Sa ei pea vaeva nägema sõbraliku meeldetuletusmeili koostamisega.
Meeldetuletus on vajalik paha; te ei taha oma töötajaid/ vabakutselisi kiirustada, mitte siis, kui nad töötavad nii usinalt teie poolt määratud projektide lõpuleviimiseks. Kuid ka see tähtaeg läheneb kiiresti. Kui olete sellises olukorras, peate hoidma ühendust teie heaks töötavate inimestega, et tagada, et nad on õiges kohas ja et tehakse edusamme.
Kuid meeldetuletusmeili kirjutamine võib olla raske; koostada midagi, mis on oma olemuselt kiirustav, kuid toonilt viisakas, on keeruline asi! Tegelikult isegi mõned töötajad harjutavad erinevate ekspertide ja teenuste, näiteks kursusetööde kirjutamise teenuse, sisuturunduse platvormide või mõne muu partneri poole pöördumist eesmärgiga, et nende meeldetuletusmeilid näeksid grammatiliselt ja leksikaalselt ideaalselt välja. Kuid selles on üks kunst, mida me teiega jagame – meeldetuletusmeile ei pea olema hirmus asi, mida kirjutada ja vastu võtta.
Ole viisakas
Esimene asi, mida tuleb teha, kui püüate kirjutada sõbralikku meeldetuletust, on olla viisakas. Muidugi võib see tunduda ilmselge, kuid kui te ei keskendu sellele, kuidas te mõjute, võib vastuvõtja teie toonist kergesti valesti aru saada. Olge ettevaatlik, kuidas oma e-kirja sõnastada, et mõjuksite sõbralikult ja vestluslikult, mitte lihtsalt ärisuhetes olevana.
Kõige tähtsam on, et kontrollige kindlasti avaldust, mis viitab sellele, et keegi ei ole süüdi.
Paku välja, et nende e-kirjad jäid teile märkamata või et kui nad on ühendust võtnud, siis ei ole teie e-posti või sõnumsüsteem teid sellest teavitanud. Paku välja, et nende e-kirjad jäid teile märkamata või et kui nad on ühendust võtnud, siis ei ole teie sõnumite või e-kirjade edastamise süsteem teid sellest teavitanud.
. Kui kasutate selliseid avaldusi, tuletate te teisele inimesele meelde, et te kontrolliksite ilma süüdistusteta ja et te ei mõjuta teda mingil moel ebaviisakalt ega kannatamatuna. Näiteks:
Hoidke oma sõnum lühikeseks
Igasuguse meeldetuletusmeili kirjutamisel peate oma sõnumi lühikeseks hoidma. See peab olema selge, lühike ja täpne, et te ei mõjuks süüdistavalt, kannatamatuna ja et vähendada võimalust, et te katkestate. Tehke oma sõnum vastuvõtjale kergesti loetavaks ja te leiate, et nad on palju avatumad, et vastata sellele ise kiiresti ja tõhusalt. Kui te ei tea, kuidas seda õigesti teha – küsige abi essee kirjutajalt.
Meeldetuletuse lühikeseks pidamine on suur osa sõbraliku ja abivalmis olemisest, sest see järgib vestluse formaati palju täpsemalt kui pikk ja laiendatud e-kiri. Neid on raske isegi vaadata, rääkimata lugemisest ja vastamisest, ja sa üritad siin oma uudishimu professionaalselt väljendada. Samuti jätate sõnumi palju vähem tõlgendamisruumi ja saaja ei mõtle, kas püüate e-kirja saatmisega vihjata midagi tema enda käitumise kohta. Olge siiski ettevaatlik oma grammatika- või õigekirjavigadega. Nad kipuvad rohkem välja tulema lühikese e-kirja kui pika e-kirja puhul. Kasutage kindlasti grammatikakontrolliprogrammi ja ärge jätke oma sõnumisse vigu.
Veenduge, et vastuvõtja teab, millest te räägite
Kas olete kunagi saanud e-kirja ja saanud täiesti valesti aru, mida selles küsitakse? Kas olete kunagi saanud sõnumeid, mida keegi, keda tunnete hästi, kuid kellel pole aimugi, millest ta räägib? Seda juhtub palju rohkem, kui te arvate, ja te peate olema kindel, et see ei ole lõks, millesse te ka meeldetuletusmeili kirjutamisel langete.
Kokkuvõttes on kontekst meeldetuletusmeili saatmisel number üks! Peate tagama, et e-kirja vastuvõtja teab, millest te räägite, ja et ta suudab kiiresti vastata nii, et te olete kursis. Seega olge oma meeldetuletustes konkreetsed ja veenduge, et te täpsustate, kuigi lühidalt, mida te isikule meelde tuletate. Kui inimesele määratud ülesannetel on number, siis viita sellele kindlasti.
Soovitan kasutada ajaplaneerimise rakendust
Ajaplaneerimisrakendus võib olla tõeline abimees kõigile projektis osalejatele, tänu nende ühistele kasutajaliideseile ja võimalusele töötada ühiselt projektidega, mida nad kas majutavad või toetavad. Kui püüate oma meeldetuletusmeilis olla sõbralik, siis on hea mõte mõjuda ka abivalmina ning soovitades ajakava rakendust, mis kaotab tulevikus vajaduse edasiste meeldetuletuste järele, saavutate selle hõlpsasti.
Veenduge, et see on ajakava rakendus, mida te ise peate kasulikuks. Midagi nagu Bookafy, mida erinevalt teistest turul olevatest ajakava rakendustest saab kasutada nii brauseris kui ka iOS- ja Android-seadmetes. Bookafy pakub ka madalamaid liitumistariife kui sarnased rakendused ja on hea valik väiksematele, vähem ressursimahukatele ettevõtetele, kellega te võib-olla töötate. Bookafy on hea rakendus ka tänu klienditeeninduspoliitikale, mis pakub nii telefoni- kui ka e-posti tuge, tagades, et kasutajad saavad neid probleemide korral alati kätte.
Haara nende tähelepanu
Nagu eespool lühidalt märgitud, võib meeldetuletus e-kiri kergesti vahele jääda, sest kiireloomulisuse tunne on vähenenud. Kuigi see ei ole tingimata halb, tähendab see siiski, et peate tegema midagi, mis tõmbab vastuvõtja tähelepanu. Peate tagama, et teie e-kiri paistaks silma, mida saab saavutada mitmel viisil.
Meeldejääv teemarida, mõned pilkupüüdvad pildid sõnumi avamisel või isegi lihtsalt eesliide “TÄHTIS” võivad teha imet, et panna kedagi tähelepanu pöörama. Loomulikult peate isegi siis, kui lähenete tähelepanu püüdmisele, mõjuma sõbralikult, seega püüdke hoida kõik need katsed võimalikult juhuslikena.
Loomulikult, et vältida e-kirjade vahelejäämist tulevikus, paluge kindlasti kõigil töötajatel / vabakutselistel töövõtjatel sorteerida oma e-posti aadress “tähtsa” filtrisse. See tähendab, et see ilmub nende postkasti, millest on teatatud tähega. Samuti võiksite nõuda, et nad kasutaksid tööga seotud kausta, mida kontrollitakse iga päev, et ükski teie e-kiri ei satuks rämpsposti kasti.