Nu trebuie să vă chinuiți să redactați un e-mail de atenționare prietenos.
Un e-mail de atenționare este un rău necesar; nu doriți să vă grăbiți angajații/liberarii, nu atunci când aceștia lucrează cu atâta sârguință pentru a finaliza proiectele pe care le-ați desemnat. Cu toate acestea, termenul limită se apropie cu pași repezi. Atunci când sunteți prins într-o astfel de situație, va trebui să păstrați legătura cu persoanele care lucrează pentru dumneavoastră, pentru a vă asigura că sunt la locul potrivit și că se fac progrese.
Dar să scrii un e-mail de atenționare poate fi dificil; să compui ceva care să fie grăbit în natură, dar politicos în ton este un lucru complicat! De fapt, chiar și unii angajați practică să apeleze la diverși experți și servicii, cum ar fi servicii de redactare a temelor de curs, platforme de marketing de conținut sau alți parteneri afiliați, cu scopul ca e-mailurile lor de atenționare să arate perfect din punct de vedere gramatical și lexical. Dar există o artă pe care o vom împărtăși cu dvs. – e-mailurile de atenționare nu trebuie să fie un lucru îngrozitor de scris și de primit.
Fii politicos
Primul lucru pe care trebuie să-l faci, atunci când încerci să scrii un memento prietenos, este să fii politicos. Desigur, acest lucru poate părea evident, dar atunci când nu vă concentrați asupra modului în care vă prezentați, tonul dvs. ar putea fi ușor interpretat greșit de către destinatar. Aveți grijă la modul în care vă formulați e-mailul, astfel încât să păreți prietenos și să aveți un aer de conversație, în loc să păreți o persoană care are o simplă relație de afaceri cu destinatarul.
Cel mai important este să vă asigurați că verificați cu o declarație care implică faptul că nimeni nu este de vină.
Sugerați că ați ratat e-mailul lor sau că, dacă au luat legătura cu dumneavoastră, e-mailul sau sistemul de mesagerie nu v-a anunțat. Sugerați că ați ratat e-mailul lor sau că, în cazul în care au fost în contact, sistemul de mesagerie sau de livrare a e-mailurilor nu v-a informat.
. Atunci când folosiți astfel de afirmații, îi reamintiți persoanei de la celălalt capăt al firului că verificați fără să o învinovățițiți și că nu dați impresia că sunteți nepoliticos sau nerăbdător în vreun fel. De exemplu:
Păstrați-vă mesajul scurt
În toate scopurile de a scrie un e-mail de atenționare, trebuie să păstrați mesajul scurt. Trebuie să fie clară, concisă și la obiect, pentru a vă asigura că nu dați impresia că sunteți acuzator, nerăbdător și pentru a minimiza posibilitatea de a întrerupe. Faceți ca mesajul dvs. să fie ușor de citit de către destinatar și veți constata că acesta va fi mult mai dispus să răspundă la el într-un mod rapid și eficient. Dacă nu știți cum să o faceți în mod corect – cereți ajutorul redactorului de eseuri.
Menținerea unui e-mail de atenționare scurt este o parte importantă pentru a părea prietenos și util, deoarece urmează formatul conversației mult mai îndeaproape decât un e-mail lung și extins. Este greu să te uiți la ele, darămite să le citești și să le răspunzi, iar tu încerci să fii profesionist în ceea ce privește curiozitatea ta. De asemenea, mesajul este mult mai puțin deschis la interpretări, iar destinatarul nu se va întreba dacă nu cumva încercați să insinuați ceva despre comportamentul său prin trimiterea e-mailului. Cu toate acestea, aveți grijă la greșelile gramaticale sau de ortografie. Acestea tind să iasă mai mult în evidență într-un e-mail scurt decât într-unul lung. Asigurați-vă că folosiți un verificator gramatical și că nu lăsați erori în mesaj.
Asigurați-vă că destinatarul știe despre ce vorbiți
Ați primit vreodată un e-mail și ați înțeles vreodată complet greșit despre ce se cerea? Ați primit vreodată un mesaj de la cineva pe care îl cunoașteți bine, dar nu aveți nicio idee despre ce vorbește? Se întâmplă mult mai des decât ați putea crede și trebuie să vă asigurați că nu este o capcană în care să cădeți și dumneavoastră atunci când scrieți un e-mail de atenționare.
În concluzie, contextul este pe primul loc atunci când trimiteți un e-mail de atenționare! Trebuie să vă asigurați că persoana care primește e-mailul știe despre ce vorbiți și că poate răspunde rapid, astfel încât să vă țină la curent. Așadar, fiți specific în memento-urile dumneavoastră și asigurați-vă că detaliați, chiar dacă pe scurt, ce anume doriți să reamintiți persoanei respective. Dacă sarcinile pe care le-ați atribuit persoanei au un număr, asigurați-vă că faceți referire la acesta.
Sugerați utilizarea unei aplicații de programare
O aplicație de planificare ar putea fi de un real ajutor pentru toți colaboratorii unui proiect, datorită interfețelor partajate și a capacității de a lucra în comun la proiecte găzduite sau susținute prin intermediul acestora. În e-mailul de atenționare, dacă încercați să fiți prietenos, este o idee bună să păreți și util, iar dacă sugerați o aplicație de programare care să elimine necesitatea de a mai trimite alte atenționări în viitor, veți reuși cu ușurință acest lucru.
Asigură-te că este o aplicație de programare pe care tu însuți o consideri utilă. Ceva de genul Bookafy, care, spre deosebire de alte aplicații de programare de pe piață, poate fi utilizată atât în browser, cât și pe dispozitive iOS și Android. Bookafy oferă, de asemenea, tarife de abonament mai mici decât alte aplicații similare și este o alegere bună pentru operațiunile mai mici și mai puțin pline de resurse cu care este posibil să lucrați. Bookafy este, de asemenea, o aplicație bună de utilizat datorită politicii sale de servicii pentru clienți, care oferă asistență atât prin telefon, cât și prin e-mail, asigurându-se că utilizatorii pot ajunge la ei în orice moment în ceea ce privește problemele.
Atrage-le atenția
Un e-mail de atenționare poate fi ușor de ratat, așa cum am menționat pe scurt mai sus, deoarece există un sentiment redus de urgență. Deși acest lucru nu este neapărat un lucru rău, înseamnă că trebuie să faceți ceva care să atragă atenția destinatarului. Trebuie să vă asigurați că e-mailul dvs. iese în evidență, ceea ce poate fi realizat în mai multe moduri.
Un subiect atractiv, câteva imagini care să atragă atenția la deschiderea mesajului sau chiar și un prefix „IMPORTANT” pot face minuni pentru a atrage atenția cuiva. Bineînțeles, chiar și atunci când abordați o captare a atenției, trebuie să păreți prietenos, așa că încercați să păstrați toate aceste încercări cât mai informale posibil.
Bineînțeles, pentru a încerca să evitați ca în viitor să pierdeți e-mailuri, nu uitați să cereți tuturor angajaților/contractatorilor independenți să vă treacă adresa de e-mail în filtrul „important”. Acest lucru înseamnă că va apărea în căsuța de e-mail a acestora, notificat de o stea. De asemenea, puteți să le cereți să folosească un dosar legat de muncă, care este verificat zilnic, pentru a vă asigura că niciunul dintre e-mailurile dumneavoastră nu este filtrat în căsuța de spam.