10 sencillos pasos para crear un sistema de reservas en línea

Un sistema de reservas en línea hace posible que su negocio funcione sin problemas. Pero implantar un sistema así requiere tiempo y esfuerzo. Cada empresa y sus operaciones específicas son diferentes, por lo que es esencial tomarse su tiempo y hacerlo bien a la primera.

Francamente, el sistema de reservas en línea adecuado para su empresa depende de sus objetivos y necesidades empresariales particulares. Por ejemplo, a qué sector se dedica y qué sistema es el mejor. Si usted se dedica a viajes y excursiones, necesita un sistema diferente al de alguien que alquila propiedades.

Una vez localizado el sistema de reservas adecuado, puede proceder a configurarlo. Pero, primero, empiece por entender el sistema de reservas.

¿Qué es un sistema de reservas en línea?

Un sistema de reservas en línea utiliza un software específico que permite a los clientes potenciales reservar determinados productos o servicios. La mayoría utiliza widgets para conectar su sitio web a la plataforma y hacerlo accesible a todos los invitados. O puede ser una forma de organizar su empresa y sus empleados de forma más eficiente.

Un sistema de este tipo salva su empresa de muchas maneras. Puede que estés pensando a qué viene tanto alboroto, pero lo cierto es que te ahorra montones de tiempo, energía y dinero. Atrás quedaron los días en los que clasificar las citas ocupaba la mitad de su valioso tiempo. A continuación se enumeran algunas de las ventajas que puede esperar una vez que establezca un sistema de reservas en línea para su empresa.

Ventajas de contar con un sistema de reservas en línea

1. Operaciones 24/7

Antes, para concertar una cita había que llamar o visitar la empresa en horario laboral. Pero ahora, las cosas pueden ser diferentes gracias a la disponibilidad de Internet las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Lo único que tienen que hacer sus clientes es acceder a su sitio web y podrán hacer reservas a cualquier hora del día.

2. Mayor seguridad de la información

Los sistemas de reservas en línea almacenan los contenidos en la nube o mediante otro software más sofisticado. Garantiza su seguridad, ya que ninguna persona no autorizada puede acceder a él. Ahora ya no tendrá que preocuparse de que nadie acceda a su escritorio para consultar información crucial sobre sus clientes. Sólo pueden acceder a ella quienes dispongan de datos de acceso específicos.

3. Ahorra tiempo

La recogida de información para los clientes significa ahora tener un formulario a mano o rellenarlo en el ordenador. No sólo es un proceso tedioso, sino que lleva mucho tiempo. Todo eso cambia cuando el cliente tiene que rellenar él mismo la información del formulario de reserva. Ha llegado el momento de comprobar la información y planificar en consecuencia.

4. Mejora la experiencia del cliente

Contar con un sistema de reservas en línea activo y bien personalizado hace que la experiencia del cliente sea más memorable. Por ejemplo, después de reservar, los clientes pueden recibir notificaciones instantáneas. Estas notificaciones confirman la reserva, el pago y también agradecen al cliente su confianza. Esta gratificación instantánea crea recuerdos duraderos entre los clientes y puede personalizarse en una aplicación de programación.

5. Mejora la organización

Las citas organizadas mejoran el negocio de muchas maneras. Ahora, su personal se siente motivado para trabajar, ya que todo está en orden. Pueden prepararse mejor para las próximas reservas. Al mismo tiempo, puedes anotar información crucial, como:

• Número de reservas o citas
• Número de anulaciones
• Número reprogramado
• Cuántos pagos totales o parciales
• Cuántos han pagado un depósito

Pasos para configurar el sistema de reservas en línea Bookafy

1. Rellene la información empresarial

Todos los sistemas necesitan información empresarial precisa para funcionar a pleno rendimiento. Así que el primer paso es rellenar y personalizar la información de su empresa. Como empresario, debe empezar por crear una cuenta con datos cruciales como el horario comercial, la ubicación y la zona horaria, los idiomas de funcionamiento y la moneda aceptada.

La mayoría de los sistemas en línea tienen un menú que le ayuda a navegar por la sección mientras rellena esta información crucial. Así que empiece a configurar el sistema de reservas en línea completando el nombre de la empresa y seleccionando los sectores primario y secundario. Añade a detalles como ubicación, número de contacto y localización.

A continuación, introduzca la divisa o divisas aceptables si toma más de una. Elige también las lenguas que prefieras utilizar. Ser multilingüe ayuda a diversificar la clientela. Opcionalmente, puede configurar cada paso según determinadas especificaciones si es necesario.

Por último, complete la información comercial indicada, como cuándo está abierto y su horario comercial. Enumere los días que cierra el negocio, si los hay.

2. Miembros del personal, productos y servicios

Después de completar la información de su empresa al configurar el sistema de reservas en línea, ahora tiene que introducir los miembros de su plantilla y los servicios o productos que ofrece. Compruebe la sección en función del sistema y empiece rellenando los perfiles del personal.

Por ejemplo, un sistema de reservas clínicas debe incluir a médicos, farmacéuticos, enfermeras y otros miembros del personal. Asegúrese de detallar cada entrada para facilitar a los clientes la reserva de citas. En particular, debe indicar los distintos campos en los que está especializado cada médico y las horas disponibles.

Por lo general, se observa que todos los nombres están en orden alfabético e indican los días en que hay médicos y las franjas horarias disponibles. Además, puedes incluir información sobre las horas y los días de ausencia de los entrenamientos.

En servicios y productos, compruebe dónde debe rellenar las distintas categorías. Las categorías varían en función de los productos y servicios que ofrezca en su empresa. Pero intente introducirlos todos para ofrecer variedad a los clientes. Además, puedes incluir fotos para detallarlo mejor.

Normalmente, los productos y servicios deben ir acompañados de información como el precio, el tamaño y el usuario recomendado. Así, los clientes van directamente a los productos o servicios que necesitan sin perder tiempo buscando. Acuérdese también de detallar las ofertas o promociones próximas que puedan interesar a sus clientes.

3. Personalización de la página de reservas

Cada página de reservas que configure debe estar en consonancia con la marca de su empresa. Si no es así, los clientes pueden tener dificultades para asociar ambas cosas. Es un paso que corresponde principalmente a la sección de diseño del sistema de reservas de su página. Incluya el logotipo de su empresa y asegúrese de que su color está en consonancia con su marca.

Además, puede introducir la imagen del banner y algunas palabras clave que se asocien fácilmente con su negocio. También puede configurar la página para que aparezca como widget en su sitio web. Ahora los clientes hacen clic en él y se dirigen al sistema para concertar citas. Recuerde también incluir detalles sobre cuándo determinados productos y servicios no están disponibles o están agotados.

4. Añadir un formulario de reserva

Todos los sistemas de reservas ofrecen a los clientes potenciales un formulario de reserva para que detallen qué servicios o productos les gustan. Debe personalizar este formulario de reserva para adaptarlo a su empresa. Por ejemplo, fíjese si los clientes tienen que rellenar su:

• Nombres
• Edad
• Envíe un correo electrónico a
• Ubicación
• Número de contacto
• Dirección
• Otra información crucial

Cuando configure un sistema de reservas, proceda a indicar cuáles de estos campos críticos debe rellenar cada cliente. Es mejor mantenerlos en un máximo de 3 para ahorrar tiempo. La mayoría de los sistemas tienen la opción de un formulario para invitados si necesita recabar más información sobre el cliente.

A decir verdad, es mejor que el formulario de reserva sea breve y dirigir al cliente a un formulario para invitados cuando desee más detalles. Aquí podrán facilitarle cualquier otro detalle que necesite en beneficio de su negocio.

Sin embargo, asegúrese de que los datos del formulario de invitados se introducen después de que el cliente haya reservado una cita. De lo contrario, puede distraerle y acabar perdiendo la reserva.

5. Configurar la factura de reserva y las opciones de pago en línea

Una factura de reserva proporciona a los clientes detalles del servicio o producto y cuánto cuesta. Lo tiene:

• Logotipo empresarial
• Dirección
• Número de reserva
• Fecha de creación
• Fecha de nombramiento
• Artículos
• Tarifas e importes
• Datos de pago
• Política de anulación

Asegúrese de incluir los términos y condiciones para evitar cualquier confusión a la hora de reservar. Incluya también una política de cancelación. Por ejemplo, la mayoría de las empresas establecen un plazo determinado para cancelar una reserva. Después, los clientes pagan una determinada cantidad.

Una forma de contabilizar las reservas es crear un sistema back-end con datos precisos. Se utiliza para comprobar las reservas que son:

• Reservado
• Pendiente
• Pagado en su totalidad
• Depósito pagado
• En espera
• Cancelado

Después, puede detallar los sistemas de pago en línea que acepta. Algunos sistemas de pago en línea son globales y aceptan distintas divisas. Sin embargo, debe tener en cuenta su ubicación y dónde están sus clientes antes de elegir.

Indique si la reserva es un pago completo o sólo un depósito y anote otros datos cruciales, como los impuestos. A continuación, puede proceder a conectar todas estas opciones de pago a su sitio web. Los widgets facilitan a los clientes el uso del sistema de reservas y los pagos.

6. Contacto automatizado con el cliente

Con cientos de reservas, resulta estresante ponerse en contacto con cada cliente e intentar hacer un seguimiento de las reservas. Sin embargo, los sistemas de reservas facilitan el contacto automático por correo electrónico o SMS.

Otro paso crucial a la hora de crear un sistema de reservas es el contacto automatizado con el cliente. Los clientes reciben notificaciones cuando sus reservas se han realizado. Además, puedes establecer recordatorios a medida que se acercan los días mediante correo electrónico o mensajes de texto.

La automatización le ayuda con:

• Confirmaciones
• Recibos
• Agradecimiento
• Recordatorios
• Proyectos del personal

Aunque la automatización funciona bien para mantener contentos a los clientes, también desempeña un papel para el personal. Puedes crear recordatorios en forma de notificaciones. El personal recibe un recordatorio cuando se acercan determinadas reservas. Puedes organizar reuniones de personal y mensajería entre oficinas.

Al mismo tiempo, ayuda a los clientes a darse cuenta de cuándo son aceptables las cancelaciones. Además, las notificaciones indican cuándo reprogramar las reservas y si la reprogramación se ha realizado correctamente. A continuación, puede seleccionar información crucial como nuevas fechas de citas para sugerir al cliente.

7. Documentación crucial

Ciertos documentos son necesarios para que la empresa prospere. Por ejemplo, las exenciones de los pacientes son imprescindibles para poder realizar determinados procedimientos. Para que el proceso sea menos tedioso y evitar el uso de papeles, la creación de un sistema de reservas en línea incluye ahora formularios de renuncia.

Los mejores sistemas de reservas disponen de plantillas para todos estos documentos cruciales que la empresa necesita antes de completar la reserva. Puede crear una renuncia en línea utilizando una plantilla y rellenar toda la información necesaria.

En la renuncia, u otros documentos crucialesson campos que el cliente puede editar y rellenar. Se incluye una breve descripción de lo que significa la exención o el documento adicional y por qué está presente. Dichos documentos tienen un plazo durante el cual el cliente debe presentarlos. Una vez cumplimentada la plantilla, el cliente puede proceder a completar el proceso.

8. Autorización del personal

Al configurar un sistema de reservas en línea, recuerde que su personal necesita la autorización adecuada. Como no serás la única persona que acceda al sistema, lo mejor es que configures las cuentas de tu personal. Elige quién de tu equipo se encarga de las reservas y empieza por él. Entonces, ten a otros en la lista por si no están disponibles.

La mayoría de los sistemas ofrecen pestañas para las nuevas cuentas de usuario. Compruebe si sólo necesita una cuenta o más. Cada cuenta puede tener ciertos límites en términos de acceso establecidos habitualmente variando los niveles de permisos. Los permisos te permiten, como creador, eliminar todas las partes del sistema a las que no quieres que acceda un usuario concreto.

Por ejemplo, los datos de pago son sólo para ti y para el departamento financiero. Por lo tanto, ningún otro miembro del personal puede ver esta información. Además, se incluyen cuentas para socios comerciales con permisos específicos.

9. Configurar informes

Disponer de informes detallados forma parte de la operación, que le ayuda con la analítica empresarial. Estos informes le muestran cómo va la empresa y qué debe cambiar. Algunos ejemplos de informes que puede configurar son:

• Ingresos
• Reservas
• Ventas
• Comisiones
• Pago

Los informes pueden ser tan detallados o breves como sea posible. Los sistemas tienen plantillas con distintas capacidades en función de lo que quieras. Además, puedes establecer permisos para ellos, limitando el acceso del personal.

10. Herramientas de apoyo adicionales

No faltan herramientas de asistencia que pueden mejorar aún más la experiencia del cliente cuando utiliza un sistema de negocio en línea. Sin embargo, este es también un paso crucial para usted como operador de negocios a la hora de crear una aplicación de programación. Puede aprovechar los motores de búsqueda que disponen de herramientas adicionales como sistemas de pago y portales de reservas.

Además, hay publicidad a través de plataformas de medios sociales, facturación e incluso boletines con información crucial. Acceder a todos ellos mejora la experiencia del usuario tras configurar un sistema de reservas en línea.

En conclusión

Internet sigue facilitando ciertas partes de un negocio, incluida la concertación de una cita. Ahora, todo lo que tiene que hacer un cliente es acceder al sitio web de la empresa y hacer una reserva rellenando un formulario.

Normalmente, el formulario requiere información específica que usted necesita para prestar el servicio o suministrar el producto. Además, ahora puede proporcionar a los clientes formularios de invitados y exenciones para rellenar en línea.

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Ideas efectivas de marketing offline para startups en 2023

Hay tantas cosas que intervienen en las startups. Hay que asegurarse de contar con el equipo adecuado, establecer un calendario de trabajo y preparar el producto para su lanzamiento. El marketing puede quedar relegado a un segundo plano hasta justo antes del lanzamiento, y a menudo no constituye una parte importante del presupuesto inicial de una empresa emergente. Una startup debería gastar hasta
35% de su presupuesto en marketing
para despegar, pero muchos gastan una fracción de eso.

Una de las partes del marketing que puede descuidarse es el marketing offline. Hoy en día todo parece digital, y puede ser una estrategia eficaz centrarse en los métodos de marketing digital. Sin embargo, es importante recordar que a veces los métodos probados para atraer clientes pueden funcionar muy bien, y de hecho lo hacen. Sin embargo, hay que hacerlo bien, ya que de lo contrario estaremos tirando por la borda nuestra inversión. He aquí algunas ideas de marketing eficaces para las startups en 2023.

Volantes

Puede que piense en los folletos como esos montones de periódicos que repartía cuando era niño y que nadie quería. Sin embargo, la verdad es que la gente quería folletosy siguen siendo una técnica de marketing eficaz.

Los volantes son difíciles de pasar por alto. Cuelgan de los pomos de las puertas y de los buzones. La gente necesita moverlos para poder acceder a su correo o abrir sus puertas. Eso significa que su marca puede estar en primer plano en la palma de la mano de un cliente potencial. Los folletos requieren una gran creatividad e innovación para atraer la atención del lector y conseguir que se fije activamente en lo que usted ofrece. Puedes hacer publicidad para un escaparate, o incluso hacer que el folleto dirija a tu sitio web o a tus canales en las redes sociales incrustando en él un código QR.. Algunas de las tácticas de marketing offline más eficaces implican la combinación con tácticas digitales. Además, nunca ha sido tan fácil hacer folletos atractivos, ya que hay muchos servicios en línea que ofrecen plantillas y opciones de personalización.

Asistir a ferias comerciales

Si tiene un producto realmente interesante y quiere encontrar un grupo de personas que puedan estar interesadas en adquirirlo, ¿qué mejor lugar que una feria comercial? Las ferias comerciales volverán muy pronto y, de hecho, hay muchos programados para este año. Son una oportunidad para poner su producto ante los ojos de personas que podrían estar más motivadas para comprar su producto que el consumidor medio.

Debe asegurarse de que su stand tenga un aspecto profesional en todos los sentidos. Necesita una presentación atractiva que incluya marcos para carteles, como estos, que atraigan a los espectadores y reflejen su marca. Asegúrese de organizar una selección de artículos de calidad para regalar, o incluso una rifa.

Las ferias comerciales le permiten establecer contactos y crear una lista de clientes potenciales. Pida a los asistentes su información de contacto, o consígala como parte de su sorteo. Lo más importante es hacer un seguimiento de todas las personas con las que hable. Anota tus conversaciones para que, cuando te pongas en contacto con ellos, puedas hablarles de los problemas que quieren resolver y elaborar tu discurso en torno a ellos.

Conexiones personales con sus clientes

El aprecio está en
jerarquía de necesidades de Maslow
. Esto significa que es una de las cosas más importantes que el ser humano necesita para vivir feliz. Cuando la gente se siente apreciada y respetada, se siente mejor consigo misma. Puede hacer que sus clientes se sientan así utilizando el marketing offline para conectar con ellos y mostrarles su gratitud.

Si dispone de una sólida gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y trabaja para mantener relaciones personales con ellos, puede enviarles tarjetas de feliz cumpleaños u otros tipos de mensajes de marketing por correo electrónico que contribuyan a fomentar la relación. Asegúrese también de enviar tarjetas para las fiestas, o simplemente para dar las gracias. Estos artículos pueden enviarse con cupones o descuentos, o incluso un adelanto de un nuevo producto. Esto hará que sus clientes no sólo se sientan apreciados, sino que también se sientan parte de la familia. Su marca estará siempre presente y será más probable que le recomienden a amigos y familiares.

Coger el teléfono

Es tentador enviar correos electrónicos y esperar que te respondan. Es más fácil y puedes llegar a mucha gente en poco tiempo. Sin embargo, aunque siga algunas de las técnicas para aumentar el número de personas que abren su correo electrónico, no siempre es fiable. Si está iniciando un negocio de servicios, lo mejor que puede hacer es coger el teléfono y llamar a sus clientes potenciales.

¿Por qué llamarles? Crea una conexión personal entre usted y su cliente potencial. Si vendes un producto y es defectuoso o no le gusta a un cliente, puede devolverlo para que le devuelvan el dinero. Sin embargo, cuando se trata de servicios, un cliente necesita poder confiar en la empresa que contrata. De lo contrario, pueden acabar frustrados y sin poder recuperar su dinero. Una llamada telefónica o una visita en persona permitirá al cliente conocerle y hacerse una idea de su forma de trabajar. Se sentirán más cómodos contratándote. Si lo hace bien, también puede conseguir referencias, y el boca a boca puede ser la «estrategia» de marketing más eficaz de todas.

Implicar a la prensa

Conseguir publicidad para tu empresa puede ser complicado, pero puede dar sus frutos. Es importante tratar de entablar relaciones personales con algunos de los periodistas locales con la esperanza de conseguir alguna cobertura mediática favorable para tu startup. Aparte de tener una relación, siempre es mejor si tienes algún tipo de gancho o historia que ofrecerles. Siempre están buscando contenidos, y una buena noticia de una empresa local podría encajar.

Esa historia puede ser casi cualquier cosa relacionada con su negocio. ¿Dispone de unas instalaciones punteras o de una tecnología que no se utilice ya en su ciudad? Eso podría ser una historia. ¿Tiene previsto emplear a mucha gente o presta un servicio que no existía antes? Esas también pueden ser historias. Una buena estrategia es invitarles a una visita. Aunque pienses que tu lugar de trabajo no tiene nada de especial, un periodista, y el público, podrían estar interesados. Durante la visita, puede responder a cualquier pregunta y entablar relaciones para hacer publicidad en el futuro.

Sea poco convencional

Puede parecer que la sociedad actual nos bombardea con publicidad. Está en las vallas publicitarias, en los carteles, en los laterales de los autobuses, en las vallas y en todos los sitios web que visita. Para algunas personas, todo se mezcla, y puede ser fácil no prestarle atención porque se convierte en ruido blanco. Por eso, ser poco convencional puede ayudar a su marca a destacar en un mercado saturado.

Los consumidores quieren experiencias, y con tanta información y entretenimiento que nos llega a todas horas, hay que utilizar tácticas que sorprendan y encanten a la gente. Algunos lo llaman marketing de guerrilla. Es divertido, atractivo y no tiene por qué ser caro. Por ejemplo, consigue algunos cantantes y monta un flash mob de una canción divertida o un número de baile. También puedes utilizar tus contactos en los medios de comunicación y avisarles si quieres. Así conseguirá la atención deseada y que la gente hable de su marca. Otras empresas emergentes han tenido éxito con campañas de pegatinas. Colocan pegatinas por toda la zona, en lugares poco convencionales donde llamen la atención, como a la altura de los ojos, encima de los urinarios. Sea creativo, diviértase y encuentre algo que capte la atención de su público.

Marketing de recomendación

¿Recuerdas que dijimos que el boca a boca era un gran marketing? ¿Por qué no ofrecer un incentivo a sus clientes para que recomienden sus productos y servicios a otras personas? Al empezar, necesitas que el mayor número posible de personas entre por la puerta o visite tu sitio web. Si ofrece una bonificación por recomendación, como un descuento o un producto gratuito, sus clientes pueden hacer el trabajo por usted. Hablarán con sus amigos y harán lo posible por convencerles de que compren. Además, puede ofrecer un incentivo, como un precio especial, a los clientes que lleguen a usted por recomendación. Ellos estarán contentos y sus ingresos también.

Conclusión

No se olvide del marketing fuera de línea. Puede resultar tentador para las empresas emergentes limitarse al marketing digital, ya que es relativamente asequible y pasamos gran parte de nuestras vidas conectados a Internet. Sin embargo, el marketing fuera de línea, si se hace correctamente, puede asegurarle llegar a clientes que podría haber pasado por alto con las técnicas digitales, y crear formas eficaces de relacionarse con sus clientes.

No tiene que esforzarse por redactar un correo electrónico de recordatorio amistoso.

Un correo electrónico recordatorio es un mal necesario; no querrás meter prisa a tus empleados/trabajadores autónomos, no cuando están trabajando con tanta diligencia para completar los proyectos que les has asignado. Sin embargo, ese plazo también se acerca rápidamente. Cuando se encuentre en una situación así, tendrá que mantenerse en contacto con las personas que trabajan para usted, para asegurarse de que están en el lugar adecuado y de que se está avanzando.

Pero redactar un correo electrónico recordatorio puede ser difícil; elaborar algo que sea apresurado en su naturaleza pero cortés en su tono es algo complicado. De hecho, incluso algunos empleados recurren a diversos expertos y servicios, como servicios de redacción de trabajos de curso, plataformas de marketing de contenidos u otros socios afiliados, con el objetivo de que sus correos electrónicos recordatorios tengan un aspecto perfecto desde el punto de vista gramatical y léxico. Pero hay un arte en ello que vamos a compartir contigo: los correos electrónicos recordatorios no tienen por qué ser algo temido de escribir y recibir.

Sea educado

Lo primero que hay que hacer, cuando se trata de escribir un recordatorio amistoso, es ser educado. Por supuesto, esto puede parecer obvio, pero cuando no te concentras en cómo te presentas, tu tono puede ser fácilmente malinterpretado por el destinatario. Tenga cuidado con la forma de redactar su correo electrónico, de modo que parezca amistoso y como en una conversación, en lugar de alguien que mantiene una simple relación comercial con el destinatario.

Y lo que es más importante, asegúrese de hacer una declaración que implique que nadie tiene la culpa.

Sugiérele que no ha recibido su correo electrónico o que, si se ha puesto en contacto contigo, tu sistema de correo electrónico o de mensajería no te ha avisado. Sugiéreles que no has recibido su correo electrónico o que, si se han puesto en contacto contigo, tu sistema de mensajería o de envío de correos electrónicos no te ha avisado.

. Con este tipo de afirmaciones, recuerdas a la persona que está al otro lado de la línea que te estás informando sin echarle la culpa a nadie y que no pareces maleducado ni impaciente. Por ejemplo: