O que é que a sua empresa de consultoria deve procurar numa aplicação de marcação de consultas?
Gerir uma empresa de consultoria exige muito trabalho, dedicação e vontade de obter os melhores resultados possíveis. As pessoas envolvidas na actividade de consultoria são consideradas como tendo a capacidade de fornecer a solução mais eficiente, prática e bem fundamentada para quaisquer obstáculos empresariais que um cliente possa encontrar.
Como qualquer outro profissional, é crucial satisfazer as necessidades do seu cliente, ajudá-lo a melhorar o seu negócio e atingir os seus objectivos ao procurar a sua ajuda. No entanto, é necessário garantir que os clientes não têm problemas em marcar uma reunião consigo para beneficiarem dos serviços que presta. Se o cliente ainda tiver de marcar uma reunião por telefone, não está a garantir devidamente a satisfação do seu cliente.
A integração de uma aplicação de marcação de consultas em linha é uma das ferramentas mais importantes que as empresas de consultoria podem utilizar para garantir que os clientes estão cientes de que a empresa defende os seus interesses. Isto permitir-lhe-á gerir eficazmente o agendamento das marcações.
Infelizmente, a maior parte das empresas de consultoria não estão familiarizadas com a importância de uma aplicação de marcação de consultas para a sua actividade até começarem a ver um decréscimo no número de clientes. Neste artigo, vamos analisar o que deve procurar numa aplicação de marcação de consultas.
O que é uma aplicação de marcação de consultas?
As aplicações de marcação de consultas são ferramentas que permitem aos clientes marcar consultas, reagendar e cancelar consultas através de uma interface Web. Quando o cliente pretende marcar uma reunião, dirige-se ao seu sítio Web, à sua página nas redes sociais ou a qualquer outro local em que a aplicação de reservas seja suportada e selecciona uma data e hora disponíveis.
No que diz respeito à parte backend, introduz parâmetros sobre quando as pessoas podem reservar determinados serviços, com base no horário de funcionamento que definiu, bem como nas horas e datas em que o seu pessoal ou outros estão disponíveis.
A aplicação também evita que os clientes façam duplas reservas e reservas excessivas e oferece-lhe a possibilidade de bloquear os horários em que determinados serviços podem deixar de estar acessíveis.
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Que características deve procurar numa aplicação de reservas?
Ao escolher uma aplicação de marcação de consultas, estará a investir tempo e dinheiro. Não só é crucial adquirir o produto adequado, como também será necessário algum tempo para o instalar e aprender a utilizar as suas funcionalidades.
É crucial que o software faça o que precisa de fazer e tenha todas as funcionalidades necessárias. Segue-se uma lista de funcionalidades essenciais que podem tornar uma aplicação de agendamento eficaz numa ferramenta indispensável.
Fácil de configurar
A possibilidade de migrar o seu calendário para o software deve ser simples e limpa. Algumas aplicações de reserva têm ferramentas que automatizam o processo de transferência a partir de alguns calendários, como o Google ou o Outlook.
Se ainda estiver a utilizar um calendário em papel e tiver de introduzir manualmente a sua agenda actual na aplicação de reservas, deve certificar-se de que o processo é fácil. Certifique-se também de que verifica as funcionalidades de configuração e migração para garantir que satisfaz o seu nível de competências e requisitos.
Flexibilidade
Algumas das melhores aplicações de marcação de consultas estão conscientes de que diferentes tipos de empresas têm necessidades diferentes quando utilizam o seu software. Por conseguinte, permitem-lhe personalizar a forma como a aplicação de reservas deve funcionar para si.
Por exemplo, um serviço de cuidados de beleza oferecido por um especialista deve ter uma experiência de reserva diferente da de uma
empresa de mudanças
que aluga camiões para o transporte de mobiliário. Tudo se resume às necessidades da sua empresa, por exemplo, devem poder especificar o motivo da marcação?
As melhores aplicações de marcação de consultas devem permitir-lhe personalizar o software e adaptá-lo às suas necessidades.
Sincronização do calendário
Quase todas as aplicações de marcação de consultas permitem a sincronização com um calendário. Alguns deles exigem mesmo que o faça. Desta forma, poderá ver as marcações da sua empresa juntamente com outras informações vitais, tais como quando estará fechado para férias e afins.
A aplicação de marcação de consultas deve permitir que os seus clientes vejam quando está disponível em tempo real. É crucial ser capaz de efectuar alterações ao calendário que possam ser imediatamente vistas pelos seus clientes.
As aplicações de marcação de consultas devem ser capazes de detectar padrões na sua rotina diária. Isto deve permitir-lhe mostrar a sua disponibilidade versus a sua indisponibilidade.
Depois de conseguir carregar o calendário antigo para o novo sistema, este deverá permitir-lhe fazer edições em tempo real. Deve incluir a criação de novas marcações, a edição de marcações importadas e o cancelamento ou modificação de marcações que os clientes tenham reservado.
Interface de fácil utilização
Infelizmente, nem toda a gente tem a experiência adequada no que diz respeito à utilização da tecnologia. Isto é especialmente verdade para as pessoas da geração mais velha, que são mais susceptíveis de serem seus clientes. Por isso, é crucial seleccionar uma aplicação de marcação de consultas que seja fácil de utilizar.
Além disso, também deve ser fácil de navegar, uma vez que os membros do seu pessoal também utilizarão a aplicação de marcação de consultas. Os clientes frustrados serão prejudiciais para o seu negócio em geral, e o facto de passarem um mau bocado a navegar na aplicação de reservas e a pedir apoio levará à perda de potenciais clientes. Por conseguinte, é essencial que a aplicação de marcação de consultas que está a seleccionar seja reactiva, intuitiva e fácil de utilizar.
Capacidade de gestão
Depois de ter conseguido configurar a sua aplicação de marcação de consultas, a aplicação que escolher deve facilitar o tratamento das consultas recebidas. O processo de programação deve ser concebido de acordo com as necessidades da sua empresa de consultoria. Por exemplo, precisa que o cliente forneça informações específicas antes da marcação? A aplicação deve ser capaz de automatizar o processo de recolha de informações.
Além disso, deve haver uma opção disponível para enviar confirmações e lembretes automáticos. Isto deve permitir aos clientes incluir a marcação no seu sistema de calendário premindo um botão. Outro aspecto essencial é a existência de notificações para ter conhecimento de quaisquer alterações ou cancelamentos efectuados pelo cliente ou por si.
Automatização de notificações
Evitar qualquer falha de comunicação é crucial em qualquer negócio, pelo que é essencial ter uma aplicação de marcação de consultas capaz de enviar uma notificação automática ao cliente e a si próprio. Deve também incluir a confirmação da marcação, os lembretes, as alterações efectuadas à marcação e o cancelamento.
Além disso, cada uma destas notificações deve ser acompanhada de uma hiperligação para que o cliente possa alterar ou cancelar facilmente a marcação. Desta forma, evitará ter de lidar com eventuais não comparências e permitirá uma melhor gestão do seu tempo. Um cliente pode cancelar a marcação sem problemas, para que possa utilizar o tempo para qualquer outro trabalho que possa ter, em vez de ficar à espera a perder tempo.
Compatível com dispositivos móveis
Hoje em dia, as pessoas estão sempre em movimento e mantêm-se em contacto umas com as outras graças aos seus smartphones. A maioria dos seus clientes acede a várias aplicações a partir de plataformas móveis, pelo que a aplicação de marcação de consultas escolhida deve cumprir os critérios de compatibilidade com dispositivos móveis.
Deve também incluir a compatibilidade com vários tamanhos de ecrã para smartphones, tablets e computadores portáteis. Deve também certificar-se de que testa a aplicação em vários dispositivos diferentes para garantir que a disposição da plataforma é reactiva e fácil de navegar. Com o lançamento de dispositivos móveis mais recentes e melhorados todos os anos, vemos cada vez mais pessoas a depender deles para satisfazer as suas necessidades diárias.
Programação para equipas
As funcionalidades que ajudam as equipas a trabalhar de forma colaborativa tornaram-se cada vez mais populares ao longo dos anos. A maioria das empresas utiliza várias aplicações e software para permitir que o seu pessoal trabalhe num documento ou projecto ao mesmo tempo.
Uma aplicação bem concebida deve ser capaz de agendar reuniões de equipa sem problemas. Escolher uma aplicação para marcar reuniões de equipa ou reuniões de grupo irá poupar-lhe imenso tempo e falhas de comunicação.
Tentar fazer malabarismos com os horários de várias pessoas para encontrar a melhor hora para todos pode ser um verdadeiro incómodo e uma grande perda de tempo. No entanto, se todos puderem ver os horários e a disponibilidade uns dos outros, a tarefa será muito mais fácil de gerir.
Lembretes por texto e correio electrónico
Para garantir que a aplicação de marcação de consultas escolhida vale realmente o tempo e o esforço, deve ser capaz de enviar automaticamente lembretes aos seus clientes. Permitir que os seus clientes indiquem preferências por texto ou correio electrónico aumentará a eficiência dos lembretes. Isto levará a uma diminuição drástica da quantidade de não comparências que poderá ter.
As faltas de comparência não só são um desperdício de tempo, como também afectam a sua produtividade global. Para evitar que o cliente se sinta desencorajado a utilizar a sua aplicação de reservas, não deve ser-lhe exigido que crie uma conta com todas as informações. No entanto, continua a ser considerada uma opção crucial para incluir os clientes que efectuam novas reservas e poupar tempo suficiente ao não ter de introduzir novamente as suas informações.
Geração de relatórios
A recolha de dados tornou-se um componente crucial para qualquer empresa. A quantidade de dados recolhidos por uma aplicação de marcação de consultas pode tornar-se incrivelmente valiosa para a sua empresa de consultoria. Pode incluir uma variedade de informações, tais como dados demográficos, taxas de retenção, não comparências, cancelamentos, novas reservas e muito mais.
Estes números podem ser vistos no painel de controlo da aplicação de reservas, mas têm a opção de gerar relatórios automáticos, o que pode ser uma verdadeira poupança de tempo.
O envio destes relatórios automatizados a membros específicos da equipa, agências de marketing ou mesmo ao seu contabilista pode ajudar a efectuar alterações na sua empresa. É também uma oportunidade para descobrir quaisquer pontos fracos ou outras áreas que possam ser melhoradas.
Reservar agora o botão "Noticeable
A possibilidade de colocar um botão de marcação de consultas apelativo no seu sítio Web é um dos passos mais importantes para permitir que os clientes utilizem a sua aplicação de marcação de consultas.
O botão deve ser visível para que os seus potenciais clientes que visitam o sítio não o ignorem durante a navegação.
Utilize palavras accionáveis, como “Reservar agora”, para captar a atenção dos utilizadores como texto do botão. Integrar e utilizar este botão é uma excelente estratégia para envolver os utilizadores. Também lhes dá uma indicação clara do que devem fazer a seguir.
Podem também ser utilizados para outras promoções ou ofertas que a sua empresa possa estar a oferecer. Isto também pode incluir botões de acção noutros materiais de marketing digital, como o boletim informativo por correio electrónico da sua empresa.
Conclusão
O objectivo de uma aplicação de marcação de consultas é simplificar as suas necessidades comerciais. Permite-lhe poupar tempo e dinheiro ao permitir que os seus clientes marquem marcações, façam alterações e cancelem marcações em linha, de acordo com a sua conveniência.
Assegura igualmente a organização de reuniões de equipa ou a programação dos turnos diários dos seus empregados. A aquisição de um satisfará as suas necessidades e simplificará ao máximo a sua programação diária.
No entanto, deve ter em atenção que nem todas as aplicações de reservas em linha são iguais. Existe uma grande variedade de características e de preços, consoante a aplicação que escolher. É também crucial fazer a sua pesquisa antes de efectuar qualquer compra final. Ao efectuar a pesquisa, determine quais as características que não serão negociáveis para a sua empresa de consultoria.
Além disso, deve evitar confundi-los com aplicações de agendamento de reuniões. Os agendadores de reuniões partilham algumas semelhanças com as aplicações de reservas, no entanto, a grande diferença é que as aplicações de reuniões são especificamente concebidas para marcar reuniões.
No caso das aplicações de marcação de consultas, estas oferecem uma variedade de tipos de consultas que podem ou não estar incluídas no serviço, mas exigem sempre algum método de pagamento no final.
Depois de ler este artigo, espero que tenha compreendido todas as características que deve procurar ao tomar uma decisão de compra de uma aplicação de marcação de consultas. Todas as empresas ou serviços de consultoria devem ter uma aplicação de marcação de consultas para aumentar as suas receitas, reservas e processos empresariais.
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