Sie müssen sich nicht abmühen, eine freundliche Erinnerungs-E-Mail zu verfassen.
Eine Erinnerungs-E-Mail ist ein notwendiges Übel; Sie wollen Ihre Mitarbeiter/Freelancer nicht hetzen, nicht wenn sie so fleißig an der Fertigstellung der von Ihnen zugewiesenen Projekte arbeiten. Doch auch dieser Termin rückt immer näher. Wenn Sie sich in einer solchen Situation befinden, müssen Sie mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben, um sicherzustellen, dass sie am richtigen Ort sind und Fortschritte gemacht werden.
Aber eine Erinnerungs-E-Mail zu schreiben, kann schwierig sein; etwas zu verfassen, das eilig ist, aber höflich im Ton, ist eine komplizierte Sache! Einige Mitarbeiter wenden sich sogar an verschiedene Experten und Dienste wie den Schreibservice für Kursarbeiten, Content-Marketing-Plattformen oder andere Partner mit dem Ziel, dass ihre Erinnerungs-E-Mails grammatikalisch und lexikalisch perfekt aussehen. Aber es gibt eine Kunst, die wir mit Ihnen teilen werden – Erinnerungs-E-Mails müssen nicht zwangsläufig eine gefürchtete Angelegenheit sein, die man schreibt und erhält.
Höflich sein
Wenn Sie versuchen, eine freundliche Mahnung zu schreiben, sollten Sie zunächst einmal höflich sein. Natürlich mag dies offensichtlich erscheinen, aber wenn Sie sich nicht darauf konzentrieren, wie Sie wirken, könnte Ihr Tonfall vom Empfänger leicht falsch verstanden werden. Achten Sie darauf, wie Sie Ihre E-Mail formulieren, damit Sie freundlich und konversationsähnlich wirken und nicht wie jemand, der nur eine Geschäftsbeziehung mit dem Empfänger unterhält.
Am wichtigsten ist es, dass Sie sich mit einer Erklärung melden, die keine Schuldzuweisung enthält.
Weisen Sie darauf hin, dass Sie die E-Mail der betreffenden Person übersehen haben oder dass Ihr E-Mail- oder Nachrichtensystem Sie nicht informiert hat, wenn die Person mit Ihnen in Kontakt war. Weisen Sie darauf hin, dass die E-Mail von Ihnen übersehen wurde oder dass Ihr Nachrichten- oder E-Mail-Zustellungssystem Sie nicht darauf aufmerksam gemacht hat, wenn die Person bereits in Kontakt war.
. Mit solchen Aussagen erinnern Sie Ihren Gesprächspartner daran, dass Sie sich ohne Vorwürfe melden und keineswegs unhöflich oder ungeduldig wirken. Zum Beispiel:
Halten Sie Ihre Nachricht kurz
Wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail schreiben, müssen Sie Ihre Nachricht kurz halten. Er muss klar, prägnant und auf den Punkt gebracht sein, um sicherzustellen, dass Sie nicht anklagend oder ungeduldig wirken, und um auch die Möglichkeit zu minimieren, dass Sie stören. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Nachricht für den Empfänger leicht zu lesen ist, und Sie werden feststellen, dass er viel eher bereit ist, selbst schnell und effektiv zu antworten. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie es richtig machen sollen, bitten Sie den Aufsatzschreiber um Hilfe.
Eine kurze Erinnerungs-E-Mail trägt wesentlich dazu bei, freundlich und hilfsbereit zu wirken, denn sie folgt dem Format der Konversation viel genauer als eine lange und ausführliche E-Mail es je könnte. Die sind schwer anzuschauen, geschweige denn zu lesen und zu beantworten, und Sie versuchen hier, Ihre Neugierde professionell zu zeigen. Sie lassen die Nachricht auch weit weniger offen für Interpretationen, und der Empfänger wird sich nicht fragen, ob Sie ihm mit dem Versand der E-Mail etwas über sein eigenes Verhalten unterstellen wollen. Seien Sie jedoch vorsichtig mit Grammatik- und Rechtschreibfehlern. Sie kommen in einer kurzen E-Mail eher zum Vorschein als in einer langen. Achten Sie darauf, eine Grammatikprüfung zu verwenden und keine Fehler in Ihrer Nachricht zu hinterlassen.
Stellen Sie sicher, dass der Empfänger weiß, wovon Sie sprechen
Haben Sie schon einmal eine E-Mail erhalten und völlig missverstanden, worum es darin ging? Haben Sie schon einmal eine Nachricht von jemandem erhalten, den Sie gut kennen, aber keine Ahnung haben, wovon er spricht? Das kommt häufiger vor, als Sie vielleicht denken, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie nicht auch in diese Falle tappen, wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail schreiben.
Alles in allem ist der Kontext das A und O beim Versenden einer Erinnerungs-E-Mail! Sie müssen sicherstellen, dass die Person, die die E-Mail erhält, weiß, wovon Sie sprechen, und dass sie schnell und so antworten kann, dass Sie auf dem Laufenden bleiben. Seien Sie also in Ihren Erinnerungen spezifisch und stellen Sie sicher, dass Sie, wenn auch nur kurz, angeben, woran Sie die Person erinnern wollen. Wenn die Aufgaben, die Sie der Person zugewiesen haben, eine Nummer haben, müssen Sie diese angeben.
Vorschlag zur Verwendung einer Terminplanungs-App
Eine Terminplanungs-App kann für alle an einem Projekt beteiligten Personen eine echte Hilfe sein, da sie über gemeinsame Schnittstellen verfügt und die Möglichkeit bietet, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, die entweder von ihnen gehostet oder unterstützt werden. Wenn Sie versuchen, in Ihrer Erinnerungs-E-Mail freundlich zu sein, ist es eine gute Idee, auch hilfreich zu wirken, und indem Sie eine Terminplanungs-App vorschlagen, um weitere Erinnerungen in Zukunft überflüssig zu machen, können Sie dies leicht erreichen.
Vergewissern Sie sich, dass es sich um eine Terminplanungs-App handelt, die Sie selbst für nützlich halten. So wie Bookafy, das im Gegensatz zu anderen Terminplanungs-Apps auf dem Markt sowohl im Browser als auch auf iOS- und Android-Geräten genutzt werden kann. Bookafy bietet auch niedrigere Abonnementpreise als ähnliche Anwendungen und ist eine gute Wahl für kleinere, weniger ressourcenstarke Unternehmen, mit denen Sie vielleicht zusammenarbeiten. Bookafy ist auch dank seines Kundendienstes, der sowohl Telefon- als auch E-Mail-Support bietet, eine empfehlenswerte App, die den Nutzern bei Problemen jederzeit zur Verfügung steht.
Ihre Aufmerksamkeit gewinnen
Eine Erinnerungs-E-Mail kann, wie bereits kurz erwähnt, leicht übersehen werden, da das Gefühl der Dringlichkeit geringer ist. Das ist zwar nicht unbedingt etwas Schlechtes, aber es bedeutet, dass Sie etwas tun müssen, das die Aufmerksamkeit des Empfängers weckt. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre E-Mail auffällt, was auf verschiedene Weise erreicht werden kann.
Eine einprägsame Betreffzeile, einige auffällige Bilder beim Öffnen der Nachricht oder auch nur ein „WICHTIG“-Präfix können Wunder bewirken, um die Aufmerksamkeit der Empfänger zu wecken. Natürlich müssen Sie auch dann, wenn Sie die Aufmerksamkeit auf sich ziehen wollen, freundlich wirken, also versuchen Sie, all diese Versuche so zwanglos wie möglich zu halten.
Um zu verhindern, dass in Zukunft E-Mails übersehen werden, sollten Sie natürlich alle Angestellten/Freiberufler bitten, Ihre E-Mail-Adresse in den Filter „Wichtig“ zu sortieren. Das bedeutet, dass sie in ihrem Posteingang auftauchen und mit einem Sternchen versehen werden. Sie könnten auch verlangen, dass sie einen arbeitsbezogenen Ordner verwenden, der täglich überprüft wird, um sicherzustellen, dass keine Ihrer E-Mails in die „Spam“-Box gefiltert werden.