Ne morate se mučiti da sastavite prijateljsku e-poštu s podsjetnikom.
E-pošta s podsjetnikom je nužno zlo; ne želite požurivati svoje zaposlenike/freelancere, ne kada tako marljivo rade na dovršavanju projekata koje ste zadužili. No, i taj se rok brzo približava. Kada se nađete u ovakvoj situaciji, morat ćete ostati u kontaktu s ljudima koji rade za vas, kako biste bili sigurni da su na pravom mjestu i da se napreduje.
Ali pisanje podsjetnika e-poštom može biti teško; sastaviti nešto što je žurno po prirodi, ali pristojno po tonu je komplicirana stvar! Zapravo, čak i neki zaposlenici prakticiraju obraćanje različitim stručnjacima i uslugama kao što su usluge pisanja kolegija , platforme za sadržajni marketing ili neki drugi affiliate partneri s ciljem da njihove e-poruke s podsjetnicima izgledaju savršeno s gramatičkog i leksičkog stajališta. Ali postoji umjetnost u tome koju ćemo podijeliti s vama – e-poruke s podsjetnicima ne moraju biti strašna stvar za pisanje i primanje.
Biti pristojan
Prva stvar koju trebate učiniti, kad god pokušavate napisati prijateljski podsjetnik, jest biti pristojan. Naravno, ovo se može činiti očiglednim, ali kada se ne koncentrirate na to kako naiđete, primatelj bi lako mogao pogrešno protumačiti vaš ton. Budite oprezni s načinom na koji formulirate svoju e-poštu kako biste s primateljem naišli na prijateljski nastrojenog i razgovornog, umjesto na nekoga u jednostavnom poslovnom odnosu.
Ono što je najvažnije, provjerite s izjavom koja implicira da nitko nije kriv.
Sugerirajte da ste propustili njihovu e-poštu ili da vas vaša e-pošta ili sustav za razmjenu poruka nisu obavijestili, ako su bili u kontaktu. Sugerirajte da ste propustili njihovu e-poštu ili da vas vaš sustav slanja poruka ili e-pošte nije obavijestio, ako su bili u kontaktu.
. Kada koristite izjave poput ovih, podsjećate osobu s druge strane da se prijavljujete bez krivnje i ni na koji način ne djelujete nepristojno ili nestrpljivo. Na primjer:
Neka vaša poruka bude kratka
U bilo koju svrhu pisanja e-pošte s podsjetnikom, poruka mora biti kratka. Mora biti jasan, koncizan i konkretan, kako ne biste ispali optužujući, nestrpljivi, te kako biste smanjili mogućnost da prekidate. Neka vaša poruka primatelju bude laka za čitanje i vidjet ćete da će oni sami biti mnogo otvoreniji da na nju odgovore na brz i učinkovit način. Ako ne znate kako to učiniti na pravi način – zamolite esejista za pomoć.
Održavanje kratke e-pošte s podsjetnikom velik je dio toga da izgledate prijateljski i od pomoći, jer prati format razgovora puno bolje nego duga i proširena e-poruka. Teško ih je čak i pogledati, a kamoli pročitati i na njih odgovoriti, a vi ovdje pokušavate biti profesionalni u vezi sa svojom znatiželjom. Također ostavljate poruku daleko manje otvorenom za tumačenje, a primatelj se neće pitati pokušavate li implicirati nešto o njihovom vlastitom ponašanju putem slanja e-pošte. Međutim, budite oprezni s gramatičkim ili pravopisnim pogreškama. Više se pojavljuju u kratkoj e-poruci nego u dugoj. Svakako koristite alat za provjeru gramatike i ne ostavljajte pogreške u svojoj poruci.
Pobrinite se da primatelj zna o čemu govorite
Jeste li ikada primili e-poruku i potpuno krivo razumjeli o čemu se u njoj traži? Je li vam ikada netko koga dobro poznajete poslao poruku, ali nemate pojma o čemu priča? Događa se puno više nego što mislite i morate biti sigurni da to nije zamka u koju također upadate kada pišete e-poruku podsjetnika.
Sve u svemu, kontekst je broj jedan kada šaljete podsjetnik e-poštom! Morate osigurati da osoba koja prima e-poštu zna o čemu govorite i da može brzo odgovoriti na način koji vas drži u toku. Dakle, budite precizni u svojim podsjetnicima i pobrinite se da detaljno opišete, iako ukratko, o čemu kontaktirate da biste osobu podsjetili. Ako zadaci koje ste dodijelili osobi imaju broj, svakako ga navedite.
Predložite korištenje aplikacije za zakazivanje
Aplikacija za planiranje mogla bi biti od stvarne pomoći svim suradnicima na projektu, zahvaljujući njihovim zajedničkim sučeljima i mogućnosti zajedničkog rada na projektima koji se hostiraju ili podržavaju preko njih. U svojoj e-poruci podsjetnika, ako pokušavate biti prijateljski nastrojeni, bilo bi dobro da također budete korisni, a to ćete lako postići ako predložite aplikaciju za zakazivanje kako biste uklonili potrebu za daljnjim podsjetnicima u budućnosti.
Provjerite je li to aplikacija za zakazivanje koju i sami smatrate korisnom. Nešto poput Bookafyja, koji se, za razliku od drugih aplikacija za zakazivanje na tržištu, može koristiti i u pregledniku i na iOS i Android uređajima. Bookafy također nudi niže stope pretplate od sličnih aplikacija i dobar je izbor za manje, manje snalažljive operacije s kojima možda radite. Bookafy je također dobra aplikacija za korištenje zahvaljujući svojoj politici korisničke službe, koja nudi podršku telefonom i e-poštom, osiguravajući da ih korisnici mogu kontaktirati u svakom trenutku u vezi s problemima.
Privucite njihovu pozornost
E-pošta podsjetnika može se lako propustiti, kao što smo ukratko napomenuli gore, jer postoji smanjeni osjećaj hitnosti. Iako to nije nužno loše, to znači da morate učiniti nešto što će privući pažnju primatelja. Morate se pobrinuti da se vaša e-pošta ističe , što se može postići na razne načine.
Privlačan redak predmeta , neke privlačne slike pri otvaranju poruke ili čak samo prefiks ‘VAŽNO’ mogu učiniti čuda kako bi netko obratio pozornost. Naravno, čak i kada pristupate privlačenju pozornosti, morate djelovati prijateljski, pa pokušajte da svi ti pokušaji budu što ležerniji.
Naravno, kako biste pokušali spriječiti propuštanje bilo koje e-pošte u budućnosti, svakako zamolite sve zaposlenike/slobodne ugovaratelje da sortiraju vašu adresu e-pošte u filtar ‘važno’. To znači da će se pojaviti u njihovoj pristigloj pošti označeno zvjezdicom. Također možete zahtijevati od njih da koriste mapu vezanu uz posao, koja se provjerava na dnevnoj bazi, kako biste bili sigurni da nijedna vaša e-pošta neće biti filtrirana u okvir za neželjenu poštu.