親切なリマインドメールをまとめるのに苦労する必要はありません。
リマインドメールは必要不可欠なものです。社員やフリーランスが熱心に仕事をこなしているときに、急がせてはいけません。 しかし、その期限も刻一刻と迫ってきています。 このような状況に陥ったとき、働いている人たちと連絡を取り合いながら、進捗状況を確認することが必要になります。
しかし、リマインドメールを書くのは難しいもので、急ぎつつも丁寧な口調でまとめるのは難しい！ 実は、リマインドメールを文法や語彙の観点から完璧に仕上げるために、コースワーク作成サービスやコンテンツマーケティングプラットフォームなどの専門家やアフィリエイトパートナーに依頼する社員もいます。 リマインダメールは、書いたり受け取ったりするのが嫌なものではありません。
礼儀をわきまえる
親切な注意書きを書こうとするときはいつでも、まず、礼儀正しくすることです。 もちろん、これは当たり前のことかもしれませんが、あなたがどのように伝わるかに集中していない場合、あなたのトーンは簡単に相手に誤解される可能性があります。 メールの表現に気をつけることで、相手と単純なビジネス関係にある人ではなく、親しみやすく、会話のような印象を与えることができるのです。
最も重要なのは、誰にも落ち度がないことを暗に示すような文言で確認することです。
相手のメールがあなたに届いていない、あるいは、相手が連絡を取っていたとしても、あなたのメールやメッセージシステムからあなたに連絡が届いていないことを示唆する。 相手のメールがあなたに届かなかったか、あるいは、相手が連絡を取っていたとしても、メッセージやメール配信システムがあなたに気づかせなかったことを示唆する。
. このような文言を使うことで、相手側に「責めることなく確認している」と思わせることができ、決して失礼な態度や焦りを感じさせることはないのです。 例えば、こんな感じです：
メッセージは短く
リマインダーメールの書き方は、どのような目的でも、メッセージを短くする必要があります。 非難や焦りを感じさせないように、また邪魔をする可能性を最小限にするために、明確で簡潔、かつ要点を押さえた表現にする必要があります。 相手へのメッセージは、読みやすくすることで、相手自身が迅速かつ効果的な方法で対応できるようになるはずです。 正しいやり方がわからない場合 –エッセイライターに助けを求めてください。
リマインダーのメールを短くすることは、親しみやすく親切な印象を与える大きなポイントになります。 それらは、読む、答えるどころか、見ることすら難しい。あなたはここで、好奇心に対してプロフェッショナルであろうとする。 また、メッセージの解釈の幅も広がり、受信者は、メールの送信によって自分の行為について何か暗示をかけようとしているのではないかと疑うこともなくなります。 ただし、文法やスペルミスに注意してください。 長いメールよりも短いメールの方が、より飛び出す傾向があります。 文法チェッカーを使って、間違いのないメッセージを残すようにしましょう。
相手が何を話しているのか確認する
メールを受け取って、その内容が何を尋ねているのか、完全に誤解してしまったことはありませんか？ よく知っている人からメッセージをもらったけど、何を言っているのかさっぱりわからないという経験はありませんか？ リマインドメールを書く際には、このような罠にはまらないように注意する必要があります。
全体として、リマインドメールを送る際には、コンテキストが第一です！ メールを受け取った人が、あなたの言っていることを理解し、そのように迅速に対応できるようにする必要があります。 ですから、リマインダーの内容は具体的に、そして、何のためにリマインダーの連絡をするのか、簡単ではありますが、詳しく説明するようにしてください。 その人に割り当てたタスクに番号がある場合は、必ずこれを参照する。
スケジューリングアプリの活用を提案
スケジュール管理アプリは、共有されたインターフェイスや、そのアプリを通じてホストまたはサポートされるプロジェクトで共同作業を行う能力により、プロジェクトのすべての共同作業者にとって真の助けとなる可能性があります。 リマインドメールでは、親しみを込めているのであれば、親切な印象を与えるのも良いでしょうし、今後リマインダーの必要がないようにスケジュール管理アプリを提案することで、簡単に達成できます。
あなた自身が便利だと思うスケジュール管理アプリであることを確認してください。 Bookafyのようなものは、市場にある他のスケジュール管理アプリとは異なり、ブラウザでもiOSやAndroidのデバイスでも使用できます。 また、Bookafyは類似のアプリに比べて購読料が安く、小規模でリソースに余裕のない業務に適していると思います。 Bookafyは、電話および電子メールによるサポートを提供し、ユーザーが問題に関していつでも連絡を取れるようにする顧客サービスポリシーによって、使用するのに適したアプリでもあります。
相手の注意を引く
リマインドメールは、上記で簡単に指摘したように、危機感が薄れているため、簡単に見逃してしまうことがあります。 これは必ずしも悪いことではありませんが、受け手の注意を引くような工夫が必要ということです。 メールを目立たせる必要がありますが、それにはさまざまな方法があります。
キャッチーな件名、メッセージを開くと目を引く画像、あるいは「IMPORTANT」という接頭辞をつけるだけでも、相手の注意を引くことができます。 もちろん、注目を集めるためのアプローチであっても、フレンドリーな印象を与える必要があるので、これらの試みはすべて、できるだけカジュアルに行うようにしてください。
もちろん、今後、メールの見逃しを防ぐために、社員やフリーランスの契約社員には、あなたのメールアドレスを「重要」フィルターに振り分けるようにお願いしてください。 つまり、星印で通知された受信トレイに表示されるのです。 また、あなたのメールが「スパム」ボックスに振り分けられないように、毎日チェックする仕事関連のフォルダーを使うよう要求することもできます。