Bookafy Veiligheid en Privacy

Veiligheid FAQ 

Hebben zich in de afgelopen 5 jaar belangrijke inbreuken op de beveiliging of incidenten voorgedaan?

Nee.

Wordt de toegang tot bevoorrechte en algemene accounts streng gecontroleerd en periodiek herzien, ten minste

jaarlijks?

Ja.

Welke gegevens worden over de gebruiker verzameld? 

De software verzamelt gegevens over de rekeninghouder en de eindklant. Beide sets zijn gebaseerd op de gegevens van de rekeninghouder en de eindklant. Wij verzamelen geen andere gegevens dan de vrijwillig door de eindgebruiker of accounteigenaar verstrekte gegevens. 

De rekeninghouder kan tekstvelden creëren om bij de boeking verschillende gegevenspunten te verzamelen, maar de klant is volledig op de hoogte van de gegevens die worden verzameld, aangezien de eindgebruiker de gegevens in de velden typt. De eindgebruiker of accounteigenaar kan te allen tijde verzoeken om gegevens te verwijderen door een e-mail te sturen naar data@bookafy.com. 

Voor welke doeleinden gebruikt de app de gegevens?

De app-gegevens worden alleen gebruikt voor de transactie waarvoor de eindklant zich heeft aangemeld. Als u een app van derden gebruikt om in te loggen met SSO, zoals Facebook of Google, gebruiken we die verbinding alleen voor accounttoegang. Wij gebruiken geen gegevens van de account zoals contacten, gebeurtenissen, e-mailberichten en wij plaatsen geen berichten namens u of nemen niet deel aan enige activiteit binnen uw account. Het wordt alleen gebruikt om in te loggen. 

Wat zijn de gebruikersrechten voor het wissen van gegevens en hoe kan de gebruiker verzoeken de gegevens te wissen? 

Wij gebruiken de verzamelde gegevens van de rekeninghouder (onze klant) om de rekeninghouder een betere ervaring te bieden. Dit omvat elke plaats waar het AO is blijven steken, vele malen is bezocht, vragen over heeft of een bug. Wij gebruiken deze gegevens om op het juiste moment met onze klanten (accounteigenaar) te communiceren met de juiste boodschap. 

Voor de eindgebruiker, de klant van onze klant… wij gebruiken deze gegevens alleen ten behoeve van de transactie (boeking) met de rekeninghouder. Wij verkopen deze klanten niet en gebruiken hun gegevens op geen enkele andere manier. Hun gegevens worden niet verkocht of geleend… ze blijven in ons systeem. 

Zowel in het geval van de AO als van de eindklant kunnen hun gegevens te allen tijde worden gewist. De AO kan een e-mail sturen naar data@bookafy.com en vragen dat zijn account en gegevens worden verwijderd. De eindklant kan verzoeken dat zijn gegevens door de AO worden verwijderd. 

Zijn gedeelde gebruikersaccounts voor werknemers verboden? Hoe zit het met klanten?

Werknemers hebben hun eigen rekeningen. Klanten hebben ook hun eigen accounts, met alleen toegang tot hun gegevens.

Vereist uw wachtwoordconstructie meerdere sterkte-eisen, d.w.z. sterke wachtwoorden en gebruikt u een willekeurige reeks alfa-, numerieke en speciale tekens?

Wij eisen minimaal 6 tekens in wachtwoorden op het niveau van het basiswachtwoordbeheer. OWASP en NIST SP 800-63-3 beleidsopties voor wachtwoorden kunnen het komende jaar beschikbaar komen.

Is de netwerkgrens beschermd met een firewall met in- en uitgangsfiltering?

Ja. Alle firewalls en load balancing faciliteiten worden geleverd door Azure en Amazon AWS.

Staan publieke servers in een goed gedefinieerde De-Militarized Zone (DMZ)?

Ja, dit is een erfenis van de standaard infrastructuurzonering van Azure en Bookafy heeft regionale servers verspreid over de hele wereld. 

Wordt interne netwerksegmentatie gebruikt om gevoelige productiemiddelen zoals PCI-gegevens verder te isoleren?

PCI gegevens worden niet opgeslagen omdat deze alleen door Bookafy worden ingelijst bij derden zoals Stripe en Authorize.net. Bookafy verzamelt en bewaart geen gegevens. 

Is netwerk Intrusion Detection of Prevention geïmplementeerd en gecontroleerd?

Een breed spectrum van bewakingstools, aangevuld met meldingen en waarschuwingen van Azure blijven voortdurend ingeschakeld. Dit omvat inbraakdetectie en e-mailbevestigingen van netwerktoegang.

Zijn alle desktops beschermd met regelmatig bijgewerkte software tegen virussen, wormen, spyware en kwaadaardige code?

Ja.

Worden servers beschermd met behulp van industriële hardening-praktijken? Zijn de praktijken gedocumenteerd?

Er wordt regelmatig een beroep gedaan op beveiligingsdiensten voor het uitvoeren van veiligheidsaudits van het systeem. 

Is er actief leverancierspatchbeheer voor alle besturingssystemen, netwerkapparaten en toepassingen?

Ja. Dit wordt door Azure automatisch verstrekt via hun dienst.

Worden alle productiesysteemfouten en beveiligingsgebeurtenissen geregistreerd en bewaard?

Logs worden minimaal 1 maand bewaard, sommige tot 6 maanden, afhankelijk van de ernst en de vereiste actie.

Worden beveiligingsgebeurtenissen en logboekgegevens regelmatig herzien?

Ja. Logs worden dagelijks, wekelijks en maandelijks herzien – afhankelijk van de aard van de loggebeurtenissen.

Bestaat er een gedocumenteerd privacyprogramma met waarborgen voor de bescherming van vertrouwelijke informatie over cliënten?

Ja.

Bestaat er een procedure om cliënten in te lichten als zich een inbreuk op de privacy voordoet?

Ja.

Bewaart, verwerkt, verzendt (d.w.z. “behandelt”) u persoonsgegevens?

Ja.

In welk(e) land(en) wordt de PII opgeslagen?

De meeste van onze PII-gegevens worden opgeslagen in de VS. Wij kunnen echter rekeninggegevens voor onze zakelijke klanten in een specifiek regionaal centrum opslaan. Voorbeeld. Australische organisaties kunnen ervoor kiezen hun gegevens op onze Azure-locatie in Canberra op te slaan. Of Europese landen kunnen opslaan in een Europees datacentrum. 

Zijn de systeemlogs beschermd tegen wijziging en vernietiging?

Deze wordt geleverd door Azure en geback-upt op Dropbox Cloud Storage.

Worden de grens- en VLAN-ingangen beschermd door inbraakbeveiligings- en opsporingsapparaten die waarschuwen wanneer ze worden aangevallen?

Ja. Deze diensten zijn opgenomen in onze Azure firewall die beschermt tegen inbraak en automatische waarschuwingen stuurt naar ons ontwikkelingsteam. 

Zijn logs en gebeurtenissen gecorreleerd met een instrument dat waarschuwt voor een aanval in uitvoering?

Ja, onze beveiligingsdienst omvat logging en waarschuwingen van aanvallen in real time. 

Hoe worden gegevens gescheiden van andere klanten binnen de oplossing, inclusief netwerken, front-ends, back-end opslag en back-ups?

Elke klantenrekening is logisch gescheiden van andere klanten, door het gebruik van een vereiste persistente huurdersidentificatie op alle databaserecords.

Bovendien heeft alle applicatiecode deze tenant-identifier nodig voor alle bewerkingen – zowel lezen als schrijven. Er is ook een geautomatiseerd testregime om wijzigingen in de code te beschermen tegen regressies en mogelijke gegevensvervuiling tussen tenants.

De huurderidentificatie is “hard gelinkt” aan elke gebruikersaccount en wordt logisch afgedwongen door vaste “WHERE”-clausules op databasequery’s en gelijkwaardige maatregelen voor bestandstoegang. Een platformgebruiker kan zijn sessie of account niet wijzigen of anderszins ontkoppelen van deze tenant identifier. Er is dus geen logische mogelijkheid dat een gebruiker inlogrechten heeft onder een andere huurderidentificatie. Zelfs als zij probeerden pagina’s te openen met de ID van een andere huurder, zou het systeem het verzoek afwijzen omdat de gebruikersaccount niet is geregistreerd bij de gevraagde huurder-ID.

Heeft u een Incident Response Plan?

Ja, er wordt een “levend document” bijgehouden waarin de reactie op rampen en incidenten wordt beschreven.

checklists, contactgegevens en belangrijke systeemvoorzieningen voor het begrijpen van en reageren op incidenten.

Welk niveau van netwerkbeveiliging is geïmplementeerd?

Wij gebruiken Azures Web Application Gateway (load balancer) en Next Generation Firewall om ons netwerk van virtuele machines die op Azure Cloud draaien te beschermen. 

Biedt het platform rapporten voor Quality of Service (QOS) prestatiemetingen (resourcegebruik, doorvoer, beschikbaarheid, enz.)?

Dergelijke statistieken worden niet aan klanten verstrekt, afgezien van beschikbaarheid en reactietijden volgens onze statuspagina op status.pingdom.com.

Wordt het rampherstelprogramma ten minste jaarlijks getest?

Ja, jaarlijks worden herstelcontroles uitgevoerd en getest.

Wat is de Recovery Time Objective (RTO) en Recovery Point Objective (RPO) van het systeem?

De RTO is 4 uur en de RPO is 1 uur.

Biedt u backup- en herstelplannen voor individuele klanten?

Alle aspecten zijn multi-tenant, dus er worden back-ups gemaakt van het hele klantenbestand. Volledige bestandsback-ups worden elke 24 uur uitgevoerd en profiteren van point-in-time back-ups van Azure-databases die elke 5 minuten worden gemaakt. Back-ups worden opgeslagen op Dropbox Cloud en op redundante Azure virtuele machines. 

Wat is de maximale tijd dat back-ups worden bewaard?

Punt-in-time back-ups van databases worden 30 dagen bewaard, algemene bestandsback-ups minimaal 90 dagen.

Wat is de verwachte doorlooptijd voor een gegevensherstel?

Elke klantherstelling in een niet-ramp scenario moet bij ons worden aangevraagd en ingepland. De doorlooptijd is tussen 1 en 2 werkdagen. 

Kan een account van één entiteit worden hersteld zonder het hele platform te beïnvloeden?

Indien een cliënt een restauratie van een specifiek archiefstuk of artefact wenst, kan dit online worden uitgevoerd op aanvraag en tegen betaling. Er is geen impact op het platform of de klantenrekening.

Is High Availability voorzien – i. e. als een serverinstantie niet beschikbaar is, komt een andere dan beschikbaar?

Er draaien meerdere serverinstanties op alle systeemniveaus via de virtuele machine van Azure, waarbij Web Application Gateway zorgt voor de load balancing. Uitval van een serverinstantie binnen het datacenter wordt afgehandeld door Azure WAG, waarbij de probleeminstantie wordt gerecycled en/of verwijderd en vervangen door een nieuwe instantie.

Zijn de gegevens opgeslagen en beschikbaar op een andere locatie (datacenter) om te voldoen aan de vereisten voor noodherstel?

Ja. Alle gegevens worden gerepliceerd naar een tweede datacentrum dat verschilt per geografische locatie, evenals back-upgegevens die zijn opgeslagen op Dropbox Cloud Storage. .

Is het failover-proces een actief/actief, geautomatiseerd omschakelingsproces?

Uitval van een serverinstantie binnen het primaire datacenter wordt afgehandeld door Azure WAG load balancers, waarbij de probleeminstantie wordt gerecycleerd en/of verwijderd en vervangen door een nieuwe instantie.

In het geval dat het gehele datacenter een kritieke storing zou hebben, is de overschakeling naar het secundaire centrum een handmatig proces, omdat we eerst een volledige beoordeling van het probleem moeten uitvoeren om er zeker van te zijn dat er geen eenvoudige workarounds zijn om de aanwezigheid van het bestaande primaire centrum beschikbaar te houden. Als wordt vastgesteld dat een verhuizing naar het secundaire centrum nodig is, wordt de overschakeling handmatig in gang gezet om de beoogde hersteldoelstellingen te halen.