BOOKAFY BLOG
Klienti jsou páteří vaší společnosti. Žijeme v rychlém světě, kde zákazníci očekávají téměř okamžitou zpětnou vazbu o každém procesu, kterým procházejí. S tím vám může pomoci e-mail s potvrzením schůzky.
Zvažte možnost objednat si hodinky nebo oblečení od své oblíbené značky a počkat na odpověď e-mailem. Může vás to vést k otázce, zda při nákupu nebo transakci nedošlo k nějakému problému. Vezměme si jiný příklad procesu žádosti o zaměstnání; každá interakce s přijímající společností se počítá jako součást vaší žádosti o zaměstnání. Můžete si také vyžádat potvrzovací e-mail.
Potvrzovací e-maily mají v profesionálních scénářích velký význam. První otázka, která vyvstává, je, jak by měl být potvrzovací e-mail napsán. V tomto článku naleznete tipy, jak napsat efektivní e-mailovou odpověď na potvrzení pohovoru, a šablony, které vám pomohou začít.
E-mail nebo textová zpráva s potvrzením schůzky je zpráva zaslaná klientovi před plánovaným servisním hovorem. V e-mailu je obvykle uvedeno datum, čas, místo a účel schůzky a další podrobnosti, jako je předmět schůzky a kontaktní údaje podniku nebo organizace.
Hlavním účelem e-mailu je potvrdit schůzku a zajistit, aby obě strany měly informace, které potřebují k tomu, aby se mohly schůzky zúčastnit včas.
Potvrzovací e-mail musí obsahovat několik zásadních prvků, aby poskytoval potřebné informace a napomáhal hladkému průběhu schůzky. Některé povinné prvky potvrzovacího e-mailu jsou následující.
Možná znáte citát: „První dojem je poslední dojem.“ To platí i v případě předmětů vašich e-mailů. Předmět by měl být stručný. Ideální je, když má předmět 60 znaků.
Například: „Potvrzení pohovoru s Danielem.“
V potvrzovacím e-mailu je vhodné uvést jméno osoby a čas schůzky. Může příjemci pomoci určit, s kým se setká, a usnadnit mu přípravu na schůzku.
Například: „Máte schůzku s Taimoorem, naším starším manažerem.“
V potvrzovacím e-mailu je důležité uvést datum a čas schůzky nebo události. Zajistí, že příjemce zná datum a čas schůzky a může si ji podle toho naplánovat.
Například: „Davida v pátek 15. června v 15:00 hodin.“
V potvrzovacím e-mailu je také nutné uvést místo schůzky nebo události. Může obsahovat adresu, pokyny nebo jiné relevantní informace o odkazu na mapu Google pro dosažení cíle.
Například: Například: „Plánuji vám schůzku v naší kanceláři. Zde je mapa místa: [XYZ].“
V potvrzovacím e-mailu by měl být také jasně uveden účel schůzky nebo události. Může obsahovat stručný popis toho, o čem se bude během akce diskutovat nebo čeho se dosáhne.
Například: „Posílám tento e-mail, abych potvrdil informace týkající se mého nadcházejícího pohovoru na pozici [XYZ].“
Další příklad: „Jsme rádi, že můžeme potvrdit vaše přijetí na pozici [Position].“
Pokud jsou pro schůzku nebo událost stanoveny nějaké zvláštní pokyny nebo požadavky, je nezbytné je uvést v potvrzovacím e-mailu. Pokud například schůzka vyžaduje, aby příjemce přinesl určité dokumenty nebo materiály, mělo by to být jasně uvedeno v potvrzovacím e-mailu.
V potvrzovacím e-mailu uveďte připomínku, aby se příjemce na schůzku nebo událost dostavil včas. Může pomoci zajistit, aby schůzka začala včas a aby byly přítomny všechny potřebné strany.
Například: „Abyste předešli nepříjemnostem, přijďte včas. Doporučujeme přijít 30 minut před plánovaným časem.“
V potvrzovacím e-mailu je nutné uvést informace o případných pravidlech pro zrušení nebo změnu termínu, které může společnost nebo organizace uplatňovat. Pokud příjemce potřebuje schůzku zrušit nebo přeložit, může se vyhnout nedorozuměním nebo problémům.
Například: „Tímto e-mailem vás informuji, že se 31. prosince nebudu moci zúčastnit schůzky. Omlouvám se za případné nepříjemnosti. Dejte mi prosím vědět náhradní datum a čas, který vám vyhovuje.“
Můžete také poskytnout
Bookafy
odkaz na plánování schůzek, který usnadňuje změnu termínu pohovoru nebo schůzky. Bude to mít pozitivní dopad i na druhou osobu.
Potvrzovací e-mail by měl obsahovat také e-mailový podpis s kontaktními údaji vaší firmy nebo organizace, spolu s telefonním číslem, e-mailovou adresou a odkazem na webové stránky.
Například: „Kontaktujte nás na adrese [Phone] nebo [Email]. Zde je odkaz na plánování Bookafy, kde si můžete prohlédnout dostupné sloty před změnou termínu schůzky.
Například: „Kontaktujte nás na adrese [Phone] nebo [Email]. Zde je odkaz na plánování Bookafy, kde si můžete prohlédnout dostupné sloty před změnou termínu schůzky.“
V potvrzovacím e-mailu je vždy dobré poděkovat příjemci za jeho čas a pozornost. Je přínosné, když se objeví výzva ke zpětné vazbě. Může se jednat o dotazník nebo žádost, aby se příjemce spojil s danou společností nebo organizací.
Vždy můžete použít „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“. Tato uzávěrka je mezi odborníky oblíbená, protože je přátelská a přístupná.
Používání e-mailů s potvrzením schůzky má několik výhod. Některé z nich jsou:
Zaslání potvrzovacího e-mailu pomáhá snížit počet případů, kdy se zákazník nedostaví na schůzku, protože mu připomene jeho termín a poskytne mu potřebné informace. Může ušetřit čas a zdroje společnosti a zároveň zlepšit celkovou efektivitu procesu plánování schůzek.
Potvrzovací e-maily umožňují firmám navázat kontakt se zákazníky a nabídnout jim další informace nebo zdroje související s danou schůzkou. Potvrzovací e-mail může například obsahovat odkazy na příslušné dokumenty nebo zdroje, které zákazník může potřebovat k přípravě na schůzku.
Potvrzovací e-maily pomáhají firmám sledovat schůzky a efektivně spravovat jejich rozvrhy. Pomáhají zajistit podrobnosti schůzky, včetně data, času a místa, zasláním potvrzovacího e-mailu.
Zasílání potvrzovacích e-mailů svědčí o profesionalitě a důrazu na detaily. Ukazuje to, že si firma váží času zákazníka a snaží se poskytovat vysoce kvalitní služby.
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Potvrzení jmenování pro [Position]
Vážení [Name],
Tento e-mail slouží k potvrzení vaší schůzky na adrese [Date and Time]. Dostavte se prosím alespoň [X] minut před plánovaným termínem, abyste mohli počítat s případným zpožděním nebo neočekávanými okolnostmi.
Pokud potřebujete změnit termín nebo zrušit schůzku, oznamte nám to prosím brzy. Kontaktujte nás na adrese [Phone] nebo [Email]. Zde je odkaz na plánování Bookafy, kde si můžete prohlédnout dostupné sloty před změnou termínu schůzky.
Těším se na setkání s vámi na [Location].
S pozdravem, [Your Name]
Tuto šablonu můžete přizpůsobit svým specifickým potřebám přidáním dalších podrobností nebo informací.
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Potvrzení jmenování – [Date] at [Time]
Vážení [Name],
S potěšením vám potvrzujeme schůzku na adrese [Date] na adrese [Time]. Na adresu [Location] se dostavte alespoň 20 minut před plánovanou schůzkou, abyste měli čas na odbavení a vyřízení potřebných dokumentů.
Pokud potřebujete změnit termín nebo zrušit schůzku, kontaktujte nás co nejdříve na adrese [Email].
Těším se na setkání s vámi v kanceláři.
S pozdravem, [Your Name]
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Vaše schůzka s [Company] na [Date] na adrese [Time]
Dobrý den, [Name],
Tento e-mail slouží k potvrzení schůzky s [Company] na adrese [Date] [Time] . Do naší ordinace na adrese [Address] se dostavte alespoň 30 minut před plánovanou schůzkou, abyste měli čas na odbavení a vyřízení všech potřebných dokumentů.
Pokud potřebujete změnit termín nebo zrušit schůzku, kontaktujte nás prosím brzy na adrese [Email].
Děkujeme, že jste si pro své schůzky vybrali [Company]. Těším se na setkání s vámi na schůzce.
S laskavým pozdravem, [Your Name]
E-maily s potvrzením schůzky výrazně snižují počet neúčastí a zvyšují efektivitu vaší organizace. Je velmi důležité, abyste při sdělování zásad pro zrušení rezervace, vrácení peněz a dalších informací byli přátelští a profesionální.
Jediné, co byste neměli dělat, je vyhýbat se automatickým potvrzením a upomínkám, protože se obáváte, že budete působit jako vlezlí a dotěrní. Mnoho klientů ocení připomínku, protože je příliš mnoho věcí, na které je třeba pamatovat.
Pomocí připomínek schůzek, které jsou součástí softwaru pro plánování schůzek, dosáhnete maximální efektivity a zůstanete o krok napřed před konkurencí.
Ušetřete svému týmu čas a peníze s Bookafy!
Pomocí softwaru pro plánování schůzek online můžete automatizovat rezervace, upomínky, synchronizaci s kalendáři, načítání adres URL videokonferencí a mnoho dalšího. Vyzkoušejte Bookafy zdarma ještě dnes!
