No tiene que esforzarse por redactar un correo electrónico de recordatorio amistoso.
Un correo electrónico recordatorio es un mal necesario; no querrás meter prisa a tus empleados/trabajadores autónomos, no cuando están trabajando con tanta diligencia para completar los proyectos que les has asignado. Sin embargo, ese plazo también se acerca rápidamente. Cuando se encuentre en una situación así, tendrá que mantenerse en contacto con las personas que trabajan para usted, para asegurarse de que están en el lugar adecuado y de que se está avanzando.
Pero redactar un correo electrónico recordatorio puede ser difícil; elaborar algo que sea apresurado en su naturaleza pero cortés en su tono es algo complicado. De hecho, incluso algunos empleados recurren a diversos expertos y servicios, como servicios de redacción de trabajos de curso, plataformas de marketing de contenidos u otros socios afiliados, con el objetivo de que sus correos electrónicos recordatorios tengan un aspecto perfecto desde el punto de vista gramatical y léxico. Pero hay un arte en ello que vamos a compartir contigo: los correos electrónicos recordatorios no tienen por qué ser algo temido de escribir y recibir.
Sea educado
Lo primero que hay que hacer, cuando se trata de escribir un recordatorio amistoso, es ser educado. Por supuesto, esto puede parecer obvio, pero cuando no te concentras en cómo te presentas, tu tono puede ser fácilmente malinterpretado por el destinatario. Tenga cuidado con la forma de redactar su correo electrónico, de modo que parezca amistoso y como en una conversación, en lugar de alguien que mantiene una simple relación comercial con el destinatario.
Y lo que es más importante, asegúrese de hacer una declaración que implique que nadie tiene la culpa.
Sugiérele que no ha recibido su correo electrónico o que, si se ha puesto en contacto contigo, tu sistema de correo electrónico o de mensajería no te ha avisado. Sugiéreles que no has recibido su correo electrónico o que, si se han puesto en contacto contigo, tu sistema de mensajería o de envío de correos electrónicos no te ha avisado.
. Con este tipo de afirmaciones, recuerdas a la persona que está al otro lado de la línea que te estás informando sin echarle la culpa a nadie y que no pareces maleducado ni impaciente. Por ejemplo:
Un mensaje breve
A la hora de redactar un correo electrónico recordatorio, el mensaje debe ser breve. Tiene que ser claro, conciso y directo, para no parecer acusador o impaciente y para minimizar la posibilidad de que interrumpa. Haz que tu mensaje sea fácil de leer para el destinatario y verás que él mismo estará mucho más dispuesto a responder de forma rápida y eficaz. Si no sabe cómo hacerlo correctamente, pida ayuda al redactor.
La brevedad de un correo electrónico recordatorio contribuye en gran medida a dar una imagen de amabilidad y ayuda, ya que sigue el formato de la conversación mucho más de cerca que un correo electrónico largo y extenso. Esos son difíciles incluso de mirar, por no hablar de leer y responder, y estás tratando de ser profesional acerca de tu curiosidad aquí. También dejas el mensaje mucho menos abierto a la interpretación, y el destinatario no se preguntará si estás intentando insinuar algo sobre su propia conducta a través del envío del correo electrónico. Sin embargo, tenga cuidado con la gramática o las faltas de ortografía. Suelen destacar más en un correo electrónico corto que en uno largo. Asegúrate de utilizar un corrector gramatical y de no dejar errores en tu mensaje.
Asegúrese de que el destinatario sabe de qué está hablando
¿Alguna vez ha recibido un correo electrónico y no ha entendido en absoluto de qué se trataba? ¿Alguna vez te ha enviado un mensaje alguien que conoces bien, pero no tienes ni idea de lo que está hablando? Ocurre mucho más de lo que crees, y debes asegurarte de que no es una trampa en la que también caes al escribir un correo electrónico recordatorio.
En definitiva, el contexto es lo primero a la hora de enviar un correo electrónico recordatorio. Tienes que asegurarte de que la persona que recibe el correo electrónico sabe de qué estás hablando y que puede responder rápidamente de forma que te mantenga al día. Por tanto, sea específico en sus recordatorios y asegúrese de detallar, aunque sea brevemente, para qué se pone en contacto con la persona. Si las tareas que has asignado a la persona tienen un número, asegúrate de mencionarlo.
Sugerir el uso de una aplicación de programación
Una aplicación de programación puede ser de gran ayuda para todos y cada uno de los colaboradores de un proyecto, gracias a sus interfaces compartidas y a su capacidad para trabajar colectivamente en proyectos alojados o apoyados a través de ellas. En tu correo electrónico de recordatorio, si estás tratando de ser amable, es una buena idea parecer útil también, y al sugerir una aplicación de programación para eliminar la necesidad de más recordatorios en el futuro, lo lograrás fácilmente.
Asegúrate de que es una aplicación de programación que tú mismo encuentras útil. Algo como Bookafy, que a diferencia de otras apps de agenda del mercado, puede utilizarse tanto en navegador como en dispositivos iOS y Android. Bookafy también ofrece tarifas de suscripción más bajas que otras aplicaciones similares, y es una buena opción para las operaciones más pequeñas y con menos recursos con las que puedas estar trabajando. Bookafy también es una buena aplicación gracias a su política de atención al cliente, que ofrece asistencia telefónica y por correo electrónico, lo que garantiza que los usuarios puedan contactar con ellos en todo momento en caso de problemas.
Capte su atención
Un correo electrónico recordatorio puede perderse fácilmente, como hemos señalado brevemente más arriba, ya que la sensación de urgencia es menor. Aunque esto no es necesariamente malo, sí significa que tienes que hacer algo que llame la atención del destinatario. Debe asegurarse de que su correo electrónico destaque, lo que puede conseguirse de varias maneras.
Una línea de asunto pegadiza, algunas imágenes llamativas al abrir el mensaje, o incluso simplemente un prefijo «IMPORTANTE» pueden hacer maravillas para que alguien preste atención. Por supuesto, incluso cuando te acerques a llamar la atención, tienes que parecer simpático, así que intenta que todos estos intentos sean lo más informales posible.
Por supuesto, para tratar de evitar que se pierda algún correo electrónico en el futuro, asegúrese de pedir a todos y cada uno de los empleados/contratistas autónomos que clasifiquen su dirección de correo electrónico en el filtro de «importante». Esto significa que aparecerá en su bandeja de entrada notificado con una estrella. También puedes exigirles que utilicen una carpeta relacionada con el trabajo, que se comprueba a diario, para asegurarte de que ninguno de tus correos se filtra a la bandeja de «spam».