No heu de lluitar per crear un correu electrònic de recordatori amigable.
Un correu electrònic de recordatori és un mal necessari; no voleu apressar els vostres empleats/autònoms, no quan treballen amb tanta diligència per completar els projectes que heu assignat. Tanmateix, aquest termini també s’acosta ràpidament. Quan us trobeu en una situació com aquesta, haureu de mantenir-vos en contacte amb les persones que treballen per a vosaltres, per assegurar-vos que estan al lloc correcte i que s’està progressant.
Però escriure un correu electrònic de recordatori pot ser difícil; reunir alguna cosa que s’apressa a la natura però amb un to educat és una cosa complicada! De fet, fins i tot alguns empleats practiquen posar-se en contacte amb diversos experts i serveis com el servei d’escriptura de cursos , plataformes de màrqueting de continguts o alguns altres socis afiliats amb l’objectiu que els seus correus electrònics de recordatori quedin perfectament des del punt de vista gramatical i lèxic. Però hi ha un art que compartirem amb vosaltres: els correus electrònics de recordatori no han de ser una cosa temible per escriure i rebre.
Ser cortès
El primer que cal fer, sempre que intenteu escriure un recordatori amable, és ser educat. Per descomptat, això pot semblar obvi, però quan no us concentreu en com us trobeu, el vostre to pot ser fàcilment interpretat malament pel destinatari. Aneu amb compte amb com formuleu el vostre correu electrònic, de manera que us trobeu amb una conversa amigable i semblant a una conversa, en lloc d’una simple relació comercial amb el destinatari.
El més important, assegureu-vos de registrar-vos amb una declaració que impliqui que ningú té la culpa.
Suggereix que t’has perdut el seu correu electrònic o que, si s’han posat en contacte, el teu correu electrònic o el teu sistema de missatgeria no t’han informat. Suggereix que t’has perdut el seu correu electrònic o que, si s’han posat en contacte, el teu sistema de missatgeria o enviament de correu electrònic no t’ha informat.
. Quan utilitzeu declaracions com aquestes, recordeu a la persona de l’altre extrem que esteu registrant sense culpa i que no us sembla tan groller o impacient de cap manera. Per exemple:
Mantingueu el vostre missatge breu
En tots els propòsits d’escriure un correu electrònic de recordatori, cal que el missatge sigui breu. Ha de ser clar i concís i al punt, per assegurar-vos que no us sembla acusador, impacient, i també per minimitzar la possibilitat que interrompeu. Feu que el vostre missatge al destinatari sigui fàcil de llegir, i descobrireu que ells estaran molt més oberts a respondre-hi d’una manera ràpida i eficaç. Si no sabeu com fer-ho de la manera correcta, demaneu ajuda al redactor de l’assaig .
Mantenir un correu electrònic de recordatori breu és una gran part de semblar amable i útil, perquè segueix el format de conversa molt més de prop que un correu electrònic llarg i ampliat. Són difícils de mirar, i molt menys llegir i respondre-hi, i aquí estàs intentant ser professional amb la teva curiositat. També deixeu el missatge molt menys obert a la interpretació, i el destinatari no es preguntarà si esteu intentant donar a entendre alguna cosa sobre la seva pròpia conducta mitjançant l’enviament del correu electrònic. Tanmateix, aneu amb compte amb les vostres faltes gramaticals o ortogràfiques. Solen sortir més en un correu electrònic curt que en un llarg. Assegureu-vos d’utilitzar un corrector gramatical i no deixeu cap error al missatge.
Assegureu-vos que el destinatari sàpiga de què parleu
Alguna vegada has rebut un correu electrònic i has entès completament malament de què es preguntava? Alguna vegada has rebut missatges per algú que coneixes bé, però no tens ni idea de què et parlen? Passa molt més del que podríeu pensar, i heu d’assegurar-vos que no és una trampa en què també caigueu quan escriviu un correu electrònic de recordatori.
Amb tot, el context és el número u quan s’envia un correu electrònic de recordatori! Heu d’assegurar-vos que la persona que rep el correu electrònic sàpiga de què parleu i que pugui respondre ràpidament d’una manera que us mantingui al dia. Per tant, sigueu específics als vostres recordatoris i assegureu-vos que detalleu, encara que sigui breument, què us poseu en contacte per recordar-li a la persona. Si les tasques que heu assignat a la persona tenen un número, assegureu-vos de fer-ne referència.
Suggereix utilitzar una aplicació de programació
Una aplicació de programació pot ser d’ajuda real per a tots els col·laboradors d’un projecte, gràcies a les seves interfícies compartides i la capacitat de treballar col·lectivament en projectes allotjats o recolzats a través d’ells. Al correu electrònic de recordatori, si esteu intentant ser amable, és una bona idea que també us resulti útil, i suggerint una aplicació de programació per eliminar la necessitat de més recordatoris en el futur, ho aconseguireu fàcilment.
Assegureu-vos que sigui una aplicació de programació que us resulti útil. Una cosa com Bookafy, que a diferència d’altres aplicacions de programació del mercat, es pot utilitzar tant en navegador com en dispositius iOS i Android. Bookafy també ofereix tarifes de subscripció més baixes que aplicacions similars i és una bona opció per a les operacions més petites i amb menys recursos amb les quals podeu treballar. Bookafy també és una bona aplicació per utilitzar gràcies a la seva política d’atenció al client, que ofereix suport tant per telèfon com per correu electrònic, assegurant que els usuaris puguin contactar amb ells en tot moment per problemes.
Atreu-los l’atenció
Es pot perdre fàcilment un correu electrònic de recordatori, com hem assenyalat breument anteriorment, ja que hi ha una sensació d’urgència reduïda. Tot i que això no és necessàriament dolent, vol dir que heu de fer alguna cosa que cridi l’atenció del destinatari. Heu d’assegurar-vos que el vostre correu electrònic destaca , cosa que es pot aconseguir de diverses maneres.
Una línia d’assumpte enganxosa , algunes imatges cridaneres en obrir el missatge o fins i tot només un prefix “IMPORTANT” poden fer meravelles perquè algú presti atenció. Per descomptat, fins i tot quan us acosteu a captar l’atenció, heu de ser tan amable, així que intenteu que tots aquests intents siguin tan casuals com sigui possible.
Per descomptat, per intentar evitar que es perdi cap correu electrònic en el futur, assegureu-vos de demanar a tots els empleats/contractistes autònoms que ordenin la vostra adreça de correu electrònic al filtre “important”. Això vol dir que apareixerà a la seva safata d’entrada notificada per una estrella. També podeu demanar-los que utilitzin una carpeta relacionada amb la feina, que es revisa diàriament, per assegurar-vos que cap dels vostres correus electrònics es filtren a la casella “correu brossa”.