10 простих кроків для створення системи онлайн-бронювання

Система онлайн-бронювання забезпечує безперебійну роботу вашого бізнесу. Але впровадження такої системи потребує часу та зусиль, щоб зробити все правильно. Кожен бізнес та його специфічні операції відрізняються, тому важливо не поспішати і зробити все правильно з першого разу.

Відверто кажучи, правильна система онлайн-бронювання для вашого бізнесу залежить від ваших унікальних бізнес-цілей і потреб. Наприклад, у якій сфері ви працюєте, і яка система є найкращою. Якщо ви займаєтеся турами та подорожами, вам потрібна інша система, ніж тим, хто бронює житло.

Після того, як ви знайдете відповідну систему бронювання, ви можете приступити до її налаштування. Але для початку варто розібратися в системі бронювання.

Що таке система онлайн-бронювання?

Система онлайн-бронювання використовує спеціальне програмне забезпечення, яке дозволяє потенційним клієнтам бронювати певні товари чи послуги. Більшість з них використовують віджети, щоб підключити ваш сайт до платформи і зробити його доступним для всіх гостей. Або ж це може бути спосіб ефективніше організувати свій бізнес і співробітників.

Така система багато в чому рятує ваш бізнес. Можливо, ви роздумуєте над тим, заради чого вся ця метушня, але правда полягає в тому, що це економить вам купу часу, енергії та грошей. Пройшли ті часи, коли сортування зустрічей забирало половину вашого дорогоцінного часу. Нижче наведено лише деякі з переваг, на які ви можете розраховувати, створивши систему онлайн-бронювання для свого бізнесу.

Переваги наявності системи онлайн-бронювання

1. Операції 24/7

Раніше бронювання зустрічей означало дзвінок або візит до компанії в робочий час. Але тепер все може змінитися завдяки цілодобовому доступу до інтернету. Все, що потрібно зробити вашим клієнтам – це зайти на ваш сайт, і вони зможуть здійснювати бронювання в будь-яку годину доби.

2. Підвищення інформаційної безпеки

Системи онлайн-бронювання зберігають контент у хмарі або за допомогою іншого, більш складного програмного забезпечення. Це гарантує вашу безпеку, оскільки ніхто не зможе отримати до нього доступ. Тепер вам не доведеться турбуватися про те, що хтось отримає доступ до вашого робочого столу, щоб перевірити важливу інформацію про клієнта. Доступ до нього мають лише ті, хто має певні дані для входу.

3. Заощаджує час

Отримати інформацію для клієнтів тепер означає мати під рукою бланк або заповнити його на комп’ютері. Це не тільки виснажливий процес, але й займає багато часу. Все змінюється, коли клієнту доводиться самостійно заповнювати інформацію у формі бронювання. Зараз у вас є час перевірити інформацію та спланувати її відповідно до неї.

4. Покращує клієнтський досвід

Наявність активної та добре налаштованої системи онлайн-бронювання робить клієнтський досвід більш незабутнім. Наприклад, після бронювання клієнти можуть отримувати миттєві сповіщення. Ці сповіщення підтверджують бронювання, оплату, а також дякують клієнту за його бізнес. Таке миттєве задоволення створює тривалі спогади у клієнтів і може бути налаштоване в додатку для планування.

5. Покращує організацію

Організовані зустрічі покращують бізнес у багатьох відношеннях. Тепер ваші співробітники відчувають мотивацію до роботи, оскільки все в порядку. Вони можуть краще підготуватися до майбутніх замовлень. У той же час, ви можете відзначити важливу інформацію, таку як:

• Кількість бронювань або зустрічей
• Кількість скасувань
• Номер перенесено
• Скільки повних або часткових платежів
• Скільки людей сплатили внесок

Кроки по налаштуванню системи онлайн-бронювання Bookafy

1. Заповніть інформацію про бізнес

Кожна система потребує точної бізнес-інформації, щоб працювати бездоганно. Отже, перший крок – це заповнення та налаштування інформації про ваш бізнес. Як власник бізнесу, ви починаєте з того, що створення облікового запису з такими важливими деталями, як години роботи, місцезнаходження та часовий пояс, робочі мови та прийнятна валюта.

Більшість онлайн-систем мають меню, яке допоможе вам орієнтуватися в розділі під час заповнення цієї важливої інформації. Тож почніть створювати систему онлайн-бронювання, заповнивши назву компанії та обравши первинну та вторинну галузі. Додайте такі деталі, як місцезнаходження, контактний номер та місце розташування.

Потім введіть прийнятну валюту або валюти, якщо ви берете більше однієї. Також виберіть мови, якими ви віддаєте перевагу. Корисно бути багатомовним, оскільки це урізноманітнює вашу клієнтуру. За бажанням, ви можете налаштувати кожен крок відповідно до певних специфікацій, якщо це необхідно.

Нарешті, заповніть зазначену інформацію про бізнес, наприклад, коли ви відкриті та ваші робочі години. Вкажіть дні, коли ви закриваєте бізнес, якщо такі є.

2. Ввести співробітників, продукти та послуги

Після заповнення інформації про ваш бізнес під час налаштування системи онлайн-бронювання, тепер вам потрібно ввести інформацію про ваших співробітників і про те, які послуги або продукти ви надаєте. Перевірте розділ залежно від системи і почніть із заповнення профілів співробітників.

Наприклад, система запису до клініки повинна включати лікарів, фармацевтів, медсестер та інших співробітників. Обов’язково деталізуйте кожне введення, щоб полегшити клієнтам бронювання зустрічей. Зокрема, ви повинні вказати різні галузі, в яких спеціалізується кожен лікар, а також доступні години прийому.

Зазвичай ви помічаєте, що всі імена розташовані в алфавітному порядку і вказують на дні, коли лікарі приймають, та вільні часові інтервали. Також ви можете додати інформацію про час і дні, коли ви не працюєте.

У розділі “Послуги та продукти” подивіться, як заповнити різні категорії. Категорії варіюються залежно від продуктів і послуг, які ви надаєте у своєму бізнесі. Але спробуйте ввести їх усі, щоб надати клієнтам різноманітність. Також ви можете додати фотографії для кращої деталізації.

Зазвичай, продукти та послуги повинні супроводжуватися такою інформацією, як ціна, розмір та рекомендований користувач. Таким чином, клієнти переходять безпосередньо до потрібних їм товарів чи послуг, не витрачаючи час на пошук. Не забудьте також детально описати будь-які пропозиції або акції, які можуть заінтригувати ваших клієнтів, що з’являться найближчим часом.

3. Персоналізація сторінки бронювання

Кожна сторінка бронювання, яку ви створюєте, повинна відповідати вашому бізнес-бренду. Якщо ні, клієнтам може бути важко асоціювати ці два поняття. Це крок, який в основному підпадає під розділ макета системи бронювання для вашої сторінки. Додайте логотип вашого бізнесу і переконайтеся, що його колір відповідає вашому бренду.

Крім того, ви можете ввести зображення банера та кілька ключових слів, які легко асоціюються з вашим бізнесом. Ви також можете налаштувати відображення сторінки у вигляді віджету на вашому веб-сайті. Тепер клієнти натискають на нього і переходять до системи, щоб призначити зустріч. Також не забудьте вказати, коли певні продукти та послуги недоступні або відсутні на складі.

4. Додати форму бронювання

Кожна система бронювання надає потенційним клієнтам форму бронювання, в якій вони можуть детально описати, які послуги або продукти їм подобаються. Ви повинні налаштувати цю форму бронювання відповідно до вашого бізнесу. Наприклад, зверніть увагу, чи потрібно клієнтам заповнювати свої анкети:

• Імена
• Вік
• Електронна пошта
• Місцезнаходження
• Контактний номер
• Адреса
• Інша важлива інформація

Налаштовуючи систему бронювання, вкажіть, які з цих важливих полів повинен заповнити кожен клієнт. Найкраще тримати їх не більше 3, щоб заощадити час. У більшості систем є опція гостьової форми, якщо вам потрібно зібрати більше інформації про клієнта.

Насправді, краще зробити форму бронювання короткою і перенаправляти клієнта на гостьову форму, якщо ви хочете отримати більше інформації. Тут вони можуть надати вам будь-яку іншу необхідну інформацію, яка принесе користь вашому бізнесу.

Однак переконайтеся, що дані гостьової форми надходять після того, як клієнт завершить бронювання зустрічі. Інакше це може відволікати, і ви можете втратити бронювання.

5. Налаштуйте рахунок-фактуру для бронювання та варіанти оплати онлайн

Рахунок-фактура надає клієнтам детальну інформацію про послугу або продукт і його вартість. Так і є:

• Логотип компанії
• Адреса
• Ідентифікатор бронювання
• Дата створення
• Дата призначення
• Елементи
• Ставки та суми
• Реквізити для оплати
• Політика ануляції

Обов’язково включіть умови та положення, щоб уникнути плутанини при бронюванні. Також включіть політику скасування. Наприклад, більшість компаній надають певний термін для скасування бронювання. Після цього клієнти сплачують певну суму.

Одним із способів обліку бронювань є створення внутрішньої системи з точними деталями. Ви використовуєте його, щоб перевірити наявні бронювання:

• Зарезервовано
• На розгляді
• Сплачено повністю
• Депозит сплачено
• Чекаю.
• Скасовано.

Після цього ви можете деталізувати системи онлайн-платежів, які ви приймаєте. Деякі системи онлайн-платежів є глобальними і приймають різні валюти. Однак, перш ніж обирати, ви повинні врахувати своє місцезнаходження і те, де знаходяться ваші клієнти.

Вкажіть, чи є бронювання повною оплатою або тільки передоплатою, і зверніть увагу на іншу важливу інформацію, таку як податки. Після цього ви можете підключити всі ці способи оплати до вашого сайту. За допомогою віджетів клієнтам легше користуватися системою бронювання та здійснювати платежі.

6. Автоматизований контакт з клієнтами

Маючи сотні замовлень, стає стресовим зв’язуватися з кожним клієнтом і намагатися відстежувати бронювання. Однак системи бронювання спрощують вам використання автоматизованого контакту за допомогою електронної пошти або текстів.

Ще одним важливим кроком при створенні системи бронювання є автоматизований контакт з клієнтами. Клієнти отримують сповіщення, коли їхні бронювання пройшли. Крім того, ви можете налаштувати нагадування по мірі наближення днів за допомогою електронної пошти або смс.

У цьому вам допоможе автоматизація:

• Підтвердження
• Квитанції
• Вдячність
• Нагадування
• Кадрові проекти

Хоча автоматизація добре працює для того, щоб клієнти залишалися задоволеними, вона також відіграє певну роль для персоналу. Ви можете створювати нагадування у вигляді сповіщень. Персонал отримує нагадування про наближення певних замовлень. Ви можете налаштовувати наради співробітників і обмін повідомленнями між офісами.

Водночас, це допомагає клієнтам відмітити, коли скасування є прийнятним. Також у сповіщеннях вказується, коли потрібно перенести бронювання і чи було перенесення успішним. Потім ви можете перейти до вибору важливої інформації, наприклад, нових дат зустрічей, щоб запропонувати їх клієнту.

7. Важлива документація

Для процвітання бізнесу необхідні певні документи. Наприклад, перед проведенням певних процедур необхідно отримати згоду пацієнта. Щоб зробити процес менш нудним і уникнути використання паперових документів, система онлайн-бронювання тепер включає в себе форми відмови від послуг.

Найкращі системи бронювання мають шаблони для всіх цих важливих документів, які потрібні бізнесу перед завершенням бронювання. Ви можете створити онлайн-відмову за допомогою шаблону та заповнити всю необхідну інформацію.

Про відмову, або інші важливі документице поля, які клієнт може редагувати та заповнювати. До нього додається короткий опис того, що означає відмова або додатковий документ, і чому він потрібен. Такі документи мають строк, протягом якого замовник повинен їх подати. Заповнивши шаблон, клієнт може перейти до завершення процесу.

8. Авторизація персоналу

Налаштовуючи систему онлайн-бронювання, пам’ятайте, що ваші співробітники повинні мати відповідні повноваження. Оскільки ви не будете єдиною людиною, яка матиме доступ до системи, краще створити облікові записи для ваших співробітників. Визначте, хто у вашій команді відповідає за бронювання, і почніть з нього. Потім додайте до списку інших на випадок, якщо вони будуть недоступні.

У більшості систем передбачені вкладки для нових облікових записів користувачів. Перевірте, чи потрібен вам лише один обліковий запис або декілька. Кожен обліковий запис може мати певні обмеження щодо доступу, які зазвичай встановлюються шляхом зміни рівнів дозволів. Дозволи дозволяють вам, як розробнику, видаляти всі частини системи, до яких ви не хочете, щоб певний користувач мав доступ.

Наприклад, платіжні реквізити призначені лише для вас та фінансового відділу. Тому жоден інший співробітник не має права переглядати цю інформацію. Крім того, ви додаєте акаунти для бізнес-партнерів з певними правами доступу.

9. Налаштування звітів

Наявність детальних звітів – це частина роботи, яка допомагає вам у бізнес-аналітиці. Ці звіти показують, як бізнес розвивається і що потрібно змінити. Приклади звітів, які ви можете налаштувати, наведені нижче:

• Дохід
• Бронювання
• Продажі
• Комісії
• Оплата

Звіти можуть бути як детальними, так і короткими. Системи мають шаблони з різними можливостями, залежно від того, що ви хочете. Крім того, ви можете налаштувати для них права доступу, обмеживши доступ персоналу.

10. Додаткові інструменти підтримки

Не бракує інструментів підтримки, які можуть зробити досвід клієнтів ще кращим при використанні бізнес-системи в Інтернеті. Однак це також є важливим кроком для вас як бізнес-оператора при створенні додатку для планування. Ви можете скористатися перевагами пошукових систем, які мають додаткові інструменти, такі як платіжні системи та портали бронювання.

Крім того, є реклама в соціальних мережах, виставлення рахунків і навіть розсилки з важливою інформацією. Доступ до них покращує ваш користувацький досвід після налаштування системи онлайн-бронювання.

На закінчення

Інтернет продовжує сприяти безперебійному функціонуванню певних частин бізнесу, зокрема, призначенню зустрічей. Тепер все, що потрібно зробити клієнту – це зайти на сайт компанії та оформити бронювання, заповнивши форму.

Як правило, форма вимагає конкретної інформації, необхідної для надання послуги або продукту. Крім того, тепер ви можете надавати клієнтам гостьові форми та відмови від послуг, які можна заповнити онлайн.

Хочете налаштувати систему онлайн-бронювання?
Натисніть тут
щоб дізнатися більше.