オンライン予約システムをセットアップするための10の簡単なステップ

オンライン予約システムがあれば、ビジネスを円滑に進めることができます。 しかし、このようなシステムを導入するには、ちょうど良い状態にするために時間と労力が必要です。 ビジネスやその具体的なオペレーションはそれぞれ異なるため、時間をかけて、最初に正しく理解することが不可欠です。

正直なところ、あなたのビジネスに適したオンライン予約システムは、あなた独自のビジネスゴールとニーズによって異なります。 例えば、どのような業務内容で、どのようなシステムが最適なのか、などです。 ツアーや旅行をする場合、賃貸物件を予約する人とは違うシステムが必要です。

適切なブッキングシステムを見つけたら、次はそのセットアップを進めていきます。 でも、まずは、予約システムを理解することから始めましょう。

オンラインブッキングシステムとは？

オンライン予約システムは、潜在的な顧客が特定の製品やサービスを予約することを可能にする特定のソフトウェアを利用しています。 多くはウィジェットを使用して、お客様のウェブサイトをプラットフォームに接続し、すべてのゲストにアクセスできるようにします。 あるいは、ビジネスや従業員をより効率的に組織化するための方法かもしれません。

このようなシステムは、あなたのビジネスをさまざまな意味で救います。 と思われるかもしれませんが、実は、時間、エネルギー、お金の節約になるのです。 予約の整理に貴重な時間の半分を割かれるようなことはもうありません。 以下は、オンライン予約システムを導入することで期待できるメリットのほんの一部です。

オンライン予約システムのメリット

1.24時間365日のオペレーション

昔は、アポイントメントを取るということは、営業時間内に電話をしたり、会社を訪問したりすることでした。 しかし、今はインターネットが24時間365日使えるようになったおかげで、状況が変わってきているのです。 お客様はウェブサイトにアクセスするだけで、いつでも予約することができるのです。

2.情報セキュリティの強化

オンライン予約システムは、クラウドやより高度なソフトウェアを使ってコンテンツを保存します。 不正な人がアクセスできないので、安全が保障されます。 これで、誰かがデスクトップにアクセスして重要な顧客情報をチェックする心配がなくなります。 特定のログイン情報をお持ちの方のみアクセス可能です。

3.時間を節約する

お客様の情報を取り込むということは、手元に用紙があるか、パソコンで入力することです。 面倒なだけでなく、時間も取られる。 それが、お客様が自分で予約フォームに情報を入力するようになると、すべてが変わってしまうのです。 今こそ、情報を確認し、計画的に行動するときです。

4.カスタマーエクスペリエンスを向上させる

アクティブでカスタマイズされたオンライン予約システムを持つことで、顧客体験はより記憶に残るものになります。 例えば、予約後、お客様にすぐにお知らせすることができます。 この通知は、予約の確認、支払いの確認、そしてお客様へのお礼を伝えるものです。 このような即時の満足は、顧客の間で永続的な思い出を作り、スケジュール管理アプリでカスタマイズすることができます。

5.整理整頓の向上

組織化されたアポイントメントは、さまざまな点でビジネスを向上させます。 これで、すべてが整ったので、スタッフも意欲的に仕事に取り組めるようになりました。 今後の予約に備えることができるのです。 同時に、次のような重要な情報をメモすることができます：

• 予約数またはアポイントメント数
• キャンセルの数
• 再延期した数
• 何回目の全額または一部支払いか
• 予約金を支払った人数

Bookafyオンライン予約システムの設定手順

1.ビジネス情報を記入する

あらゆるシステムが最高の状態で稼働するためには、正確なビジネス情報が必要です。 そこで、ステップ1では、ビジネス情報の記入とカスタマイズを行います。 経営者としては、まず アカウント作成営業時間、所在地、タイムゾーン、使用言語、使用可能な通貨など、重要な情報が記載されています。

ほとんどのオンラインシステムでは、この重要な情報を入力する際に、セクションをナビゲートするためのメニューが用意されています。 そこで、ビジネスネームを完成させ、第一次産業と第二次産業を選択することで、オンライン予約システムのセットアップを開始します。 所在地、連絡先、場所などの詳細に追加します。

その後、複数の通貨をお持ちの場合は、許容できる通貨を入力してください。 また、自分が好んで使う言語をピックアップしてください。 多言語であることは、顧客層を多様化させるために有効です。 オプションで、必要に応じて各ステップを特定の仕様に設定することも可能です。

最後に、営業日や営業時間など、表示されている営業情報を記入します。 事業を終了した日があれば記載する。

2.スタッフ・商品・サービスの入力

オンライン予約システムの設定と同時にビジネス情報の入力が完了したら、今度はスタッフ構成と提供するサービスや商品を入力します。 システムによってセクションを確認し、スタッフのプロフィールを記入することから始めます。

例えば、クリニックの予約システムには、医師や薬剤師、看護師などのスタッフが必要です。 お客様が予約しやすいように、各入力項目を詳しく説明するようにしましょう。 特に、各医師が得意とする分野の違いや、対応可能な時間帯を明記する必要があります。

通常、すべての名前がアルファベット順に並んでいて、医師がいる日や利用可能な時間帯が示されていることに気づきます。 また、練習から離れた時間や日数などの情報も記載することができます。

サービスや製品では、さまざまなカテゴリーのどこに記入するのかをチェックします。 カテゴリは、ビジネスで提供する製品やサービスによって異なります。 しかし、お客様にバラエティを提供するために、全部入力するようにしましょう。 また、写真を添付するとより詳細な情報を得ることができます。

通常、商品やサービスには、価格やサイズ、推奨ユーザーなどの情報が付随しているはずです。 そうすれば、お客様は無駄な検索をすることなく、必要な商品やサービスに直接アクセスすることができます。 また、顧客の興味を引くようなキャンペーンやプロモーションが近々行われる場合は、その内容を詳しく説明することも忘れないようにしましょう。

3.予約ページのパーソナライズ

設定するすべての予約ページは、あなたのビジネスブランドに沿ったものでなければなりません。 そうでないと、お客様はこの2つを連想しづらくなってしまいます。 これは、主にページの予約システムレイアウトのセクションに該当するステップです。 ビジネスロゴを入れ、その色もブランドに合わせてください。

また、バナー画像や、あなたのビジネスを連想させるキーワードを入力することができます。 また、ホームページのウィジェットとして表示されるように設定することも可能です。 今、お客様はそれをクリックして、アポイントメントを設定するシステムに向かいます。 また、商品・サービスによっては、在庫がない場合、入手できない場合もありますので、その旨も忘れずに記載してください。

4.予約フォームを追加する

すべての予約システムは、潜在的な顧客に予約フォームを提供し、どのようなサービスや製品が好きかを詳細に説明します。 この予約フォームは、お客様のビジネスに合わせてカスタマイズしていただく必要があります。 例えば、お客様の記入が必要な場合は注意しましょう：

• 名称
• 年齢
• 電子メール
• 所在地
• お問い合わせ番号
• 住所
• その他重要な情報

予約システムを構築する際には、すべての顧客がこれらの重要な項目のうち、どれを記入しなければならないかを示すように進めてください。 時間を節約するために、最大3つまでにしておくのがベストです。 ほとんどのシステムには、お客様に関するより多くの情報を収集する必要がある場合、ゲストフォームのオプションがあります。

本当は、予約フォームは短くまとめ、より詳細な情報が欲しいときにはゲストフォームに誘導するのがよいのですが。 このほかにも、ビジネスに役立つあらゆる情報を提供してくれます。

ただし、ゲストフォームの詳細は、お客様が予約を完了した後に表示するようにしてください。 そうでないと、気が散ってしまい、結局ブッキングが取れなくなってしまうからです。

5.予約請求書とオンライン決済オプションの設定

予約請求書は、お客様にサービスや商品の詳細とその金額をお知らせするものです。 持っているのです：

• ビジネスロゴ
• 住所
• ブッキングID
• 作成日
• 予約日
• 項目
• 料金・金額
• お支払い方法について
• キャンセルポリシー

予約時に混乱しないよう、必ず規約を記載すること。 また、キャンセルポリシーも記載しましょう。 例えば、ほとんどの企業では、予約をキャンセルするための期間を定めています。 その後、お客さまに一定の金額をお支払いいただいています。

予約の計上方法としては、バックエンドシステムを構築し、正確な詳細を把握することが挙げられます。 という予約の確認に使うんですね：

• 予約
• 保留中
• 全額支払済み
• デポジット支払い済み
• 待機中
• キャンセル

その後、受け入れているオンライン決済システムを詳細に説明することができます。 オンライン決済システムの中には、グローバルに展開し、さまざまな通貨に対応するものがあります。 ただし、選ぶ前に自分の住んでいる場所やお客さんがどこにいるのかに注意する必要があります。

ご予約が全額払いか予約金のみかを明記し、税金などその他の重要な情報を記載してください。 その後、これらの支払いオプションをすべてあなたのウェブサイトに接続するために進むことができます。 ウィジェットを使うことで、お客様は予約システムの利用や決済が簡単にできるようになります。

6.カスタマーコンタクトの自動化

数百件の予約があると、すべてのお客様に連絡を取り、予約状況を把握することがストレスになります。 しかし、予約システムを利用すれば、メールやテキストを使った自動連絡を簡単に利用することができます。

予約システムを設定する際のもう一つの重要なステップは、自動化された顧客とのコンタクトです。 予約が成立すると、お客さまに通知が届きます。 また、メールやテキストを使って、日が近づくにつれてリマインダーを設定することができます。

オートメーションがあなたをサポートします：

• 確認事項
• 領収書
• 感謝の気持ち
• リマインダ
• スタッフプロジェクト

自動化はクライアントを満足させるために有効ですが、スタッフにとっても重要な役割を果たします。 通知という形でリマインダーを作成することができます。 特定の予約が近くなると、スタッフにリマインダが届きます。 スタッフミーティングやオフィス間メッセージの設定も可能です。

同時に、お客様がキャンセルを受け入れられるタイミングを把握することができます。 また、通知には、予約を再スケジュールするタイミングと再スケジュールが成功したかどうかが記載されています。 そして、新しい予約日などの重要な情報をピックアップして、お客様に提案することができます。

7.重要なドキュメンテーション

ビジネスを繁栄させるためには、ある種の書類が必要です。 例えば、特定の手続きを行う際には、患者さんの免責が必須となります。 オンライン予約システムには、面倒な手続きや書類の使用を避けるために、権利放棄のためのフォームが用意されています。

トップクラスの予約システムには、予約を完了する前にビジネスが必要とするこれらすべての重要な文書のテンプレートが用意されています。 テンプレートを使ってオンライン放棄を設定し、必要事項を記入することができます。

ウェーバーに、または他の ひつようなものは、お客様が編集して記入できる項目です。 含まれるのは、免除または追加書類の意味とその存在理由についての簡単な説明です。 このような書類には、お客様が提出しなければならない期限があります。 テンプレートが完成したら、クライアントはプロセスを完了するために進むことができます。

8.スタッフの承認

オンライン予約システムを構築する際には、スタッフの適切な承認が必要であることを忘れないでください。 システムにアクセスするのはあなただけではありませんから、スタッフのアカウントを設定するのがベストです。 チームの中で予約を担当する人を決めて、その人から始めましょう。 そして、その人が使えない場合に備えて、他の人もリストアップしておいてください。

ほとんどのシステムで、新規ユーザーアカウント用のタブが用意されています。 1アカウントだけでよいのか、複数必要なのかを確認する。 各アカウントは、アクセス権のレベルを変化させることで一定の制限を設けることができるのが通例です。 パーミッションは、制作者であるあなたが、特定のユーザーにアクセスしてほしくない部分をすべて削除することができます。

例えば、支払いに関する詳細は、あなたと財務部の目だけに触れるものです。 そのため、他のスタッフが閲覧することはできません。 また、特定の権限を持つビジネスパートナー用のアカウントも含まれます。

9.レポートのセットアップ

詳細なレポートを持つことは運用の一部であり、ビジネス分析に役立ちます。 これらのレポートは、ビジネスがどのような状況にあり、何を変える必要があるのかを示しています。 設定できるレポートの例は以下の通りです：

• 収入
• ブッキング
• 売上高
• コミッション
• 支払方法

報告書の内容は、できるだけ詳しく、あるいは簡潔に書くことができます。 システムには、求めるものによって容量が異なるテンプレートが用意されています。 また、スタッフのアクセスを制限して、権限を設定することもできます。

10.追加サポートツール

オンラインビジネスシステムを利用する際に、顧客体験をより良いものにするためのサポートツールに事欠きません。 しかし、これは事業者であるあなたがスケジュール管理アプリを作るときの重要なステップでもあります。 決済システムや予約ポータルサイトなどの追加ツールを持つ検索エンジンを活用することができます。

さらに、ソーシャルメディアを使った広告、請求書の発行、重要な情報を記載したニュースレターなどもあります。 これらすべてにアクセスすることで、オンライン予約システムを設定した後のユーザーエクスペリエンスが向上します。

おわりに

インターネットは、アポイントを取ることを含め、ビジネスのある部分を円滑に進め続けています。 これで、お客様は企業のウェブサイトにアクセスし、フォームに入力して予約を入れるだけでよくなりました。

通常、フォームには、サービスや製品を提供するために必要な特定の情報が必要です。 また、お客様にゲストフォームや免状を提供し、オンラインで記入していただくことも可能になりました。

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2023年、スタートアップのための効果的なオフラインマーケティングアイデア

スタートアップには、本当にいろいろなことがあります。 適切なチームを編成し、作業スケジュールを把握し、製品を発売するための準備をする必要があります。 マーケティングは発売直前まで後回しにされがちで、スタートアップの初期予算にはあまり計上されないことが多い。 スタートアップは、最大で次のような支出をする必要があります。
予算の35％をマーケティングに投入
が、多くの場合、その数分の一の費用で済む。

マーケティングの中で軽視されがちなのが、オフラインのマーケティングです。 最近はすべてがデジタル化されているようで、デジタルマーケティングの手法に注力することは有効な戦略となり得ます。 しかし、時には試行錯誤の集客方法が非常に有効であることも忘れてはいけません。 ただし、正しい方法で行わないと、投資をドブに捨てるようなものです。 2023年のスタートアップに効果的なマーケティングアイデアをご紹介します。

フライヤー

チラシといえば、子供のころに配った、誰も欲しがらない紙の束のようなものだと思っているかもしれません。 しかし、実際には、人々はチラシを欲しがっていたのであるそして、今でも有効なマーケティング手法の一つとなっています。

フライヤーは見逃せません。 ドアノブからぶら下がったり、郵便受けから出たりしています。 郵便物を受け取ったり、ドアを開けたりするためには、人が移動する必要があります。 つまり、潜在的な顧客の手のひらの上で、あなたのブランドを前面に押し出すことができるのです。 チラシは、読み手の注意を引き、積極的に見てもらうために、大きな創造性と工夫が必要です。 店頭での宣伝はもちろん、チラシにQRコードを埋め込むことで、ウェブサイトやソーシャルメディアチャネルを指し示すことができます. オフラインのマーケティング戦術で最も効果的なものの中には、デジタルの戦術とかみ合うものがあります。 また、テンプレートやカスタマイズオプションを提供するオンラインサービスも多く、見栄えの良いフライヤーを作ることは決して容易ではありません。

展示会に参加する

もし、あなたが本当にクールな製品を持っていて、それを購入することに興味を持つかもしれない人々のグループを見つけたいなら、展示会ほど良い場所はないでしょう。 展示会はもうすぐ復活しますし、実際、ある よていじょう を、もう今年も。 一般消費者よりも購買意欲の高い人々の目に触れる機会なのです。

ブースは、あらゆる面でプロフェッショナルに見えるようにする必要があります。 を含むキャッチーなディスプレイが必要です。 ポスターフレーム, 視聴者を惹きつけ、ブランドを反映させることができます。 景品は質の高いものを選び、抽選もできるように手配してください。

展示会では、ネットワークを構築し、リードのコンタクトリストを作成することができます。 参加者に連絡先を聞くか、抽選会の一部として入手する。 一番大事なのは、話した人全員をフォローすることです。 会話内容をメモしておくと、連絡を取るときに、相手が解決したい課題を話し、それを中心にピッチを作ることができます。

お客様とのパーソナルなつながり

感謝はオン
マズローの欲求階層
. つまり、人間が幸せに人生を歩むために必要なものの上位に位置するものなのです。 人は感謝され、尊敬されていると感じると、自分の気持ちが高まります。 オフラインマーケティングでお客様とつながり、感謝の気持ちを伝えることで、このような気持ちにさせることができるのです。

顧客関係管理（CRM）をしっかり行い、顧客と個人的な関係を持つように努めている場合は、ハッピーバースデーカードなどのメールマーケティングメッセージを送り、関係を育むことができます。 また、ホリデーシーズンや感謝の気持ちを伝えるために、カードを出すようにしましょう。 これらのアイテムは、クーポンや割引、あるいは新商品のスニークピークと一緒に送ることができます。 そうすることで、お客様に感謝されるだけでなく、家族の一員であることを実感していただけると思います。 あなたのブランドは常に頭の中にあり、友人や家族にあなたを推薦する可能性が高くなります。

ピックアップ・ザ・フォン

メールを送って、反応があることを期待したくなりますよね。 簡単だし、短時間でたくさんの人に届けられる。 しかし、メールを開封する人数を増やすためのテクニックをいくつか実践しても、必ずしも信頼できるとは限りません。 サービス業を始めるのであれば、電話を取ってリードに電話するのが最善の策かもしれません。

なぜ電話するのか？ それは、あなたと潜在的な顧客との間に個人的なつながりを築くものです。 商品を販売していて、それが不良品だった場合、あるいはお客様が気に入らなかった場合、返品して返金してもらうことができます。 しかし、サービスに関しては、お客様が依頼する会社を信頼できることが必要です。 そうでなければ、お金を取り戻せずに悔しい思いをすることになりかねません。 電話や直接の訪問によって、お客様はあなたのことを知り、ビジネスのやり方を知ることができます。 あなたを雇うことに抵抗はないでしょう。 口コミは、最も効果的なマーケティング「戦略」かもしれません。

報道関係者を巻き込む

スタートアップの宣伝をするのは難しいかもしれませんが、絶対に報われることがあります。 地元のジャーナリストと個人的な関係を築き、自分のスタートアップを好意的に取り上げてもらえるように努力することが重要です。 関係性を持つことはもちろんですが、何かフックやストーリーを用意しておくと、より効果的です。 彼らは常にコンテンツを求めており、地元企業の優れたニュースストーリーはその要求に応えることができるだろう。

そのストーリーは、あなたのビジネスに関連するものであれば、ほとんど何でもかまいません。 最先端の施設や、あなたの街でまだ使われていない技術はありますか？ それはネタになりそうですね。 多くの人を雇用する予定なのか、それとも今までにないサービスを提供するのか。 それらもストーリーになり得る。 ツアーに招待するのが良い戦略です。 自分の職場が特別なものでないと思っていても、ジャーナリストや一般の人は興味を持つかもしれません。 ツアー中、どんな質問にも答えられ、今後の宣伝のための関係も築けますよ。

型にはまらないこと

現代社会では、広告が溢れているように感じることがあります。 看板、標識、バスの側面、フェンス、そしてあなたが訪問するすべてのウェブサイトにも書かれています。 人によっては、すべてが混ざり合ってしまい、ホワイトノイズになってしまい、すべてを聞き流すこともあります。 だからこそ、型にはまらないことが、混雑した市場の中でブランドを際立たせることにつながるのです。

消費者は体験を求めます。これだけ多くの情報やエンターテイメントが四六時中飛び交っている中で、人々を驚かせ、喜ばせる戦術が必要なのです。 これをゲリラ・マーケティングと呼ぶ人もいる。 楽しくて、魅力的で、高価である必要はないのです。 例えば、歌手を集めて、楽しい歌やダンスをフラッシュモブで演出する。 メディアの人脈も使って、必要ならチップを渡すこともできます。 そうすることで、注目され、地元の人たちがあなたのブランドについて話してくれるようになります。 他のスタートアップ企業は、ステッカーキャンペーンで成功を収めました。 小便器の上の目線の高さなど、目につきにくい場所にステッカーを貼りまくるのです。 クリエイティブに、楽しく、そして想定しているオーディエンスの注目を集めるようなものを見つけてください。

リファラルマーケティング

口コミは素晴らしいマーケティングだと言ったのを覚えていますか？ お客様が製品やサービスを他の人に紹介するインセンティブを提供するのはいかがでしょうか。 起業当初は、一人でも多くの人にドアを開けてもらったり、ウェブサイトを見てもらったりすることが必要です。 割引や無料商品などの紹介特典を用意すれば、顧客があなたの代わりに仕事をすることができます。 彼らは友人に相談し、購入するように説得するためにできることをします。 その上で、紹介で来てくれたお客様には、特別価格などのインセンティブを提供することができます。 彼らは喜び、あなたの収入も喜ぶことでしょう。

結論

オフラインのマーケティングもお忘れなく。 デジタルマーケティングは比較的リーズナブルであり、私たちの生活の多くがオンラインで費やされているため、新興企業にとってはデジタルマーケティングに固執したくなることがあります。 しかし、オフラインマーケティングを正しく行えば、デジタルの手法では見逃してしまうような顧客にも確実にアプローチでき、顧客との効果的な関わり方を作り出すことができます。

親切なリマインドメールをまとめるのに苦労する必要はありません。

リマインドメールは必要不可欠なものです。社員やフリーランスが熱心に仕事をこなしているときに、急がせてはいけません。 しかし、その期限も刻一刻と迫ってきています。 このような状況に陥ったとき、働いている人たちと連絡を取り合いながら、進捗状況を確認することが必要になります。

しかし、リマインドメールを書くのは難しいもので、急ぎつつも丁寧な口調でまとめるのは難しい！ 実は、リマインドメールを文法や語彙の観点から完璧に仕上げるために、コースワーク作成サービスやコンテンツマーケティングプラットフォームなどの専門家やアフィリエイトパートナーに依頼する社員もいます。 リマインダメールは、書いたり受け取ったりするのが嫌なものではありません。

礼儀をわきまえる

親切な注意書きを書こうとするときはいつでも、まず、礼儀正しくすることです。 もちろん、これは当たり前のことかもしれませんが、あなたがどのように伝わるかに集中していない場合、あなたのトーンは簡単に相手に誤解される可能性があります。 メールの表現に気をつけることで、相手と単純なビジネス関係にある人ではなく、親しみやすく、会話のような印象を与えることができるのです。

最も重要なのは、誰にも落ち度がないことを暗に示すような文言で確認することです。

相手のメールがあなたに届いていない、あるいは、相手が連絡を取っていたとしても、あなたのメールやメッセージシステムからあなたに連絡が届いていないことを示唆する。 相手のメールがあなたに届かなかったか、あるいは、相手が連絡を取っていたとしても、メッセージやメール配信システムがあなたに気づかせなかったことを示唆する。

. このような文言を使うことで、相手側に「責めることなく確認している」と思わせることができ、決して失礼な態度や焦りを感じさせることはないのです。 例えば、こんな感じです：