Mitä konsulttiyrityksenne pitäisi etsiä ajanvaraussovelluksesta?
Konsulttiyrityksen johtaminen vaatii paljon työtä, omistautumista ja halua saavuttaa parhaat mahdolliset tulokset. Konsultointialalla toimivien henkilöiden odotetaan tarjoavan tehokkaimman, käytännöllisimmän ja perustelluimman ratkaisun kaikkiin asiakkaan kohtaamiin liiketoiminnan esteisiin.
Kuten kaikkien muidenkin ammattilaisten kohdalla, on ratkaisevan tärkeää vastata asiakkaasi tarpeisiin, auttaa heitä parantamaan liiketoimintaansa ja saavuttaa heidän tavoitteensa, joita he ovat tulleet hakemaan sinulta apua. Sinun on kuitenkin varmistettava, että asiakkaiden on helppo varata aika kanssasi, jotta he voivat hyötyä tarjoamistasi palveluista. Jos asiakkaan on edelleen sovittava tapaaminen puhelimitse, et ole varmistanut asianmukaisesti, että asiakkaasi on tyytyväinen.
Sähköisen ajanvarausohjelman integroiminen on yksi tärkeimmistä välineistä, joita konsulttiyritykset voivat käyttää varmistaakseen, että asiakkaat ovat tietoisia siitä, että olet heidän etujensa takana. Näin voit hallita tehokkaasti tapaamisten varaamisen aikataulutusta.
Valitettavasti useimmat konsulttiyritykset eivät tunne ajanvaraussovelluksen merkitystä liiketoiminnalleen ennen kuin he alkavat nähdä asiakasmäärien vähenevän. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä sinun tulisi etsiä ajanvaraussovelluksesta.
Mikä on ajanvaraussovellus?
Ajanvaraussovellukset ovat työkaluja, joiden avulla asiakkaat voivat tehdä tapaamisia, siirtää ja peruuttaa tapaamisia verkkokäyttöliittymän kautta. Kun asiakas haluaa varata ajan, hän suuntaa verkkosivustollesi, sosiaalisen median sivullesi tai mihin tahansa muuhun paikkaan, jossa ajanvaraussovellusta tuetaan, ja valitsee käytettävissä olevan päivämäärän ja kellonajan.
Backend-osiossa syötät parametrit siitä, milloin yksittäiset henkilöt voivat varata tiettyjä palveluita asettamiesi aukioloaikojen sekä niiden aikojen ja päivämäärien perusteella, jolloin henkilökuntasi tai muut henkilöt ovat käytettävissä.
Sovellus estää myös asiakkaita tekemästä tuplavarauksia ja ylivarauksia ja tarjoaa sinulle mahdollisuuden estää ajat, jolloin tietyt palvelut eivät ole enää käytettävissä.
Haluatko saada etumatkaa sähköpostimarkkinoinnin käyttöön konsulttiyrityksessäsi? Nappaa 3 parasta mallia, joiden avulla pääset alkuun.
Mitä ominaisuuksia varaussovelluksesta kannattaa etsiä?
Kun valitset ajanvaraussovelluksen, investoit sekä aikaa että rahaa. On tärkeää, että ostat sopivan tuotteen, mutta sen käyttöönotto ja sen ominaisuuksien käytön opettelu vie myös jonkin verran aikaa.
On tärkeää, että ohjelmisto tekee sen, mitä tarvitset, ja että siinä on kaikki tarvittavat ominaisuudet. Tässä on luettelo olennaisista ominaisuuksista, jotka voivat tehdä tehokkaasta aikataulusovelluksesta välttämättömän.
Helppo asentaa
Kalenterin siirtämisen ohjelmistoon pitäisi olla helppoa ja siistiä. Joissakin varaussovelluksissa on työkaluja, jotka automatisoivat siirtoprosessin joistakin kalentereista, kuten Googlesta tai Outlookista.
Jos käytät edelleen paperikalenteria ja joudut syöttämään nykyisen aikataulusi manuaalisesti varaussovellukseen, haluat varmistaa, että prosessi on helppo tehdä. Tarkista myös asennus- ja siirto-ominaisuudet varmistaaksesi, että se vastaa taitotasoasi ja vaatimuksiasi.
Joustavuus
Jotkut parhaista ajanvaraussovelluksista ovat tietoisia siitä, että erityyppisillä yrityksillä on erilaisia tarpeita ohjelmistonsa käytössä. Näin ollen voit mukauttaa, miten varaussovelluksen pitäisi toimia sinulle.
Esimerkiksi erikoislääkärin tarjoaman grooming-palvelun varauskokemuksen pitäisi olla erilainen kuin asiantuntijan tarjoaman
muuttofirma
joka vuokraa kuorma-autoja huonekalujen kuljettamista varten. Kaikki riippuu yrityksesi tarpeista, kuten siitä, pitäisikö heidän pystyä määrittelemään tapaamisen syy?
Parhaiden ajanvaraussovellusten pitäisi antaa sinulle mahdollisuus mukauttaa ohjelmistoa ja tehdä niistä tarpeisiisi sopivia.
Kalenterin synkronointi
Lähes jokainen ajanvaraussovellus mahdollistaa synkronoinnin kalenterin kanssa. Jotkut niistä jopa vaativat sinua tekemään niin. Näin näet yrityksesi aikataulutusaikataulut muiden tärkeiden tietojen ohella, kuten esimerkiksi sen, milloin yrityksesi on suljettu lomien ja muiden vastaavien syiden vuoksi.
Ajanvaraussovelluksen pitäisi antaa asiakkaillesi mahdollisuus nähdä reaaliaikaisesti, milloin olet käytettävissä. On tärkeää pystyä tekemään aikatauluun muutoksia, jotka asiakkaasi näkevät ne välittömästi.
Ajanvaraussovellusten pitäisi pystyä havaitsemaan päivittäisten rutiiniesi mallit. Tämän avulla voit näyttää, miten käytettävissäsi olet ja miten et ole käytettävissäsi.
Kun olet onnistunut lataamaan vanhan kalenterisi uuteen järjestelmään, sen pitäisi antaa sinun tehdä muutoksia lennossa. Sen pitäisi sisältää uusien tapaamisten luomisen, tuotujen tapaamisten muokkaamisen ja asiakkaiden varaamien tapaamisten peruuttamisen tai muuttamisen.
Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä
Valitettavasti kaikilla ei ole riittävästi kokemusta teknologian käytöstä. Tämä pätee erityisesti vanhempaan sukupolveen kuuluviin henkilöihin, jotka ovat todennäköisemmin asiakkaitasi. Siksi on tärkeää valita käyttäjäystävällinen ajanvarausohjelma.
Lisäksi sen pitäisi olla helppokäyttöinen myös sinun puoleltasi, koska myös henkilökuntasi jäsenet käyttävät ajanvaraussovellusta. Turhautuneet asiakkaat haittaavat liiketoimintaasi kokonaisuutena, ja kun heidän on vaikea navigoida varaussovelluksessa ja soittaa tukipalveluun, he menettävät potentiaalisia asiakkaita. Siksi on tärkeää, että valitsemasi ajanvaraussovellus on responsiivinen, intuitiivinen ja helppokäyttöinen.
Hallittavuus
Kun olet onnistunut perustamaan ajanvaraussovelluksen, valitsemasi sovelluksen on helpotettava saapuvien tapaamisten käsittelyä. Aikataulutusprosessi olisi suunniteltava konsulttiyrityksenne tarpeiden mukaan. Tarvitsetko esimerkiksi asiakkaalta tiettyjä tietoja ennen tapaamista? Sovelluksen pitäisi pystyä automatisoimaan tiedonkeruuprosessi.
Myös automaattisten vahvistusten ja muistutusten lähettämiseen pitäisi olla mahdollisuus. Tämän pitäisi antaa asiakkaille mahdollisuus sisällyttää tapaaminen kalenterijärjestelmäänsä napin painalluksella. Toinen olennainen asia on ilmoitukset, jotta voit olla tietoinen kaikista muutoksista tai peruutuksista, joita joko sinä tai asiakas on tehnyt.
Ilmoitusten automatisointi
Väärinkäytösten välttäminen on ratkaisevan tärkeää missä tahansa yrityksessä, joten ajanvaraussovellus, joka pystyy lähettämään automaattisen ilmoituksen sekä sinulle että asiakkaalle, on välttämätön. Sen tulisi sisältää myös ajanvarauksen vahvistus, muistutukset, varaukseen tehdyt muutokset ja peruutukset.
Lisäksi jokaisessa näistä ilmoituksista tulisi olla myös linkki, jonka kautta asiakas voi helposti tehdä muutoksia tai peruuttaa tapaamisen. Näin varmistat, ettei sinun tarvitse huolehtia siitä, että mitään ei tapahdu, ja voit hallita aikaa paremmin. Asiakas voi peruuttaa tapaamisen saumattomasti, joten voit käyttää ajan muihin töihin sen sijaan, että vain odottelet ja tuhlaat aikaa.
Mobiiliystävällinen
Ihmiset ovat nykyään aina liikkeellä ja pitävät yhteyttä toisiinsa älypuhelimiensa ansiosta. Suurin osa asiakkaistasi käyttää eri sovelluksia mobiilialustoilla, joten valitsemasi ajanvaraussovelluksen on täytettävä mobiiliystävällisyyden kriteerit.
Sen olisi myös oltava yhteensopiva useiden älypuhelinten, tablettien ja kannettavien tietokoneiden näytön koon kanssa. Sovellusta kannattaa myös testata useilla eri laitteilla, jotta voit varmistaa, että alustan ulkoasu on responsiivinen ja että siinä on helppo navigoida. Kun uusia ja parempia mobiililaitteita tulee markkinoille joka vuosi, yhä useammat ihmiset turvautuvat niihin päivittäisissä tarpeissaan.
Joukkueiden aikataulutus
Ominaisuudet, jotka auttavat tiimejä työskentelemään yhteistyössä, ovat kasvattaneet suosiotaan vuosien varrella. Suurin osa yrityksistä käyttää useita sovelluksia ja ohjelmistoja, jotta henkilöstö voi työskennellä asiakirjan tai projektin parissa samanaikaisesti.
Hyvin tehdyn sovelluksen pitäisi pystyä suunnittelemaan tiimikokouksia saumattomasti. Jos valitset sovelluksen tiimin tapaamisten tai ryhmätapaamisten järjestämiseen, säästät paljon aikaa ja väärinkäytöksiä.
Useiden ihmisten aikataulujen yhteensovittaminen ja parhaan, kaikille sopivan ajankohdan löytäminen voi olla todella hankalaa ja aikaa vievää. Tosin jos kaikki näkevät toistensa aikataulut ja saatavuuden, tehtävän pitäisi olla paljon helpommin hallittavissa.
Teksti- ja sähköpostimuistutukset
Jotta valitsemasi ajanvaraussovellus olisi todella ajan ja vaivan arvoinen, sen pitäisi pystyä lähettämään automaattisesti muistutuksia asiakkaillesi. Jos annat asiakkaillesi mahdollisuuden ilmoittaa, haluavatko he mieluummin tekstiviestin vai sähköpostin, muistutusten tehokkuus paranee. Tämä johtaa siihen, että mahdollisesti esiintymättömien tapahtumien määrä vähenee huomattavasti.
Näkemättä jättäminen ei ole vain ajanhukkaa, vaan se vaikuttaa myös yleiseen tuottavuuteen. Jotta asiakas ei lannistuisi varaussovelluksen käytöstä, häntä ei pitäisi vaatia tekemään tiliä, jossa on kaikki tiedot. Sitä pidetään kuitenkin edelleen ratkaisevana vaihtoehtona, jotta asiakkaat, jotka tekevät varauksen uudelleen, pääsevät mukaan ja säästävät tarpeeksi aikaa, kun heidän ei tarvitse syöttää tietojaan uudelleen.
Raporttien luominen
Tietojen keräämisestä on tullut olennainen osa mitä tahansa yritystä. Ajanvaraussovelluksen keräämästä tietomäärästä voi tulla uskomattoman arvokas konsulttiyrityksellesi. Se voi sisältää monenlaisia tietoja, kuten demografisia tietoja, pysyvyysprosentteja, peruutuksia, peruutuksia, uudelleenvarauksia ja paljon muuta.
Nämä luvut näkyvät varaussovelluksen kojelaudalla, mutta niillä on myös mahdollisuus luoda automaattisia raportteja, jotka voivat säästää aikaa.
Näiden automaattisten raporttien lähettäminen tietyille henkilöstön jäsenille, markkinointitoimistoille tai jopa kirjanpitäjälle voi auttaa tekemään muutoksia liiketoimintaasi. Se tarjoaa myös tilaisuuden havaita mahdolliset heikkoudet tai muut alueet, joilla voitaisiin tehdä parannuksia.
Huomioitavaa varaa nyt painike
Silmäänpistävän varaa nyt -painikkeen sijoittaminen verkkosivustollesi on yksi tärkeimmistä vaiheista, jotta asiakkaat voivat käyttää ajanvaraussovellustasi.
Painikkeen tulisi olla näkyvä, jotta sivustolla vierailevat potentiaaliset asiakkaasi eivät ohita sitä selaillessaan.
Käytä painikkeen tekstinä toimivia sanoja, kuten ”Varaa nyt”, saadaksesi heidän huomionsa. Tämän painikkeen integroiminen ja hyödyntäminen on loistava strategia käyttäjien sitouttamiseksi. Se antaa heille myös selkeän viitteen siitä, mitä heidän pitäisi tehdä seuraavaksi.
Niitä voidaan käyttää myös yrityksenne tarjoamiin kampanjoihin tai tarjouksiin. Tämä voi sisältää myös toimintapainikkeita muissa digitaalisissa markkinointimateriaaleissa, kuten yrityksesi sähköpostitiedotteessa.
Päätelmä
Ajanvaraussovelluksen tarkoituksena on yksinkertaistaa yrityksesi tarpeita. Sen avulla voit säästää aikaa ja rahaa, kun asiakkaasi voivat varata tapaamisia, tehdä muutoksia ja peruuttaa tapaamisia verkossa haluamallaan tavalla.
Se varmistaa myös tiimikokousten järjestämisen tai työntekijöiden päivittäisten työvuorojen aikatauluttamisen. Yhden hankkiminen vastaa tarpeitasi ja yksinkertaistaa päivittäistä aikataulutusta optimaalisesti.
Sinun on kuitenkin syytä olla tietoinen siitä, että kaikkia online-varaussovelluksia ei ole tehty samalla tavalla. Ominaisuuksia ja hintaluokkia on laaja valikoima riippuen sovelluksesta, jonka valitset. On myös tärkeää tehdä tutkimusta ennen lopullisia ostoksia. Kun teet tutkimusta, määritä, mitkä ominaisuudet ovat neuvontayrityksellesi ehdottoman tärkeitä.
Lisäksi haluat välttää sekoittamasta niitä kokousten aikataulusovelluksiin. Kokousaikatauluttimet muistuttavat jonkin verran varaussovelluksia, mutta suurin ero on se, että kokoussovellukset on tehty nimenomaan kokousten järjestämiseen.
Ajanvaraussovellukset tarjoavat erilaisia ajanvaraustyyppejä, jotka voivat sisältyä palveluun tai olla sisältymättä siihen, mutta vaativat aina jonkin maksutavan lopuksi.
Kun olet lukenut tämän artikkelin, toivon, että ymmärrät kaikki ominaisuudet, joita sinun pitäisi etsiä, kun teet ostopäätöksen ajanvaraussovelluksesta. Jokaisella konsulttiyrityksellä tai -palvelulla tulisi olla ajanvaraussovellus, jotta ne voivat lisätä tulojaan, varauksiaan ja liiketoimintaprosessejaan.
Täällä Bookafyssa tarjoamme kaikki edellä tässä artikkelissa mainitut ominaisuudet ja edut. Jos tämä on jotain, mitä etsit, anna ilmaisen kokeilujakson testata. Autamme sinua henkilökohtaisesti perustamisessa ja opastamme sinua koko prosessin ajan!
Haluatko saada etumatkaa sähköpostin käyttöön asianajotoimistossasi? Nappaa 3 parasta mallia, joiden avulla pääset alkuun.