KİTAPAFY BLOG
Müşteriler şirketinizin bel kemiğidir. Müşterilerin geçtikleri her süreçle ilgili neredeyse anında geri bildirim beklemeye başladığı hızlı bir dünyada yaşıyoruz. Bir randevu onay e-postası bu konuda size yardımcı olabilir.
En sevdiğiniz markadan bir saat veya kıyafet siparişi vermeyi ve e-posta yoluyla yanıt almayı beklemeyi düşünün. Bu durum, satın alma veya işleminizle ilgili bir sorun olup olmadığını merak etmenize neden olabilir. Bir başka örnek olarak iş başvurusu sürecini ele alalım; işe alım şirketiyle olan her etkileşim iş başvurunuzun bir parçası sayılır. Ayrıca bir onay e-postası da isteyebilirsiniz.
Onay e-postaları profesyonel senaryolarda büyük önem taşır. Akla gelen ilk soru, onay e-postanızın nasıl yazılması gerektiğidir. Bu makale, etkili bir mülakat teyit e-postası yanıtı yazmaya ilişkin ipuçları ve başlamanızı sağlayacak şablonlar sunacaktır.
Randevu onay e-postası veya kısa mesajı, planlanan bir hizmet çağrısından önce müşteriye gönderilen bir mesajdır. Randevunun tarihi, saati, yeri ve amacı genellikle randevunun konusu ve işletme veya kuruluşun iletişim bilgileri gibi diğer ayrıntılarla birlikte e-postaya dahil edilir.
E-postanın birincil amacı randevuyu teyit etmek ve her iki tarafın da toplantıya zamanında katılmak için ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmalarını sağlamaktır.
Gerekli bilgileri iletmesini ve sorunsuz bir randevuya yardımcı olmasını sağlamak için bir onay e-postasına dahil edilmesi gereken birkaç önemli unsur vardır. Bir onay e-postasında bulunması gereken bazı özellikler şunlardır
“İlk izlenim son izlenimdir.” sözüne aşina olabilirsiniz; bu söz e-postalarınızın konu satırları için de geçerlidir. Konu satırınızı kısa tutmalısınız. Konu satırının 60 karakterden oluşması idealdir.
Örneğin: “Daniel ile Jr. Yazılım Mühendisi Mülakat Onayı.”
Onay e-postasına kişinin adını ve randevu saatini eklemek yardımcı olur. Alıcının kiminle görüşeceğini belirlemesine ve randevu hazırlıklarını kolaylaştırmasına yardımcı olabilir.
Örneğin: “Kıdemli Müdürümüz Taimoor ile bir toplantınız var.”
Onay e-postasında randevu veya etkinliğin tarih ve saatinin belirtilmesi çok önemlidir. Alıcının toplantının tarihini ve saatini bilmesini ve buna göre plan yapabilmesini sağlar.
Örneğin: “Dr. David ile randevunuz 15 Haziran Cuma günü saat 15:00’te.”
Randevunun veya etkinliğin yerini onay e-postasına eklemek de önemlidir. Hedefe ulaşmak için bir google harita bağlantısı hakkında adres, yol tarifi veya diğer ilgili bilgileri içerebilir.
Örneğin: “Ofisimizde randevunuzu planlıyorum. İşte konumun haritası: [XYZ].”
Onay e-postasında randevu veya etkinliğin amacı da açıkça belirtilmelidir. Etkinlik sırasında nelerin tartışılacağı veya nelerin başarılacağına dair kısa bir açıklama içerebilir.
Örneğin: “Bu e-postayı [XYZ] pozisyonu için yaklaşan mülakatımla ilgili bilgileri teyit etmek için gönderiyorum.”
Başka bir örnek: ” [Position] olarak işe alındığınızı teyit etmekten heyecan duyuyoruz.”
Randevu veya etkinlik için herhangi bir özel talimat veya gereklilik varsa, bunların onay e-postasına eklenmesi çok önemlidir. Örneğin, toplantı için alıcının belirli belge veya materyalleri getirmesi gerekiyorsa, bu durum onay e-postasında açıkça belirtilmelidir.
Onay e-postasına, alıcının randevu veya etkinliğe zamanında gelmesi için bir hatırlatma ekleyin. Toplantının zamanında başlamasını ve gerekli tüm tarafların hazır bulunmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
Örneğin: “Herhangi bir rahatsızlığı önlemek için zamanında gelin. Planlanan saatten 30 dakika önce gelmeniz tavsiye edilir.”
Onay e-postasına, şirketin veya kuruluşun sahip olabileceği iptal veya yeniden planlama politikalarına ilişkin bilgilerin eklenmesi gerekir. Alıcının randevuyu iptal etmesi veya yeniden planlaması gerekiyorsa, yanlış anlamaları veya sorunları önleyebilir.
Örneğin: “Bu e-posta 31 Aralık’taki toplantıya katılamayacağımı bildirmek için gönderilmiştir. Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı özür dileriz. Lütfen sizin için uygun olan alternatif bir tarih ve saati bana bildirin.”
Aynı zamanda bir
Bookafy
Bir görüşme veya toplantıyı yeniden planlamayı kolaylaştırmak için toplantı planlama bağlantısı. Bu aynı zamanda diğer kişiyi de olumlu yönde etkileyecektir.
Onay e-postası, telefon numarası, e-posta adresi ve web sitesi bağlantısının yanı sıra işletmenizin veya kuruluşunuzun iletişim bilgilerini içeren bir e-posta imzası da içermelidir.
Örneğin: ” [Phone] veya [Email] adresinden bize ulaşın. Toplantıyı yeniden planlamadan önce mevcut boşlukları görmek için Bookafy planlama bağlantısını burada bulabilirsiniz.
Örneğin: ” [Phone] veya [Email] adresinden bize ulaşın. Toplantıyı yeniden planlamadan önce mevcut boşlukları görmek için Bookafy planlama bağlantısını burada bulabilirsiniz.”
Son olarak, alıcının ayırdığı zaman ve gösterdiği ilgi için onay e-postasına bir teşekkür eklemek her zaman iyi bir fikirdir. Geri bildirim için bir çağrı yapılması faydalı olacaktır. Bu bir anket veya alıcının şirket veya kuruluşla iletişime geçmesi için bir talep olabilir.
Her zaman “Saygılarımla” veya “En iyi dileklerimle” ifadelerini kullanabilirsiniz. Bu kapanış, samimi ve ulaşılabilir olduğu için uzmanlar arasında popülerdir.
Randevu onay e-postalarını kullanmanın çeşitli faydaları vardır. Bunlardan birkaçı:
Bir onay e-postası göndermek, müşteriye randevusunu hatırlattığı ve gerekli ayrıntıları sağladığı için randevuya gelmeyenlerin sayısını azaltmaya yardımcı olur. Şirkete zaman ve kaynak tasarrufu sağlarken, randevu planlama sürecinin genel verimliliğini de artırabilir.
Onay e-postaları, işletmelerin randevuyla ilgili ek bilgiler veya kaynaklar sunarak müşterileriyle etkileşim kurmasına olanak tanır. Örneğin, bir onay e-postası, müşterinin toplantılarına hazırlanmak için ihtiyaç duyabileceği ilgili belgelere veya kaynaklara bağlantılar içerebilir.
Onay e-postaları, işletmelerin randevularını takip etmelerine ve programlarını etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. Bir onay e-postası göndererek tarih, saat ve yer dahil olmak üzere bir toplantının ayrıntılarını sağlamaya yardımcı olurlar.
Onay e-postalarının gönderilmesi profesyonelliğin ve detaylara gösterilen özenin bir göstergesidir. İşletmenin müşterinin zamanına değer verdiğini ve yüksek kaliteli bir hizmet sunmaya kararlı olduğunu gösterir.
Konu: için Atama Onayı [Position]
Sayın [Name],
Bu e-posta [Date and Time] adresindeki randevunuzu onaylamak içindir. Herhangi bir gecikme veya beklenmedik durum için lütfen randevu saatinizden en az [X] dakika önce gelin.
Randevunuzu yeniden planlamanız veya iptal etmeniz gerekirse lütfen en kısa sürede bize bildirin. [Phone] veya [Email] adreslerinden bize ulaşın. Toplantıyı yeniden planlamadan önce mevcut boşlukları görmek için Bookafy planlama bağlantısını burada bulabilirsiniz.
Sizinle [Location] adresinde buluşmayı dört gözle bekliyorum.
Saygılarımla, [Your Name]
Ek ayrıntılar veya bilgiler ekleyerek bu şablonu özel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.
Konu: Atama Onayı – [Date] adresinde [Time]
Sayın [Name],
Randevunuzu [Date] adresinden [Time] teyit etmekten memnuniyet duyarız. Lütfen check-in ve gerekli evrak işlerine zaman ayırmak için planlanan randevunuzdan en az 20 dakika önce [Location] adresine gelmeyi planlayın.
Randevunuzu yeniden planlamanız veya iptal etmeniz gerekiyorsa, lütfen mümkün olan en kısa sürede [Email] adresinden bizimle iletişime geçin.
Sizinle Ofis’te buluşmak için sabırsızlanıyorum.
Saygılarımla, [Your Name]
Konu: [Company] ile Randevunuz [Date] adresinde [Time]
Merhaba [Name],
Bu e-posta, [Company] ile [Date] adresindeki randevunuzu [Time] adresinden teyit etmek içindir. Lütfen [Address] adresinde bulunan ofisimize, check-in ve gerekli evrak işlerine zaman ayırmak için planlanan randevunuzdan en az 30 dakika önce gelin.
Randevunuzu yeniden planlamanız veya iptal etmeniz gerekiyorsa, lütfen en kısa sürede [Email] adresinden bizimle iletişime geçin.
Randevu ihtiyaçlarınız için [Company] adresini tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. Sizi randevuda görmek için sabırsızlanıyorum.
Saygılarımla, [Your Name]
Randevu onay e-postaları randevuya gelmeyenleri önemli ölçüde azaltır ve kuruluşunuzun verimliliğini artırır. İptal ve iade politikanızı ve diğer bilgileri iletirken arkadaş canlısı ve profesyonel olmayı dengelemek çok önemlidir.
Yapmak istemeyeceğiniz tek şey, zorba ve saldırgan görünme korkusuyla otomatik onaylar ve hatırlatıcılar kullanmaktan kaçınmaktır. Birçok müşteri bu hatırlatmayı takdir edecektir çünkü hatırlanması gereken çok fazla şey vardır.
Maksimum verimlilik elde etmek ve rakiplerinizden bir adım önde olmak için randevu planlama yazılımında bulunan randevu hatırlatıcılarını kullanın.
Bookafy ile ekibinize zaman ve para kazandırın!
Çevrimiçi randevu planlama yazılımını kullanarak rezervasyon, hatırlatıcı, takvimlerle senkronizasyon, video toplantı URL'lerini getirme ve çok daha fazlasını otomatikleştirebilirsiniz. Bookafy'yi bugün ücretsiz deneyin!
