Nie musisz zmagać się ze składaniem przyjaznego maila z przypomnieniem.
E-mail przypominający jest złem koniecznym; nie chcesz spieszyć swoich pracowników/freelancerów, nie wtedy, gdy pracują tak pilnie, aby ukończyć projekty, które przydzieliłeś. Jednak i ten termin szybko się zbliża. Kiedy znajdziesz się w takiej sytuacji, będziesz musiał utrzymywać kontakt z ludźmi pracującymi dla ciebie, aby upewnić się, że są we właściwym miejscu i że czynione są postępy.
Ale pisanie e-maila z przypomnieniem może być trudne; złożenie czegoś, co jest pośpieszne w naturze, ale uprzejme w tonie, to skomplikowana rzecz! W rzeczywistości, nawet niektórzy pracownicy praktykują docieranie do różnych ekspertów i usług, takich jak usługi pisania prac kursowych, platformy marketingu treści lub niektórych innych partnerów afiliacyjnych z celem ich przypomnienia e-maile patrząc doskonale z gramatyki i leksykalnych punktów widzenia. Ale jest w tym pewna sztuka, którą chcemy się z Tobą podzielić – e-maile z przypomnieniami nie muszą być straszną rzeczą do pisania i otrzymywania.
Bądź uprzejmy
Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, ilekroć próbujesz napisać przyjazne upomnienie, jest bycie uprzejmym. Oczywiście, może się to wydawać oczywiste, ale kiedy nie koncentrujesz się na tym, jak wypadasz, twój ton może być łatwo źle odebrany przez odbiorcę. Uważaj na to, jak sformułujesz swój e-mail, więc natkniesz się na przyjazny i rozmowny, zamiast kogoś w zwykłej relacji biznesowej z odbiorcą.
Co najważniejsze, pamiętaj, aby odprawić się z oświadczeniem, które sugeruje, że nikt nie ponosi winy.
Zasugeruj, że ich email został przez Ciebie przeoczony, lub że jeśli byli w kontakcie, to Twój system mailowy lub komunikacyjny nie uświadomił Ci tego. Zasugeruj, że ich e-mail został przez Ciebie przeoczony, lub że jeśli byli w kontakcie, Twój system dostarczania wiadomości lub e-maili nie uświadomił Ci tego.
. Kiedy używasz takich stwierdzeń, przypominasz osobie po drugiej stronie, że sprawdzasz się bez winy i w żaden sposób nie wychodzisz na niegrzecznego lub niecierpliwego. Na przykład:
Trzymaj wiadomość krótko
W każdym i wszystkich celach pisania e-maila z przypomnieniem, musisz zachować krótką wiadomość. Musi być jasny, zwięzły i na temat, aby upewnić się, że nie wyjdziesz na oskarżyciela, niecierpliwego, a także aby zminimalizować możliwość, że przerywasz. Spraw, aby Twoja wiadomość do odbiorcy była łatwa do odczytania, a przekonasz się, że sami będą o wiele bardziej otwarci na odpowiadanie na nią w szybki i skuteczny sposób. Jeśli nie wiesz, jak zrobić to w odpowiedni sposób – poproś o pomoc autora eseju.
Utrzymanie krótkiego e-maila z przypomnieniem jest dużą częścią natknięcia się na przyjazny i pomocny, ponieważ podąża za formatem rozmowy znacznie bliżej niż długi i rozbudowany e-mail kiedykolwiek by. Na te trudno nawet patrzeć, a co dopiero czytać i odpowiadać, a Ty starasz się tu profesjonalnie podchodzić do swojej ciekawości. Pozostawiasz również wiadomość znacznie mniej otwartą na interpretację, a odbiorca nie będzie się zastanawiał, czy próbujesz sugerować coś na temat swojego postępowania poprzez wysłanie e-maila. Uważaj jednak na błędy gramatyczne czy ortograficzne. Mają tendencję do wyskakiwania bardziej w krótkim mailu niż w długim. Upewnij się, że używasz grammar checker i nie pozostawiasz błędów w swojej wiadomości.
Upewnij się, że odbiorca wie, o czym mówisz
Czy kiedykolwiek otrzymałeś maila i kompletnie nie zrozumiałeś o co w nim pytano? Czy kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość od kogoś, kogo dobrze znasz, ale nie masz pojęcia, o czym mówi? Zdarza się to o wiele częściej niż mogłoby się wydawać i musisz być pewien, że nie jest to pułapka, w którą wpadasz również pisząc maila z przypomnieniem.
Podsumowując, kontekst jest numerem jeden przy wysyłaniu maila z przypomnieniem! Musisz mieć pewność, że osoba odbierająca e-mail wie, o czym mówisz i że może szybko odpowiedzieć w taki sposób, abyś był na bieżąco. Bądź więc konkretny w swoich przypomnieniach i upewnij się, że wyszczególniasz, choć krótko, o czym się kontaktujesz, aby przypomnieć danej osobie. Jeśli zadania, które przydzieliłeś danej osobie mają swój numer, koniecznie się do niego odnieś.
Zaproponuj użycie aplikacji do planowania
Aplikacja planowania może być prawdziwą pomocą dla każdego i wszystkich współpracowników w projekcie, dzięki ich wspólnych interfejsów i zdolność do pracy zbiorowej na projektach albo gospodarzem lub obsługiwane przez nich. W swoim e-mailu przypomnienia, jeśli starasz się być przyjazny, to dobry pomysł, aby natknąć się na pomocny, jak również, i sugerując aplikacji planowania, aby usunąć potrzebę dalszych przypomnień w przyszłości, łatwo to osiągnąć.
Upewnij się, że jest to aplikacja do planowania, którą sam uważasz za przydatną. Coś jak Bookafy, który w przeciwieństwie do innych aplikacji do planowania na rynku, może być używany zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach z systemem iOS i Android. Bookafy oferuje również niższe stawki abonamentowe niż podobne aplikacje i jest dobrym wyborem dla mniejszych, mniej zasobnych operacji, z którymi możesz pracować. Bookafy jest również dobrą aplikacją dzięki swojej polityce obsługi klienta, która oferuje zarówno wsparcie telefoniczne, jak i mailowe, zapewniając użytkownikom możliwość dotarcia do nich w każdej chwili w razie problemów.
Przyciągnij ich uwagę
E-mail z przypomnieniem może być łatwo przeoczony, jak zauważyliśmy powyżej, ponieważ zmniejsza się poczucie pilności. Chociaż nie jest to koniecznie zła rzecz, oznacza to, że musisz zrobić coś, co przyciągnie uwagę odbiorcy. Musisz zadbać o to, aby Twój email się wyróżniał, co można osiągnąć na wiele sposobów.
Chwytliwy temat, kilka przyciągających wzrok obrazów podczas otwierania wiadomości, a nawet tylko prefiks „WAŻNE” może zdziałać cuda, aby ktoś zwrócił uwagę. Oczywiście, nawet gdy podchodzisz do chwytania uwagi, musisz natknąć się na przyjazny, więc staraj się utrzymać wszystkie te próby tak swobodne, jak to możliwe.
Oczywiście, aby zapobiec przeoczeniu jakichkolwiek wiadomości w przyszłości, pamiętaj, aby poprosić wszystkich pracowników / wykonawców freelance, aby posortować swój adres e-mail do filtra „ważne”. Oznacza to, że pojawi się w ich skrzynce odbiorczej powiadomiony gwiazdką. Możesz również wymagać od nich, aby używali folderu związanego z pracą, który jest sprawdzany codziennie, aby upewnić się, że żaden z Twoich e-maili nie zostanie odfiltrowany do skrzynki „spam”.