Nemusíte se snažit sestavit přátelský e-mail s připomínkou.
Připomínací e-mail je nutné zlo; nechcete své zaměstnance/pracovníky na volné noze popohánět, ne když tak pilně pracují na dokončení vámi zadaných projektů. Tento termín se však také rychle blíží. Když se dostanete do takové situace, budete muset být v kontaktu s lidmi, kteří pro vás pracují, abyste se ujistili, že jsou na správném místě a že se dělá pokrok.
Ale napsat e-mail s připomínkou může být těžké; sestavit něco, co bude spěchat, ale bude mít zdvořilý tón, je složité! Někteří zaměstnanci dokonce oslovují různé odborníky a služby, jako je služba psaní kurzovních prací, platformy pro obsahový marketing nebo jiné partnery, aby jejich upomínkové e-maily vypadaly perfektně z gramatického a lexikálního hlediska. Je v tom ale umění, o které se s vámi podělíme – e-maily s připomínkami nemusí být obávanou záležitostí, kterou je třeba psát a přijímat.
Buďte zdvořilí
Vždy, když se snažíte napsat přátelskou připomínku, je třeba být v první řadě zdvořilý. Samozřejmě se to může zdát samozřejmé, ale pokud se nesoustředíte na to, jak působíte, může si příjemce váš tón snadno vyložit špatně. Dávejte si pozor na to, jak formulujete svůj e-mail, abyste působili přátelsky a konverzačně, a ne jako někdo, kdo má s příjemcem jen obchodní vztah.
Hlavně se nezapomeňte přihlásit s prohlášením, které naznačuje, že nikdo není vinen.
Naznačte, že jste jejich e-mail přehlédli, nebo že pokud byli v kontaktu, váš e-mail nebo systém zasílání zpráv vás o tom neinformoval. Naznačte, že jste jejich e-mail přehlédli, nebo že pokud byli v kontaktu, váš systém pro zasílání zpráv nebo e-mailů vás o tom neinformoval.
. Když použijete takováto prohlášení, připomínáte osobě na druhé straně, že se hlásíte bez obviňování a v žádném případě nepůsobíte hrubě nebo netrpělivě. Například:
Udržujte svou zprávu krátkou
Při psaní e-mailové upomínky je třeba, aby zpráva byla krátká. Musí být jasná, stručná a výstižná, abyste nepůsobili obviňujícím a netrpělivým dojmem a abyste také minimalizovali možnost, že přerušujete. Udělejte svou zprávu pro příjemce snadno čitelnou a zjistíte, že na ni bude mnohem ochotnější sám rychle a efektivně reagovat. Pokud nevíte, jak to udělat správně, požádejte o pomoc autora eseje.
Krátký e-mail s připomínkou je důležitou součástí přátelského a vstřícného chování, protože mnohem přesněji dodržuje formát konverzace, než by tomu bylo v případě dlouhého a rozsáhlého e-mailu. Na ty se nedá ani podívat, natož je číst a reagovat na ně, a vy se tu snažíte být profesionální, pokud jde o vaši zvědavost. Také ponecháte zprávu mnohem méně otevřenou interpretaci a příjemce nebude přemýšlet, zda se odesláním e-mailu nesnažíte naznačit něco o jeho vlastním chování. Dávejte si však pozor na gramatické a pravopisné chyby. V krátkém e-mailu mají tendenci vyniknout více než v dlouhém. Nezapomeňte použít kontrolu gramatiky a nenechávejte ve zprávě žádné chyby.
Ujistěte se, že příjemce ví, o čem mluvíte
Už se vám někdy stalo, že jste obdrželi e-mail a vůbec jste nepochopili, na co se vás ptá? Už se vám někdy stalo, že vám napsal někdo, koho dobře znáte, ale nemáte ponětí, o čem mluví? Stává se to mnohem častěji, než si myslíte, a musíte si být jisti, že se do této pasti nedostanete i při psaní e-mailu s upomínkou.
Celkově vzato, kontext je při zasílání e-mailové upomínky na prvním místě! Musíte se ujistit, že osoba, která e-mail přijímá, ví, o čem mluvíte, a že dokáže rychle reagovat tak, abyste byli v obraze. Buďte proto při připomínání konkrétní a nezapomeňte uvést, byť stručně, co chcete dotyčnému připomenout. Pokud mají úkoly, které jste dané osobě přidělili, nějaké číslo, nezapomeňte na něj odkázat.
Navrhnout použití aplikace pro plánování
Aplikace pro plánování by mohla být skutečně užitečná pro všechny spolupracovníky na projektu díky sdíleným rozhraním a schopnosti pracovat společně na projektech, které jsou buď hostovány, nebo podporovány jejich prostřednictvím. Pokud se v e-mailu s upomínkou snažíte být přátelští, je dobré působit také vstřícně, a když navrhnete aplikaci pro plánování, která v budoucnu odstraní potřebu dalších upomínek, snadno toho dosáhnete.
Ujistěte se, že jde o aplikaci pro plánování, kterou sami považujete za užitečnou. Něco jako Bookafy, kterou lze na rozdíl od jiných plánovacích aplikací na trhu používat jak v prohlížeči, tak v zařízeních se systémy iOS a Android. Bookafy také nabízí nižší ceny předplatného než podobné aplikace a je dobrou volbou pro menší, méně vynalézavé provozy, se kterými můžete pracovat. Aplikaci Bookafy je dobré používat také díky jejímu zákaznickému servisu, který nabízí telefonickou i e-mailovou podporu, takže uživatelé se s ní mohou kdykoli spojit v případě problémů.
Upoutejte jejich pozornost
E-mail s připomínkou lze snadno přehlédnout, jak jsme stručně uvedli výše, protože se snižuje pocit naléhavosti. To sice není nutně špatně, ale znamená to, že musíte udělat něco, co příjemce zaujme. Musíte se ujistit, že váš e-mail vyniká, čehož lze dosáhnout různými způsoby.
Poutavý předmět, několik poutavých obrázků při otevření zprávy nebo dokonce jen předpona „DŮLEŽITÉ“ mohou udělat zázraky, abyste přiměli někoho věnovat pozornost. Samozřejmě i když se snažíte upoutat pozornost, musíte působit přátelsky, takže se snažte, aby všechny tyto pokusy byly co nejvíce neformální.
Samozřejmě, abyste se pokusili zabránit tomu, že vám v budoucnu nějaké e-maily uniknou, nezapomeňte požádat všechny zaměstnance nebo externí dodavatele, aby vaši e-mailovou adresu zařadili do filtru „důležité“. To znamená, že se objeví ve schránce s hvězdičkou. Můžete také požadovat, aby používali složku týkající se práce, která se denně kontroluje, abyste měli jistotu, že žádný z vašich e-mailů nebude odfiltrován do „spamu“.