BOOKAFY BLOGI
Kliendid on teie ettevõtte selgroog. Me elame kiirelt muutuvas maailmas, kus kliendid on hakanud ootama peaaegu kohest tagasisidet iga protsessi kohta, mida nad läbivad. Kohtumise kinnituse e-kiri võib teid mõlemaid aidata.
Kaaluge, kas tellida oma lemmikbrändilt kell või riided ja oodata vastust e-kirja teel. See võib panna teid mõtlema, kas teie ostu või tehinguga oli mingi probleem. Võtame veel ühe näite töökoha taotlemise protsessist; iga suhtlus töölevõtva ettevõttega loeb kui osa teie kandideerimisest. Võite küsida ka kinnituse e-posti aadressi.
Kinnitussõnumid on professionaalsetes stsenaariumides väga olulised. Esimene küsimus, mis tekib, on see, kuidas peaks teie kinnitav e-kiri olema kirjutatud. See artikkel annab nõuandeid tõhusa intervjuu kinnitava e-kirja vastuse kirjutamiseks ja malle, et alustada.
Kohtumise kinnituse e-kiri või tekstisõnum on sõnum, mis saadetakse kliendile enne planeeritud teeninduskõnet. E-kirjas on tavaliselt kirjas kohtumise kuupäev, kellaaeg, koht ja eesmärk ning muud üksikasjad, nagu kohtumise teema ja ettevõtte või organisatsiooni kontaktandmed.
E-kirja peamine eesmärk on kinnitada kohtumine ja tagada, et mõlemal poolel on olemas teave, mida nad vajavad kohtumisel õigeaegseks osalemiseks.
Kinnitussõnumisse tuleb lisada mitu olulist elementi, et see annaks vajalikku teavet ja aitaks kaasa kohtumise sujuvale toimumisele. Mõned kohustuslikud elemendid kinnituse e-kirjas on järgmised
Võib-olla olete tuttav tsitaadiga “Esimene mulje on viimane mulje”, mis kehtib ka teie e-kirjade teemaridade puhul. Te peaksite hoidma oma teemarida lühikeseks. Ideaalne on 60 tähemärgi pikkune teemarida.
Näiteks: “Danieli intervjuu kinnitamine.”
Kinnitusmeilile on kasulik lisada isiku nimi ja kohtumise aeg. See võib aidata vastuvõtjal kindlaks teha, kellega ta kohtub, ja hõlbustada kohtumise ettevalmistamist.
Näiteks: “Teil on kohtumine Taimooriga, meie vanemjuhiga.”
Väga oluline on kinnitusmeilis märkida kohtumise või ürituse kuupäev ja kellaaeg. See tagab, et vastuvõtja teab kohtumise kuupäeva ja kellaaega ning saab vastavalt planeerida.
Näiteks: “Teie kohtumine dr Davidiga on reedel, 15. juunil kell 15:00.”
Samuti on oluline, et kinnitavas e-kirjas oleks märgitud kohtumise või ürituse toimumiskoht. See võib sisaldada aadressi, juhiseid või muud asjakohast teavet google mapi lingi kohta, mille kaudu saab sihtkohta jõuda.
Näiteks: “Ma planeerin teie vastuvõtu meie kontoris. Siin on asukoha kaart: [XYZ].”
Kinnitusmeilis peaks olema selgelt märgitud ka kohtumise või ürituse eesmärk. See võib sisaldada lühikirjeldust selle kohta, mida ürituse käigus arutatakse või saavutatakse.
Näiteks: “Saadan selle e-kirja, et kinnitada teavet seoses minu eelseisva intervjuuga ametikohale [XYZ].”
Teine näide: “Oleme põnevil, et kinnitame teie töölevõtmist [Position].”
Kui kohtumise või ürituse kohta on mingeid erilisi juhiseid või nõudeid, on väga oluline lisada need kinnitusmeilile. Näiteks kui kohtumine nõuab, et vastuvõtja võtaks kaasa teatud dokumendid või materjalid, tuleks see selgelt märkida kinnitavas e-kirjas.
Lisage kinnitusmeilile meeldetuletus, et saaja jõuaks kohtumisele või üritusele õigeaegselt. See võib aidata tagada, et koosolek algab õigeaegselt ja et kõik vajalikud osapooled on kohal.
Näiteks: “Et vältida ebamugavusi, olge õigeaegselt kohal. Soovitatav on saabuda 30 minutit enne ettenähtud aega.”
Kinnitussõnumisse tuleb lisada teave ettevõtte või organisatsiooni võimalike tühistamis- või ümberplaneerimisreeglite kohta. Kui vastuvõtja peab kohtumise tühistama või ümber planeerima, võib see vältida arusaamatusi või probleeme.
Näiteks: “See e-kiri on mõeldud teavitamaks teid sellest, et ma ei saa osaleda 31. detsembril toimuval koosolekul. Vabandan võimalike ebamugavuste pärast. Palun andke mulle teada alternatiivne kuupäev ja kellaaeg, mis teile sobib.”
Samuti võite esitada
Bookafy
kohtumiste planeerimise link, et oleks lihtne intervjuud või kohtumisi ümber planeerida. See mõjutab positiivselt ka teist inimest.
Kinnitusmeil peaks sisaldama ka e-posti allkirja, milles on teie ettevõtte või organisatsiooni kontaktandmed koos telefoninumbri, e-posti aadressi ja veebilehe lingiga.
Näiteks: “Võtke meiega ühendust aadressil [Phone] või [Email]. Siin on Bookafy ajaplaneerimise link, et näha vabu kohti enne kohtumise ümberplaneerimist.
Näiteks: “Võtke meiega ühendust aadressil [Phone] või [Email]. Siin on Bookafy ajaplaneerimise link, et näha vabu kohti enne kohtumise ümberplaneerimist.”
Lõpuks on alati hea mõte lisada kinnitusmeilile tänusõnad vastuvõtja aja ja tähelepanu eest. On kasulik, kui tagasiside saamiseks kutsutakse üles. See võib olla küsitlus või palve, et saaja võtaks ühendust ettevõtte või organisatsiooniga.
Alati võite kasutada sõnu “Lugupidamisega” või “Parimate soovidega”. See sulgemine on ekspertide seas populaarne, sest see on sõbralik ja ligipääsetav.
Kohtumiste kinnitamise e-kirjade kasutamisel on mitmeid eeliseid. Mõned neist on:
Kinnitussõnumi saatmine aitab vähendada mitteilmumiste arvu, sest see tuletab kliendile meelde tema kohtumist ja annab talle vajalikud üksikasjad. See võib säästa ettevõtte aega ja ressursse, parandades samal ajal ka kohtumiste planeerimise protsessi üldist tõhusust.
Kinnitussõnumid võimaldavad ettevõtetel suhelda oma klientidega, pakkudes lisateavet või kohtumisega seotud ressursse. Näiteks võiks kinnitav e-kiri sisaldada linke asjakohastele dokumentidele või ressurssidele, mida klient võib vajada kohtumiseks valmistumiseks.
Kinnitussõnumid aitavad ettevõtetel oma kohtumisi jälgida ja oma ajakava tõhusalt hallata. Nad aitavad tagada koosoleku üksikasjad, sealhulgas kuupäeva, kellaaja ja asukoha, saates kinnitava e-kirja.
Kinnitusmeilide saatmine näitab professionaalsust ja tähelepanu üksikasjadele. See näitab, et ettevõte väärtustab kliendi aega ja on pühendunud kvaliteetse teenuse osutamisele.
Teema: Ametisse nimetamise kinnitamine [Position]
Lugupeetud [Name],
See e-kiri on mõeldud teie kohtumise kinnitamiseks aadressil [Date and Time]. Palun tulge vähemalt [X] minutit enne vastuvõtuaega, et arvestada võimalike viivituste või ootamatute asjaoludega.
Palun teavitage meid kiiresti, kui peate oma vastuvõtu aega ümber planeerima või tühistama. Võtke meiega ühendust aadressil [Phone] või [Email]. Siin on Bookafy ajaplaneerimise link, et näha vabu kohti enne kohtumise ümberplaneerimist.
Ootan teiega kohtumist aadressil [Location].
Lugupidamisega, [Your Name]
Seda malli saate kohandada vastavalt oma konkreetsetele vajadustele, lisades täiendavaid üksikasju või teavet.
Teema: Ametisse nimetamise kinnitamine – [Date] aadressil [Time]
Lugupeetud [Name],
Meil on hea meel kinnitada teie kohtumine aadressil [Date] [Time] . Palun planeerige, et jõuate aadressile [Location] vähemalt 20 minutit enne teie kavandatud vastuvõtu algust, et teil oleks aega registreerimiseks ja vajaliku paberimajanduse tegemiseks.
Kui teil on vaja oma vastuvõtu aega ümber planeerida või tühistada, võtke meiega võimalikult kiiresti ühendust aadressil [Email].
Ma ootan teiega kohtumist ametis.
Lugupidamisega, [Your Name]
Teema: Teie kohtumine aadressil [Company] [Date] aadressil . [Time]
Tere [Name],
See e-kiri on mõeldud teie kohtumise kinnitamiseks [Company] aadressil [Date] [Time] . Palun saabuge meie kontorisse aadressil [Address] vähemalt 30 minutit enne teie kavandatud vastuvõtu algust, et teil oleks aega registreerimiseks ja vajaliku paberimajanduse tegemiseks.
Kui teil on vaja oma vastuvõtu aega ümber planeerida või tühistada, võtke meiega kiiresti ühendust aadressil [Email].
Täname teid, et valisite [Company] oma kohtumisvajaduste rahuldamiseks. Ma ootan teid kohtumisel.
Lugupidamisega, [Your Name]
Kohtumiste kinnitamise e-kirjad vähendavad märkimisväärselt mitteilmumisi ja parandavad teie organisatsiooni tõhusust. Oluline on tasakaalustada sõbralikkus ja professionaalsus, edastades samal ajal oma tühistamis- ja tagasimaksepoliitikat ning muud teavet.
Üks asi, mida te ei taha teha, on vältida automaatsete kinnituste ja meeldetuletuste kasutamist, sest kardate, et mõjute üleoleva ja pealetükkivana. Paljud kliendid hindavad meeldetuletust, sest asju, mida meeles pidada, on liiga palju.
Kasutage kohtumiste planeerimise tarkvaraga kaasasolevaid meeldetuletusi, et saavutada maksimaalne tõhusus ja olla konkurentidest sammu võrra ees.
Säästke oma meeskonnale aega ja raha Bookafy abil!
Kasutades veebipõhist kohtumiste planeerimise tarkvara, saate automatiseerida broneerimist, meeldetuletusi, kalendritega sünkroniseerimist, videokohtumiste URL-ide otsimist ja palju muud. Proovi Bookafy't tasuta juba täna!
