10 bước đơn giản để thiết lập hệ thống đặt phòng trực tuyến
Một hệ thống đặt phòng trực tuyến giúp doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, việc triển khai một hệ thống như thế này cần có thời gian và nỗ lực để hoàn thiện. Mỗi doanh nghiệp và các hoạt động cụ thể của họ đều khác nhau, điều cần thiết là bạn phải dành thời gian và thực hiện ngay lần đầu tiên.
Thành thật mà nói, hệ thống đặt phòng trực tuyến phù hợp cho doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào các mục tiêu và nhu cầu kinh doanh riêng của bạn. Chẳng hạn, bạn đang kinh doanh lĩnh vực gì và hệ thống nào là tốt nhất. Nếu bạn thực hiện các chuyến tham quan và du lịch, bạn cần một hệ thống khác với việc ai đó đặt các tài sản cho thuê .
Sau khi xác định đúng hệ thống đặt trước , bạn có thể tiến hành thiết lập hệ thống đó. Nhưng, trước tiên, hãy bắt đầu bằng cách hiểu hệ thống đặt chỗ.
Hệ thống đặt phòng trực tuyến là gì?
Hệ thống đặt trước trực tuyến sử dụng phần mềm cụ thể cho phép khách hàng tiềm năng đặt một số sản phẩm hoặc dịch vụ. Hầu hết sử dụng các tiện ích để kết nối trang web của bạn với nền tảng và làm cho tất cả khách có thể truy cập được. Hoặc nó có thể là một cách để tổ chức doanh nghiệp và nhân viên của bạn hiệu quả hơn.
Một hệ thống như vậy tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách. Bạn có thể đang suy nghĩ về tất cả những gì ồn ào, nhưng sự thật là nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, năng lượng và tiền bạc. Đã qua rồi cái thời mà việc sắp xếp các cuộc hẹn chiếm một nửa thời gian quý báu của bạn. Dưới đây chỉ là một số lợi ích bạn có thể mong đợi khi thiết lập hệ thống đặt phòng trực tuyến cho doanh nghiệp của mình.
Lợi ích của việc có một hệ thống đặt phòng trực tuyến
1. Hoạt động 24/7
Trước đây, đặt lịch hẹn có nghĩa là gọi điện hoặc đến thăm doanh nghiệp trong giờ làm việc. Nhưng giờ đây, mọi thứ có thể khác nhờ internet luôn sẵn sàng 24/7. Tất cả những gì khách hàng của bạn cần làm là truy cập trang web của bạn và họ có thể đặt chỗ vào bất kỳ giờ nào trong ngày.
2. Tăng cường bảo mật thông tin
Hệ thống đặt phòng trực tuyến lưu trữ nội dung trên đám mây hoặc sử dụng phần mềm khác tinh vi hơn. Nó đảm bảo an toàn cho bạn vì không có người trái phép nào có thể truy cập nó. Giờ đây, bạn sẽ không phải lo lắng về việc có ai đó truy cập máy tính để bàn của mình để kiểm tra thông tin quan trọng của khách hàng. Chỉ những người có chi tiết đăng nhập cụ thể mới có thể truy cập nó.
3. Tiết kiệm thời gian
Thông tin thu thập cho khách hàng bây giờ có nghĩa là có sẵn biểu mẫu hoặc điền vào máy tính. Đây không chỉ là một quá trình tẻ nhạt mà còn chiếm rất nhiều thời gian. Tất cả điều đó thay đổi khi khách hàng phải tự điền thông tin vào mẫu đặt phòng. Thời gian của bạn bây giờ là để kiểm tra thông tin và lập kế hoạch cho phù hợp.
4. Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Có một hệ thống đặt phòng trực tuyến đang hoạt động và được tùy chỉnh tốt giúp trải nghiệm của khách hàng trở nên đáng nhớ hơn. Ví dụ, sau khi đặt phòng, khách hàng có thể nhận được thông báo ngay lập tức. Các thông báo này xác nhận đặt phòng, thanh toán và cũng cảm ơn khách hàng vì công việc kinh doanh của họ. Sự hài lòng tức thời như vậy tạo ra những ký ức lâu dài giữa các khách hàng và có thể được tùy chỉnh trên ứng dụng đặt lịch.
5. Cải thiện tổ chức
Các cuộc hẹn có tổ chức cải thiện công việc kinh doanh theo nhiều cách. Bây giờ, nhân viên của bạn cảm thấy có động lực để làm việc vì mọi thứ đều theo thứ tự. Họ có thể chuẩn bị tốt hơn cho các đặt phòng sắp tới. Đồng thời, bạn có thể lưu ý các thông tin quan trọng, chẳng hạn như:
- Số lượng đặt chỗ hoặc cuộc hẹn
- Số lần hủy
- số đã lên lịch lại
- Có bao nhiêu thanh toán toàn bộ hoặc một phần
- Có bao nhiêu người đã trả tiền đặt cọc
Các Bước Thiết Lập Hệ Thống Đặt Phòng Trực Tuyến Bookafy
1. Điền thông tin doanh nghiệp
Mọi hệ thống đều yêu cầu thông tin kinh doanh chính xác để hoạt động ở trạng thái tốt nhất. Vì vậy, bước một là điền và tùy chỉnh thông tin doanh nghiệp của bạn. Là chủ doanh nghiệp, bạn bắt đầu bằng tạo tài khoản với các chi tiết quan trọng như giờ làm việc, địa điểm và múi giờ, ngôn ngữ điều hành và đơn vị tiền tệ được chấp nhận.
Hầu hết các hệ thống trực tuyến đều có một menu giúp bạn điều hướng phần khi bạn điền thông tin quan trọng này. Vì vậy, hãy bắt đầu thiết lập hệ thống đặt chỗ trực tuyến bằng cách hoàn thành tên doanh nghiệp và chọn ngành công nghiệp chính và phụ. Thêm vào các chi tiết như vị trí, số liên lạc và vị trí.
Sau đó, nhập loại tiền hoặc loại tiền được chấp nhận nếu bạn lấy nhiều hơn một loại. Ngoài ra, chọn ra các ngôn ngữ bạn muốn sử dụng. Việc sử dụng đa ngôn ngữ sẽ giúp đa dạng hóa nhóm khách hàng của bạn. Theo tùy chọn, bạn có thể định cấu hình từng bước theo các thông số kỹ thuật nhất định nếu cần.
Cuối cùng, hoàn thành thông tin doanh nghiệp được chỉ định, chẳng hạn như thời gian bạn mở cửa và giờ làm việc của bạn. Liệt kê những ngày bạn đóng cửa doanh nghiệp, nếu có.
2. Đầu vào Nhân viên, Sản phẩm & Dịch vụ
Sau khi hoàn thành thông tin doanh nghiệp của bạn trong khi thiết lập hệ thống đặt phòng trực tuyến, bây giờ bạn phải nhập nhân viên của mình và những dịch vụ hoặc sản phẩm bạn cung cấp. Kiểm tra phần tùy thuộc vào hệ thống và bắt đầu bằng cách điền vào hồ sơ của nhân viên.
Chẳng hạn, hệ thống đặt phòng khám phải bao gồm bác sĩ, dược sĩ, y tá và các nhân viên khác. Đảm bảo chi tiết từng đầu vào để khách hàng đặt lịch hẹn dễ dàng hơn. Đặc biệt, bạn phải chỉ ra các lĩnh vực khác nhau mà mỗi bác sĩ chuyên về và số giờ làm việc.
Thông thường, bạn nhận thấy rằng tất cả các tên sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và cho biết ngày các bác sĩ làm việc và các khoảng thời gian có sẵn. Ngoài ra, bạn có thể bao gồm thông tin về thời gian và ngày nghỉ tập luyện.
Trong phần dịch vụ và sản phẩm, hãy xem nơi điền vào các danh mục khác nhau. Các danh mục khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp trong doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, hãy thử và nhập tất cả chúng để cung cấp cho khách hàng sự đa dạng. Ngoài ra, bạn có thể bao gồm hình ảnh để chi tiết hơn.
Thông thường, các sản phẩm và dịch vụ phải đi kèm với các thông tin như giá cả, kích thước và người dùng được đề xuất. Bằng cách đó, khách hàng đi thẳng đến các sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cần mà không mất thời gian tìm kiếm. Ngoài ra, hãy nhớ nêu chi tiết mọi ưu đãi hoặc khuyến mãi sắp ra mắt có thể thu hút khách hàng của bạn.
3. Cá nhân hóa trang đặt chỗ
Mỗi trang đặt phòng bạn thiết lập phải phù hợp với thương hiệu kinh doanh của bạn. Nếu không, khách hàng có thể gặp khó khăn trong việc liên kết cả hai. Đó là một bước chủ yếu nằm trong phần bố cục hệ thống đặt trước cho trang của bạn. Bao gồm logo doanh nghiệp của bạn và đảm bảo màu sắc của nó phù hợp với thương hiệu của bạn.
Bên cạnh đó, bạn có thể nhập hình ảnh biểu ngữ và một số từ khóa dễ liên kết với doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể thiết lập để trang xuất hiện dưới dạng tiện ích con trên trang web của mình. Bây giờ khách hàng click vào đó và vào hệ thống để đặt lịch hẹn. Ngoài ra, hãy nhớ bao gồm thông tin chi tiết về thời điểm một số sản phẩm và dịch vụ không có sẵn hoặc hết hàng.
4. Thêm mẫu đặt phòng
Mọi hệ thống đặt phòng đều cung cấp cho khách hàng tiềm năng một mẫu đặt phòng để nêu chi tiết những dịch vụ hoặc sản phẩm họ thích. Bạn phải tùy chỉnh mẫu đăng ký này cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Chẳng hạn, lưu ý nếu khách hàng cần điền vào:
- tên
- Tuổi
- Vị trí
- Số liên lạc
- Địa chỉ
- Thông tin quan trọng khác
Khi thiết lập hệ thống đặt trước, hãy tiếp tục chỉ ra những trường quan trọng nào mà mọi khách hàng phải điền vào. Tốt nhất là giữ chúng ở mức tối đa là 3 để tiết kiệm thời gian. Hầu hết các hệ thống đều có tùy chọn biểu mẫu khách nếu bạn cần thu thập thêm thông tin về khách hàng.
Thành thật mà nói, tốt hơn hết là giữ cho biểu mẫu đặt phòng ngắn và hướng khách hàng đến biểu mẫu khách khi bạn muốn biết thêm chi tiết. Tại đây, họ có thể cung cấp cho bạn bất kỳ thông tin chi tiết nào khác mà bạn cần để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Tuy nhiên, hãy đảm bảo thông tin chi tiết về biểu mẫu của khách được cung cấp sau khi khách hàng hoàn tất việc đặt lịch hẹn. Nếu không, nó có thể gây mất tập trung và cuối cùng bạn sẽ mất lượt đặt trước.
5. Thiết lập hóa đơn đặt phòng & Tùy chọn thanh toán trực tuyến
Hóa đơn đặt phòng cung cấp cho khách hàng thông tin chi tiết về dịch vụ hoặc sản phẩm và chi phí. Nó có:
- Logo doanh nghiệp
- Địa chỉ
- ID đặt chỗ
- Ngày tạo
- Ngày hẹn
- Mặt hàng
- Tỷ lệ và số tiền
- chi tiết thanh toán
- Chính sách hủy
Hãy chắc chắn bao gồm các điều khoản và điều kiện để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào khi đặt phòng. Ngoài ra, bao gồm một chính sách hủy bỏ. Chẳng hạn, hầu hết các doanh nghiệp cung cấp một khoảng thời gian cụ thể để hủy đặt phòng. Sau đó, khách hàng phải trả một số tiền nhất định.
Một cách để giải thích cho các lượt đặt trước là tạo một hệ thống phụ trợ với các chi tiết chính xác. Bạn sử dụng nó để kiểm tra các đặt phòng đó là:
- Kín đáo
- Chưa giải quyết
- thanh toán đầy đủ
- Tiền gửi thanh toán
- Chờ
- Đã hủy
Sau đó, bạn có thể nêu chi tiết các hệ thống thanh toán trực tuyến mà bạn chấp nhận. Một số hệ thống thanh toán trực tuyến là toàn cầu và chấp nhận các loại tiền tệ khác nhau. Tuy nhiên, bạn phải lưu ý vị trí của bạn và khách hàng của bạn ở đâu trước khi lựa chọn.
Cho biết đặt phòng là thanh toán toàn bộ hay chỉ đặt cọc và lưu ý các thông tin quan trọng khác như thuế. Sau đó, bạn có thể tiến hành kết nối tất cả các tùy chọn thanh toán này với trang web của mình. Sử dụng các widget, khách hàng thấy việc sử dụng hệ thống đặt chỗ và thanh toán dễ dàng hơn.
6. Liên hệ khách hàng tự động
Với hàng trăm lượt đặt trước, việc liên hệ với mọi khách hàng và cố gắng theo dõi các lượt đặt trước trở nên căng thẳng. Tuy nhiên, hệ thống đặt trước giúp bạn sử dụng liên hệ tự động dễ dàng hơn bằng email hoặc tin nhắn văn bản.
Một bước quan trọng khác khi thiết lập hệ thống đặt phòng là tự động liên hệ với khách hàng. Khách hàng nhận được thông báo khi đặt chỗ của họ đã hoàn thành. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập lời nhắc khi ngày đến gần bằng email hoặc tin nhắn.
Tự động hóa giúp bạn:
- xác nhận
- Biên lai
- Sự đánh giá
- nhắc nhở
- dự án nhân viên
Mặc dù tự động hóa hoạt động tốt để giữ cho khách hàng hài lòng, nhưng chúng cũng đóng một vai trò quan trọng đối với nhân viên. Bạn có thể tạo lời nhắc ở dạng thông báo. Nhân viên nhận được lời nhắc khi một số đặt phòng gần đến. Bạn có thể thiết lập các cuộc họp nhân viên và nhắn tin liên văn phòng.
Đồng thời, nó giúp khách hàng lưu ý khi hủy bỏ được chấp nhận. Ngoài ra, các thông báo nêu rõ thời điểm lên lịch lại đặt chỗ và liệu việc lên lịch lại có thành công hay không. Sau đó, bạn có thể tiếp tục chọn ra những thông tin quan trọng như ngày hẹn mới để gợi ý cho khách hàng.
7. Tài liệu quan trọng
Một số tài liệu cần thiết để doanh nghiệp phát triển thịnh vượng. Ví dụ, phải có sự miễn trừ của bệnh nhân trước khi các thủ tục cụ thể có thể diễn ra. Để làm cho quy trình bớt tẻ nhạt và tránh sử dụng giấy tờ, việc thiết lập một hệ thống đặt phòng trực tuyến hiện bao gồm các biểu mẫu từ bỏ.
Các hệ thống đăng ký hàng đầu có các mẫu cho tất cả các tài liệu quan trọng này mà doanh nghiệp cần trước khi hoàn tất đăng ký. Bạn có thể thiết lập miễn trừ trực tuyến bằng cách sử dụng một mẫu và điền vào tất cả các thông tin cần thiết.
Trên từ bỏ, hoặc các tài liệu quan trọng khác, là những trường mà khách hàng có thể chỉnh sửa và điền vào. Bao gồm là một mô tả ngắn gọn về ý nghĩa của giấy từ bỏ hoặc tài liệu bổ sung và lý do tại sao nó xuất hiện. Những tài liệu như vậy có giới hạn thời gian mà khách hàng phải gửi chúng. Sau khi hoàn thành mẫu, khách hàng có thể tiếp tục hoàn tất quy trình.
8. Ủy quyền cho nhân viên
Khi bạn đang thiết lập một hệ thống đặt phòng trực tuyến, hãy nhớ rằng nhân viên của bạn cần được ủy quyền thích hợp. Vì bạn sẽ không phải là người duy nhất truy cập hệ thống, nên tốt nhất bạn nên thiết lập tài khoản nhân viên của mình. Chọn ra ai trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm đặt trước và bắt đầu với họ. Sau đó, có những người khác trong danh sách trong trường hợp họ không có sẵn.
Hầu hết các hệ thống cung cấp các tab cho tài khoản người dùng mới. Kiểm tra xem bạn chỉ cần một tài khoản hay nhiều hơn. Mỗi tài khoản có thể có các giới hạn nhất định về quyền truy cập được thiết lập theo thông lệ bằng cách thay đổi các cấp độ của quyền. Quyền cho phép bạn với tư cách là người tạo xóa tất cả các phần của hệ thống mà bạn không muốn một người dùng cụ thể truy cập.
Chẳng hạn, chi tiết thanh toán chỉ dành cho bạn và bộ phận tài chính. Do đó, không có nhân viên nào khác được phép xem thông tin này. Ngoài ra, bạn bao gồm các tài khoản dành cho đối tác kinh doanh với các quyền cụ thể.
9. Thiết lập báo cáo
Có báo cáo chi tiết là một phần của hoạt động, giúp bạn phân tích kinh doanh. Các báo cáo này cho bạn thấy doanh nghiệp đang hoạt động bình thường như thế nào và những gì cần thay đổi. Ví dụ về các báo cáo bạn có thể thiết lập là:
- Thu nhập
- Đặt trước
- Việc bán hàng
- hoa hồng
- Sự chi trả
Các báo cáo có thể càng chi tiết hoặc ngắn gọn càng tốt. Các hệ thống có các mẫu với dung lượng khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn muốn. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập quyền cho họ, hạn chế quyền truy cập của nhân viên.
10. Công cụ hỗ trợ bổ sung
Không thiếu những công cụ hỗ trợ có thể giúp trải nghiệm của khách hàng tốt hơn khi sử dụng hệ thống kinh doanh trực tuyến. Tuy nhiên, đây cũng là một bước quan trọng đối với bạn với tư cách là nhà điều hành doanh nghiệp khi tạo ứng dụng lập lịch biểu. Bạn có thể tận dụng các công cụ tìm kiếm có các công cụ bổ sung như hệ thống thanh toán và cổng đặt phòng.
Bên cạnh đó, còn có quảng cáo sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội, hóa đơn và thậm chí cả các bản tin có thông tin quan trọng. Truy cập tất cả chúng sẽ cải thiện trải nghiệm người dùng của bạn sau khi thiết lập hệ thống đặt phòng trực tuyến.
Tóm lại là
Internet tiếp tục làm cho một số bộ phận của doanh nghiệp hoạt động trơn tru, bao gồm cả việc đặt lịch hẹn. Giờ đây, tất cả những gì khách hàng phải làm là truy cập trang web của doanh nghiệp và đặt chỗ bằng cách điền vào biểu mẫu.
Thông thường, biểu mẫu yêu cầu thông tin cụ thể mà bạn cần để cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm. Ngoài ra, giờ đây bạn có thể cung cấp cho khách hàng các biểu mẫu khách mời và giấy miễn trừ để điền trực tuyến.
Bạn muốn thiết lập một hệ thống đặt phòng trực tuyến? Nhấn vào đây để tìm hiểu thêm.