Non dovete faticare per mettere insieme un’e-mail di promemoria amichevole.
Un’e-mail di promemoria è un male necessario; non volete mettere fretta ai vostri dipendenti/liberi professionisti, non quando stanno lavorando così diligentemente per completare i progetti che avete assegnato. Tuttavia, anche questa scadenza si sta avvicinando rapidamente. Quando ci si trova in una situazione del genere, è necessario tenersi in contatto con le persone che lavorano per voi, per assicurarsi che siano nel posto giusto e che si facciano progressi.
Ma scrivere un’e-mail di promemoria può essere difficile; mettere insieme qualcosa che sia affrettato nella natura ma educato nel tono è una cosa complicata! In effetti, anche alcuni dipendenti si rivolgono a vari esperti e servizi, come i servizi di scrittura dei corsi, le piattaforme di content marketing o altri partner affiliati, con l’obiettivo che le loro e-mail di promemoria siano perfette dal punto di vista grammaticale e lessicale. Ma c’è un’arte che stiamo per condividere con voi: le e-mail di promemoria non devono essere una cosa temuta da scrivere e ricevere.
Siate educati
La prima cosa da fare, quando si cerca di scrivere un richiamo amichevole, è essere gentili. Certo, può sembrare ovvio, ma quando non ci si concentra su come ci si presenta, il tono potrebbe essere facilmente frainteso dal destinatario. Fate attenzione a come formulate le vostre e-mail, in modo da risultare amichevoli e simili a una conversazione, invece di avere un semplice rapporto d’affari con il destinatario.
Soprattutto, assicuratevi di fare il check-in con una dichiarazione che implica che nessuno è colpevole.
Suggerite che il loro messaggio di posta elettronica vi è sfuggito o che, se si sono messi in contatto, il vostro sistema di posta elettronica o di messaggistica non vi ha informato. Suggerite che il loro messaggio di posta elettronica vi è sfuggito o che, se si sono messi in contatto, il vostro sistema di messaggistica o di consegna delle e-mail non vi ha avvertito.
. Quando si utilizzano affermazioni di questo tipo, si ricorda all’interlocutore che si sta controllando senza colpevolizzarlo e che non si sta dando l’impressione di essere scortesi o impazienti in alcun modo. Per esempio:
Mantenere il messaggio breve
In ogni caso, per scrivere un’e-mail di sollecito è necessario che il messaggio sia breve. Deve essere chiaro, conciso e diretto, per evitare di dare l’impressione di essere accusatori o impazienti e per ridurre al minimo la possibilità di interrompere. Fate in modo che il vostro messaggio al destinatario sia facile da leggere e scoprirete che sarà molto più disponibile a rispondere in modo rapido ed efficace. Se non sapete come farlo nel modo giusto, chiedete aiuto all’autore del saggio.
Mantenere un’e-mail di promemoria breve è una parte importante per apparire amichevoli e utili, perché segue il formato della conversazione molto più da vicino di quanto non farebbe un’e-mail lunga ed estesa. Sono difficili anche solo da guardare, figuriamoci da leggere e rispondere, e tu stai cercando di essere professionale nella tua curiosità. Inoltre, lasciate il messaggio molto meno aperto all’interpretazione e il destinatario non si chiederà se state cercando di insinuare qualcosa sulla sua condotta attraverso l’invio dell’e-mail. Tuttavia, fate attenzione agli errori di grammatica e di ortografia. Tendono a emergere di più in un’e-mail breve che in una lunga. Assicuratevi di utilizzare un correttore grammaticale e di non lasciare errori nel vostro messaggio.
Assicurarsi che il destinatario sappia di cosa si sta parlando
Vi è mai capitato di ricevere un’e-mail e di fraintendere completamente l’oggetto della richiesta? Vi è mai capitato di ricevere un messaggio da una persona che conoscete bene, ma che non ha la minima idea di cosa stia parlando? Succede molto più spesso di quanto si possa pensare e bisogna essere sicuri che non sia una trappola in cui si cade anche quando si scrive un’e-mail di sollecito.
In definitiva, il contesto è il numero uno quando si invia un’e-mail di promemoria! Dovete assicurarvi che la persona che riceve l’e-mail sappia di cosa state parlando e che possa rispondere rapidamente in modo da tenervi aggiornati. Quindi, siate specifici nei vostri promemoria e assicuratevi di dettagliare, anche se brevemente, ciò che state contattando per ricordare alla persona. Se i compiti assegnati alla persona hanno un numero, assicuratevi di fare riferimento a questo.
Suggerisci di utilizzare un’applicazione di pianificazione
Un’app di pianificazione potrebbe essere di grande aiuto per tutti i collaboratori di un progetto, grazie alle interfacce condivise e alla possibilità di lavorare collettivamente su progetti ospitati o supportati da esse. Nella vostra e-mail di promemoria, se state cercando di essere amichevoli, è una buona idea anche apparire come utili, e suggerendo un’app di pianificazione per eliminare la necessità di ulteriori promemoria in futuro, otterrete facilmente questo risultato.
Assicuratevi che si tratti di un’applicazione di pianificazione che voi stessi ritenete utile. Qualcosa come Bookafy, che a differenza di altre app di pianificazione presenti sul mercato, può essere utilizzata sia su browser che su dispositivi iOS e Android. Bookafy offre anche tariffe di abbonamento più basse rispetto ad altre applicazioni simili ed è una buona scelta per le aziende più piccole e con meno risorse. Bookafy è una buona applicazione da utilizzare anche grazie alla sua politica di assistenza clienti, che offre supporto sia telefonico che via e-mail, assicurando agli utenti la possibilità di raggiungerli in qualsiasi momento in caso di problemi.
Catturare la loro attenzione
Un’e-mail di promemoria può essere facilmente persa, come abbiamo brevemente osservato sopra, in quanto il senso di urgenza è ridotto. Anche se questo non è necessariamente un male, significa che dovete fare qualcosa che catturi l’attenzione del destinatario. Dovete fare in modo che la vostra e-mail si distingua, e questo può essere ottenuto in vari modi.
Un oggetto accattivante, alcune immagini che catturano l’attenzione all’apertura del messaggio o anche solo un prefisso “IMPORTANTE” possono fare miracoli per indurre qualcuno a prestare attenzione. Naturalmente, anche quando si cerca di attirare l’attenzione, è necessario che l’interlocutore risulti amichevole, quindi cercate di mantenere tutti questi tentativi il più possibile informali.
Naturalmente, per evitare che in futuro le e-mail vengano perse, chiedete a tutti i dipendenti/collaboratori freelance di inserire il vostro indirizzo e-mail nel filtro “importante”. Ciò significa che apparirà nella loro casella di posta elettronica notificata da una stella. Potreste anche richiedere loro di utilizzare una cartella dedicata al lavoro, che viene controllata quotidianamente, per assicurarvi che nessuna delle vostre e-mail venga filtrata nella casella “spam”.