BOOKAFY BLOG
Klijenti su okosnica vaše tvrtke. Živimo u brzom svijetu u kojem korisnici očekuju gotovo trenutnu povratnu informaciju o svakom procesu kroz koji prolaze. E-pošta s potvrdom termina može vam pomoći u tome.
Razmislite o naručivanju sata ili odjeće svoje omiljene marke i čekanju da primite odgovor putem e-pošte. To vas može navesti da se zapitate je li bilo problema s vašom kupnjom ili transakcijom. Uzmimo još jedan primjer procesa prijave za posao; svaka interakcija s tvrtkom koja zapošljava računa se kao dio vaše prijave za posao. Također možete zatražiti potvrdu putem e-pošte.
Potvrdne e-poruke od velike su važnosti u profesionalnim scenarijima. Prvo pitanje koje se postavlja je kako bi trebao biti napisan vaš potvrdni email. Ovaj će članak pružiti savjete o pisanju učinkovitog odgovora putem e-pošte za potvrdu intervjua i predloške za početak.
E-pošta ili tekstualna poruka s potvrdom termina poruka je poslana klijentu prije zakazanog servisnog poziva. Datum, vrijeme, mjesto i svrha sastanka obično su uključeni u e-poruku, zajedno s drugim detaljima kao što su predmet sastanka i podaci za kontakt tvrtke ili organizacije.
Primarna svrha e-poruke je potvrditi termin i osigurati da obje strane imaju informacije koje su im potrebne za prisustvovanje sastanku na vrijeme.
Nekoliko je ključnih elemenata koje treba uključiti u potvrdnu e-poruku kako biste osigurali da prenosi potrebne informacije i pomaže u glatkom zakazivanju sastanka. Neke obavezne stavke u e-poruci potvrde su
Možda vam je poznat citat “Prvi dojam je posljednji dojam.” što također vrijedi u slučaju redova predmeta vaše e-pošte. Tema bi trebala biti kratka. Idealno je imati predmetni redak od 60 znakova.
Na primjer: “Potvrda intervjua s Danielom za mlađeg softverskog inženjera.”
Pomaže uključiti ime osobe i vrijeme dogovora u e-poruku potvrde. Može pomoći primatelju u određivanju s kim će se sastati i olakšati pripreme za termin.
Na primjer: “Imate sastanak s Taimoorom, našim starijim upraviteljem.”
U e-poruci potvrde važno je navesti datum i vrijeme termina ili događaja. Osigurava da primatelj zna datum i vrijeme sastanka i da može planirati u skladu s tim.
Na primjer: “Vaš termin kod dr. Davida je u petak, 15. lipnja u 15:00.”
Također je bitno navesti mjesto sastanka ili događaja u potvrdi e-pošte. Može sadržavati adresu, upute ili druge bitne informacije o poveznici Google karte za dolazak na odredište.
Na primjer: “Zakazujem vaš termin u našem uredu. Ovdje je karta lokacije:[XYZ] .”
E-poruka potvrde također treba jasno navesti svrhu sastanka ili događaja. Može uključivati kratak opis onoga o čemu će se raspravljati ili što će se postići tijekom događaja.
Na primjer: “Ovu e-poruku šaljem kako bih potvrdio informacije o mom predstojećem intervjuu za poziciju[XYZ] .”
Drugi primjer: “Uzbuđeni smo što možemo potvrditi vaše zapošljavanje kao[Position] .”
Ako postoje posebne upute ili zahtjevi za termin ili događaj, važno ih je uključiti u e-poruku potvrde. Na primjer, ako sastanak zahtijeva da primatelj donese određene dokumente ili materijale, to bi trebalo biti jasno navedeno u potvrdi e-pošte.
U potvrdnu e-poruku uključite podsjetnik za primatelja da stigne na vrijeme na termin ili događaj. Može pomoći u osiguravanju da sastanak započne na vrijeme i da su sve potrebne strane prisutne.
Na primjer: “Da biste spriječili bilo kakve neugodnosti, dođite na vrijeme. Savjetujemo vam da dođete 30 minuta prije dogovorenog vremena.”
U potvrdnu e-poruku potrebno je uključiti informacije o bilo kakvim pravilima o otkazivanju ili pomicanju termina koje tvrtka ili organizacija može imati. Ako primatelj treba otkazati ili pomaknuti termin, može izbjeći nesporazume ili probleme.
Na primjer: “Ova e-poruka vas obavještava da se možda neću pridružiti sastanku 31. prosinca. Ispričavamo se zbog neugodnosti. Recite mi alternativni datum i vrijeme koji vam odgovara.”
Također možete osigurati Bookafy poveznicu za zakazivanje sastanaka kako biste lakše odgodili intervju ili sastanak. Također će pozitivno utjecati na drugu osobu.
Potvrdna e-pošta također treba sadržavati potpis e-pošte s kontakt podacima vaše tvrtke ili organizacije, zajedno s telefonskim brojem, adresom e-pošte i poveznicom na web mjesto.
Na primjer: “Kontaktirajte nas na[Phone] ili[Email] . Ovdje je Bookafy poveznica za zakazivanje da vidite slobodne termine prije ponovnog zakazivanja sastanka.
Na primjer: “Kontaktirajte nas na[Phone] ili[Email] . Ovdje je Bookafy poveznica za zakazivanje da biste vidjeli slobodne termine prije ponovnog zakazivanja sastanka.”
Naposljetku, uvijek je dobra ideja uključiti zahvalu u e-poruci potvrde za primateljevo vrijeme i pažnju. Korisno je imati poziv za povratnu informaciju. To može biti anketa ili zahtjev da primatelj stupi u kontakt s tvrtkom ili organizacijom.
Uvijek možete koristiti “Srdačan pozdrav” ili “Srdačan pozdrav.” Ovo zatvaranje je popularno među stručnjacima jer je prijateljski i pristupačno.
Postoji nekoliko prednosti korištenja e-pošte s potvrdom termina. Neki od njih su:
Slanje potvrdne e-pošte pomaže u smanjenju broja nepojavljivanja jer podsjeća klijenta na njegov termin i daje mu potrebne pojedinosti. Može uštedjeti vrijeme i resurse tvrtke dok također poboljšava ukupnu učinkovitost procesa zakazivanja sastanaka.
Potvrdne e-poruke omogućuju tvrtkama da stupe u kontakt sa svojim klijentima nudeći dodatne informacije ili resurse povezane s terminom. Na primjer, potvrdna e-pošta može sadržavati poveznice na relevantne dokumente ili resurse koji će korisniku možda trebati da se pripremi za svoj sastanak.
Potvrdne e-poruke pomažu tvrtkama da prate svoje sastanke i učinkovito upravljaju svojim rasporedima. Oni pomažu u osiguravanju pojedinosti sastanka, uključujući datum, vrijeme i mjesto, slanjem potvrdne e-pošte.
Slanje potvrdnih e-poruka pokazuje profesionalizam i pažnju posvećenu detaljima. To pokazuje da tvrtka cijeni vrijeme kupca i predana je pružanju usluge visoke kvalitete.
Predmet: Potvrda termina za [Position]
dragi[Name] ,
Ovom e-poštom potvrđujemo vaš termin[Date and Time] . Molimo vas da dođete najmanje [X] minuta prije dogovorenog termina kako biste spriječili kašnjenja ili neočekivane okolnosti.
Obavijestite nas uskoro ako trebate pomaknuti ili otkazati svoj termin. Kontaktirajte nas na[Phone] ili[Email] . Ovdje je Bookafy poveznica za zakazivanje kako biste vidjeli slobodne termine prije ponovnog zakazivanja sastanka.
Veselim se susretu s tobom u[Location] .
Lijepi Pozdrav, [Your Name]
Ovaj predložak možete prilagoditi svojim specifičnim potrebama dodavanjem dodatnih pojedinosti ili informacija.
Predmet: Potvrda termina -[Date] na [Time]
dragi[Name] ,
Zadovoljstvo nam je potvrditi Vaš termin na[Date] na[Time] . Molimo planirajte dolazak na[Location] najmanje 20 minuta prije zakazanog termina kako biste imali vremena za prijavu i svu potrebnu papirologiju.
Ukoliko trebate pomjeriti ili otkazati svoj termin, kontaktirajte nas što je prije moguće na[Email] .
Veselim se susretu s vama u Uredu.
Iskreno, [Your Name]
Predmet: Vaš termin kod[Company] na[Date] na [Time]
zdravo[Name] ,
Ovom e-poštom potvrđujemo vaš termin[Company] na[Date] na[Time] . Molimo vas da dođete u naš ured koji se nalazi na adresi[Address] najmanje 30 minuta prije zakazanog termina kako biste imali vremena za prijavu i svu potrebnu papirologiju.
Ukoliko trebate pomjeriti ili otkazati svoj termin, kontaktirajte nas što prije na[Email] .
Hvala na odabiru[Company] za potrebe vašeg termina. Veselim se što ću vas vidjeti na dogovorenom terminu.
Lijepi pozdrav, [Your Name]
E-pošta s potvrdom termina značajno smanjuje nedolazak i poboljšava učinkovitost vaše organizacije. Ključno je pronaći ravnotežu između ljubaznosti i profesionalnosti dok komunicirate svoja pravila o otkazivanju i povratu novca te druge informacije.
Jedina stvar koju ne želite učiniti je izbjegavati korištenje automatiziranih potvrda i podsjetnika iz straha da ne ispadnete prepotentni i napadni. Mnogi će klijenti cijeniti podsjetnik jer ima previše stvari koje treba zapamtiti.
Koristite podsjetnike za sastanke uključene u softver za zakazivanje sastanaka kako biste postigli maksimalnu učinkovitost i ostali korak ispred svojih konkurenata.
Uštedite vrijeme i novac svom timu uz Bookafy!
Pomoću softvera za mrežno zakazivanje sastanaka možete automatizirati rezervacije, podsjetnike, sinkronizaciju s kalendarima, dohvaćanje URL-ova videosastanaka i još mnogo toga. Isprobajte Bookafy besplatno danas!
