliyordu. Ancak şimdi, internetin 7/24 erişilebilir olması sayesinde işler farklı olabilir. Müşterilerinizin tek yapması gereken web sitenize erişmektir ve günün herhangi bir saatinde rezervasyon yapabilirler.

2. Artırılmış Bilgi Güvenliği

Çevrimiçi rezervasyon sistemleri içeriği bulutta veya daha gelişmiş başka yazılımlar kullanarak depolar. Yetkisiz kişiler erişemediği için güvenliğinizi garanti eder. Artık herhangi birinin önemli müşteri bilgilerini kontrol etmek için masaüstünüze erişmesi konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Yalnızca belirli oturum açma bilgilerine sahip olanlar erişebilir.

3. Zaman Kazandırır

Müşteriler için bilgi almak artık el altında bir form bulundurmak veya bilgisayarda doldurmak anlamına geliyor. Bu sadece sıkıcı bir süreç olmakla kalmaz, aynı zamanda çok zaman alır. Tüm bunlar, müşterinin rezervasyon formundaki bilgileri kendisinin doldurması gerektiğinde değişir. Şimdi bilgileri kontrol etme ve buna göre planlama yapma zamanınız.

4. Müşteri Deneyimini İyileştirir

Aktif ve iyi özelleştirilmiş bir online rezervasyon sistemine sahip olmak, müşteri deneyimini daha akılda kalıcı hale getirir. Örneğin, rezervasyondan sonra müşteriler anında bildirim alabilirler. Bu bildirimler rezervasyonu ve ödemeyi onaylar ve ayrıca müşteriye yaptığı iş için teşekkür eder. Bu tür anlık memnuniyetler müşteriler arasında kalıcı anılar yaratır ve bir zamanlama uygulamasında özelleştirilebilir.

5. Organizasyonu Geliştirir

Düzenlenmiş randevular işi birçok yönden geliştirir. Artık her şey düzenli olduğu için personeliniz çalışmak için motive oluyor. Yaklaşan rezervasyonlar için daha iyi hazırlanabilirler. Aynı zamanda, aşağıdaki gibi önemli bilgileri not edebilirsiniz:

• Rezervasyon veya randevu sayısı
• İptal sayısı
• Yeniden planlanan sayı
• Kaç tam veya kısmi ödeme
• Kaç kişi depozito ödedi

Bookafy Online Rezervasyon Sistemini Kurma Adımları

1. İşletme Bilgilerini Doldurun

Her sistemin en iyi şekilde çalışması için doğru iş bilgilerine ihtiyacı vardır. Birinci adım, işletme bilgilerinizi doldurmak ve özelleştirmektir. Bir işletme sahibi olarak işe şu şekilde başlarsınız hesap oluşturma Çalışma saatleri, konum ve saat dilimi, çalışma dilleri ve kabul edilebilir para birimi gibi önemli ayrıntılarla birlikte.

Çoğu çevrimiçi sistemde, bu önemli bilgileri doldururken bölümde gezinmenize yardımcı olan bir menü vardır. Bu nedenle, işletme adını tamamlayarak ve birincil ve ikincil sektörleri seçerek çevrimiçi rezervasyon sistemini kurmaya başlayın. Konum, iletişim numarası ve yer gibi ayrıntıları ekleyin.

Daha sonra, birden fazla para birimi alıyorsanız kabul edilebilir para birimini veya para birimlerini girin. Ayrıca, kullanmayı tercih ettiğiniz dilleri seçin. Müşteri kitlenizi çeşitlendirdiği için çok dilli olmak yardımcı olur. İsteğe bağlı olarak, gerekirse her adımı belirli özelliklere göre yapılandırabilirsiniz.

Son olarak, ne zaman açık olduğunuz ve çalışma saatleriniz gibi belirtilen işletme bilgilerini tamamlayın. Varsa, işletmeyi kapattığınız günleri listeleyin.

2. Girdi Personel Üyeleri, Ürünler ve Hizmetler

Online rezervasyon sistemini kurarken işletme bilgilerinizi tamamladıktan sonra, şimdi personelinizi ve hangi hizmetleri veya ürünleri sağladığınızı girmeniz gerekir. Sisteme bağlı bölümü kontrol edin ve personel profillerini doldurarak başlayın.

Örneğin, bir klinik rezervasyon sistemi doktorları, eczacıları, hemşireleri ve diğer personeli içermelidir. Müşterilerin randevu almasını kolaylaştırmak için her bir girdiyi detaylandırdığınızdan emin olun. Özellikle, her doktorun uzmanlaştığı farklı alanları ve mevcut çalışma saatlerini belirtmelisiniz.

Genellikle, tüm isimlerin alfabetik sıraya girdiğini ve doktorların çalıştıkları günleri ve mevcut zaman dilimlerini gösterdiğini fark edersiniz. Ayrıca, antrenmandan uzak kalınan zamanlar ve günler hakkında bilgi de ekleyebilirsiniz.

Hizmetler ve ürünler altında, farklı kategorilerin nerede doldurulacağını kontrol edin. Kategoriler, işletmenizde sağladığınız ürün ve hizmetlere bağlı olarak değişir. Ancak, müşterilere çeşitlilik sağlamak için hepsini girmeye çalışın. Ayrıca, daha iyi detaylandırma için resimler de ekleyebilirsiniz.

Genellikle, ürün ve hizmetlere fiyat, boyut ve önerilen kullanıcı gibi bilgiler eşlik etmelidir. Bu şekilde, müşteriler aramakla zaman kaybetmeden doğrudan ihtiyaç duydukları ürün veya hizmetlere giderler. Müşterilerinizin ilgisini çekebilecek, yakında sunulacak teklifleri veya promosyonları da detaylandırmayı unutmayın.

3. Rezervasyon Sayfası Kişiselleştirme

Oluşturduğunuz her rezervasyon sayfası işletme markanızla uyumlu olmalıdır. Aksi takdirde, müşteriler ikisini ilişkilendirmekte zorlanabilir. Bu, esas olarak sayfanız için rezervasyon sistemi düzeni bölümüne giren bir adımdır. İşletme logonuzu ekleyin ve renginin markanızla uyumlu olduğundan emin olun.

Ayrıca, banner görselini ve işletmenizle kolayca ilişkilendirilebilecek bazı anahtar kelimeleri girebilirsiniz. Sayfayı web sitenizde bir widget olarak görünecek şekilde de ayarlayabilirsiniz. Şimdi müşteriler buna tıklıyor ve randevu ayarlamak için sisteme gidiyor. Ayrıca, belirli ürün ve hizmetlerin ne zaman mevcut olmadığına veya stokta bulunmadığına ilişkin ayrıntıları eklemeyi unutmayın.

4. Rezervasyon Formu Ekleme

Her rezervasyon sistemi, potansiyel müşterilere hangi hizmetleri veya ürünleri istediklerini detaylandırmaları için bir rezervasyon formu sağlar. Bu rezervasyon formunu işletmenize uyacak şekilde özelleştirmelisiniz. Örneğin, müşterilerin doldurmaları gerekip gerekmediğine dikkat edin:

• İsimler
• Yaş
• E-posta
• Konum
• İletişim numarası
• Adres
• Diğer önemli bilgiler

Bir rezervasyon sistemi kurarken, her müşterinin bu kritik alanlardan hangilerini doldurması gerektiğini belirtmeye devam edin. Zamandan tasarruf etmek için bunları en fazla 3’te tutmak en iyisidir. Müşteri hakkında daha fazla bilgi toplamanız gerekiyorsa, çoğu sistemde bir misafir formu seçeneği vardır.

Doğrusu, rezervasyon formunu kısa tutmak ve daha fazla ayrıntı istediğinizde müşteriyi bir misafir formuna yönlendirmek daha iyidir. Burada, işinize fayda sağlayacak ihtiyacınız olan diğer tüm ayrıntıları size sağlayabilirler.

Ancak, misafir formu ayrıntılarının müşteri randevu almayı tamamladıktan sonra geldiğinden emin olun. Aksi takdirde, dikkat dağıtıcı olabilir ve sonunda rezervasyonu kaybedersiniz.

5. Rezervasyon Faturası ve Online Ödeme Seçeneklerini Ayarlama

Rezervasyon faturası, müşterilere hizmet veya ürünün ayrıntılarını ve ne kadar tutacağını sağlar. Var:

• İşletme Logosu
• Adres
• Rezervasyon Kimliği
• Tarih Oluşturuldu
• Randevu tarihi
• Eşyalar
• Oranlar ve tutarlar
• Ödeme detayları
• İptal politikası

Rezervasyon sırasında herhangi bir karışıklığı önlemek için hüküm ve koşulları eklediğinizden emin olun. Ayrıca, bir iptal politikası da ekleyin. Örneğin, çoğu işletme bir rezervasyonu iptal etmek için belirli bir süre sağlar. Bundan sonra müşteriler belirli bir miktar öderler.

Rezervasyonları hesaba katmanın bir yolu, kesin ayrıntılara sahip bir arka uç sistemi oluşturmaktır. Rezervasyonları kontrol etmek için kullanırsınız:

• Ayrılmış
• Beklemede
• Tamamen ödendi
• Ödenen depozito
• Bekliyorum
• İptal Edildi

Bundan sonra, kabul ettiğiniz çevrimiçi ödeme sistemlerini detaylandırabilirsiniz. Bazı çevrimiçi ödeme sistemleri küreseldir ve farklı para birimlerini kabul eder. Ancak, seçim yapmadan önce konumunuzu ve müşterilerinizin nerede olduğunu not etmelisiniz.

Rezervasyonun tam ödeme mi yoksa sadece depozito mu olduğunu belirtin ve vergi gibi diğer önemli bilgileri not edin. Daha sonra tüm bu ödeme seçeneklerini web sitenize bağlamaya devam edebilirsiniz. Widget’lar sayesinde müşteriler rezervasyon sistemini kullanmayı ve ödeme yapmayı daha kolay buluyor.

6. Otomatik Müşteri İletişimi

Yüzlerce rezervasyon söz konusu olduğunda, her müşteriyle iletişime geçmek ve rezervasyonları takip etmeye çalışmak stresli hale gelir. Ancak rezervasyon sistemleri, e-posta veya metin kullanarak otomatik iletişim kurmanızı kolaylaştırır.

Bir rezervasyon sistemi kurarken bir diğer önemli adım da otomatik müşteri iletişimidir. Müşteriler, rezervasyonları gerçekleştiğinde bildirim alırlar. Ayrıca, günler yaklaştıkça e-posta veya metin kullanarak hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz.

Otomasyon size şu konularda yardımcı olur:

• Onaylar
• Makbuzlar
• Takdir
• Hatırlatmalar
• Personel projeleri

Otomasyon müşterileri mutlu etmek için iyi çalışsa da, personel için de bir rol oynar. Bildirim şeklinde hatırlatıcılar oluşturabilirsiniz. Belirli rezervasyonlar yaklaştığında personel bir hatırlatma alır. Personel toplantıları ve ofisler arası mesajlaşma ayarlayabilirsiniz.

Aynı zamanda, müşterilerin iptallerin ne zaman kabul edilebilir olduğunu not etmelerine yardımcı olur. Ayrıca, bildirimler rezervasyonların ne zaman yeniden planlanacağını ve yeniden planlamanın başarılı olup olmadığını belirtir. Daha sonra müşteriye önermek için yeni randevu tarihleri gibi önemli bilgileri seçmeye devam edebilirsiniz.

7. Önemli Dokümantasyon

İşletmenin gelişmesi için belirli belgeler gereklidir. Örneğin, belirli prosedürlerin gerçekleştirilebilmesi için hastaların feragat etmesi şarttır. Süreci daha az sıkıcı hale getirmek ve kağıt kullanımından kaçınmak için, çevrimiçi bir rezervasyon sistemi kurmak artık feragat formlarını da içeriyor.

En iyi rezervasyon sistemleri, işletmenin rezervasyonu tamamlamadan önce ihtiyaç duyduğu tüm bu önemli belgeler için şablonlara sahiptir. Bir şablon kullanarak çevrimiçi bir feragatname oluşturabilir ve gerekli tüm bilgileri doldurabilirsiniz.

Feragatnamede veya diğer önemli belgelermüşterinin düzenleyebileceği ve doldurabileceği alanlardır. Feragat veya ek belgenin ne anlama geldiğine ve neden mevcut olduğuna dair kısa bir açıklama yer almaktadır. Bu tür belgelerin, müşterinin bunları sunması gereken bir zaman sınırı vardır. Şablonu tamamladıktan sonra, müşteri süreci tamamlayarak devam edebilir.

8. Personel Yetkilendirme

Bir online rezervasyon sistemi kurarken, personelinizin uygun yetkilendirmeye ihtiyacı olduğunu unutmayın. Sisteme erişen tek kişi siz olmayacağınız için, en iyisi personel hesaplarınızı ayarlamaktır. Ekibiniz arasında rezervasyonlardan kimin sorumlu olduğunu belirleyin ve onlarla başlayın. O zaman müsait olmamaları ihtimaline karşı listede başkaları da olsun.

Çoğu sistem yeni kullanıcı hesapları için sekmeler sağlar. Sadece bir hesaba mı yoksa daha fazlasına mı ihtiyacınız olduğunu kontrol edin. Her hesap, izin seviyelerini değiştirerek geleneksel olarak ayarlanan erişim açısından belirli sınırlara sahip olabilir. İzinler, oluşturucu olarak belirli bir kullanıcının erişmesini istemediğiniz sistemin tüm bölümlerini kaldırmanıza olanak tanır.

Örneğin, ödeme bilgileri sadece sizin ve finans departmanının görmesi içindir. Bu nedenle, başka hiçbir personelin bu bilgileri görmesine izin verilmez. Ayrıca, belirli izinlere sahip iş ortakları için hesaplar eklersiniz.

9. Raporları Kurun

Ayrıntılı raporlara sahip olmak, iş analitiği konusunda size yardımcı olan operasyonun bir parçasıdır. Bu raporlar size işinizin nasıl gittiğini ve nelerin değişmesi gerektiğini gösterir. Ayarlayabileceğiniz rapor örnekleri şunlardır:

• Gelir
• Rezervasyonlar
• Satış
• Komisyonlar
• Ödeme

Raporlar mümkün olduğunca ayrıntılı veya kısa olabilir. Sistemler, ne istediğinize bağlı olarak değişen kapasitelere sahip şablonlara sahiptir. Ayrıca, personel erişimini sınırlandırarak bunlar için izinler ayarlayabilirsiniz.

10. Ek Destek Araçları

Bir çevrimiçi işletme sistemi kullanırken müşteri deneyimini daha da iyi hale getirebilecek destek araçları konusunda hiçbir sıkıntı yoktur. Ancak bu, bir zamanlama uygulaması oluştururken bir işletmeci olarak sizin için de çok önemli bir adımdır. Ödeme sistemleri ve rezervasyon portalları gibi ek araçlara sahip arama motorlarından yararlanabilirsiniz.

Ayrıca, sosyal medya platformlarını kullanarak reklam, faturalama ve hatta önemli bilgiler içeren haber bültenleri var. Tüm bunlara erişmek, çevrimiçi bir rezervasyon sistemi kurduktan sonra kullanıcı deneyiminizi geliştirir.

Sonuç Olarak

İnternet, randevu almak da dahil olmak üzere bir işletmenin belirli bölümlerinin sorunsuz çalışmasını sağlamaya devam ediyor. Artık bir müşterinin tek yapması gereken işletmenin web sitesine erişmek ve bir form doldurarak rezervasyon yapmaktır.

Genellikle form, hizmet veya ürünü sağlamak için ihtiyaç duyduğunuz belirli bilgileri gerektirir. Ayrıca, artık müşterilere çevrimiçi doldurmaları için misafir formları ve feragatnameler sağlayabilirsiniz.

Online rezervasyon sistemi kurmak ister misiniz?
Buraya tıklayın
daha fazlasını öğrenmek için.