U hoeft geen moeite te doen om een vriendelijke herinneringsmail samen te stellen.
Een herinneringsmail is een noodzakelijk kwaad; u wilt uw werknemers/freelancers niet opjagen, niet wanneer ze zo ijverig werken aan de projecten die u hebt toegewezen. Die termijn nadert echter ook snel. Als je in zo’n situatie terechtkomt, moet je contact houden met de mensen die voor je werken, om ervoor te zorgen dat ze op de juiste plaats zijn en dat er vooruitgang wordt geboekt.
Maar het schrijven van een herinneringsmail kan moeilijk zijn; iets samenstellen dat haastig van aard is maar beleefd van toon is een ingewikkelde zaak! Sommige werknemers doen zelfs een beroep op verschillende deskundigen en diensten zoals een cursuswerkdienst, contentmarketingplatforms of andere affiliate partners om ervoor te zorgen dat hun herinneringsmails er grammaticaal en lexicaal perfect uitzien. Maar er zit een kunst in die we met u gaan delen – herinneringsmails hoeven niet zo vreselijk vervelend te zijn om te schrijven en te ontvangen.
Wees beleefd.
Het eerste wat je moet doen, wanneer je probeert een vriendelijke herinnering te schrijven, is beleefd zijn. Dit lijkt natuurlijk vanzelfsprekend, maar als u zich niet concentreert op hoe u overkomt, kan uw toon gemakkelijk verkeerd worden opgevat door de ontvanger. Wees voorzichtig met hoe u uw e-mail formuleert, zodat u vriendelijk en conversationeel overkomt, in plaats van iemand in een eenvoudige zakelijke relatie met de ontvanger.
Het belangrijkste is dat je een verklaring aflegt dat niemand schuld heeft.
Suggereer dat u hun e-mail heeft gemist, of dat als ze contact hebben gehad, uw e-mail- of berichtensysteem u niet op de hoogte heeft gebracht. Suggereer dat hun e-mail door u is gemist, of dat als ze contact hebben gehad, uw berichten- of e-mailsysteem u niet op de hoogte heeft gebracht.
. Wanneer u dergelijke uitspraken doet, herinnert u de persoon aan de andere kant eraan dat u zonder schuldgevoel incheckt, en dat u niet onbeleefd of ongeduldig overkomt. Bijvoorbeeld:
Houd uw bericht kort
In alle gevallen waarin u een herinneringse-mail schrijft, moet u uw boodschap kort houden. Het moet duidelijk, beknopt en to the point zijn, zodat u niet beschuldigend of ongeduldig overkomt en de kans dat u onderbreekt zo klein mogelijk wordt gemaakt. Maak uw boodschap aan de ontvanger gemakkelijk door te lezen, en u zult merken dat zij veel meer openstaan om er zelf snel en doeltreffend op te reageren. Als je niet weet hoe het op de juiste manier moet – vraag de essayschrijver om hulp.
Een herinneringsmail kort houden is een belangrijk onderdeel van het vriendelijk en behulpzaam overkomen, omdat het de gespreksvorm veel beter volgt dan een lange en uitgebreide e-mail ooit zou doen. Die zijn moeilijk om naar te kijken, laat staan te lezen en op te reageren, en je probeert hier professioneel met je nieuwsgierigheid om te gaan. Je laat de boodschap ook veel minder open voor interpretatie, en de ontvanger zal zich niet afvragen of je met het versturen van de e-mail iets probeert te impliceren over zijn eigen gedrag. Wees echter voorzichtig met je grammatica of spelfouten. Ze springen er meer uit in een korte e-mail dan in een lange. Gebruik een grammaticacontrole en laat geen fouten in je bericht staan.
Zorg ervoor dat de ontvanger weet waar je het over hebt.
Heb je ooit een e-mail ontvangen en helemaal verkeerd begrepen waar het over ging? Ben je ooit gemaild door iemand die je goed kent, maar geen idee hebt waar ze het over hebben? Het gebeurt veel vaker dan u denkt, en u moet er zeker van zijn dat u er niet in trapt wanneer u een herinneringsmail schrijft.
Al met al is context nummer één bij het versturen van een herinneringsmail! Je moet ervoor zorgen dat de persoon die de e-mail ontvangt, weet waar je het over hebt, en dat hij snel kan reageren op een manier die jou op de hoogte houdt. Wees dus specifiek in uw herinneringen, en zorg ervoor dat u, zij het kort, aangeeft waarover u contact opneemt. Als de taken die u de persoon hebt toegewezen een nummer hebben, moet u daarnaar verwijzen.
Suggereer het gebruik van een Scheduling App
Een planningsapplicatie kan een echte hulp zijn voor alle medewerkers aan een project, dankzij hun gedeelde interfaces en de mogelijkheid om collectief te werken aan projecten die via hen worden gehost of ondersteund. Als u in uw herinneringsmail vriendelijk probeert te zijn, is het een goed idee om ook behulpzaam over te komen, en door een agenda-app voor te stellen om verdere herinneringen in de toekomst overbodig te maken, bereikt u dit gemakkelijk.
Zorg ervoor dat het een planningsapp is die je zelf nuttig vindt. Zoiets als Bookafy, dat in tegenstelling tot andere planningsapps op de markt zowel in de browser als op iOS- en Android-apparaten kan worden gebruikt. Bookafy biedt ook lagere abonnementstarieven dan vergelijkbare apps, en is een goede keuze voor de kleinere, minder vindingrijke operaties waarmee u misschien werkt. Bookafy is ook een goede app om te gebruiken dankzij de klantenservice, die zowel telefonische als e-mailondersteuning biedt, zodat gebruikers hen te allen tijde kunnen bereiken met betrekking tot problemen.
Pak hun aandacht
Een herinneringsmail kan gemakkelijk worden gemist, zoals we hierboven kort hebben opgemerkt, omdat er een verminderd gevoel van urgentie is. Hoewel dit niet noodzakelijk een slechte zaak is, betekent het wel dat je iets moet doen dat de aandacht van de ontvanger trekt. U moet ervoor zorgen dat uw e-mail opvalt, en dat kan op verschillende manieren.
Een pakkende onderwerpregel, enkele in het oog springende afbeeldingen bij het openen van het bericht, of zelfs alleen maar een ‘BELANGRIJK’ voorvoegsel kan wonderen doen om iemand op te laten letten. Natuurlijk moet je ook bij het benaderen van een aandachtstrekker vriendelijk overkomen, dus probeer al deze pogingen zo ongedwongen mogelijk te houden.
Om te voorkomen dat u in de toekomst e-mails mist, moet u natuurlijk alle werknemers/freelancers vragen om uw e-mailadres in het “belangrijke” filter te zetten. Dit betekent dat het in hun inbox verschijnt met een sterretje. U zou hen ook kunnen verplichten een werkgerelateerde map te gebruiken, die dagelijks wordt gecontroleerd, om ervoor te zorgen dat geen van uw e-mails in de “spam”-box terechtkomen.