10 eenvoudige stappen om een online reserveringssysteem op te zetten

Een online reserveringssysteem maakt het mogelijk om uw bedrijf soepel te laten verlopen. Maar het kost tijd en moeite om een dergelijk systeem goed te implementeren. Elk bedrijf en zijn specifieke activiteiten zijn anders, het is essentieel om de tijd te nemen en het in één keer goed te doen.

Eerlijk gezegd hangt het juiste online boekingssysteem voor uw bedrijf af van uw unieke bedrijfsdoelstellingen en -behoeften. Bijvoorbeeld, in welke branche zit u en welk systeem is het beste. Als u tours en reizen doet, hebt u een ander systeem nodig dan iemand die huurwoningen boekt.

Nadat u het juiste boekingssysteem hebt gevonden, kunt u het instellen. Maar begin eerst met het begrijpen van het boekingssysteem.

Wat is een online reserveringssysteem?

Een online boekingssysteem maakt gebruik van specifieke software waarmee potentiële klanten bepaalde producten of diensten kunnen boeken. De meeste gebruiken widgets om uw website met het platform te verbinden en toegankelijk te maken voor alle gasten. Of het kan een manier zijn om uw bedrijf en werknemers efficiënter te organiseren.

Een dergelijk systeem bespaart uw bedrijf op vele manieren. U vraagt zich misschien af waar al die ophef over gaat, maar de waarheid is dat het u veel tijd, energie en geld bespaart. Voorbij zijn de dagen dat het sorteren van afspraken de helft van uw kostbare tijd in beslag neemt. Hieronder zijn slechts enkele van de voordelen die u kunt verwachten zodra u een online reserveringssysteem voor uw bedrijf.

Voordelen van een online reserveringssysteem

1. 24/7 Operaties

Vroeger betekende afspraken maken dat je tijdens de werkuren naar de zaak moest bellen of langsgaan. Maar nu kan het anders zijn dankzij de 24/7 beschikbaarheid van het internet. Het enige wat uw klanten moeten doen is uw website openen, en ze kunnen op elk uur van de dag reserveren.

2. Verhoogde informatiebeveiliging

Online boekingssystemen slaan inhoud op in de cloud of met behulp van andere, meer geavanceerde software. Het garandeert uw veiligheid omdat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Nu hoeft u zich geen zorgen meer te maken dat iemand toegang heeft tot uw bureaublad om cruciale klantgegevens te controleren. Alleen degenen met specifieke inloggegevens hebben toegang.

3. Bespaart tijd

Informatie opnemen voor klanten betekent nu een formulier bij de hand hebben of invullen op de computer. Dit is niet alleen een vervelend proces, maar het kost ook veel tijd. Dat verandert allemaal wanneer de klant zelf de informatie op het boekingsformulier moet invullen. Het is nu tijd om de informatie te controleren en dienovereenkomstig te plannen.

4. Verbetert de klantervaring

Een actief en goed aangepast online boekingssysteem maakt de klantervaring gedenkwaardiger. Zo kunnen klanten na een boeking onmiddellijk meldingen ontvangen. Deze kennisgevingen bevestigen de reservering en de betaling en bedanken de klant voor zijn zaak. Dergelijke onmiddellijke bevrediging creëert blijvende herinneringen bij klanten en kan worden aangepast op een planning app.

5. Verbetert de organisatie

Georganiseerde afspraken verbeteren het bedrijf op vele manieren. Nu is uw personeel gemotiveerd om te werken omdat alles in orde is. Ze kunnen zich beter voorbereiden op komende boekingen. Tegelijkertijd kunt u cruciale informatie noteren, zoals:

• Aantal boekingen of afspraken
• Aantal annuleringen
• Aantal herschikt
• Hoeveel volledige of gedeeltelijke betalingen
• Hoeveel hebben een voorschot betaald?

Stappen om Bookafy Online Booking System op te zetten

1. Vul bedrijfsinformatie in

Elk systeem heeft nauwkeurige bedrijfsinformatie nodig om in topvorm te kunnen functioneren. Dus stap één is het invullen en aanpassen van uw bedrijfsinformatie. Als ondernemer begin je met een account aanmaken met cruciale gegevens zoals openingstijden, locatie en tijdzone, werktalen en geaccepteerde valuta.

De meeste online systemen hebben een menu dat u helpt te navigeren terwijl u deze cruciale informatie invult. Begin dus met het opzetten van het online boekingssysteem door de bedrijfsnaam in te vullen en de primaire en secundaire branches te selecteren. Voeg details toe zoals locatie, contactnummer en plaats.

Voer daarna de aanvaardbare valuta of valuta’s in als u er meer dan één neemt. Kies ook de talen die u het liefst gebruikt. Het helpt om meertalig te zijn omdat dit uw klantenkring diversifieert. Desgewenst kunt u elke stap volgens bepaalde specificaties configureren.

Vul tenslotte de aangegeven bedrijfsinformatie in, zoals, wanneer u open bent en uw openingstijden. Vermeld de dagen waarop u het bedrijf sluit, indien van toepassing.

2. Input personeelsleden, producten en diensten

Na het invullen van uw bedrijfsinformatie tijdens het opzetten van het online boekingssysteem, moet u nu uw medewerkers invoeren en welke diensten of producten u levert. Controleer de rubriek afhankelijk van het systeem en begin met het invullen van de profielen van het personeel.

Een reserveringssysteem voor een kliniek moet bijvoorbeeld artsen, apothekers, verpleegkundigen en ander personeel omvatten. Zorg ervoor dat elke invoer gedetailleerd is, zodat klanten gemakkelijker een afspraak kunnen maken. U moet met name de verschillende vakgebieden aangeven waarin elke arts gespecialiseerd is en de beschikbare uren.

Meestal zie je dat alle namen in alfabetische volgorde staan en aangeven op welke dagen artsen aanwezig zijn en welke tijdstippen beschikbaar zijn. U kunt ook informatie opnemen over tijden en dagen waarop u niet kunt oefenen.

Kijk onder diensten en producten waar u de verschillende categorieën moet invullen. De categorieën variëren afhankelijk van de producten en diensten die u in uw bedrijf aanbiedt. Maar probeer ze allemaal in te voeren om de klanten afwisseling te bieden. U kunt ook foto’s toevoegen voor een betere detaillering.

Meestal moeten de producten en diensten vergezeld gaan van informatie zoals prijs, grootte en aanbevolen gebruiker. Zo gaan klanten direct naar de producten of diensten die ze nodig hebben, zonder tijd te verspillen met zoeken. Denk er ook aan om eventuele aanbiedingen of promoties te vermelden die uw klanten zouden kunnen interesseren.

3. Boekingspagina Personalisatie

Elke boekingspagina die u opzet moet in lijn zijn met uw bedrijfsmerk. Zo niet, dan kunnen klanten het moeilijk hebben om de twee te associëren. Het is een stap die voornamelijk valt onder het onderdeel lay-out van het boekingssysteem voor uw pagina. Neem uw bedrijfslogo op en zorg ervoor dat de kleur ervan in overeenstemming is met uw merk.

Bovendien kunt u de bannerafbeelding en enkele trefwoorden invoeren die gemakkelijk met uw bedrijf worden geassocieerd. U kunt de pagina ook instellen om als widget op uw website te verschijnen. Nu klikken klanten erop en gaan naar het systeem om afspraken te maken. Vergeet ook niet aan te geven wanneer bepaalde producten en diensten niet beschikbaar of niet op voorraad zijn.

4. Een boekingsformulier toevoegen

Elk boekingssysteem biedt potentiële klanten een boekingsformulier om aan te geven welke diensten of producten ze willen. U moet dit boekingsformulier aanpassen aan uw bedrijf. Merk bijvoorbeeld op of de klanten hun:

• Namen
• Leeftijd
• E-mail
• Locatie
• Contactgegevens
• Adres
• Andere cruciale informatie

Ga bij het opzetten van een boekingssysteem na welke van deze kritieke velden elke klant moet invullen. Het beste is om ze op maximaal 3 te houden om tijd te besparen. De meeste systemen hebben een optie voor een gastformulier als u meer informatie over de klant wilt verzamelen.

Eerlijk gezegd is het beter om het boekingsformulier kort te houden en een klant door te verwijzen naar een gastenformulier als u meer details wilt. Hier kunnen zij u voorzien van alle andere details die u nodig heeft en die uw bedrijf ten goede komen.

Zorg er wel voor dat de gegevens van het gastenformulier komen nadat de klant klaar is met het maken van een afspraak. Anders kan het afleiden, en verlies je de boeking.

5. Boekingsfactuur en online betalingsopties instellen

Een boekingsfactuur geeft klanten details over de dienst of het product en hoeveel het kost. Het heeft:

• Bedrijfslogo
• Adres
• Boeking ID
• Datum gemaakt
• Datum afspraak
• Items
• Tarieven en bedragen
• Betalingsgegevens
• Annuleringsbeleid

Zorg ervoor dat u de voorwaarden vermeldt om verwarring bij het boeken te voorkomen. Vermeld ook de annuleringsvoorwaarden. De meeste bedrijven geven bijvoorbeeld een bepaalde duur voor het annuleren van een boeking. Daarna betalen de klanten een bepaald bedrag.

Een manier om boekingen te verantwoorden is door een back-end systeem te creëren met precieze details. Je gebruikt het om boekingen te controleren:

• Gereserveerde
• In afwachting van
• Volledig betaald
• Borg betaald
• Wachten
• Geannuleerd

Daarna kunt u aangeven welke online betalingssystemen u accepteert. Sommige online betalingssystemen zijn wereldwijd en accepteren verschillende valuta. U moet echter rekening houden met uw locatie en waar uw klanten zich bevinden voordat u een keuze maakt.

Geef aan of de boeking een volledige betaling of alleen een aanbetaling betreft en noteer andere cruciale informatie zoals belasting. Vervolgens kunt u al deze betalingsmogelijkheden aan uw website koppelen. Met behulp van widgets kunnen klanten gemakkelijker het boekingssysteem gebruiken en betalingen verrichten.

6. Geautomatiseerd klantencontact

Met honderden boekingen wordt het stressvol om met elke klant contact op te nemen en te proberen de boekingen bij te houden. Met boekingssystemen kunt u echter gemakkelijker gebruik maken van geautomatiseerd contact via e-mail of sms.

Een andere cruciale stap bij het opzetten van een boekingssysteem is geautomatiseerd klantcontact. Klanten ontvangen meldingen wanneer hun boekingen zijn verwerkt. U kunt ook herinneringen instellen wanneer de dagen naderen, via e-mail of sms.

Automatisering helpt je met:

• Bevestigingen
• Ontvangsten
• Waardering
• Herinneringen
• Projecten van het personeel

Hoewel automatisering goed werkt om klanten tevreden te houden, spelen ze ook een rol voor het personeel. U kunt herinneringen aanmaken in de vorm van meldingen. Het personeel krijgt een herinnering wanneer bepaalde boekingen nabij zijn. U kunt personeelsvergaderingen en interofficiële berichtgeving opzetten.

Tegelijkertijd helpt het de klanten op te merken wanneer annuleringen aanvaardbaar zijn. Ook vermelden de kennisgevingen wanneer boekingen opnieuw moeten worden ingepland en of de herschikking succesvol was. U kunt dan cruciale informatie zoals nieuwe afspraakdata uitzoeken om aan de klant voor te stellen.

7. Cruciale documentatie

Bepaalde documenten zijn noodzakelijk voor een bloeiend bedrijf. Zo moeten patiënten bijvoorbeeld afstand doen van hun rechten voordat bepaalde procedures kunnen plaatsvinden. Om het proces minder vervelend te maken en het gebruik van papieren te vermijden, omvat het opzetten van een online boekingssysteem nu ook ontheffingsformulieren.

De beste boekingssystemen hebben sjablonen voor al deze cruciale documenten die het bedrijf nodig heeft om de boeking te voltooien. U kunt online een verklaring van afstand opstellen met behulp van een sjabloon en alle noodzakelijke informatie invullen.

Op de ontheffing, of andere cruciale documentenzijn velden die de klant kan bewerken en invullen. Het bevat een korte beschrijving van wat de vrijstelling of het aanvullende document inhoudt en waarom het aanwezig is. Voor deze documenten geldt een termijn waarbinnen de klant ze moet indienen. Na het invullen van het sjabloon kan de klant het proces doorlopen.

8. Toestemming van het personeel

Als u een online boekingssysteem opzet, moet u niet vergeten dat uw personeel de juiste autorisatie nodig heeft. Aangezien u niet de enige persoon zult zijn die toegang heeft tot het systeem, kunt u het beste uw personeelsaccounts instellen. Zoek uit wie van uw team verantwoordelijk is voor boekingen en begin met hen. Zet dan anderen op de lijst voor het geval ze niet beschikbaar zijn.

De meeste systemen bieden tabbladen voor nieuwe gebruikersaccounts. Controleer of u slechts één of meer rekeningen nodig hebt. Elke account kan bepaalde toegangsbeperkingen hebben die gewoonlijk worden ingesteld door de niveaus van de machtigingen te variëren. Met machtigingen kunt u als maker alle delen van het systeem verwijderen waartoe u niet wilt dat een bepaalde gebruiker toegang heeft.

Zo zijn de betalingsgegevens alleen voor u en de financiële afdeling bestemd. Daarom mogen andere personeelsleden deze informatie niet inzien. Ook neemt u accounts op voor zakenpartners met specifieke machtigingen.

9. Rapporten opstellen

Gedetailleerde rapporten maken deel uit van de operatie, die u helpt met bedrijfsanalyses. Deze rapporten laten u zien hoe het bedrijf ervoor staat en wat er moet veranderen. Voorbeelden van rapporten die u kunt instellen zijn:

• Inkomen
• Boekingen
• Verkoop
• Commissies
• Betaling

De verslagen kunnen zo gedetailleerd of zo kort mogelijk zijn. De systemen hebben sjablonen met verschillende capaciteiten, afhankelijk van wat u wilt. U kunt er ook machtigingen voor instellen, waardoor de toegang voor het personeel wordt beperkt.

10. Aanvullende ondersteunende hulpmiddelen

Er is geen tekort aan ondersteunende tools die de klantervaring nog beter kunnen maken bij het gebruik van een online bedrijfssysteem. Dit is echter ook een cruciale stap voor u als ondernemer bij het maken van een planningsapp. U kunt gebruik maken van zoekmachines met extra hulpmiddelen zoals betalingssystemen en boekingsportalen.

Daarnaast is er reclame via social media platforms, facturatie en zelfs nieuwsbrieven met cruciale informatie. De toegang tot al deze elementen verbetert uw gebruikerservaring na het opzetten van een online boekingssysteem.

Conclusie

Het internet blijft bepaalde onderdelen van een bedrijf soepel laten verlopen, waaronder het maken van een afspraak. Nu hoeft een klant alleen maar naar de website van het bedrijf te gaan en een reservering te plaatsen door een formulier in te vullen.

Gewoonlijk vereist het formulier specifieke informatie die u nodig hebt om de dienst of het product te leveren. Ook kunt u klanten nu online gastformulieren en afstandsverklaringen laten invullen.

Wilt u een online reserveringssysteem opzetten?
Klik hier
voor meer informatie.

Effectieve offline marketingideeën voor starters in 2023

Er zijn zoveel dingen die bij een startup komen kijken. Je moet ervoor zorgen dat je het juiste team hebt, een werkschema opstellen en je product voorbereiden op de lancering. Marketing kan een bijzaak zijn tot vlak voor de lancering, en is vaak geen groot deel van het initiële budget van een startup. Een startup moet maximaal
35% van zijn budget aan marketing
om van de grond te komen, maar velen geven een fractie daarvan uit.

Een van de onderdelen van marketing die verwaarloosd kan worden is offline marketing. Alles lijkt tegenwoordig digitaal te zijn, en het kan een effectieve strategie zijn om je te richten op digitale marketingmethoden. Het is echter belangrijk te onthouden dat de beproefde methoden om klanten aan te trekken soms heel goed kunnen werken en dat ook doen. Je moet het echter wel goed doen, anders gooi je je investering weg. Hier zijn enkele effectieve marketingideeën voor startups in 2023.

Flyers

U denkt misschien aan flyers als die stapels kranten die u als kind bezorgde en die niemand echt wilde hebben. Echter, de waarheid is dat mensen flyers wilden…en ze zijn nog steeds een effectieve marketing techniek.

Flyers zijn moeilijk te missen. Ze hangen aan deurknoppen en uit brievenbussen. Mensen moeten ze verplaatsen om bij hun post te komen of hun deur te openen. Dat betekent dat uw merk vooraan staat in de palm van de hand van een potentiële klant. Flyers vereisen grote creativiteit en innovatie om de aandacht van de lezer te trekken, en hem actief te laten kijken naar wat je te bieden hebt. U kunt reclame maken voor een winkel, of zelfs de flyer laten verwijzen naar uw website of sociale mediakanalen door er een QR-code in op te nemen.. Sommige van de meest effectieve offline marketingtactieken gaan samen met digitale tactieken. Het is ook nog nooit zo eenvoudig geweest om mooie flyers te maken, want er zijn veel online diensten die sjablonen en aanpassingsmogelijkheden bieden.

Beurzen bijwonen

Als je een echt cool product hebt en je wilt een groep mensen vinden die misschien geïnteresseerd zijn in de aankoop ervan, wat is dan een betere plaats dan een beurs? De beurzen komen zeer binnenkort terug, en in feite zijn er veel gepland voor dit jaar. Het is een kans om uw product onder de aandacht te brengen van mensen die wellicht meer gemotiveerd zijn om uw product te kopen dan de gemiddelde consument.

U moet ervoor zorgen dat uw stand er in alle opzichten professioneel uitziet. Je hebt een pakkende display nodig met poster frames, zoals deze, die zowel kijkers aantrekken als uw merk weerspiegelen. Zorg voor een goede selectie van weggevertjes, of zelfs een loterij.

Op beurzen kunt u netwerken en een lijst met contacten opbouwen. Vraag de deelnemers om hun contactgegevens, of verkrijg ze als onderdeel van uw verloting. Het belangrijkste is om iedereen die je spreekt op te volgen. Maak aantekeningen van uw gesprekken, zodat u, wanneer u contact opneemt, kunt spreken over de problemen die zij willen oplossen en uw pitch eromheen kunt vormgeven.

Persoonlijke band met uw klanten

Waardering staat op
Maslow’s hiërarchie van behoeften.
. Dat betekent dat het een van de belangrijkste dingen is die de mens nodig heeft om gelukkig door het leven te gaan. Wanneer mensen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen, voelt men zich beter over zichzelf. U kunt uw klanten dit gevoel geven door offline marketing te gebruiken om met hen in contact te komen en uw dankbaarheid te tonen.

Als u een robuust klantenbeheer (CRM) hebt en werkt aan een persoonlijke relatie met uw klanten, kunt u hen gelukkige verjaardagskaarten sturen, of andere soorten e-mailmarketingberichten om de relatie te bevorderen. Zorg ervoor dat u ook kaarten stuurt voor de feestdagen, of gewoon om u te bedanken. Deze artikelen kunnen worden verzonden met coupons of kortingen, of zelfs een voorproefje van een nieuw product. Hierdoor zullen uw klanten zich niet alleen gewaardeerd voelen, maar ook het gevoel krijgen dat ze deel uitmaken van de familie. Uw merk zal altijd top of mind zijn, en zij zullen u eerder aanbevelen aan vrienden en familie.

Neem de telefoon op

Het is verleidelijk om e-mails te versturen en te hopen dat je reacties krijgt. Het is makkelijker, en je kunt in korte tijd veel mensen bereiken. Maar zelfs als u enkele van de technieken volgt om het aantal mensen dat uw e-mail opent te verhogen, is het nog steeds niet altijd betrouwbaar. Als u een dienstverlenend bedrijf begint, kunt u het beste de telefoon pakken en uw leads bellen.

Waarom bel je ze? Het bouwt een persoonlijke band op tussen uzelf en uw potentiële klant. Als u een product verkoopt en het is defect, of een klant vindt het niet goed, dan kan hij het terugsturen voor een terugbetaling. Als het echter om diensten gaat, moet een klant het bedrijf dat hij inhuurt kunnen vertrouwen. Anders kunnen ze gefrustreerd raken en hun geld niet terugkrijgen. Een telefoontje of een persoonlijk bezoek stelt de klant in staat u te leren kennen en een idee te krijgen van hoe u zaken doet. Ze zullen zich meer op hun gemak voelen om je in te huren. Als je dit goed doet, kun je ook verwijzingen krijgen, en mond-tot-mondreclame is misschien wel de meest effectieve marketing “strategie” van allemaal.

Betrek de pers erbij

Publiciteit krijgen voor je startup kan lastig zijn, maar het kan absoluut lonen. Het is belangrijk om te proberen persoonlijke relaties op te bouwen met enkele van de lokale journalisten in de hoop dat je gunstige media-aandacht kunt krijgen voor je startup. Afgezien van het hebben van een relatie, is het altijd beter als je een soort haakje of verhaal te bieden hebt. Ze zijn altijd op zoek naar inhoud, en een goed nieuwsverhaal van een lokaal bedrijf kan daarbij passen.

Dat verhaal kan bijna alles zijn wat met uw bedrijf te maken heeft. Heeft u een ultramoderne faciliteit, of technologie die nog niet in gebruik is in uw stad? Dat zou een verhaal kunnen zijn. Bent u van plan veel mensen in dienst te nemen, of levert u een dienst die nog niet eerder beschikbaar was? Dat kunnen ook verhalen zijn. Een goede strategie is hen uit te nodigen voor een rondleiding. Ook al vindt u uw werkplek niet bijzonder, een journalist, en het publiek, kunnen geïnteresseerd zijn. Tijdens de rondleiding kunt u ook eventuele vragen beantwoorden en relaties opbouwen voor toekomstige publiciteit.

Wees onconventioneel

Het kan lijken alsof we in de huidige maatschappij gebombardeerd worden met reclame. Het staat op reclameborden, wegwijzers, de zijkant van bussen, hekken en op elke website die je bezoekt. Voor sommige mensen loopt het allemaal in elkaar over, en het kan gemakkelijk zijn om het allemaal te negeren omdat het witte ruis wordt. Daarom kan onconventioneel zijn uw merk helpen op te vallen in een overvolle markt.

Consumenten willen ervaringen, en met zo veel informatie en entertainment die voortdurend op ons afkomen, moet je tactieken gebruiken die mensen verrassen en verrukken. Sommigen noemen dit guerrilla marketing. Het is leuk, het is boeiend, en het hoeft niet duur te zijn. Neem bijvoorbeeld een paar zangers en voer een flash mob op van een leuk liedje of een dansroutine. Je kunt ook je mediacontacten gebruiken en hen tippen. Dit zal je gewenste aandacht krijgen, en ervoor zorgen dat de lokale bevolking over je merk spreekt. Andere startups hebben succes gevonden door sticker campagnes. Ze plakken overal stickers op onconventionele plaatsen waar ze worden opgemerkt, zoals op ooghoogte boven urinoirhokjes. Wees creatief, heb plezier, en vind iets dat de aandacht trekt van je beoogde publiek.

Aanbevelingsmarketing

Weet je nog dat we zeiden dat mond-tot-mondreclame geweldige marketing was? Waarom zou u uw klanten niet stimuleren om uw producten en diensten aan anderen door te verwijzen? Als je begint, moet je zoveel mogelijk mensen door de deur laten komen of je website bezoeken. Als u een doorverwijsbonus aanbiedt, zoals een korting of een gratis product, dan kunnen uw klanten het werk voor u doen. Ze zullen met hun vrienden praten en doen wat ze kunnen om hen te overtuigen een aankoop te doen. Bovendien kunt u een incentive aanbieden, zoals een speciale prijs, aan klanten die bij u komen via verwijzing. Zij zullen blij zijn, en uw inkomsten ook.

Conclusie

Vergeet de offline marketing niet. Voor starters kan het verleidelijk zijn om vast te houden aan digitale marketing omdat het relatief betaalbaar is en we zoveel van ons leven online doorbrengen. Maar offline marketing kan, als het goed wordt uitgevoerd, ervoor zorgen dat u klanten bereikt die u met digitale technieken misschien hebt gemist, en effectieve manieren creëren om met uw klanten in contact te komen.

U hoeft geen moeite te doen om een vriendelijke herinneringsmail samen te stellen.

Een herinneringsmail is een noodzakelijk kwaad; u wilt uw werknemers/freelancers niet opjagen, niet wanneer ze zo ijverig werken aan de projecten die u hebt toegewezen. Die termijn nadert echter ook snel. Als je in zo’n situatie terechtkomt, moet je contact houden met de mensen die voor je werken, om ervoor te zorgen dat ze op de juiste plaats zijn en dat er vooruitgang wordt geboekt.

Maar het schrijven van een herinneringsmail kan moeilijk zijn; iets samenstellen dat haastig van aard is maar beleefd van toon is een ingewikkelde zaak! Sommige werknemers doen zelfs een beroep op verschillende deskundigen en diensten zoals een cursuswerkdienst, contentmarketingplatforms of andere affiliate partners om ervoor te zorgen dat hun herinneringsmails er grammaticaal en lexicaal perfect uitzien. Maar er zit een kunst in die we met u gaan delen – herinneringsmails hoeven niet zo vreselijk vervelend te zijn om te schrijven en te ontvangen.

Wees beleefd.

Het eerste wat je moet doen, wanneer je probeert een vriendelijke herinnering te schrijven, is beleefd zijn. Dit lijkt natuurlijk vanzelfsprekend, maar als u zich niet concentreert op hoe u overkomt, kan uw toon gemakkelijk verkeerd worden opgevat door de ontvanger. Wees voorzichtig met hoe u uw e-mail formuleert, zodat u vriendelijk en conversationeel overkomt, in plaats van iemand in een eenvoudige zakelijke relatie met de ontvanger.

Het belangrijkste is dat je een verklaring aflegt dat niemand schuld heeft.

Suggereer dat u hun e-mail heeft gemist, of dat als ze contact hebben gehad, uw e-mail- of berichtensysteem u niet op de hoogte heeft gebracht. Suggereer dat hun e-mail door u is gemist, of dat als ze contact hebben gehad, uw berichten- of e-mailsysteem u niet op de hoogte heeft gebracht.

. Wanneer u dergelijke uitspraken doet, herinnert u de persoon aan de andere kant eraan dat u zonder schuldgevoel incheckt, en dat u niet onbeleefd of ongeduldig overkomt. Bijvoorbeeld: