Вам не потрібно докладати зусиль, щоб скласти дружній лист-нагадування.
Електронний лист-нагадування – це необхідне зло; ви не хочете квапити своїх співробітників/фрілансерів, особливо коли вони так старанно працюють над завершенням проектів, які ви їм доручили. Однак цей термін також швидко наближається. Коли ви потрапляєте в таку ситуацію, вам потрібно підтримувати зв’язок з людьми, які працюють на вас, щоб бути впевненими, що вони знаходяться в потрібному місці і що прогрес досягається.
Але написати лист-нагадування може бути складно; скласти щось поспішне за своєю суттю, але ввічливе за тоном – справа непроста! Насправді, навіть деякі співробітники практикують звернення до різних експертів і сервісів, таких як служби написання курсових робіт, платформи контент-маркетингу або інших афілійованих партнерів, щоб їхні листи-нагадування виглядали бездоганно з граматичної та лексичної точок зору. Але в цьому є певне мистецтво, яким ми хочемо поділитися з вами – нагадування не повинні бути страшною справою, яку потрібно писати та отримувати.
Будьте ввічливі
Перше, що потрібно зробити, коли ви намагаєтеся написати дружнє нагадування, – це бути ввічливим. Звичайно, це може здатися очевидним, але коли ви не зосереджуєтесь на тому, як ви виглядаєте, ваш тон може бути легко неправильно витлумачений одержувачем. Будьте обережні з формулюваннями, щоб ваш електронний лист виглядав дружнім і розмовним, а не таким, в якому ви перебуваєте з одержувачем у простих ділових стосунках.
Найголовніше, не забудьте зареєструватися із заявою, яка передбачає, що ніхто не винен.
Припустіть, що ви пропустили їхній електронний лист, або що якщо вони виходили на зв’язок, то ваша електронна пошта або система обміну повідомленнями не повідомила вас про це. Припустіть, що ви пропустили їхній електронний лист, або що, якщо вони були на зв’язку, ваша система обміну повідомленнями або доставки електронної пошти не повідомила вас про це.
. Коли ви використовуєте подібні висловлювання, ви нагадуєте співрозмовнику, що перевіряєте ситуацію без звинувачень, і жодним чином не виглядаєте грубим чи нетерплячим. Наприклад:
Зробіть своє повідомлення коротким
У всіх випадках, коли ви пишете імейл-нагадування, ви повинні зробити його коротким. Воно має бути чітким, лаконічним і по суті, щоб не виглядати звинувачувальним, нетерплячим, а також мінімізувати ймовірність того, що ви перебиваєте співрозмовника. Зробіть ваше повідомлення легким для сприйняття, і ви побачите, що одержувачі будуть набагато охочіше відповідати на нього швидко та ефективно. Якщо ви не знаєте, як це зробити правильно – зверніться за допомогою до автора есе.
Короткий електронний лист-нагадування – це важлива складова доброзичливості та корисності, адже він набагато більше відповідає формату розмови, ніж довгий і розгорнутий електронний лист. На них важко навіть дивитися, не кажучи вже про те, щоб читати і відповідати, а ви намагаєтеся бути професійним у своїй цікавості. Ви також залишаєте повідомлення набагато менш відкритим для інтерпретації, і одержувач не задаватиметься питанням, чи не намагаєтеся ви натякнути щось про його власну поведінку, надсилаючи електронний лист. Однак будьте обережні з граматичними та орфографічними помилками. Вони, як правило, більше виринають у коротких листах, ніж у довгих. Обов’язково використовуйте граматичну перевірку і не залишайте помилок у своєму повідомленні.
Переконайтеся, що одержувач розуміє, про що ви говорите
Ви коли-небудь отримували електронний лист і абсолютно не розуміли, про що в ньому йдеться? Ви коли-небудь отримували повідомлення від людини, яку добре знаєте, але не розумієте, про що вона говорить? Таке трапляється набагато частіше, ніж ви думаєте, і ви повинні бути впевнені, що це не пастка, в яку ви також потрапляєте, коли пишете імейл-нагадування.
Загалом, контекст – це номер один при надсиланні нагадувань! Ви повинні переконатися, що людина, яка отримує лист, розуміє, про що ви говорите, і що вона може швидко відповісти так, щоб тримати вас в курсі подій. Тому будьте конкретними у своїх нагадуваннях, і переконайтеся, що ви детально, хоча б коротко, описуєте те, про що ви зв’язуєтеся з людиною, щоб нагадати їй. Якщо завдання, які ви призначили людині, мають номер, обов’язково посилайтеся на нього.
Запропонуйте використовувати додаток для планування
Додаток для планування може стати реальною допомогою для всіх учасників проекту завдяки спільним інтерфейсам і можливості колективної роботи над проектами, розміщеними або підтримуваними через нього. Якщо ви намагаєтеся бути доброзичливими, у своєму електронному листі-нагадуванні варто спробувати бути ще й корисними, а запропонувавши додаток для планування, який позбавить вас від необхідності нагадувати про себе в майбутньому, ви легко досягнете цього.
Переконайтеся, що це додаток для планування, який ви самі вважаєте корисним. Щось на кшталт Bookafy, який, на відміну від інших додатків для планування на ринку, можна використовувати як у браузері, так і на пристроях iOS та Android. Bookafy також пропонує нижчі ціни на підписку, ніж аналогічні додатки, і є гарним вибором для невеликих, менш ресурсоємних операцій, з якими ви можете працювати. Bookafy також є хорошим додатком для використання завдяки своїй політиці обслуговування клієнтів, яка пропонує як телефонну, так і електронну підтримку, гарантуючи, що користувачі можуть зв’язатися з ними в будь-який час у разі виникнення проблем.
Приверніть їхню увагу
Як ми вже зазначали вище, електронний лист із нагадуванням можна легко пропустити, оскільки знижується відчуття терміновості. Хоча це не обов’язково погано, це означає, що вам потрібно зробити щось, що приверне увагу одержувача. Вам потрібно переконатися, що ваш лист виділяється, а цього можна досягти різними способами.
Привабливий заголовок, зображення, що привертають увагу при відкритті повідомлення, або навіть просто префікс “ВАЖЛИВО” можуть творити чудеса, щоб привернути увагу людини. Звісно, навіть коли ви намагаєтеся привернути до себе увагу, ви повинні виглядати доброзичливо, тому намагайтеся, щоб усі ці спроби були якомога невимушенішими.
Звісно, щоб не пропустити жодного листа в майбутньому, обов’язково попросіть усіх співробітників/позаштатних підрядників відсортувати ваші електронні адреси у фільтр “важливі”. Це означає, що він з’явиться в їхній поштовій скриньці з позначкою “зірочка”. Ви також можете вимагати, щоб вони використовували робочу папку, яка перевіряється щодня, щоб переконатися, що жоден з ваших листів не потрапить до спаму.