친근한 알림 이메일을 작성하기 위해 애쓸 필요가 없습니다.
알림 이메일은 필요악입니다. 직원/프리랜서가 할당된 프로젝트를 완료하기 위해 부지런히 일할 때가 아니라 서두르고 싶지 않을 것입니다. 그러나 그 기한도 빠르게 다가오고 있습니다. 이와 같은 상황에 처했을 때 귀하를 위해 일하는 사람들과 계속 연락하여 그들이 올바른 위치에 있고 진행이 이루어지고 있는지 확인해야 합니다.
그러나 미리 알림 이메일을 작성하는 것은 어려울 수 있습니다. 성격상 급하지만 어조는 공손한 것을 하나로 모으는 것은 복잡한 일입니다! 실제로 일부 직원도 문법 및 어휘 관점에서 완벽하게 보이는 알림 이메일을 목표로 코스워크 작성 서비스 , 콘텐츠 마케팅 플랫폼 또는 기타 제휴 파트너와 같은 다양한 전문가 및 서비스에 연락하는 연습을 합니다. 그러나 우리가 여러분과 공유할 기술이 있습니다. 알림 이메일은 쓰고 받는 것이 두려울 필요가 없습니다.
공손
친근한 알림을 작성하려고 할 때마다 가장 먼저 해야 할 일은 예의를 갖추는 것입니다. 물론 이것은 당연해 보일 수 있지만, 당신이 어떻게 마주치는지에 집중하지 않을 때, 당신의 어조는 받는 사람에 의해 쉽게 오해될 수 있습니다. 받는 사람과 단순한 비즈니스 관계에 있는 사람이 아니라 친근하고 대화적인 느낌을 받을 수 있도록 이메일 문구에 주의하세요.
가장 중요한 것은 아무도 잘못이 없음을 암시하는 진술로 체크인해야 합니다.
귀하가 그들의 이메일을 놓쳤거나 그들이 연락을 했다면 귀하의 이메일 또는 메시징 시스템이 귀하에게 알리지 않았다고 제안하십시오. 귀하가 그들의 이메일을 놓쳤거나 그들이 연락을 주고받은 경우 귀하의 메시징 또는 이메일 전달 시스템이 귀하에게 알리지 않았다고 제안하십시오.
. 이와 같은 진술을 사용하면 상대방에게 당신이 비난 없이 확인하고 있으며 어떤 식으로든 무례하거나 참을성이 없다는 인상을 주지 않는다는 것을 상기시키는 것입니다. 예를 들어:
메시지를 짧게 유지하십시오
알림 이메일을 작성하는 모든 목적에서 메시지를 짧게 유지해야 합니다. 비난하고 조급해하는 사람으로 보이지 않도록 하고 방해할 가능성을 최소화하려면 명확하고 간결하며 요점을 말해야 합니다. 수신자에게 보내는 메시지를 읽기 쉽게 만드십시오. 그러면 수신자가 빠르고 효과적인 방식으로 응답하는 데 훨씬 더 개방적이라는 것을 알게 될 것입니다. 올바른 방법으로 작성하는 방법을 모르는 경우 에세이 작성자에게 도움을 요청하십시오.
미리 알림 이메일을 짧게 유지하는 것은 길고 확장된 이메일보다 대화 형식을 훨씬 더 가깝게 따르기 때문에 친근하고 도움이 된다는 인상을 주는 데 큰 부분을 차지합니다. 읽고 응답하는 것은 고사하고 보기도 어렵고 여기서 호기심에 대해 전문적이 되려고 노력하고 있습니다. 또한 메시지를 해석할 여지가 훨씬 적고 수신자는 이메일 전송을 통해 자신의 행동에 대해 암시하려는지 궁금해하지 않을 것입니다. 그러나 문법이나 철자 실수에 주의하십시오. 긴 이메일보다 짧은 이메일에서 더 많이 튀어나오는 경향이 있습니다. 문법 검사기를 사용하고 메시지에 오류를 남기지 마십시오.
받는 사람이 당신이 말하는 내용을 알고 있는지 확인하십시오.
이메일을 받고 내용을 완전히 잘못 이해한 적이 있습니까? 잘 아는 사람으로부터 메시지를 받았지만 그들이 무엇에 대해 말하는지 전혀 모르는 적이 있습니까? 생각보다 훨씬 더 많이 발생하며 알림 이메일을 작성할 때 빠지는 함정이 아닌지 확인해야 합니다.
대체로 알림 이메일을 보낼 때 컨텍스트가 가장 중요합니다! 당신은 이메일을 받는 사람이 당신이 말하는 내용을 알고 있는지, 그들이 당신의 속도를 유지하는 방식으로 신속하게 응답할 수 있는지 확인해야 합니다. 따라서 미리 알림을 구체적으로 작성하고 그 사람에게 상기시키기 위해 연락하는 내용을 간략하게라도 자세히 설명하십시오. 사람에게 할당한 작업에 번호가 있는 경우 이를 참조하십시오.
일정 앱 사용 제안
일정 앱은 공유 인터페이스와 이를 통해 호스팅되거나 지원되는 프로젝트에서 공동으로 작업할 수 있는 기능 덕분에 프로젝트의 모든 공동 작업자에게 실질적인 도움이 될 수 있습니다. 미리 알림 이메일에서 친근하게 지내고자 한다면 도움이 되는 정보를 제공하는 것도 좋은 생각이며, 향후 추가 알림의 필요성을 제거하는 일정 앱을 제안하면 이를 쉽게 달성할 수 있습니다.
자신이 유용하다고 생각하는 일정 앱인지 확인하십시오. 시중의 다른 일정 관리 앱과 달리 Bookafy와 같은 기능은 브라우저와 iOS 및 Android 기기 모두에서 사용할 수 있습니다. 또한 Bookafy는 유사한 앱보다 낮은 구독료를 제공하며 작업할 수 있는 더 작고 리소스가 덜 필요한 작업에 적합한 선택입니다. Bookafy는 또한 전화 및 이메일 지원을 모두 제공하는 고객 서비스 정책 덕분에 사용하기에 좋은 앱으로 사용자가 문제와 관련하여 언제든지 연락할 수 있습니다.
주의를 끌다
알림 이메일은 위에서 간략히 언급한 것처럼 긴박감이 줄어들기 때문에 쉽게 놓칠 수 있습니다. 이것이 반드시 나쁜 것은 아니지만 받는 사람의 주의를 끌 무언가를 해야 한다는 것을 의미합니다. 다양한 방법으로 달성할 수 있는 이메일이 눈에 띄도록 해야 합니다.
눈길을 끄는 제목 , 메시지를 열 때 눈길을 끄는 이미지 또는 ‘중요’ 접두사만으로도 누군가의 관심을 끌 수 있습니다. 물론 관심을 끌기 위해 접근할 때도 친근하게 다가와야 하므로 이러한 모든 시도를 가능한 한 캐주얼하게 유지하도록 노력하세요.
물론 앞으로 이메일이 누락되지 않도록 하려면 모든 직원/프리랜서 계약자에게 귀하의 이메일 주소를 ‘중요’ 필터로 분류하도록 요청하십시오. 즉, 별표 알림을 받은 편지함에 표시됩니다. 또한 이메일이 ‘스팸’ 상자로 필터링되지 않도록 매일 확인하는 업무 관련 폴더를 사용하도록 요구할 수도 있습니다.