BLOG BOOKAFY
Pelanggan adalah tulang belakang syarikat anda. Kami hidup dalam dunia yang serba pantas di mana pelanggan telah mengharapkan maklum balas yang hampir serta-merta tentang sebarang proses yang mereka lalui. E-mel pengesahan janji temu boleh membantu anda berdua dengan ini.
Pertimbangkan untuk menempah jam tangan atau pakaian daripada jenama kegemaran anda dan tunggu untuk menerima balasan melalui e-mel. Ini mungkin menyebabkan anda tertanya-tanya sama ada terdapat masalah dengan pembelian atau transaksi anda. Ambil satu lagi contoh proses permohonan kerja; setiap interaksi dengan syarikat pengambilan pekerja dikira sebagai sebahagian daripada permohonan kerja anda. Anda juga mungkin meminta e-mel pengesahan.
E-mel pengesahan adalah sangat penting dalam senario profesional. Soalan pertama yang timbul ialah bagaimanakah e-mel pengesahan anda harus ditulis. Artikel ini akan memberikan petua tentang menulis respons dan templat e-mel pengesahan temu duga yang berkesan untuk membantu anda bermula.
E-mel pengesahan janji temu atau mesej teks ialah mesej yang dihantar kepada pelanggan sebelum panggilan perkhidmatan yang dijadualkan. Tarikh, masa, tempat dan tujuan janji temu biasanya disertakan dalam e-mel, bersama-sama dengan butiran lain seperti subjek janji temu dan maklumat hubungan perniagaan atau organisasi.
Tujuan utama e-mel adalah untuk mengesahkan pelantikan dan memastikan kedua-dua pihak mempunyai maklumat yang mereka perlukan untuk menghadiri mesyuarat tepat pada masanya.
Terdapat beberapa elemen penting untuk disertakan dalam e-mel pengesahan untuk memastikan ia menyampaikan maklumat yang diperlukan dan membantu dalam pelantikan yang lancar. Beberapa yang mesti ada dalam e-mel pengesahan adalah
Anda mungkin biasa dengan petikan, “Kesan pertama ialah tanggapan terakhir.” yang juga benar dalam kes baris subjek e-mel anda. Anda harus memastikan baris subjek anda ringkas. Ia sesuai untuk mempunyai baris subjek sebanyak 60 aksara.
Contohnya: “Pengesahan Temuduga Jurutera Perisian Jr dengan Daniel.”
Ia membantu untuk memasukkan nama orang dan masa janji temu dalam e-mel pengesahan. Ia boleh membantu penerima dalam menentukan dengan siapa mereka akan berjumpa dan membuat persiapan untuk temu janji dengan lebih mudah.
Contohnya: “Anda mengadakan pertemuan dengan Taimoor, Sr. Pengurus kami.”
Adalah penting untuk menyatakan tarikh dan masa pelantikan atau acara dalam e-mel pengesahan. Ia memastikan bahawa penerima mengetahui tarikh dan masa mesyuarat dan boleh merancang dengan sewajarnya.
Contohnya: “Temu janji anda dengan Dr. David adalah pada hari Jumaat, 15 Jun jam 3:00 petang.”
Ia juga penting untuk memasukkan lokasi temu janji atau acara dalam e-mel pengesahan. Ia mungkin mengandungi alamat, arah atau maklumat lain yang berkaitan tentang pautan peta google untuk sampai ke destinasi.
Contohnya: “Saya menjadualkan temujanji anda di pejabat kami. Berikut adalah peta lokasi:[XYZ] .”
E-mel pengesahan juga harus menyatakan dengan jelas tujuan pelantikan atau acara tersebut. Ia boleh merangkumi penerangan ringkas tentang perkara yang akan dibincangkan atau dicapai semasa acara tersebut.
Contohnya: “Saya menghantar e-mel ini untuk mengesahkan maklumat mengenai temu duga saya yang akan datang untuk jawatan[XYZ] .”
Contoh lain: “Kami teruja untuk mengesahkan pengambilan anda sebagai a[Position] .”
Jika terdapat sebarang arahan atau keperluan khas untuk pelantikan atau acara, adalah penting untuk memasukkannya ke dalam e-mel pengesahan. Sebagai contoh, jika mesyuarat memerlukan penerima membawa dokumen atau bahan tertentu, ini hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam e-mel pengesahan.
Dalam e-mel pengesahan, sertakan peringatan untuk penerima tiba tepat pada masanya untuk janji temu atau acara. Ia boleh membantu dalam memastikan mesyuarat bermula tepat pada masanya dan semua pihak yang perlu hadir.
Contohnya: “Untuk mengelakkan sebarang kesulitan, tepat pada masanya. Dinasihatkan untuk tiba 30 minit sebelum masa yang dijadualkan.”
Adalah perlu untuk memasukkan maklumat dalam e-mel pengesahan mengenai sebarang dasar pembatalan atau penjadualan semula yang mungkin ada pada syarikat atau organisasi. Jika penerima perlu membatalkan atau menjadualkan semula janji temu, ia boleh mengelakkan salah faham atau masalah.
Contohnya: “E-mel ini adalah untuk memberitahu anda bahawa saya mungkin tidak menyertai mesyuarat pada 31 Disember. Maaf atas sebarang kesulitan. Tolong beritahu saya tarikh dan masa alternatif yang sesuai untuk anda.”
Anda juga boleh menyediakan Bookafy pautan penjadualan mesyuarat untuk memudahkan anda menjadualkan semula temu duga atau mesyuarat. Ia juga akan memberi kesan positif kepada orang lain.
E-mel pengesahan juga harus menyertakan tandatangan e-mel dengan maklumat hubungan perniagaan atau organisasi anda, bersama-sama dengan nombor telefon, alamat e-mel dan pautan tapak web.
Contohnya: “Hubungi kami di[Phone] atau[Email] . Berikut ialah pautan penjadualan Bookafy untuk melihat slot yang tersedia sebelum menjadualkan semula mesyuarat.
Contohnya: “Hubungi kami di[Phone] atau[Email] . Berikut ialah pautan penjadualan Bookafy untuk melihat slot yang tersedia sebelum menjadualkan semula mesyuarat.”
Akhir sekali, adalah idea yang baik untuk memasukkan ucapan terima kasih dalam e-mel pengesahan untuk masa dan pertimbangan penerima. Adalah berfaedah untuk mempunyai panggilan untuk maklum balas. Ia boleh menjadi tinjauan atau permintaan untuk penerima berhubung dengan syarikat atau organisasi.
Anda sentiasa boleh menggunakan “Salam hormat” atau “Salam hormat”. Penutupan ini popular di kalangan pakar kerana mesra dan mudah didekati.
Terdapat beberapa faedah menggunakan e-mel pengesahan janji temu. Beberapa daripadanya ialah:
Menghantar e-mel pengesahan membantu mengurangkan bilangan tidak hadir, kerana ia mengingatkan pelanggan tentang janji temu mereka dan memberikan mereka butiran yang diperlukan. Ia boleh menjimatkan masa dan sumber syarikat di samping meningkatkan kecekapan keseluruhan proses penjadualan pelantikan.
E-mel pengesahan membolehkan perniagaan berinteraksi dengan pelanggan mereka dengan menawarkan maklumat atau sumber tambahan yang berkaitan dengan janji temu. Contohnya, e-mel pengesahan boleh menyertakan pautan ke dokumen atau sumber berkaitan yang mungkin perlu disediakan oleh pelanggan untuk mesyuarat mereka.
E-mel pengesahan membantu perniagaan menjejaki janji temu mereka dan mengurus jadual mereka dengan berkesan. Mereka membantu memastikan butiran mesyuarat, termasuk tarikh, masa dan lokasi, dengan menghantar e-mel pengesahan.
Menghantar e-mel pengesahan menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap perincian. Ia menunjukkan bahawa perniagaan menghargai masa pelanggan dan komited untuk menyediakan perkhidmatan berkualiti tinggi.
Perkara: Pengesahan Temujanji untuk [Position]
sayang[Name] ,
E-mel ini adalah untuk mengesahkan janji temu anda pada[Date and Time] . Sila tiba sekurang-kurangnya [X] minit sebelum masa janji temu anda untuk membenarkan sebarang kelewatan atau keadaan yang tidak dijangka.
Sila maklumkan kepada kami segera jika anda perlu menjadualkan semula atau membatalkan janji temu anda. Hubungi kami di[Phone] atau[Email] . Berikut ialah pautan penjadualan Bookafy untuk melihat slot yang tersedia sebelum menjadualkan semula mesyuarat.
Saya berharap dapat bertemu dengan anda di[Location] .
Selamat sejahtera, [Your Name]
Anda boleh menyesuaikan templat ini agar sesuai dengan keperluan khusus anda dengan menambahkan butiran atau maklumat tambahan.
Perkara: Pengesahan Temujanji -[Date] di [Time]
sayang[Name] ,
Kami berbesar hati untuk mengesahkan janji temu anda pada[Date] di[Time] . Sila rancang untuk tiba di[Location] sekurang-kurangnya 20 minit sebelum temu janji anda yang dijadualkan untuk memberi masa untuk daftar masuk dan sebarang kertas kerja yang diperlukan.
Jika anda perlu menjadualkan semula atau membatalkan janji temu anda, sila hubungi kami secepat mungkin di[Email] .
Saya tidak sabar untuk bertemu dengan anda di Pejabat.
Yang ikhlas, [Your Name]
Perkara: Janji Temu Anda dengan[Company] pada[Date] di [Time]
Hello[Name] ,
E-mel ini adalah untuk mengesahkan janji temu anda dengan[Company] pada[Date] di[Time] . Sila tiba di pejabat kami yang terletak di[Address] sekurang-kurangnya 30 minit sebelum temu janji anda yang dijadualkan untuk memberi masa untuk daftar masuk dan sebarang kertas kerja yang diperlukan.
Jika anda perlu menjadualkan semula atau membatalkan janji temu anda, sila hubungi kami segera di[Email] .
Terima kasih kerana memilih[Company] untuk keperluan temu janji anda. Saya tidak sabar-sabar untuk berjumpa dengan anda pada temujanji.
Salam hormat, [Your Name]
E-mel pengesahan janji temu dengan ketara mengurangkan ketidakhadiran dan meningkatkan kecekapan organisasi anda. Adalah penting untuk mengimbangi sikap mesra dan profesional sambil menyampaikan dasar pembatalan dan bayaran balik anda serta maklumat lain.
Satu perkara yang anda tidak mahu lakukan ialah elakkan daripada menggunakan pengesahan dan peringatan automatik kerana takut dikesan sebagai sombong dan memaksa. Ramai pelanggan akan menghargai peringatan tersebut kerana terlalu banyak perkara yang perlu diingati.
Gunakan peringatan janji temu yang disertakan dengan perisian penjadualan janji temu untuk mencapai kecekapan maksimum dan kekal selangkah di hadapan pesaing anda.
Jimat masa dan wang pasukan anda dengan Bookafy!
Menggunakan perisian penjadualan janji temu dalam talian, anda boleh mengautomasikan tempahan, peringatan, penyegerakan ke kalendar, mengambil URL mesyuarat video dan banyak lagi. Cuba Bookafy percuma hari ini!
