BOOKAFY BLOG
Az ügyfelek jelentik a vállalat gerincét. Gyors tempójú világban élünk, ahol az ügyfelek szinte azonnali visszajelzést várnak el minden folyamatról, amelyen keresztülmennek. A találkozót visszaigazoló e-mail segíthet ebben.
Fontolja meg, hogy rendel egy órát vagy ruhát kedvenc márkájától, és várja meg a választ e-mailben. Ez arra késztetheti Önt, hogy elgondolkodjon azon, hogy volt-e valami probléma a vásárlással vagy a tranzakcióval. Vegyünk egy másik példát az álláspályázat folyamatára: minden interakció a felvételt végző céggel az álláspályázat részének számít. Kérhet visszaigazoló e-mailt is.
A megerősítő e-maileknek nagy jelentőségük van a szakmai forgatókönyvekben. Az első felmerülő kérdés, hogy hogyan kell megírni a visszaigazoló e-mailt. Ez a cikk tippeket ad a hatékony interjút megerősítő e-mail válasz megírásához, és sablonokat mutat be, amelyekkel elkezdheti.
A találkozót visszaigazoló e-mail vagy szöveges üzenet az ügyfélnek a tervezett szolgáltatási hívás előtt küldött üzenet. A találkozó dátuma, időpontja, helye és célja általában szerepel az e-mailben, valamint egyéb részletek, például a találkozó tárgya és a vállalkozás vagy szervezet elérhetősége.
Az e-mail elsődleges célja a találkozó megerősítése és annak biztosítása, hogy mindkét fél rendelkezzen a találkozóhoz szükséges információkkal, hogy időben részt tudjon venni a megbeszélésen.
A visszaigazoló e-maileknek számos fontos elemet kell tartalmazniuk, hogy biztosítsák a szükséges információk átadását, és segítsék a zökkenőmentes találkozót. Néhány kötelező elem a visszaigazoló e-mailben
Talán ismeri az idézetet: „Az első benyomás az utolsó benyomás.” Ez az e-mailek tárgysoraira is igaz. Tartsa a tárgysorát röviden. Ideális, ha a tárgysor 60 karakterből áll.
Például: „Szoftverfejlesztő interjú megerősítése Dániellel.”
Segít, ha a visszaigazoló e-mailben szerepel a személy neve és a találkozó időpontja. Segítséget nyújthat a címzettnek annak meghatározásában, hogy kivel fog találkozni, és megkönnyítheti a találkozóra való felkészülést.
Például: „Taimoorral, a rangidős menedzserünkkel van találkozója.”
Nagyon fontos, hogy a visszaigazoló e-mailben megadja a találkozó vagy esemény dátumát és időpontját. Ez biztosítja, hogy a címzett tudja a találkozó dátumát és időpontját, és ennek megfelelően tud tervezni.
Például: „Dr. Dávidhoz június 15-én, pénteken, 15:00 órakor lesz a találkozója.”
Az is lényeges, hogy a visszaigazoló e-mailben szerepeljen a találkozó vagy esemény helyszíne. Ez tartalmazhatja a címet, útbaigazítást vagy más lényeges információt a célállomás eléréséhez szükséges google map linkről.
Például: „Időpontot adok Önnek az irodánkban. Itt van a helyszín térképe: [XYZ].”
A visszaigazoló e-mailben világosan fel kell tüntetni a találkozó vagy esemény célját is. Tartalmazhat egy rövid leírást arról, hogy mit fognak megvitatni vagy megvalósítani az esemény során.
Például: „Azért küldöm ezt az e-mailt, hogy megerősítsem a [XYZ] pozícióra történő közelgő interjúmra vonatkozó információkat.”
Egy másik példa: „Örömmel igazoljuk, hogy felvételt nyertél a [Position].”
Ha a találkozóval vagy az eseménnyel kapcsolatban bármilyen különleges utasítás vagy követelmény van, ezeket feltétlenül írja bele a visszaigazoló e-mailbe. Ha például a találkozóhoz a címzettnek bizonyos dokumentumokat vagy anyagokat kell magával hoznia, ezt egyértelműen fel kell tüntetni a visszaigazoló e-mailben.
A visszaigazoló e-mailben emlékeztesse a címzettet, hogy időben érkezzen a találkozóra vagy eseményre. Segíthet abban, hogy a megbeszélés időben kezdődjön, és hogy minden szükséges fél jelen legyen.
Például: „A kellemetlenségek elkerülése végett legyetek pontosak. Javasoljuk, hogy 30 perccel a megbeszélt időpont előtt érkezzen meg.”
A visszaigazoló e-mailben tájékoztatni kell a vállalat vagy szervezet esetleges lemondási vagy átütemezési szabályairól. Ha a címzettnek le kell mondania vagy át kell ütemeznie a találkozót, elkerülheti a félreértéseket vagy problémákat.
Például: „Ez az e-mail arról tájékoztat, hogy nem tudok részt venni a december 31-i találkozón. Elnézést a kellemetlenségekért. Kérem, tudassa velem egy alternatív dátumot és időpontot, amely megfelel Önnek.”
Ön is adhat egy
Bookafy
megbeszélés-ütemezés link, hogy könnyedén átütemezhessen egy interjút vagy megbeszélést. Ez a másik személyre is pozitív hatással lesz.
A visszaigazoló e-mailnek tartalmaznia kell egy e-mail aláírást is, amely tartalmazza az Ön vállalkozásának vagy szervezetének elérhetőségi adatait, valamint a telefonszámot, az e-mail címet és a weboldal linkjét.
Például: „Lépjen kapcsolatba velünk a [Phone] vagy a [Email] címen. Itt van a Bookafy ütemezési linkje, hogy a találkozó átütemezése előtt megnézze a rendelkezésre álló résidőket.
Például: „Lépjen kapcsolatba velünk a [Phone] vagy a [Email] címen. Itt van a Bookafy ütemezési link, hogy a találkozó átütemezése előtt megnézze a rendelkezésre álló résidőket.”
Végül, mindig jó ötlet a visszaigazoló e-mailben köszönetet mondani a címzettnek a rászánt időért és a figyelméért. Hasznos a visszajelzésre való felhívás. Ez lehet egy felmérés vagy egy kérés a címzett számára, hogy vegye fel a kapcsolatot a vállalattal vagy szervezettel.
Mindig használhatja a „Tisztelettel” vagy „Üdvözlettel” kifejezést. Ez a zárás azért népszerű a szakértők körében, mert barátságos és megközelíthető.
A találkozót visszaigazoló e-mailek használatának számos előnye van. Néhány ezek közül:
A visszaigazoló e-mail küldése segít csökkenteni a meg nem jelenések számát, mivel emlékezteti az ügyfelet a találkozóra, és tájékoztatja a szükséges részletekről. Ez időt és erőforrásokat takaríthat meg a vállalat számára, miközben javítja az időpont-ütemezési folyamat általános hatékonyságát.
A visszaigazoló e-mailek lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy a találkozóhoz kapcsolódó további információk vagy források felajánlásával kapcsolatba lépjenek ügyfeleikkel. A visszaigazoló e-mail például tartalmazhat linkeket a releváns dokumentumokra vagy forrásokra, amelyekre az ügyfélnek szüksége lehet a találkozóra való felkészüléshez.
A visszaigazoló e-mailek segítenek a vállalkozásoknak nyomon követni a találkozókat és hatékonyan kezelni az időbeosztást. Segítenek biztosítani a találkozó részleteit, beleértve a dátumot, az időpontot és a helyszínt, megerősítő e-mailt küldve.
A visszaigazoló e-mailek küldése professzionalizmusról és a részletekre való odafigyelésről tanúskodik. Ez azt mutatja, hogy a vállalkozás értékeli az ügyfél idejét, és elkötelezett a magas színvonalú szolgáltatás nyújtása mellett.
Téma: A téma a következő: A kinevezés megerősítése [Position]
Kedves [Name],
Ez az e-mail a [Date and Time] címen történő találkozó megerősítésére szolgál. Kérjük, legalább [X] perccel az időpont előtt érkezzen meg, hogy az esetleges késések vagy váratlan körülmények miatt ne legyen gondja.
Kérjük, hamarosan értesítsen minket, ha át kell ütemeznie vagy le kell mondania a találkozót. Vegye fel velünk a kapcsolatot a [Phone] vagy a [Email] címen. Itt van a Bookafy ütemezési linkje, hogy a találkozó átütemezése előtt megnézze a rendelkezésre álló résidőket.
Alig várom, hogy találkozzunk a [Location] oldalon.
Üdvözlettel, [Your Name]
Ezt a sablont további részletek vagy információk hozzáadásával az Ön egyedi igényeihez igazíthatja.
Téma: A téma a következő: A kinevezés megerősítése – [Date] at [Time]
Kedves [Name],
Örömmel megerősítjük a találkozót a [Date] címen: [Time]. Kérjük, legalább 20 perccel a tervezett időpont előtt érkezzen meg a [Location] címre, hogy legyen ideje a bejelentkezésre és a szükséges papírmunkára.
Ha át kell ütemeznie vagy le kell mondania az időpontját, kérjük, lépjen velünk kapcsolatba a lehető leghamarabb a [Email] címen.
Alig várom, hogy találkozzunk a Hivatalban.
Tisztelettel, [Your Name]
Téma: A téma a következő: Az Ön találkozója a [Company] címen: [Date]. [Time]
Hello [Name],
Ez az e-mail a [Company] címen, a [Date] címen, a [Time] címen történő találkozó megerősítésére szolgál. Kérjük, hogy legalább 30 perccel a tervezett időpont előtt érkezzen meg a [Address] címen található irodánkba, hogy legyen ideje a bejelentkezésre és a szükséges papírmunkára.
Ha át kell ütemeznie vagy le kell mondania a találkozót, kérjük, hamarosan lépjen kapcsolatba velünk a [Email] címen.
Köszönjük, hogy a [Company] honlapot választotta a találkozói igényeinek kielégítésére. Alig várom, hogy találkozzunk a találkozón.
Üdvözlettel, [Your Name]
Az időpont-megerősítő e-mailek jelentősen csökkentik a meg nem jelenések számát, és javítják a szervezet hatékonyságát. Nagyon fontos, hogy barátságos és professzionális legyen, miközben kommunikálja a lemondási és visszatérítési politikáját és egyéb információkat.
Az egyetlen dolog, amit nem akarsz tenni, hogy kerüld az automatikus visszaigazolások és emlékeztetők használatát, mert attól félsz, hogy túlságosan erőszakosnak és tolakodónak tűnsz. Sok ügyfél értékelni fogja az emlékeztetőt, mert túl sok mindent kell megjegyezni.
Használja az időpont-ütemezési szoftverhez tartozó időpont-emlékeztetőket a maximális hatékonyság elérése érdekében, és maradjon egy lépéssel versenytársai előtt.
Spóroljon időt és pénzt csapatának a Bookafy segítségével!
Az online időpontfoglaló szoftver segítségével automatizálhatja a foglalást, az emlékeztetőket, a naptárakkal való szinkronizálást, a videós találkozók URL-címének lekérdezését és még sok mást. Próbálja ki a Bookafy-t ingyenesen még ma!
